22-05-2018 kl. 15:00
KL - Weidekampsgade 10 - 2300 København S

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Per Frost Henriksen (A)

Hans Nissen (A)

Louise Mehnke (A)

Lars Simonsen (B)

Kristian Hegaard (B)

Hanne Berg (F)

Freja Brabæk Kristensen (O)

Lars Søndergaard (V)

Tinne Borch Jacobsen (V)

Afbud

Ulla Hardy-Hansen (C)

Nr.127 - Godkendelse af dagsordenen

Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Godkendelse af dagsordenen.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Dagsordenen blev godkendt.

Nr.128 - Affaldssortering og genanvendelse af husholdningsaffald i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 11/46843

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Stillingtagen til fælles indsamlingssystem for husholdningsaffald for fire Norfors interessentkommuner.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Byrådet besluttede den 26. september 2016, med afsæt i den gældende affaldsplan, at igangsætte et affaldssorteringsprojekt sammen med fire interessentkommuner i Norfors: Fredensborg, Allerød, Hørsholm og Rudersdal. I projektet ”Sorter så bliver lidt til mer´” har desuden deltaget Fredensborg Affald A/S der i kommunen varetager indsamling af affald samt Norfors I/S der varetager modtagelsen og den videre behandling og afsætning af affaldet. Kommunen er ejer/medejer af begge selskaber.

Formålet med projektet var at udarbejde et forslag til et fælles indsamlingssystem for husholdningsaffald. Desuden skulle projektet undersøge fordele og ulemper ved et fællesudbud samt et tværkommunalt samarbejde på affaldsområdet, som kan medvirke til at begrænse merudgifterne ved implementering af nye indsamlingssystemer og udsortering af flere affaldsfraktioner.

Projektet mundede ud i en anbefaling fra en tværkommunal styregruppe, som indstillede følgende:

  1. At der i alle boligområder indsamles følgende affaldsfraktioner: glas, papir, metal, blandet plast (blød og hård plast) samt pap og restaffald.
  2. At indsamling sker med kildesortering i beholdere; 2 x 2-kammersystem hos enfamilieboliger og et fælles containersystem (ø-drift) hos etageboliger. For særlige områder med mindre plads ved boligen f.eks. rækkehuse foretages en individuel vurdering vedrørende systemvalg. Der kan tilbyde 2 x 2 eller ø-drift.

Enfamilieboliger får - udover det system der er i dag - udleveret 2 stk. 2-kammer beholdere til indsamling af hhv. papir og glas samt plast og metal. Begge beholdere forventes som udgangspunkt tømt hver 4. uge. Den nuværende papirbeholder, som enfamilieboliger har i Fredensborg Kommune, foreslås konverteret til indsamling af pap. Desuden bevares den nuværende indsamling af restaffald.

Principper for implementering af ordningerne, baggrund for anbefalingerne samt oplysninger om fælles informationskampagne er tidligere fremlagt og er derfor nu samlet i bilag til denne sag.

Forslaget blev præsenteret og diskuteret på et fælles politisk temamøde den 6. juni 2017. Overordnet skulle temamødet give en orientering om og gennemgang af: processen og status i Fredensborg Kommune, gældende og kommende krav til affaldssortering, andre teknologier/systemer (optisk posesortering samt watersystem), Norfors og Fredensborg Forsynings rolle i processen, det fælles system for de 4 kommuner samt erfaringer fra systemer i andre kommuner. Programmet for temamødet er med som bilag i denne sag.

Kommunalbestyrelserne i de øvrige tre kommuner i fælleskabet har truffet beslutning om en fælles og ensartet deltagelse i det fælles indsamlingssystem, jf. den tværkommunale styregruppes anbefalinger, og forventes at gå videre med implementering uanset beslutning i Fredensborg Kommune. Pt. afventes dog beslutning i Fredensborg af hensyn til udbud og aftaleindgåelse. 

Bestyrelsen for Fredensborg Forsyning A/S har d. 31. august 2017 truffet beslutning om hjemtagning af transport af dagrenovation gældende fra 1. april 2018 og at forsyningen deltager i udarbejdelsen af fælles kravspecifikationer vedr. indsamlingsmateriel. Bestyrelsen i Norfors har endvidere besluttet at igangsætte etablering af anlæg til omlastning af husholdningsaffald fra de fire kommuner på Toelt Losseplads.

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget anbefalede i februar 2018 den administrative indstilling i sagen. Økonomiudvalget besluttede dog den 19. februar 2018, at sende sagen tilbage til uddybende drøftelse i Plan-, Miljø – og Klimaudvalget med henblik på at afholde et temamøde for hele byrådet. Temamøde for Byrådet blev afholdt den 25. april 2018 hos Norfors.

Sagen genfremlægges nu til endelig beslutning.

 

Scenarier for den videre proces

Den videre proces vil afhænge af den politiske beslutning. Administrationen ser her to mulige scenarier.

 

Scenarie 1: Der træffes beslutning i sagen indenfor rammerne af indstillingen

Såfremt indstilling besluttes af byrådet d. 28. maj 2018, udsendes det forberedte udbud af beholdere. Desuden igangsætter Fredensborg Affald og Norfors forberedelser til indsamling, modtagelse og afsætning af affaldet iht. fælles kravspecifikationer af gamle og nye ordninger for husholdningsaffald.

Aftale om tilslutning til fælles indsamlingssystem mellem kommunerne og Norfors er under behandling i de øvrige kommuner. Aftalens form i udkast er vedhæftet som bilag. Der vil kunne komme ændringer før aftalens endelige indgåelse. 

Det er forventningen, at en egentlig udrulning af et nyt system til indsamling af glas, papir, pap, metal og plast ved enfamilie- og etageboliger kan påbegyndes ultimo 2019. 

 

Frivillighed og individuelle løsninger. Det anbefalede indsamlings- og sorteringssystem bygger på frivillighedsprincippet, som er ganske centralt og inspireret af Gentofte Kommune der har anvendt dette med succes i implementeringen af deres 2 x 2-kammersystem. I Gentofte har mere end 90 % af borgerne fastholdt deres tilmelding til ordningen og et tilsvarende niveau vil betragtes som en succes. Hvis borgerne fravælger fra 1 til 3 beholdere i ordningen, kan borgerne i stedet benytte de offentlige kuber til glas og papir, der er placeret rundt i kommunen, eller aflevere de genanvendelige fraktioner på genbrugspladserne.

Beholderne i enfamilieboliger vil blive afhentet ved standplads på grunden (max. 20 m. fra skel). Borgerne tilbydes desuden en sms-løsning, så beholderne mellem tømningerne kan stå et andet sted på grunden, hvis borgerne finder det bedst. Beholderes forventes ikke at skulle køres ud til vejen.

I særlige områder f.eks. rækkehusområder skal det vurderes områdevis, hvorvidt et fælles containersystem (ø-drift) eller en kombination af beholder til restaffald og et eller flere af de øvrige beholder er det optimale system. De enkelte områder vil blive inddraget i denne vurderingsproces.

I etageboliger skal det ligeledes vurderes områdevis, hvordan et fælles containersystem på bedste vis kan implementeres. Vurderingen kan med fordel ske i dialog med repræsentanter fra det aktuelle område.

Det er erfaringen fra andre kommuner, at det i nogle husstande kan opfattes som generende at skulle afse plads til 2 yderligere plastbeholder. Med tiden vil der dog ske en tilvænning til beholderen, og at den vil blive betragtet som et naturligt supplement til de eksisterende dagrenovations- og papirbeholdere. Der vil også være mange borgere som ser beholderne som en fordel, idet de derved kan undgå poser og kasser indenfor i huset eller i skuret til opsamling af fraktionerne og kan sortere direkte i beholderne ved boligen.

 

Miljø- og genanvendelsesmål. Det nationale mål om samlet genanvendelse af 50 % af husholdningsaffaldet i 2022 fokuserer på 7 genanvendelige fraktioner: papir, pap, plast, glas, træ, metal og organisk affald.

Fredensborg Kommune genanvender i dag ca. 23 % af husholdningsaffaldet. Det er vurderingen, at implementering det nye indsamlingssystem vil flytte ca. 1.122 tons affald fra forbrænding til genanvendelse i Fredensborg Kommune, og samlet set forventes genanvendelsesprocenten løftet til ca. 29 %, altså en forøgelse på godt 25 %.

Yderligere separat indsamling af organisk affald kan give en genanvendelse på ca. 38 - 40 %. De sidste 10 - 12 % skal findes ved at reducere mængden af småt og stort brændbart på genbrugspladserne. Disse tiltag ligger uden for anbefalingerne i denne sag, hvor der i første omgang fokuseres på de førnævnte 5 fraktioner. Projektet letter dog forberedelsen til evt. at udvide til indsamling af organisk affald da beholderudbuddet omfatter mulighed for at indkøbe beholdere til organisk affald. Udbuddet udsendes umiddelbart efter at der træffes beslutning i sagen i Fredensborg i maj 2018.

De nationale målsætninger forventes skærpet yderligere de kommende år da Danmark skal implementere nye EU-direktiver på området. Miljøstyrelsen holdt oplæg om dette på det gennemførte temamøde.

 

Økonomi. En implementering af det anbefalede system er en udvidelse af kommunens nuværende affaldsordninger og vil medføre stigninger i omkostninger til drift, anlæg og administration.

Med udgangspunkt i beregninger baseret på Rambølls erfaringstal og generelle kendskab til affaldsmarkedet er det beregnet, at implementeringen vil medføre en stigning i driftsomkostninger på ca. 370 kr./pr. husstand/år.

Anlægsudgifter til indkøb og levering af nye beholdere forventes at være ca. 13 mio. kr. og finansieres i første omgang via midler på affaldsområdet og afskrives over en 10 årig periode. Anlægsomkostninger vil bidrage med en stigning svarende til ca. 70 kr./pr. husstand/år i 10 år.

Sammenlagt forventes affaldsgebyrerne i Fredensborg Kommune at stige med gennemsnitlig ca. 462 kr./pr. husstand/år fra nuværende 2.224 kr./husstand/år til ca. 2.686 kr./husstand/år. Alle beløb er inkl. moms. Det er en stigning på ca. 21 % (adm. omkostninger er medregnet).

Det skal bemærkes, at de endelige omkostninger først kendes, når udbud af beholdere er gennemført og kørsel implementeret. Ovenstående er dog baseret på en konservativ beregningsmetode.

Omkostningerne etablering af sorterings- og omlastefaciliteter til de genanvendelige affaldsfraktioner på Toelt Losseplads til hhv. etablering (ca. 11,5 mio. kr.) og drift skal deles i en fast (antal hustande i hver kommune) og en variabel omkostning (afsætningen af det genanvendelige affald), og skal afholdes af de deltagende kommuner. Den årlige takst til finansiering af Genbrugsgården (fast omkostning) er af Norfors, ud fra en afskrivningsperiode på 10 år og med ca. 64.000 husstande, beregnet til ca. 25 kr./husstand/år. Beløbet er ikke indregnet i ovennævnte gebyrstigning. Den variabel og vægtafhængige takst afhænger af de tilførte mængder samt transport og behandlingsomkostninger. Udgiften indregnet i den nævnte gebyrstigning. Alle nævnte omkostninger finansieres via affaldsgebyrerne.

