Nr.237 - Digital post

Sagsnr.: 13/8056

 
Hossein Armandi

Beslutningstema

Orientering om implementering af lov om offentlig digital post til virksomheder og borgere.

Sagsfremstilling og økonomi

1. Indledning og baggrund

Folketinget vedtog i juni 2012 Lov om offentlig digital post, der gør det obligatorisk for borgere og virksomheder at kunne modtage post fra offentlige myndigheder digitalt. Overgangen til digital post var den 1. november 2013 for alle virksomheder i Danmark, og for borgerne kommer overgangen til at ske den 1. november 2014.

Med lov om offentlig digital post udmøntes den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi ”Den digitale vej til fremtidens velfærd ” (2011- 2015), hvor regeringen, kommuner og regioner blandt andet har besluttet, at det offentlige fra 2015 skal sende 80 pct. af alle breve til borgerne som digital post. Målet om de 80 pct. indgår ligeledes i kommunens egen kanalstrategi, der blev vedtaget i Byrådet den 28. november 2011. Visse grupper af borgere vil have mulighed for at blive fritaget herfor, fx ældre og borgere med handicap, der ikke har en computer til rådighed og som ikke har mulighed for at komme på biblioteket eller i Borgerservice.


Økonomisk betyder målet om, at 80 pct. af alle brevforsendelser skal sendes digitalt, at Fredensborg Kommune fra 2015 og frem reduceres med 1 mio. kr. årligt i bloktilskuddet. Der er således også et økonomisk incitament i forhold til at sende så meget brevpost digitalt som muligt.


I februar 2013 blev der nedsat en tværgående projektgruppe med det formål at sikre implementeringen af digital post i kommunen, herunder sikre at borgere og virksomheder tilsluttes digital post og i sikre interne procedurer og arbejdsgange er gearet til lovkravet.


2. Status på implementering af lovkravet om offentlig digital post i Fredensborg Kommune

Tilslutningsgraden til digital post fra det offentlige blandt kommunens borgere var ultimo oktober 2013 på 27,1 pct. Af skemaet nedenfor fremgår udviklingen i andel af borgere, der er tilsluttet digital post for henholdsvis Fredensborg Kommune og Region Hovedstaden.

  

2013

Måned

Tilslutningsgrad

Fredensborg Kommune

Tilslutningsgrad Region Hovedstaden (gennemsnit)

Januar

21,8

23

Februar

22,3

23,6

Marts

23

24,2

April

23,4

24,7

Maj

24

25,2

Juni

24,4

25,7

Juli

24,9

26,1

August

25,7

26,9

September

26,3

27,6

Oktober

27,1

28,4


I perioden januar til oktober 2013 er sket en stigning i tilslutningsgraden blandt borgerne i Fredensborg Kommune på 5,3 procentpoint. Tilslutningsgraden i Fredensborg Kommune ligger en smule under gennemsnittet i Region Hovedstaden.


Administrationen følger derudover månedvist op på anvendelsen af digital post. Kommunen sender i dag 6 pct. af sine samlede postforsendelser som digital post. De 6 pct. er med andre ord et udtryk for anvendelsen af digital post i Fredensborg Kommune sat i forhold til det samlede antal udgående forsendelser, og ikke et udtryk for andelen sat i forhold til tilslutningsgraden. Det er ikke muligt at angive tallet i forhold til tilslutningsgraden, idet tilsluttede borgere ikke nødvendigvis har korrespondance med kommunen.


Alle foreninger og virksomheder med et CVR-nr. har fra den 1. november 2013 en digital postkasse. Fredensborg Kommune har generelt fulgt Erhvervsstyrelsens kampagnemateriale og udmeldinger i den forbindelse. Derudover er der gennemført kampagne rettet mod kommunens foreninger og foretaget rundringning til 400 af kommunens virksomheder. På kommunens hjemmeside er der løbende blevet informeret og der har kunnet hentes hjælp på bibliotekerne og i borgerservice. Kommunen har dermed forsøgt at nå ud til så mange virksomheder og foreninger inden lovens ikrafttræden som muligt. Det billede, der har været tegnet i medierne om, at mange virksomheder og foreninger ikke har kunnet nå at indhente den nødvendige medarbejdersignatur inden lovens ikrafttræden, synes ikke at gøre sig gældende i Fredensborg Kommune.



Der vil derfor blive iværksat en intensiveret kampagneindsats i relation til borgerne for at øge tilslutningsgraden blandt borgerne til digital post.  


3. Indsatser i relation til digital post i Fredensborg Kommune

Følgende indsatser er iværksat eller vil blive det i den kommende tid for at informere kommunens borgere om digital post og for at hjælpe borgerne med oprettelse af en digital postkasse:


·         IT-bussen – oplysningskampagne i de fire bysamfund


·         Unge underviser ældre – frivillige 9. klasses elever underviser ældre borgere på Fredensborg Bibliotek hver tirsdag og torsdag eftermiddag.


·         IT-venneordning i Borgerservice – Frivillige ældre hjælper ældre medborgere med det digitale


·         Oplysningskampagne (plakater og postkort) på valgsteder ved kommunalvalget


·         Oplysningskampagne på kommunens pleje- og aktivitetscentre


·         Oplysningskampagne på kommunens hjemmeside


·         Deltagelse i landsdækkende konkurrence udskrevet af Digitaliseringsstyrelsen om Danmarks mest digitale borgere


·         Uddannelse af medarbejdere i brugen af digital post


·         Intern konkurrence i digital post blandt medarbejdere


·         Samarbejde med foreningen Senior IT Fredensborg



Indsatserne følges og udvikles løbende i 2014.



Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.


Retsgrundlag

Lov om offentlig digital post  


Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 09-12-2013

Orienteringen taget til efterretning, idet Økonomiudvalget samtidig ønsker en statusorientering på kommunens IT-drift på mødet i februar 2014.