 

Andre forhold

Det fælleskommunale indsamlingssystem vil give en række synergieffekter, der ikke kan indfries i samme omfang ved individuelle kommunale systemer og udbud. Fælles affaldsfraktioner vil bl.a. betyde større ensartede, indsamlede mængder, bedre økonomi bl.a. ift. priser på afsætningen af affaldet samt mulighed for en kollektiv kommunikationsindsats i de 4 kommuner.

Løsningen med kildesortering er bl.a. anbefalet fordi den er robust ift. teknologiudvikling, da de opdelte fraktioner ikke kræver levering til et sorteringsanlæg. De kan omlastes og derfra leveres direkte til markedet for genanvendeligt affald. En afsætningsanalyse har også været en del af projektet. 

 

Scenarie 2: Der ønskes igangsat et nyt projekt med analyser af andre sorteringsordning før der træffes beslutning om affaldssortering i kommunen

 

Dette scenarie omfatter den situation, hvor Byrådet den 28. maj 2018 træffer beslutning om at igangsætte nye undersøgelser med henblik på evt. at indføre en anden ordning for sortering af husholdningsaffald. En anden ordning kunne f.eks. være en anden teknisk løsning ifm. indsamling og den videre sortering og afsætning af affaldet. Således blev der på temamødet fremlagt koncepter for vandsortering og optisk sortering.

Der har politisk været ideer om en ordning, der bygger på optisk posesortering. Ved denne metode sorteres affald i hjemmet i fraktioner i farvede poser, der lukkes og lægges i samme spand. Inspireret af sorteringsforsøg gennemført i Halsnæs, Gribskov og Frederikssund blev resultater af forsøget præsenteret på byrådets temamøde. I forsøget blev affaldet ikke efterfølgende kørt til sorteringsanlæg, da disse ikke findes i Danmark, men i Sverige og Norge. Etablering af ordningen forventes at forudsætte, at der etableres et optisk sorteringsanlæg i Danmark og at Fredensborg kommune er aktiv medspiller ift. dette. 

Valget af dette eller et andet affaldssystem, der kræver efterfølgende sortering, vil kræve nærmere undersøgelser, inden en politisk behandling og beslutning kan træffes.

Følgende parametre vil bl.a. skulle undersøges nærmere:

  • Økonomiske analyser, der omfatter etableringsomkostninger forbundet med at bygge et anlæg samt driftsomkostninger ved håndtering af de indsamlede fraktioner, samt konsekvenser for affaldsgebyr i Fredensborg kommune
  • Afklaring af mulige samarbejdspartnere (kommuner/selskaber) om etablering af et fælles sorteringsanlæg
  • Vurdering og forhandling af selskabsmæssige og selskabsøkonomiske konsekvenser
  • Lokalisering af hvor et anlæg kan opføres herunder en række forhold som ejendomsøkonomi, planforhold, miljøforhold mv. 
  • Tekniske forhold omkring anlægget og ordninger - eksempelvis det optimale opland (antal husstande anlægget håndterer), hvilke affaldsfraktioner anlægget skal håndtere samt alternativ behandling af de restfraktioner, som systemet ikke håndterer fx glas og/eller metal

Oplysninger om udgifter til etablering af anlæg og drift af optisk sortering blev præsenteret af COWI på temamødet. Ifølge COWI beløber anlægsinvesteringer til et optisk anlæg til sortering af 6 fraktioner (bio- og restaffald, pap, papir, plast og metal) sig til ca. 56 mio. kr. Beløbet er inkl. grundkøb, men ekskl. bygninger og udenomsanlæg samt mobilt udstyr. COWI oplyser, at prisen på en ca. 2.500 m2 og 12 m høj hal er ca. 16,5 mio. kr. Omkostningen er skønnet for et anlæg til husholdningsaffald fra Halsnæs, Frederikssund og Gribskov kommuner.

Dertil skal medregnes driftsomkostninger til indsamling, der ifølge Cowis vurdering på baggrund af erfaringer fra forsøg (2015) estimeres til ca. 57,5 mio. kr./år. Beholderindkøb er medtaget. Estimatet bygger på ugentlig tømning af en 140, 190 eller 240 liters beholder. Det skal nævnes, at metalfraktionen er medtaget i estimatet, men fraktionen (ligesom glas) er ikke velegnet til indsamling og behandling på et optisk anlæg.

De konkrete økonomiske konsekvenser herunder effekt på affaldsgebyrer i Fredensborg kommune vil kræve nærmere analyse og afhænger af en række forhold, som nævnt ovenfor.

 

Selskabsmæssige forhold

Der har politisk været diskuteret om hvor vidt, Fredensborg Affald A/S i samarbejde med andre kommuner kunne etablere et sorteringsanlæg. Der er derfor foretaget en juridisk vurdering af aftaleforholdet med Fredensborg Affald A/S og I/S Norfors vedrørende håndtering af dagrenovation. Vurderingen fremgår af bilag til sagen.

Sammenfattende har I/S Norfors pligt til og eneret på at modtage al fast affald fra deltagerkommunerne. Kommunerne har på deres side ret og pligt til at aflevere affaldet til I/S Norfors. Fredensborg Kommune kunne ikke overdrage denne del af affaldshåndteringen til Fredensborg Affald A/S. Affaldsselskabet er forpligtet til at opfylde Fredensborg Kommunes forpligtelse over for I/S Norfors til at aflevere affald, herunder dagrenovation, til håndtering hos I/S Norfors.

Affald indsamlet i farvede plastikposer til behandling på optisk sorteringsanlæg er ikke kompatibel med de sorterings- og omlastefaciliteter, som bestyrelsen i Norfors har besluttet at etablere til den fælles ordning. Dette forhold vil derfor kræve nærmere afklaring og drøftelse i selskabets bestyrelse.

 

Andre forhold

Andre afledte konsekvenser ved at gennemføre et nyt projekt, vil være udgifter til løsning af opgaven udenfor fælleskabet i Norfors regi, herunder afholdelse af et nyt beholderudbud, udgifter til teknisk og juridisk konsulentbistand samt brug af flere personaleressourcer, m.m.

Samlet forventes forløbet med analyser, beslutning og implementering af ny ordning med etablering af sorteringsanlæg at vare adskillige år. 

Såfremt Byrådet beslutter at gå videre med scenarie 2 vil der efterfølgende blive forelagt særskilte sager om etablering af et nyt projekt.

 

Sagsbehandling siden sidst

Vedrørende bilag ”Vurdering af opgaver på affaldsområdet” kan det oplyses at Fredensborg Kommune har modtaget bilaget fra følgegruppen i Fredensborg Forsyning A/S, som oplyser at de har bestilt en juridisk vurdering af hvorvidt Fredensborg Affald A/S kan eller ikke kan eje et sorteringsanlæg.

Bevilling

Såfremt indstillingen følges har sagen ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Bekendtgørelse nr. 1309, af 18. december 2012, om affald.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Ingen bemærkninger.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At der indføres indsamling af husholdningsaffald i følgende affaldsfraktioner: glas, papir, metal, blandet plast (blød og hård plast) samt pap og restaffald.

 

  1. At indsamling sker i beholdere; 2 x 2-kammersystem hos enfamilieboliger og et fælles containersystem (ø-drift) hos etageboliger. For særlige områder med mindre plads ved boligen f.eks. rækkehuse foretages en individuel vurdering vedrørende systemvalg. Der kan tilbyde 2 x 2-kammersystem eller ø-drift.

 

  1. At de fælles ordninger tilbydes frivilligt og i øvrigt efter de principper der fremgår af sagen med bilag.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 08-05-2018

Forslag om, at endelig beslutning udsættes til efteråret 2018 sat til afstemning

 

For stemmer 5: O, A, Carsten Bo Nielsen (V)

Imod stemmer 4: B, F, C og Mie Stattau (V), idet man ønsker at følge beslutningen af 6. februar 2018.

 

Forslaget dermed vedtaget.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Sagen udsættes til Økonomiudvalgets møde i juni måned med henblik på uddybende notat:

 

  1. En juridisk vurdering, der belyser kommunens selskabsrelation til Norfors i forhold til affaldshåndtering
  2. En økonomisk og faglig vurdering af de reelle muligheder for optisk sortering, som alternativ til administrationens indstilling om to-kammer løsning
  3. I Økonomiudvalget var der politisk enighed om, at der skal træffes beslutning i sagen på byrådets møde i juni 2018.

Nr.129 - Byrådets arbejdsgrundlag 2018-2021

Sagsnr.: 18/8477

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Borgmesteren og udvalgsformændene har, på et seminar den 16. marts 2018, drøftet udkast til et politisk arbejdsgrundlag for Byrådet, de næste fire år. Arbejdsgrundlaget har efter seminaret været drøftet i alle fagudvalg, med henblik på vedtagelse i Byrådet i maj. Økonomiudvalget orienteres om drøftelserne i fagudvalgene.

Økonomiudvalget drøfter, hvordan man politisk arbejder med at realisere arbejdsgrundlaget de kommende fire år, og indstiller arbejdsgrundlaget til godkendelse i byrådet.

Sagsfremstilling og økonomi

Arbejdsgrundlaget har været præsenteret i alle fagudvalg. Udvalgsformænd/næstformænd har på møderne kvitteret for arbejdsprocessen på seminaret i marts, hvor der var mulighed for at redigere og færdiggøre arbejdsgrundlaget. Fagudvalgenes drøftelser mundede ud i følgende protokolleringer:

  • Kulturudvalget drøftede arbejdsgrundlaget og udtrykker tilfredshed med, at det understøtter de områder Kulturudvalget har fokus på.

 

  • Infrastruktur- og Teknikudvalget anbefaler arbejdsgrundlaget godkendt og vil drøfte den mere konkrete udmøntning af arbejdsgrundlaget i 2. halvår 2018.

 

  • Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget anbefaler forslaget til arbejdsprogram godkendt.

 

  • Plan- Miljø og Klimaudvalget anbefaler administrationens indstilling med følgende forslag til tilføjelser:

- at der på side 4 tilføjes ”jf. budgetforliget” i sætningen: Derudover vil vi fortsat arbejde for et vedvarende politisk fokus på solid økonomisk politik med en ansvarlig likviditet og fortsat gældsafvikling, jf. budgetforliget.

- at der på side 19 under pkt. 2 tilføjes ”landområderne” i sætningen: Vi skal fortsætte med at udvikle innovative klimatilpasningsløsninger, der fremtidssikrer vores bysamfund og landområder samtidig med, at det skaber udvikling og gode steder at bo.

  • Børne- og Skoleudvalget. Med udgangspunkt i præsentationen ”Det vil Byrådet arbejde for 2018 – 2021” var udvalget enige om at anbefale følgende:

At der sidst i indledningen under ”Visionen” tydeliggøres, at arbejdsgrundlaget bygger på tillid til kommunens medarbejdere.

At overskriften ”Det er sejt at være dygtig” (dias nr. 5 og 6) ændres til ”Det er sejt at være dygtig til noget.”

At der i første afsnit på dias 5 tilføjes ”dannelse”, så sætningen lyder ”Det handler om høj kvalitet i det pædagogiske og faglige læringsmiljø og om dannelse, som gør vores børn og unge parate til det gode voksenliv”

 

  • Social- og Seniorudvalget drøftede oplægget og anbefalede arbejdsgrundlaget overfor Byrådet.

 

  • Fritids- og Idrætsudvalget besluttede at anbefale arbejdsgrundlaget med de faldne bemærkninger.

Med baggrund i ovenstående protokolleringer fra alle fagudvalgsmøderne er der grundlag for, at arbejdsgrundlaget kan anvendes som et arbejdsredskab for Byrådet de kommende fire år. Arbejdsgrundlaget skal dermed sættes i relation til Byrådets øvrige politiske dokumenter, som illustreret i nedenstående figur.

 

 

Byrådets vision ”Tilfredse borgere” er ledestjernen for kommunen som helhed og er Byrådets samlede vision. Arbejdsgrundlaget er Byrådets arbejdsprogram for den kommende byrådsperiode, der sætter en samlet ledelsesretning for kommunens hovedopgaver. Arbejdsgrundlaget beskriver til forskel fra visionen, konkrete handlinger og indsatser i forhold til den udvikling Byrådet ønsker for den kommende byrådsperiode.

Med udgangspunkt i arbejdsgrundlaget skal de enkelte politikker såvel som strategier og handleplaner udarbejdes. Dette arbejde sker i de enkelte udvalg. I dette arbejde er det fagudvalget, som har kompetencen og sikrer en udvikling af udvalgets kerneopgaver. Politikkerne skal revideres eller fornys i år to af byrådsperioden. Der vil i forbindelse med dette arbejde blive forelagt en sag for Økonomiudvalget med henblik på at gennemgå nuværende politikker og strategier og drøfte et udkast til politikkoncept.  

 

Arbejdsgrundlaget som et arbejdsredskab

Arbejdsgrundlaget fungerer som et arbejdsredskab i det politiske arbejde. Som illustreret i nedenstående figur har arbejdsgrundlaget forskellige funktioner.

 

 

 

Med et samlet arbejdsgrundlag for Byrådet sikres en strategisk retning for kommunes hovedopgaver. Arbejdsgrundlaget fungerer ligeledes som en referenceramme, når der udvikles politikker, og Byrådet får dermed også et styringsværktøj i forhold til indsatser og initiativer. Arbejdsgrundlaget har samtidig sin styrke i at, det samler Byrådets holdninger og ambitioner om kommunens udvikling, på tværs af udvalg og fagområder.

Realiseringen af arbejdsgrundlaget skal ske gennem det daglige politiske arbejde. Det sker blandt andet ved, at arbejdsgrundlaget er afsæt for politiske sager og diskussioner samt for politikudvikling, f.eks. ved at anvende arbejdsgrundlaget i udarbejdelsen af politikker og strategier samt i relation til fagudvalgenes konkrete politiske sager. Arbejdsgrundlaget vil ligeledes være en naturlig del af formand/næstformands forberedelse og i dialogen med administrationen.

For at sikre fremdrift og fokus på konkrete resultater, vil Byrådet to gange om året drøfte status på arbejdsgrundlagets indsatser og initiativer. Dette vil ske på budgetseminarerne i april og august, hvert år i den kommende byrådsperiode. Arbejdsgrundlagets fremdrift vil ligeledes fremgå af budgetvurderingen.

Realiseringen af arbejdsgrundlaget sker også gennem vores kommunikation til borgere og samarbejdspartnere. Her vil det særligt være pejlemærkerne, der sættes i spil. For eksempel kunne pejlemærket ”Det er sejt at være dygtig” blive en del af kommunikationen om Fremtidens Folkeskoler. Eller pejlemærket ”Det skal være nemt og sikkert at komme frem”, kan anvendes på skilte i forbindelse med kommunens infrastrukturprojekter.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Arbejdsgrundlaget offentliggøres på kommunens hjemmeside og der bliver udarbejdet en kommunikationsstrategi omkring brugen af pejlemærkerne samt en plan for, hvordan der løbende bliver fulgt op med historier, der fortæller om realiseringen af de konkrete indsatser og initiativer.

Arbejdsgrundlaget introduceres for kommunens MED-udvalg og ledere. 

Kommunens chefer vil på et møde i juni drøfte den administrative understøttelse af realiseringen af arbejdsgrundlaget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget, med udgangspunkt i Borgmesterens og Kommunaldirektørens præsentation, drøfter realiseringen af arbejdsgrundlaget med udgangspunkt i de to figurer, der beskriver henholdsvis arbejdsgrundlagets placering i hierarkiet af politiske dokumenter og arbejdsgrundlaget som arbejdsredskab i det politiske arbejde.

 

  1. At Økonomiudvalget anbefaler Byrådet, at arbejdsgrundlaget godkendes.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler ­­­­­­­administrationens indstilling

 

Der blev stemt om ændringsforslaget fra Børne – og Skoleudvalget, som var at overskriften ”Det er sejt at være dygtig” ændres til ”Det er sejt at være dygtig til noget”:

For stemte:
 

Lars Simonsen (B) Kristian Hegaard (B), Hanne Berg (F), Hans Nissen (A)

Imod stemte:

Freja Brakbæk Kristensen (O), Tinne Borch Jacobsen (V), Lars Søndergaard (V), Thomas Lykke Pedersen (A)

Undlod at stemme:

Per Frost Henriksen (A) og Louise Mehnke (A)

 

Forslaget faldt dermed.

 

Dermed fastholdes overskriften Det er sejt at være dygtig.

Nr.130 - Udkast til delegationsplan 2018 - 2021

Sagsnr.: 18/5666

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Forslag til opdateret delegationsplan forelægges til godkendelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Administrationen har udarbejdet et forslag til en opdateret delegationsplan på baggrund af den nye styrelsesvedtægt. Delegationsplanen angiver fordelingen af beslutningskompetence mellem administrationen, de stående udvalg, Økonomiudvalget og Byrådet.

 

Som udgangspunkt er der tale om en videreførelse af delegationsplanen for 2014 – 2017 og forslaget følger de tidligere principper og praksis. En del sager skal behandles i Byrådet, men hovedprincippet er, at der så vidt muligt er delegeret kompetence til administrationen, de stående udvalg og Økonomiudvalget. Hvor lovgivningen skaber et meget lille råderum for at foretage et politisk skøn, er beslutningskompetencen oftest delegeret til administrationen for en hurtig og smidig sagsbehandling af hensyn til borgerne og erhvervslivet.

 

Delegationsplanen er ikke udtømmende for alle beslutninger og afgørelser, som besluttes i kommunen. Det ville være for omfattende, hvis alle områder skulle medtages, men beslutningsniveauet inden for de mest centrale kerneopgaver er taget med.

 

I vedhæftede forslag til en opdateret delegationsplan er de foreslåede ændringer markeret med rødt. I indledningen er også det vedtagne Kodeks for Byrådets samspil og Retningslinjer og principper for underskrift af dokumenter medtaget.

 

Vedrørende Økonomiudvalget:

I midten af juni 2017 trådte en ændring af planloven i kraft, som muliggør differentierede høringsperioder og delegationsniveau for store, mellem og små lokalplaner. På Byrådsmødet den 27. november 2017 besluttede man følgende høringsperioder og delegationsniveau:

 

Igangsættelse af plan

Vedtagelse af forslag til plan

Offentlig høring

Vedtagelse af endelig plan

A-lokalplan

PMK

Byrådet

8 uger

Byrådet

B-lokalplan

PMK

PMK

4 uger

PMK eller Administrationen

C-lokalplan

PMK

Administrationen

2 uger

Administrationen

 

I forhold til B-lokalplaner vedtages disse af Plan-, Miljø- og Klimaudvalget eller administrationen. Administrationen vedtager B-lokalplaner, hvis der ikke kommer nogen kritiske høringssvar under den offentlige høring. Indkommer der ét eller flere kritiske høringssvar forelægges sagen for Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Byrådets beslutning på mødet den 27. november 2017 indebærer, at A-lokalplaner nævnes under Økonomiudvalgets område, medens B- og C-lokalplaner nævnes i delegationsplanen under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Der er også indføjet bestemmelser vedrørende beredskabsloven og persondataloven, idet Økonomiudvalget varetager kommunens interesser i Nordsjællands Brandvæsen, ligesom Økonomiudvalget har den umiddelbare forvaltning af kommunens egne interne IT-forhold, herunder IT-sikkerhedspolitikken.

 

Der er oprettet to tekniske udvalg og følgende områder er lagt i Infrastruktur- og Teknikudvalget: trafik, veje, havne (bortset fra Nivå havn), mobildækning og digital infrastruktur og kommunens tilsyns-, myndigheds- og planlægningsopgaver vedrørende spildevand, affald, varme og vandforsyningsområdet.

 

Vedrørende Plan-, Miljø- og Klimaudvalget:

Under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget er lagt den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på bygge-, miljø-, plan-, klima- og naturområdet. Der er indføjet et afsnit om B- og C-lokalplaner, jf. omtale ovenfor, ligesom der er foretaget en lang rette tilføjelser/sletninger som følge af ændret lovgivning, f.eks. et nyt bygningsreglement 2018, ligesom Regionen har overtaget myndighedsbehandlingen af råstoftilladelser, jf. råstofloven.

 

Det foreslås endvidere, at beslutninger om at forbyde fortsat drift eller forlange en virksomhed fjernet i forbindelse med krav om ophør af ulovlige forhold, fremover skal forelægges udvalget til afgørelse, jf. miljøbeskyttelseslovens § 69, og ikke som nu besluttes af administrationen.

 

Vedrørende Infrastruktur og Teknikudvalget:

Efter styrelsesvedtægten varetager Infrastruktur og Teknikudvalget kommunens tilsyns-, myndigheds- og planlægningsopgaver vedrørende spildevands-, affalds-, varme- og vandforsyningsområdet. Endvidere varetager udvalget kommunens interesser i Fredensborg Forsyning og andre forsyningsselskaber, ligesom udvalget varetager kommunens interesser i Nordsjællands Park og Vej.

 

Der er indsat afsnit under udvalget vedrørende beslutninger på Nordsjællands Park og Vejs område og forsyningsområdet vedrørende kommunens interesser i selskaberne.

Hidtil har BBR – Bygnings- og Boligregistret været det officielle adresseregister. Adressedelen er imidlertid nu udskilt og lagt over i et nyt selvstændigt register DAR (Danmarks Adresse Register), jf. ny adresselov.

 

Byrådet er adressemyndighed og fastsætter alle vejnavne og adresser. Adresseloven er i delegationsplanudkastet foreslået placeret under Infrastruktur og Teknikudvalget, hvor blandt andet fastsættelse af vejnavne besluttes af udvalget.  Loven om registrering af ejendomsoplysninger ligger fortsat under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Efter styrelsesvedtægten har Økonomiudvalget den umiddelbare forvaltning af ”bortforpagtning af grundarealer og udlejning af kommunens faste ejendomme, dog bortset fra boliger til ældre”. Efter styrelsesvedtægten har Infrastruktur og Teknikudvalget fået den umiddelbare forvaltning af drift, vedligeholdelse og udlejning af kommunensgrønne områder, bortset fra de opgaver, der ved denne vedtægt er henlagt under et andet udvalg eller de drifts- og vedligeholdelsesarbejder, som er overdraget til NSPV.

 

Infrastruktur og Teknikudvalget har således kompetencen til at udleje grønne arealer, i det omfang Økonomiudvalget eller andre udvalg ikke har kompetencen.

 

Administrationen foreslår, at ansvarsfordelingen mellem Økonomiudvalget og Infrastruktur og Teknikudvalget vedrørende udlejning af kommunens grønne arealer tager udgangspunkt i, at lejlighedsudlejninger af grønne arealer (engangsudlejninger eller udlejninger over kort tid) f.eks. til arrangementer på Fredtoften eller Bjerre Strand, eller udleje af arealer som har status af vejarealer, henhører under Infrastruktur og Teknikudvalget. Derimod har Økonomiudvalget ansvaret for udlejning af arealer på lejekontrakter af længere varighed, eller hvor brugen af arealet har en særlig politisk interesse.

 

I den forbindelse foreslås det også, at administrationen får kompetencen til at tage stilling til udlån og udlejning af grønne arealer (som ikke har status af vejarealer), når lejestørrelsen er under 25.000 kr. pr. udlejning/arrangement.

 

Vedrørende Børn og Skoleudvalget:

Det er foreslået, at kompetencen til at indgå aftaler om drift af private fritidshjem, drift af selvejende fritidshjem og drift af selvejende klubtilbud fremadrettet lægges i Børn- og Skoleudvalget. Endvidere at udvalget også fremadrettet får kompetencen til at beslutte revision af eksisterende driftsoverenskomster med selvejende institutioner.

 

Endvidere er der indsat en bestemmelse om, at administrationen behandler klager over skolens håndtering af konkrete klager over mobning.

 

Endelig er det præciseret, at udpegning til ungdomsskolebestyrelsen foretages af Byrådet, jf. udpegningen på Byrådets konstituerende møde.

 

Vedrørende Fritids- og Idrætsudvalget:

Det foreslås, at kompetencen til at inddrage tilladelser til at benytte kommunale lokaler delegeres til administrationen. Omvendt foreslås det, at beslutninger om at undlade at imødekomme nye ansøgninger om lokaletilskud, hvis der kan anvises et egnet offentligt lokale, træffes i Fritids- og Idrætsudvalget.

 

Det foreslås også, at bestemmelsen om leje af idrætsfaciliteter slettes og i stedet medtages i et særskilt fastsat regelsæt vedrørende dette.

 

Henvisningerne til pensionisttilskud udgår, at de ikke eksisterer længere. 

 

Vedrørende Kulturudvalget

Der er indsat bestemmelser om, at Kunstrådet foretager indstillinger vedrørende indkøb og placering af kunst i det offentlige rum.

 

Det foreslås, at fastsættelse af standardtakster for rejsetilskud til venskabsbysamarbejdet fremadrettet besluttes i Kulturudvalget.

 

Vedrørende Social- og Seniorudvalget:

Området med særlig støtte til børn og unge, og herunder også PPR, er flyttet til Social- og Seniorudvalget, der i forvejen har det øvrige specialområde.

 

Herudover er det præciseret i en ny bestemmelse, at udvalget fastsætter regler for tilskud efter puljen for frivilligt, sociale arbejde (§ 18-midler).

 

Det foreslås endelig, at Kommunale anvisnings- og godkendelsesordninger fortsat besluttes i Byrådet, men at administrationen får kompetencen til at forlænge sådanne kommunale anvisnings- og godkendelsesordninger.

 

Vedrørende Udvalget for Borgerservice, Arbejdsmarked og Erhverv:

Sociale ydelser til enkeltpersoner er flyttet fra Social- og Seniorudvalget til Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget. Udvalget fastsætter rådighedsbeløb i forbindelse med udbetaling af enkeltydelser, men administrationen tillægges kompetencen vedrørende betalingen af de enkelte ydelser til borgerne.

 

Udvalget har fået den umiddelbare forvaltning af den borgerrettede digitalisering, herunder selvbetjeningsløsninger, ligesom udvalget har ansvaret for indsatsen vedrørende socialt bedrageri og kontrol med udbetaling af rette ydelser. Der er derfor i delegationsplanen under udvalget givet administrationen en kompetence til at fritage borgere fra digital post og undtagelse for digital selvbetjening.

 

Det foreslås, at beslutning om at indgå i et fælleskommunalt callcenter træffes i udvalget.

 

Generelt:

Som udgangspunkt skal alle ændringer i delegationsplanen godkendes af Byrådet. Det er imidlertid uhensigtsmæssigt, hvis allerede besluttede delegationer og lovændringer m.v. skal afvente en byrådsbehandling, før delegationsplanen kan ajourføres hermed. Det foreslås derfor, at administrationen igen bemyndiges til at foretage mindre redaktionelle ændringer, som ikke medfører ændringer i Byrådets og udvalgenes kompetenceområder.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Styrelsesloven, styrelsesvedtægten, særlovgivning og almindelige kommunalretlige retsgrundsætninger.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Delegationsplanen 2018 – 2021 vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside.

Indstilling

  1. At Byrådet godkender forslag til delegationsplan
  2. At Byrådet bemyndiger administrationen til at foretage mindre redaktionelle ændringer i delegationsplanen, forudsat at rettelserne ikke medfører ændringer i Byrådets og udvalgenes kompetenceområder

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Økonomiudvalget besluttede, at sagen sendes til behandling i fagudvalgene.

Nr.131 - Orientering omkring Kloge m² og arealanalyse

Sagsnr.: 16/7600

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Orientering om status på arbejdet omkring arealanalyse og ”kloge m²” i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning:

Administrationen præsenterede på Økonomiudvalgets møde i marts 2017 resultaterne af en benchmarkanalyse af anvendelsen af de kommunale kvadratmetre på skoler og daginstitutioner.

I denne sag orienteres Økonomiudvalget om status for arbejdet med at skabe ”kloge m2”, og om, hvordan der fremadrettet vil blive arbejdet hermed. Fra at have været et selvstændigt projekt vil analyseresultaterne fremadrettet blive inddraget i arbejdet med udviklingen af kommunens bygningsmasse under ”Fremtidens Fredensborg” og ”Fremtidens Skoler”.

Af det fremlagte analyseresultat i 2017 under titlen ”gode kvadratmeter” fremgik det, at der var et stort kapacitetsoverskud af arealer, i både daginstitutioner og på skoler. Imidlertid anvender børneområdet ikke alene areal (m2) til at fastsætte børnetallet i de enkelte institutioner. Men en enhedsnormering som er historisk fastlagt. På den baggrund har administrationen arbejdet videre og dybere med at få et overblik over, hvilke arealer vi har til rådighed, hvordan de anvendes og er indrettet.

I den forbindelse har karakteren af projektet ændret sig, så der ikke længere arbejdes på et selvstændigt projekt, der har til hensigt at arealoptimere, men mere rammen for en kulturændring i, hvordan man indretter bygninger og anvendelsen af disse

Analysearbejdet skal ikke ses som et enkeltstående projekt, men skal sammentænkes og inddrages i det nuværende og videre arbejde med udvikling af Fremtidens Skole og endvidere i de enkelte projekter i de enkelte bysamfund. Der vil i den forbindelse blive arbejdet videre med parametre som indretning, tilstand, arealudnyttelse, anvendelse, bruger ønsker, fleksibilitet m.v.

 

Status:

Benchmarkinganalysens data fra 2016/17 er blevet opdateret i 2018 og de nyeste demografital på daginstitutionsområdet viser samtidig en højere stigning i børnetallet fremadrettet end tidligere forudsagt.

Alle daginstitutioner har, overordnet set, arealer nok til at opfylde kvalitetsniveau A, som er det bedste arealniveau jf. bygningsreglementet. Det er dog administrationens vurdering, at bygningsreglementets arealrammer og minimumskrav ikke alene bør være udslagsgivende for beregning af normering af børn. Andre faktorer som antal grupperum, størrelse af fællesrum, indretning og herunder pædagogiske læringsprincipper bør tages med i betragtningen, og kan forudsætte et større antal m2 end kvalitetsniveau A.

Benchmarkanalysen viser, at der er meget stor forskel på antal m² pr elev/barn, der er tilrådighed i de enkelte bygninger - både inden for skoler og daginstitutioner.

Det er administrationens vurdering, at der ved en øget fokus på og optimering af arealer i både skoler og daginstitutioner vil kunne opnås mere kvalitet pr m², og en varig nedgang i driftsudgifterne.

Administrationen har afsluttet en gennemgående analyse på daginstitutionsområdet i Humlebæk. Analysen har været med til at afdække udfordringen omkring øget børnetilgang i daginstitutionerne i Humlebæk.

Eksempel på hvorledes benchmarkinganalysen er anvendt i den indledende afklaring omkring pladsbehov i Humlebæk, er vedlagt som bilag 1.

Som på daginstitutionsområdet vil administrationen arbejde videre på at analysere og kvalificere de arealer, der er i kommunes skoler og øvrige bygninger. Dette analysearbejde vil indgå som en naturlig del af, og i tæt samspil omkring, det videre arbejde med udviklingen af kommunens bygninger, herunder ”Fremtidens skoler i Fredensborg Kommune”, og vil dermed kunne danne beslutningsgrundlag for valget mellem f.eks. nybyggeri og renovering mv.

Analysearbejdet vil ligeledes løbende blive brugt til at kvalificere projekter og arbejder mht. at få mere værdi ind i kommunens bygninger, fx ved at øge kvaliteten, øge fleksibiliteten og reducere driftsomkostningerne.

Der er blevet udført bygningssyn på alle kommunens skoler i samarbejde med en ekstern rådgiver. Resultatet af disse syn er i øjeblikket ved at blive gennemgået og kvalificeret, og vil indgå i det videre arbejde.

 

Hvad er ”kloge m²”?

Administrationen arbejder på, at kommunen skal råde over de ”rigtige” kvadratmeter. De kvadratmeter, der er behov, for at understøtte kerneopgaven hos brugerne på den bedst mulige måde, samtidig med at kommunens bygninger og arealer har en alsidig udnyttelse, der dækker over flere funktioner til gavn for kommunens borgere. Der arbejdes under titlen ”kloge m²”, som bl.a. sætter fokus på en optimal udnyttelse af kommunens bygninger og arealer, fleksibilitet og en totaløkonomisk tilgang til bygningsdriften.

Den helt overordnede rettesnor for arbejdet er, at de fysiske rammer bedst muligt skal understøtte den kerneopgave og/eller de brugere, der er i bygningerne samtidig med, at anvendelsen af kommunens bygninger skal understøtte visionen om trygge, indbydende og levende bysamfund. Med respekt herfor skal bygningsanvendelsen være effektiv, både forstået på den måde, at vi skal blive endnu bedre til at udnytte kvadratmeterne optimalt, så der spares på drift og vedligeholdelse og frigøres penge til f.eks. børnepasning, ældrepleje og foreningsaktiviteter. Og forstået på den måde, at bygningerne understøtter, at den service der leveres i bygningerne kan leveres effektivt.

Fredensborg Kommunes ejedomsportefølje består af et stort antal forskellige bygninger, med et meget varieret brugsmønster. ”Kloge m²” er på vej med at skabe en ejendomsportefølje, hvor der kigges på tværs af funktioner og brugeranvendelse, så der med respekt for den kerneopgave, der skal løses i bygningen, opnås en optimering af arealudnyttelsen og en bedre totaløkonomi.

Antagelsen er, at ved at tage udgangspunkt i arealudnyttelsen, brugeranvendelsen og bygningskvaliteten, vil der kunne skabes mere kvalitet for færre ressourcer:

-Ved arealudnyttelse menes, hvor mange m² af bygningens samlede areal, der anvendes til de primære formål og dermed er et aktiv.

-Ved brugeranvendelse menes hvor meget bygningerne anvendes af brugerne henover døgnet og i løbet af ugen.

-Ved bygningskvalitet menes i hvor høj grad bygningen understøtter den kommunale produktion – dette kan fx være parametre som fleksibilitet i indretning, tilstand, beliggenhed, indeklima mv.

Hvis der skal skabes ”Kloge m²”, er der derfor behov se bredere end de ’traditionelle’ ejendomsdata, som energiforbrug, driftsudgifter og arealer. Dialogen med brugerne er en vigtig del af at få klarlagt det kommende behov, og for at forbedre de fysiske rammer for kerneydelsen, og for at skabe en mere fleksibel og bæredygtig ejendomsportefølje.

Ved at sammentænke funktioner, så de samme arealer udnyttes mere, kan der frigøres ressourcer. Dette sker allerbedst ved at reducere de arealer, kommunen råder over, da det både på kort og på lang sigt vil nedsætte de årlige driftsudgifter, fjerne behov for vedligeholdelse, evt. oprettelse af efterslæb og måske endda generere en salgsindtægt.

”Kloge m²” skabes i fællesskab og ved langsigtede løsninger og fælles mål. På den måde kan ejendomsporteføljen tilpasses kerneopgavernes behov, samtidig med at der skabes værdi for både brugere og borgere.

I det videre arbejde med at udvikle ”kloge m²” vil følgende parametre være en del af det analysearbejde, der skal arbejdes videre med:

- Tilstand af bygninger

- Vedligeholdelsesomkostninger

- Budgetkrav til oprettende vedligehold

- Driftsomkostninger

- Forventet restlevetid

- Beliggenhed i forhold til brugere

- Passer bygningen til kerneopgaven (primære formål)

- Nuværende indretning og evt. krav til ændring indretning

- Ændret brugerønsker til indretning

- Bygningens muligheder i forhold til en fleksibel brug, og en større udnyttelsesfrekvens.

 

Anbefaling

Det anbefales, at økonomiudvalget tager administrationens foreløbige analyseresultater til efterretning, og at de inddrages i drøftelserne i det fremadrettede arbejde med afdækning af det kvalitetsniveau, der ønskes for de kommunale bygninger.

 

Det er administrationens vurdering, at der ved en øget fokus på og optimering af arealer i både skoler og daginstitutioner vil kunne opnås mere kvalitet pr m², og en varig nedgang i driftsudgifterne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen om de foreløbige analyseresultater tages til efterretning
  2. At administrationen fortsætter det igangværende analysearbejde, til brug for en langsigtet strategisk planlægning og optimal udnyttelse af kommunens bygninger. 
  3. At resultaterne og arbejdet med ”Kloge m²” fremadrettet indgår som en del af det videre arbejde med Fremtidens Fredensborg og projekter herunder.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Godkender administrationens indstillinger.

Nr.132 - Økonomisk Orientering - April 2018

Sagsnr.: 16/12923

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Økonomisk Orientering for april 2018

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomisk Orientering giver en status for forbruget på kommunens drifts- og anlægsbudget, bevillingsreserver samt kassebeholdningen og folketallet.

 

Drift

Ved udgangen af april 2018 er der afholdt nettodriftsudgifter for 753 mio. kr. mod 758 mio. kr. på samme tidspunkt sidste år svarende til en nedgang i forbruget med 5 mio. kr. De 753 mio. kr. svarer til en forbrugsprocent på 29,5 mio. hvilket er 1 procentpoint lavere end ved udgangen af april 2017.

Anlæg

Ved udgangen af april 2018 er der afholdt anlægsudgifter for 11,6 mio. kr. og realiseret anlægsindtægter for 1,6 mio. kr. svarende til et nettoanlægsforbrug på 10,0 mio. kr.

På samme tidspunkt sidste år var der afholdt anlægsudgifter for 19,1 mio. kr. og realiseret anlægsindtægter for 1,3 mio. kr. svarende til et nettoanlægsforbrug på 17,8 mio. kr.
Nettoanlægsforbruget er dermed 7,8 mio. kr. lavere end ved udgangen af april 2017, forskellen skyldes i al væsentlighed, at der er afholdt væsentligt færre udgifter.
 

Tabel 1. Status for drift og anlæg (forbrug i mio. kr.)

 

2017

2018

 

Korr. Budget

Forbrug april

Forbrugspct. april

Korr. Budget

Forbrug april

Forbrugspct. april

Drift

2.482

758

30,5

2.555

753

29,5

Anlæg

115

18

15,5

134

10

7,5

 

 

Kommunens gennemsnitlige kassebeholdning

Kommunens gennemsnitlige kassebeholdning var med udgangen af april 241,1 mio. kr.

Den gennemsnitlige kassebeholdning er dermed steget med gennemsnitligt 4,8 mio. kr. per måned i 2018. Den månedlige kasseopbygning er således planmæssigt reduceret i forhold til 2017 hvor det var en gennemsnitlig kasseopbygning på 7,7 mio. kr. per måned.

Fremadrettet vil der blive givet en status for kommunens disponerede kassebeholdning i forbindelse med årets tre budgetrevisioner.
 

Tabel 2. Kommunens likviditet (365 dages gns. i mio. kr.)

 

April 2017

Primo 2018

Marts 2018

April 2018

Likviditet

172,3

221,9

235,4

241,1

 

Figur 1. Udvikling i den gennemsnitlige kassebeholdning frem til 30. april 2018
 

 

Bevillingsreserver

Kommunens bevillingsreserver fremgår af tabel 3 herunder. Sammenlignet med Økonomisk Orientering for marts er driftsreserven reduceret med 0,3 mio. kr. De 0,3 mio. kr. blev ved Byrådets møde 30. april prioriteret til projektet ”Liv i bymidterne og Kulturstationen”. 

 

Tabel 3. Status for kommunens bevillingsreserver (i mio. kr.)

 

2018

2019

2020

2021

Driftsreserven

14,7

15,0

15,0

15,0

Anlægsreserven

0

5,0

5,0

5,0

 

Folketal

Kommunens folketal var pr. 1. maj 2018 40.720 borgere, folketallet er dermed faldet med 8 siden 4. april. Faldet dækker over et fødselsunderskud på 5 borgere og en nettofraflytning på 3 borgere.

Tabel 4. Folketal i Fredensborg kommune (primo)

 

April 2017

Januar 2018

April 2018

Maj 2018

Folketal

40.483

40.748

40.728

40.720

 

 

Tabel 5. Ændringer i folketallet fra 4. april til 1. maj 2018

 

Ændring

Tilflytning

217

Fraflytning

-220

Fødsel

28

Dødsfald

-33

Befolkningstilvækst

-8

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. Orienteringen blev taget til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.133 - Budgetrevision 31.03.2018 samt forventet regnskab 2018

Sagsnr.: 18/2235

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Godkendelse af tillægsbevillinger, omplaceringer, frigivelse af anlægsbevillinger mv. i forbindelse med budgetrevisionen pr. 31. marts for årene 2018-2021 fordelt på henholdsvis drift, anlæg og finansiering

Sagsfremstilling og økonomi

Budgetrevision 31.03.2018 omfatter hele Fredensborg Kommunes bevillingsniveau – dvs. alle politikområder på såvel drifts-, anlægs- og finansieringsområdet. Drift indeholder både serviceudgifter og overførselsudgifter samt aktivitetsbestemt medfinansiering.

 

Det samlede resultat

Der rejses i budgetrevisionen ingen større bevillingssager og revisionen ændrer således ikke på forudsætningerne i det vedtagne budget og derfor heller ikke på forventningerne til udviklingen i kommunens kassebeholdning. På området for ældre og omsorg er der udfordringer med at holde budgettet på hjælpemiddelområdet. Udfordringen er ikke medtaget i denne budgetrevision, men vil formentlig efter forudgående udvalgsbehandling komme op til behandling ved budgetrevisionen 30.6.2018.

Som det fremgår af tabel 1 lægges der med denne budgetrevision på driftsområdet 0,2 mio. kr. i kassen i 2018. På anlægsområdet i 2018 fremrykkes udgifter for 0,8 mio. kr. fra 2019 til 2018, hvilket giver et tilsvarende kassetræk i 2018. På finansieringsområdet er der et træk på 0,3 mio. kr. (reserven) for at finansiere en tillægsbevilling på driftsområdet (bylivsaktiviteter).

Samlet set bliver der i 2018 foretaget et kassetræk på ca. 0,3 mio. kr.

Over perioden 2018 til 2021 lægges 1,8 mio. kr. i kassen.

 

Fordelingen af de anmodede tillægsbevillinger på hhv. drift, anlæg og finansiering fremgår af tabel 1.

 

Tabel 1. Samlet resultat af budgetrevisionen pr. 31.03.2018

I 1.000 kr.

2018

2019

2020

2021

2018-2021

Drift

-161

-450

-451

-451

-1.513

Anlæg

795

-795

0

0

0

Finansiering

-300

0

0

0

-300

I alt

    334

-1.245

-451

-451

-1.813

Positive tal (+) er et udtryk for merudgifter, dvs. udtryk for kassetræk

Negative tal (-) er et udtryk for mindreudgifter, dvs. udtryk for kassetilførsel eller omplaceringer mellem drift, anlæg og finansiering.

 

Ses der alene på de tillægsbevillinger, der har en kassepåvirkning ses fordelingen heraf på udvalgsniveau i tabel 2.

 

Fordelt på politiske udvalg

2018

2019

2020

2021

2018-2021

Plan-, Miljø og Klimaudvalg

-98

-99

-100

-100

-397

Infrastruktur og Teknikudvalg

0

0

0

0

0

Børn- og Skoleudvalg

-363

-351

-351

-351

-1.416

Fritids- og Idrætsudvalg

0

0

0

0

0

Kulturudvalg

0

0

0

0

0

Social- og Seniorudvalg

0

0

0

0

0

Borgerservice, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalg

0

0

0

0

0

Økonomiudvalg

795

-795

0

0

0

I alt

334

-1.245

-451

-451

-1.813

 

Den overordnede fordeling af samtlige anmodede tillægsbevillinger fordelt på de enkelte fagudvalg fremgår af bilag 1, mens en mere detaljeret økonomisk gennemgang og redegørelse findes i bilag 2.

 

Årets resultat og udviklingen i likviditeten

Kommunens gennemsnitlige kassebeholdning var 235 mio. kr. pr. 31.03.2018. 

 

Af figur 1 ses udviklingen i likviditeten, såfremt resultatet af budgetrevisionen pr. 30.03.2018 indarbejdes. Som det fremgår er budgetteret med en nedbringelse af kassebeholdningen over budgetperioden.

 

Figur 1. Likviditetsprognose

 

Tabel 3 viser ændringerne i kassen fra vedtaget budget til korrigeret budget.

 

Tabel 3. Ændringer i kassen

I 1.000 kr.

2018

2019

2020

2021

2018-2021

Vedtaget budget

-11.988

70.012

-393

21.048

78.679

Tillægsbevillinger m.v.*

105.929

2.859

352

368

109.508

Budgetrevision pr. 31.03.2018

334

-1.245

-451

-451

-1.813

Nyt korrigeret budget efter Budgetrevision 31.03.2018

94.275

71.626

-492

20.965

186.374

 * Overførslerne fra 2017 til 2018 udgør 74,3 mio. kr.

Drift

En detaljeret oversigt over tillægsbevillingerne i tabel 1 og 2 fremgår af bilag 1 og 2. På driftsområdet er der samlet over perioden mindreudgifter på i alt 1,8 mio. kr., hvilket skyldes:  

 

  • Salg af Boserupvej 101. Boserupvej 101 blev solgt ved udgangen af 2017. Driftsomkostningerne på ejendommen til fx rengøring og ejendomsskatter tilføres kassen.

 

  • Regulering af takster. Hvert år beregnes de omkostningsbestemte takster på baggrund af den godkendte rammeaftale for det pågældende år. De budgetterede takster reguleres og fremskrives efter de retningslinjer der gælder for Fredensborg Kommune. Der vil altid opstå en forskel mellem den beregnede takst og de fremskrevne budgettal. Denne forskel reguleres ved den først komne budgetrevision i det pågældende år. Forskellen vedr. taksterne på skoleområdet udgør en merindtægt på 363.000 kr. i 2018 og 351.000 kr. i overslagsårene 2019-22.

 

  • Liv i bymidterne og Kulturstationen. Byrådet har på deres møde den 30. april 2018 besluttet, at kulturpuljen i 2018 øges med en ekstrabevilling på 0,3 mio. kr., som øremærkes til ansøgninger, som har til formål at fremme liv og kulturaktiviteterne i bymidterne. Ekstrabevillingen finansieres af reserven.

 

Anlæg

På anlægsområdet medfører budgetrevisionen pr. 31.03.2018 udvidelse af anlægsbudgettet for 2018 med 0,8 mio. kr. og en tilsvarende reduktion i 2019.
Budgetændringen vedrører ”Vandplan for Donse Å” som udløser 100 pct. statsrefusion. 

For hele 2018 forventes et netto anlægsforbrug på 124,7 mio. kr. svarende til en afvigelse i forhold det korrigerede budget på -9,2 mio. kr.

 

Ud af de -9,2 mio. kr. vedrører de 0,8 mio. kr. den føromtalte vandplan, mens de -10,0 mio. kr. vedrører forventede nettoanlægsindtægter. Da kommunens håndbog for økonomistyring foreskriver, at anlægsindtægter ikke budgetlægges forlods, indarbejdes indtægten ikke ved nærværende budgetrevision. Indtægten forventes realiseret i april/maj og indarbejdes i årets anden budgetrevision.   

Frigivelse af anlægsmidler
Af bilag 3 fremgår ansøgninger om frigivelse af anlægsmidler i 2018, hvoraf det fremgår, at der ved denne budgetrevision 31.03.2018 søges om frigivelse af nettoanlægsudgifter for 0,8 mio. kr.
 

Finansiering

finansieringsområdet er der på nuværende tidspunkt ikke grundlag for budgetkorrektioner. Det er forventningen, at rentebudgettet skal justeres ved næste budgetrevision, idet der forventes lavere renteudgifter og lavere renteindtægter end budgetteret. Det er på nuværende tidpunkt dog for tidligt at foretage en sådan justering, idet renteudviklingen i årets løb afventes.

 

Servicerammen 2018

Udgifter under servicerammen dækker over kommunens udgifter til den daglige drift af kommunens serviceproduktion. Når kommunens budget vedtages i oktober, er det det vedtagne budget der udgør kommunens serviceramme.

 

I forhold til indberetningerne fra områderne om deres forventede forbrug, så vil der være en væsentlig overskridelse af servicerammen.

 

Tabel 4: Servicerammen for 2018

1.000 kr.

Vedtaget budget 2018

Forventet regnskab 2018

Overskridelse af servicerammen

I alt

1.870.566

1.912.697

42.131

  

Vedtagne tillægsbevillinger ved budgetrevision 30.11.2017 samt overførsler fra 2017 til 2018 har medført overskridelser af servicerammen i 2018 på i alt 56,5 mio. kr.

Holdes det vedtagne budget op imod områdernes forventede regnskab vises en overskridelse af servicerammen på ca. 42 mio. kr. Erfaringen viser imidlertid, at områderne anlægger en forsigtig linje i deres estimat, specielt tidligt på året.

 

Implementeringsplaner for drift og anlæg

I forbindelse med implementeringen af det vedtagne budget 2017-2020 (bilag 4) samt 2018-2021 (bilag 5) blev udarbejdet implementeringsplaner for både drifts- og anlægsområdet.  

For at give det fulde billede af anlægsprogrammet er implementeringsplanen på anlægsområdet blevet suppleret med de anlægsprojekter, der er overført fra 2017 (bilag 6).

Implementeringsplanerne indeholder således alle initiativer med tilhørende uddybende bemærkninger, trafiklys-indikator, status og plan for implementering samt den politiske behandling.

Opdatering af implementeringsplanerne følger tidsplanen for de tre årlige budgetrevisioner og forelægges således til politisk orientering. Implementeringsplanerne indeholder alene de initiativer, der fortsat ikke er fuldt implementerede.

 

 

Bevilling

 I 1.000 kr.

2018

2019

2020

2021

Drift

-161

-450

-451

-451

Anlæg

795

-795

0

0

Finansiering

-300

0

0

0

I alt

334

-1.245

-451

-451

(+) for merudgifter, (-) for mindreudgifter

Retsgrundlag

Håndbog om Økonomistyring

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At den samlede budgetrevision over perioden 2018-2021 opgjort pr. 31.03.2018 på driftsområdet på i alt -1,5 mio. kr., på anlægsområdet på netto 0 mio. kr. (0,8 mio. kr. i 2018 og -0,8 mio. kr. i 2019) samt på finansieringsområdet på -0,3 mio. kr. godkendes
  2. At der i 2018 frigives anlægsudgifter for 0,8 mio. kr.
  3. At implementeringsplanerne på hhv. drifts- og anlægsområdet tages til efterretning
  4. At forventningerne til regnskab 2018 godkendes
  5. At det tages til efterretning, at der kan ske en overskridelse af servicerammen

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler administrationens indstillinger, idet Økonomiudvalget følger udgifterne vedrørende servicerammen nøje.

Nr.134 - Orientering om indgåelse af kapitalforvaltningsaftaler

Sagsnr.: 18/1202

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om indgåelse af kapitalforvaltningsaftaler med Gudme Raaschou Asset Management og Nykredit Asset Management.

Sagsfremstilling og økonomi

Da kontrakten med den ene af kommunens to kapitalforvaltere udløb pr. 30. april 2018, har administrationen indhentet tilbud på kapitalforvaltning af 200 mio. kr. af kommunens likviditet. Ultimo marts 2018 udgjorde kommunens gennemsnitlige kassebeholdning 235,4 mio. kr. Kapitalforvaltningen af de 200 mio. kr. skal varetages indenfor kommunens finansielle politik og indenfor investeringsrammerne i kommunens håndbog om økonomistyring, dvs. hovedsagelig investering i danske stats- og realkreditobligationer og op til 20 pct. i erhvervsobligationer gennem investeringsforeninger med en bred portefølje, hvor kommunens krav til etik overholdes. Formålet med kapitalforvaltningen er at opnå det størst mulige afkast af de indskudte midler indenfor de givne investeringsrammer. Der blev inviteret syv kapitalforvaltere til afgivelse af tilbud – og der indkom fem tilbud.

 

Administrationen har med virkning fra den 1. maj 2018 indgået kontrakt for en fireårig periode med de to kapitalforvaltere Gudme Raaschou Asset Management og Nykredit Asset Management, som hver skal forvalte 100 mio. kr. af kommunens likviditet. Der er option på forlængelse af kontrakterne med yderligere et år. Valget af de to kapitalforvaltere er foretaget på baggrund af en helhedsvurdering af de fem indkomne tilbud baseret på afkast, omkostninger og øvrige forhold, herunder erfaring, investeringsstrategi og service.

 

Frem til ultimo april 2018 blev kapitalforvaltningen foretaget af Gudme Raaschou Asset Management og Alm. Brand Bank. Gudme Raaschou Asset Management har således genvundet sin kontrakt, mens Alm. Brand Bank er blevet udskiftet med Nykredit Asset Management.

 

I 2017 skabte Gudme Raaschou Asset Management et afkast af de indskudte midler på 2,36 pct. I 1. kvt. 2018 udgjorde afkastet dog -0,32 pct. pga. markedsuro. Alm. Brand Bank skabte i 2017 et afkast af de indskudte midler på 1,48 pct., men i 1. kvt. 2018 udgjorde afkastet pga. markedsuro -0,88 pct. Kontrakten med Alm. Brand Bank er blevet opsagt før tid.

 

For hele 2018 forventes et positivt afkast af midlerne under kapitalforvaltning, men der forventes et lavere afkast end i 2017 pga. markedsuro.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Lov om kommunernes styrelse.

Bekendtgørelse om anbringelse og bestyrelse af fondes midler.

Kommunens håndbog om økonomistyring: I henhold til kommunens håndbog om økonomistyring træffer Center for Økonomi, Løn og Indkøb beslutning om valg af leverandør efter afholdelse af udbud eller indhentning af tilbud på kapitalforvaltning, og indenfor rammerne af den finansielle politik og reglerne for det finansielle område i kommunens håndbog om økonomistyring er Center for Økonomi, Løn og Indkøb bemyndiget til at placere overskudslikviditet samt indgå og ændre aftaler om kapitalforvaltning. Endelig fremgår det af kommunens håndbog om økonomistyring, at kommunaldirektøren, økonomidirektøren og økonomichefen træffer beslutning om de forhold, hvor der er givet bemyndigelse til Center for Økonomi, Løn og Indkøb i reglerne for det finansielle område, og at Økonomiudvalget orienteres på det efterfølgende økonomiudvalgsmøde om de beslutninger, der er truffet.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Ingen.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Kommunikation

Ingen.

Elektroniske bilag

Ingen.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.135 - Implementering af forsøgsordning for træffetid

Sagsnr.: 18/6222

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til forslag til datoer for træffetid for fagudvalgene i 2018 og forslag om bestilling af tid til træffetid på kommunens hjemmeside.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet besluttede den 30. april 2018 et reglement for træffetid på 1 time i udvalgene én gang i kvartalet i en forsøgsperiode på et år. Det vedtagne reglement er vedhæftet som bilag til sagen.

 

Kommunens hjemmeside er opdateret, så de nye forsøgsregler også fremgår heraf.

 

Det foreslås, at der skal være mulighed for træffetid efter forsøgsordningen på følgende mødedatoer i fagudvalgene i 2018. Det bemærkes i den forbindelse, at det ikke er muligt at lægge alle træffetiderne på det første ordinære udvalgsmøde i hvert kvartal, da der ikke er møder i juli og der i flere tilfælde allerede er lagt andre arrangementer ind før øvrige udvalgsmøder. Tidspunkterne for udvalgsmøder i 2019 er endnu ikke besluttet, men det forudsættes, at datoerne for træffetiden vil følge samme kadence som foreslået for 2018.

 

Børne- og Skoleudvalget

20. august

kl. 16.15-17.15

9. oktober

kl. 16.15-17.15

Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudv.

13. august

kl. 16.30-17.30

2. oktober

kl. 16.30-17.30

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget

3. oktober

kl. 15-16

6. november

kl. 16-17

Fritids- og Idrætsudvalget

8. oktober

kl. 16-17

8. november

kl. 16-17

Infrastruktur- og Teknikudvalget

12. september

kl. 16.30-17.30

7. november

kl. 16.30-17.30

Social- og Seniorudvalget

20. august

kl. 16-17

9. oktober

kl. 16-17

Kulturudvalget

21. august

kl. 16.30-17.30

11. oktober

kl. 16.30-17.30

 

Det foreslås også, at der snarest muligt bliver etableret en ordning med tidsbestilling til træffetiden på kommunens hjemmeside. Bestilling af tid til træffetid skal ske senest kl. 12 to hverdage før mødet, og der skal samtidig med tidsbestillingen angives et emne for træffetiden og kontaktoplysninger.

 

Hvis der eksempelvis er for mange reservationer til den afsatte tid for træffetid eller emnet ligger uden for det pågældende udvalgs område eller lignende, vil administrationen tage kontakt til de(n) pågældende og orientere herom. 

 

Efter udløbet af den et-årige forsøgsperiode vil Byrådet få forelagt en evaluering af ordningen. Evalueringen vil bl.a. omfatte oplysning om antallet af foretræder i perioden, dato for træffetiden, deltagere og emne for træffetiderne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Efter Byrådets møde udsendes en pressemeddelelse, der sættes en nyhed på kommunens hjemmeside og der orienteres på kommunens facebookside.

Indstilling

  1. At Byrådet godkender de foreslåede datoer for træffetid
  2. At Byrådet godkender en ordning med tidsbestilling på kommunens hjemmeside

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Økonomiudvalget anbefaler, at muligheden for foretræde hver. 3 måned udvides med en time. Økonomiudvalget anbefaler endvidere, at deadline for anmeldelse af foretræde uden en sag på dagsorden fremrykkes, således at information om besøg i den udvidede træffetid kan medsendes dagsorden.

Nr.136 - Fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner

Sagsnr.: 18/6647

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Byrådet skal beslutte, om det fælleskommunale beboerklagenævnet for Fredensborg og Hørsholm Kommuner skal fortsætte en ny 4-årig perioden fra 1. juli 2018 – 30. juni 2022. Endvidere skal Byrådet indstille en formand og en suppleant til Statsforvaltningen. Endvidere skal Byrådet udpege 2 medlemmer og suppleanter for disse efter indstilling fra henholdsvis Lejernes LO og de almene boligorganisationer med afdelinger i de to kommuner. Endelig skal der udpeges en socialt sagkyndig og en suppleant for denne.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg og Hørsholm Kommuner har siden 2002 haft et fælles beboerklagenævn. Alle kommuner skal have et beboerklagenævn, der behandler tvister om almene lejemål.

 

Beboerklagenævnet har en formand, som skal være jurist, og to andre medlemmer.

 

Direktøren for Statsforvaltningen udpeger formand og dennes suppleant efter indstilling fra byrådene.

 

Byrådene vælger de to andre medlemmer og suppleanter efter indstilling fra henholdsvis de almene boligorganisationer og de større lejerforeninger i kommunerne.

 

I husordenssager tiltrædes nævnet af en socialt sagkyndig, der skal vejlede om sociale forhold. Den socialt sagkyndige og dennes suppleant udpeges af byrådene.

 

Udnævnelsen af formand og udpegning af medlemmer og suppleant sker for indtil 4 år.

 

Kommunen skal stille de fornødne lokaler og medhjælp til rådighed for nævnet samt afholde udgifterne til nævnets virksomhed, og Byrådet kan tillægge medlemmerne vederlag.

 

Administrationerne i Hørholm og Fredensborg Kommune er enedes om følgende oplæg, som er uændret i forhold til tidligere beslutninger i de to byråd:

  • At det fælleskommunale beboerklagenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1. juli 2018
  • At den nuværende formand Marianne Dons indstilles til formand for nævnet til direktøren for Statsforvaltningen
  • At juridisk konsulent Bente Jersie Jensen, Hillerød Kommune, indstilles som suppleant for formanden
  • At formanden får et fast vederlag på 40.000 kr./år, der fordeles med 25.000 kr. til Fredensborg Kommune og 15.000 kr. til Hørsholm Kommune
  • At formanden herudover vederlægges med 950 kr./sag, som betales af den kommune, hvori lejemålet ligger
  • At fællessekretariatet fortsat er beliggende i Fredensborg Kommune og varetages der
  • At tidsforbruget til sekretariatsopgaver afregnes med 275 kr. pr. time og fordeles mellem kommunerne efter antal sager
  • At porto, fotokopier, papir og forplejning afregnes med 220 kr. pr. sag og betales af den kommune, hvori lejemålet er beliggende
  • At udlejer- og lejerrepræsentant vederlægges med 1.115 kr. pr. måned, og at stedfortrædere for udlejer- og lejerrepræsentanterne vederlægges med 100 kr. pr. sag, dog minimum et beløb pr. mødedag svarende til den gældende diætsats for op til 4 timer, som i år er 420 kr. Udgiften fordeles mellem kommunerne efter antal sager
  • At vederlæggelsen til stedfortræderne nettopristalsreguleres med virkning fra 1. januar 2014
  • At kursusudgifter, udgifter til abonnementer og evt. annonceringsudgifter deles lige mellem de to kommuner
  • At gebyrindtægter og øvrige udgifter fordeles mellem kommunerne efter antal sager.

 

Hørsholm Kommunalbestyrelse behandler samme sag om fælles beboerklagenævn sideløbende med behandlingen i Fredensborg Byråd.

 

Hørsholm Kommune er i dag sekretariat for et tilsvarende fælles huslejenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner. Begge byråd har netop besluttet, at det fælles huslejenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1.april 2018 til 31.marts 2022.

 

Antal sager i beboerklagenævnet i perioden 2014 – 2017:

2017: Fredensborg 42, Hørsholm 8

2016: Fredensborg 23, Hørsholm 9

2015: Fredensborg 24, Hørsholm 4

2014: Fredensborg 39, Hørsholm 5

 

Vedrørende valg af formand og suppleant:

Administrationen indstiller, at Marianne Dons fortsætter som formand for nævnet og at Bente Jersie Jensen udpeges som suppleant for formanden.

 

Vedrørende valg af lejerrepræsentant og suppleant:

Administrationen indstiller, at John Hestehave udpeges som lejerrepræsentant og Conny Birkholm som suppleant, som indstillet af Lejernes LO.

 

Vedrørende valg af udlejerrepræsentant og suppleant:

Alle boligorganisationer i de to kommuner er blevet bedt om at indstille en eller flere personer som udlejerrepræsentant i nævnet. Der er modtaget følgende indstillinger:

 

  1. Indstilling fra Lejerbo, Fredensborg:
    1. Lars Schmidt, Græsted (forretningsfører for Lejerbo, Fredensborg, repræsenterer 230 boliger, ansat i Lejerbo siden 1998 og har driftsansvaret for boligafdelingerne i Nordsjælland som både inspektør, driftschef, souschef og forretningsfører. Før dette har Lars Schmidt været beboerdemokrat siden 1995). Lars Schmidt er også interesseret i at blive udpeget som suppleant, hvis han ikke udpeges som medlem.
  2. Indstilling fra Humlebæk Boligselskab:
    1. Ole Sørensen, Fredensborg (driftsleder for Humlebæk Boligselskab, repræsenterer 1.100 boliger, 15 års anciennitet som ejendomsmester i boligselskabet). Ole Sørensen er ikke interesseret i at blive udpeget som suppleant, hvis han ikke udpeges som medlem.
  3. Indstilling fra Asminderød Boligselskab og Hørsholm almene Boligselskab:
    1. Christian Balle Hansen (formand for Hørsholm almene Boligselskab og formand for Afdeling Ådalsparken, der har over 800 boliger og er det største boligselskab i Hørsholm, repræsenterer ca. 2.200 boliger i de to kommuner, har en lang og solid erfaring inden for beboerdemokratiet, der rækker mere end 20 år tilbage. Christian Balle Hansen har fungeret som suppleant i nævnet). Christian Balle Hansen er også interesseret i at blive udpeget som suppleant, hvis han ikke udpeges som medlem.
  4. Indstilling fra Boligkontoret Danmark ( på vegne af Boligselskabet Borgerbo, Boligselskabet Hejrevangen og Jellerødparken):
    1. Marianne Lundberg Andersen (selskabsformand for AB Hørsholm Kokkedal, har siddet i beboerklagenævnet igennem flere perioder, og har tidligere været udpeget som lægdommer i boligretten. Sidder herudover i Boligkontoret Danmarks bestyrelse, hvor hun er formand for flere udvalg. Marianne Andersen har igennem sine 35 års erfaring i den almene sektor erhvervet sig et bredt kendskab til sektorens lovgivning og finder arbejdet i nævnet spændende og lærerigt, og mener at nævnet har løst sine opgaver på en god og ordentlig måde. Repræsenterer 1029 boliger fordelt i både Hørsholm og Kokkedal). Marianne Andersen er ikke interesseret i at blive udpeget som suppleant, hvis hun ikke udpeges som medlem.

 

Administrationerne har foretaget en samlet vurdering af de 4 indstillede kandidater for så vidt angår kvalifikationer, antallet at boliger som de repræsenterer og hidtidige erfaring med området og indstiller på den baggrund, at Marianne Lundberg Andersen udpeges som medlem af nævnet og at Christian Balle Hansen udpeges som suppleant for Marianne Lundberg Andersen. 

 

Vedrørende valg af socialt sagkyndigt medlem og suppleant:

Administrationen indstiller, at faglig koordinator i kontakthjælpsteamet Camilla Rasmussen, Fredensborg Kommune, udpeges som socialt sagkyndig, og at centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, udpeges som suppleant.

Bevilling

Udgiften afholdes inden for budgettet.

Retsgrundlag

Almenlejelovens kapitel 17.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner fortsætter i perioden 1. juli 2018 – 30.juni 2022
  2. At det indstilles til direktøren for Statsforvaltningen at udpege Marianne Dons til formand og juridisk konsulent Bente Jersie Jensen som suppleant for formanden
  3. At følge indstillingen fra Lejernes LO om at udpege John Hestehave som lejerrepræsentant og Conny Birkholm som suppleant
  4. At udpege Marianne Lundberg Andersen og Christian Balle Hansen som henholdsvis udlejerrepræsentant og suppleant
  5. At udpege faglig koordinator Camilla Rasmussen, Fredensborg Kommune, og centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, som henholdsvis socialt sagkyndigt medlem og suppleant
  6. at godkende administrationernes forslag til honorering af formand og medlemmer samt oplæg til udgiftsfordeling mellem Fredensborg og Hørsholm Kommuner

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler administrationens indstillinger.

Nr.137 - 3B indgår administrationsaftale med KAB

Sagsnr.: 18/9114

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Hermed orienteres om, at Boligforeningen 3B med virkning fra 1. januar 2019 har indgået administrationsaftale med KAB.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Boligforeningen 3B er en boligorganisation, der hidtil selv har administreret sine almene boligafdelinger.

 

KAB er et selskab, hvis primære funktion er at administrere andre boligorganisationer. KAB leverer endvidere ydelser indenfor bl.a. energidrift og byggerådgivning. KAB løser også opgaver som byggeforretningsfører, både ved nybyggeri og renoveringer, og koordinerer boligsociale indsatser i dialog med beboere og kommuner.

 

Den nye administrationsaftale indebærer, at 3B’s administrative opgaver i forbindelse med udlejning, huslejeopkrævning, budgetter og regnskaber, byggeri, juridisk bistand, it og driftssupport, overordnet ledelse mv. overdrages til KAB. 3B vil forsat have en egen drift, hvor de ansatte i driften og i de boligsociale helhedsplaner er ansat i 3B.

 

Med den nye administrationsaftale ønsker 3B og KAB ”at skabe et stærkt fællesskab, hvor 3B kan fortsætte som selvstændig boligforening. Et fællesskab der vil være i stand til at skab gode løsninger og endnu bedre bolgier for alle.”

 

I sit oplæg til repræsentantskabets beslutning skriver 3B’s administration, at administrationsaftalen vil medføre følgende fordele:

-         Større udviklingskraft

-         Politisk fokus på afdelingerne

-         Stærkere faglige fællesskaber

-         Stærk aktør indenfor byggeområdet

-         Stærk indkøbskraft

-         Mulighed for bredt boligudbud

Om konsekvenserne for afdelingerne (herunder for Egedalsvænge) skriver 3B’s administration, at konsekvenserne vil være relativt begrænsede, idet 3B’s driftspersonale, herunder driftscheferne, og de boligsociale medarbejdere fortsat vil være ansat i 3B, og implementeringen af (det man kalder) ”Fremtidens Drift” vil fortsætte.

 

I forhold til beboerne vil de ikke opleve de store forandringer. Det vil lang hen ad vejen være de samme medarbejdere som hidtil, der servicerer beboerne, idet 3B’s administrative medarbejdere overgår til ansættelse i KAB efter virksomhedsoverdragelsesreglerne.

Den nye administrationsaftale er budgetteret til at give en årlig besparelse på afdelingernes administrationsudgifter på 200 – 300 kr. pr. lejemål.

 

Administrationen bemærker, at det er Københavns Kommune, der er tilsynskommune med 3B. Fredensborg Kommune har alene en tilsynsopgave i forhold til Egedalsvænge og Egelunden. Københavns Kommune har ikke haft bemærkninger til 3B’s ønske om at indgå administrationsaftalen med KAB.

 

For Fredensborg kommune betyder aftalen, at dialogen fremadrettet vil være med KAB.

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssig betydning

Retsgrundlag

Intet særskilt

Kompetence

Økonomiudvalget.

Elektroniske bilag

 

 

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.138 - Kommunens digitale medier

Sagsnr.: 18/1661

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Økonomiudvalget orienteres om status på kommunens digitale medier.

Sagsfremstilling og økonomi

Kommunen har i dag en række digitale medier, der anvendes vidt forskelligt og til forskellige formål. Vi arbejder derfor med versionering af indholdet til medietype og målgruppe. Det vil sige, at alle nyheder og informationer tilpasses mht. sprog, længde, detaljering mv. til de relevante medier og fordeles efter effekt  og i forhold til de strategiske mål.

Effekten måler vi gennem den udbredte brugerstatistik, som de digitale medier kan levere. Dermed får vi viden om, hvad brugerne ser som populært og nyttigt stof. På den baggrund kan vi prioritere de mest effektive medier i forhold til budskabet.

 

De strategiske mål for kommunikation på de digitale medier er:

  • Understøtte borgerservice / digitalisering
  • Branding af kommunens bysamfund / et godt sted at bo
  • Følge realisering af politiske mål / fx Fremtidens Fredensborg Kommune
  • Fortælle de gode historier om kommunens service / infrastruktur
  • Invitere til borgerinddragelse / dialog
  • Den gode arbejdsplads / employerbranding
     

Her er vi i dag.

fredensborg.dk er i dag den naturlige effektive indgang for borgere, som søger information og service. Hjemmesiden har ca. 52.000 besøg på en almindelig måned.  

I udviklingen af siden ligger vi fortsat stor vægt på at forbedre og forenkle borgernes adgang til selvbetjening, tidsbestilling mv. så hjemmesiden bidrager til at realisere gevinster gennem digitalisering.

 

Hosfrede.dk er i sin nye version med åben adgang blevet vel modtaget. Her er ca. 21.000 besøg om måneden.

I udviklingen af siden er målet at få automatiseret og forenklet flere arbejdsprocesser, så intranettet i endnu højere grad bliver et digitalt arbejdsredskab, som kan medvirke til effektivisering.

Den nye Byrådsportal giver politikerne let adgang til spørgsmål & svar samt praktisk information.

 

Facebook i kommunen er siden den beskedne start i 2013 med én side vokset til den centrale kilde til nyheder og gode historier. Vi har i dag 19 sider. herunder skoler, sundhedspleje, ungfredensborg. Fritidsbutik,  med over 13.000 følgere, hvilket er et højt niveau og tilsvarende kommuner som Hillerød og Helsingør.

De seks centrale Facebook-sider fungerer godt til branding af byerne, kommunens service mv., jf. de strategiske mål. De seks sider er en for hvert bysamfund, landet og Fredensborg Kommune.

De seks centrale er

www.facebook.com/fredensborgkommune
www.facebook.com/sammenomkokkedal
www.facebook.com/mitfredensborg
www.facebook.com/voresnivaa
www.facebook.com/hososihumlebaek
www.facebook.com/livetpaalandet


 

Borgerne har god forståelse for kommunens rolle på Facebook.
 

Instagram-fredensborg_kommune har190 følgere og er i fortsat vækst. Her er målet at fortælle den gode historie om kommunen gennem billeder og de emneord (hasttags) som knytter sig her til.

LinkedIn Fredensborg Kommune Fredensborg Kommune har 1.541 følgere og anvendes i dag primært til jobopslag. Dog er der nu også historier om kommunen generelt – fx uddannelse af kommende ledere, skjulte malede døre for demente på Benediktehjemmet m.m

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Økonomiudvalget

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.

Nr.139 - Forslag til tillæg nr. 9 til Spildevandsplan 2011-2020

Sagsnr.: 18/5034

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Godkendelse af forslag til tillæg nr. 9 til Fredensborg Kommunes Spildevandsplan 2011-2020 med henblik på offentlig høring. Tillægget indeholder en beregningsmetode for befæstelsesgrader. Befæstelsesgrader reguleres allerede i dag i Spildevandsplan 2011-2020 uden en vejledning til beregning af disse.

Sagsfremstilling og økonomi

Maksimale befæstelsesgrader

For at reducere antallet og omfanget af oversvømmelser i Fredensborg Kommune må der ikke ledes mere regnvand til kloaksystemet, end det er dimensioneret til. Rent praktisk fastsættes der en såkaldt ”maksimal befæstelsesgrad” for et område i spildevandstilladelser og lokalplaner. Den maksimale befæstelsesgrad er et udtryk for, hvor stor en andel af et areal har tætte overflader, så regnvandet ikke kan sive ned i jorden, og hvor regnvandet derfor afledes uforsinket til kloak.

 

Spildevandsplan

Spildevandsplan 2011-2020 (se elektronisk bilag) giver en samlet oversigt over den nuværende og planlagte regnvands- og spildevandshåndtering i kommunen.

I spildevandsplanen angiver Fredensborg Kommune maksimale befæstelsesgrader, men ikke en vejledning til hvordan disse befæstelsesgrader skal beregnes. Den manglende vejledning har medført unødig ekstra kommunikation mellem ansøger og administrationen og dermed forsinket sagsbehandlingen.

 

Indhold af tillæg om befæstelsesgrader

Forslag til tillæg nr. 9 til Fredensborg Kommunes Spildevandsplan 2011-2020 indeholder definition og eksempel på beregning af maksimal befæstelsesgrad i Fredensborg Kommune.

 

Administrationen vil derfor fremover kunne henvise ansøgere til tillægget, hvor de vil finde en skriftlig vejledning til, hvordan disse befæstelsesgrader skal udregnes. Dette vil sikre en mere ensartet beregningsmetode og have positiv effekt på sagsgangen.

 

Videre proces

Såfremt forslaget godkendes sendes det i 8 ugers offentlig høring. Herefter samles der op på kommentarer og indsigelser, der måtte være kommet i høringsperioden. Det endelige tillæg til spildevandsplan 2011-2020 forelægges derefter til endelig politisk godkendelse. 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Lovbekendtgørelse nr. 966 af 23. juni 2017 om miljøbeskyttelse (Miljøbeskyttelsesloven)
Bekendtgørelse nr 1469 af 12. december 2017 om spildevandstilladelser m.v. efter miljøbeskyttelseslovens kapitel 3 og 4 (Spildevandsbekendtgørelsen)

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Høring om tillægget til spildevandsplanen annonceres på kommunens hjemmeside. Forslaget bliver desuden sendt til relevante interesseorganisationer samt Miljøstyrelsen. Det vedtagne tillæg skal sendes til Miljøstyrelsen.

Elektroniske bilag

Spildevandsplan 2011-2020:

https://www.fredensborg.dk/borger/vand-og-natur/spildevand

Bilag 1: Forslag til tillæg 9 til Fredensborg Kommunes Spildevandsplan 2011-2020

 

Indstilling

  1. At forslag til tillæg nr. 9 til Fredensborg Kommunes Spildevandsplan 2011-2020 sendes i offentlig høring.

Beslutning i Infrastruktur- og Teknikudvalget den 03-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler Infrastruktur – og Teknikudvalgets indstilling.

Nr.140 - Overdragelse af ansvar for asfalt til Nordsjællands Park og vej

Sagsnr.: 18/10074

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Beslutning om omfang af overdragelse af midler til Nordsjællands Park og Vej til varetagelse af opgaven med vedligeholdelse af asfaltarealer mm.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I bilag 1A til samarbejdsaftalen om Nordsjællands Park og Vej (NSPV) fremgår at mindre asfaltarbejder skulle omfattes af de opgaver som blev til varetagelse af NSPV fra selskabet blev etableret 1. januar 2014.

 

Byrådet behandlede den 17. august 2017 en sag om ”Evalueringsrapport vedrørende Nordsjællands Park & Vejs virksomhed 2014-2016”. Af dagsordenen fremgik at NSPV anbefaler at asfaltopgaverne samles i NSPV med henblik på at opnå størst mulige synergier i forbindelse med tilstandsvurdering, planlægning og udbud. Byrådet besluttede blandt andet at der arbejdes videre med de i evalueringen rejste spørgsmål om snitflader mv.

 

Dette harmonerer med den administrative aftale som NSPV og Fredensborg kommune indgik i 2016 om, at NSPV på sigt skulle overtage ansvaret for vedligeholdelse af samtlige asfaltarealer på de kommunale veje og stier i Fredensborg Kommune. Baggrunden for aftalen er, at det derved er NSPV som har ansvar for vedligeholdelse af de kommunale veje i den fulde bredde fra skel til skel. Med aftalens indgåelse blev der overdraget lønmidler fra Fredensborg kommune til NSPV, til varetagelse af opgaven.

 

Aftalen skulle iværksættes fra 2017, men forblev efter gensidig aftale i kommunens varetagelse i 2017, da der var nogle kontraktmæssige forhold der skulle afklares og NSPV skulle opbygge de relevante kompetencer. Disse forhold er nu på plads.

 

Asfaltarealerne omfatter ca. 230 km asfalterede kommuneveje og ca. 80 km asfalterede kommunale stier.

 

 

Udvidelse af samarbejdsaftalen

Aftalen om at NSPV overtager ansvaret for vedligeholdelse af samtlige asfaltarealer på de kommunale veje og stier i Fredensborg Kommune, er en udvidelse af den opgave som er beskrevet i bilag 1A til samarbejdsaftalen, og fordrer efter administrationens opfattelse derfor beslutning i Byrådet.

 

 

Asfaltarealer omfattet af funktionskontrakten

En stor del af vejene (212 km) og stierne (17 km) er omfattet af en kontrakt med Colas a/s. Aftalen er en funktionskontrakt som indebærer at Colas har ansvaret for løbende at vedligeholde vejene og stierne til et defineret funktionsniveau og at Colas i 2027 skal aflevere vejene til kommunen i en specificeret tilstand.

 

Aftalen er indgået mellem Fredensborg kommune og Colas. Colas ønsker ikke at overdrage aftalen til NSPV, hvorfor det fortsat er kommunen som er kontraktholder og betaler for opfyldelsen af kontrakten. Midlerne til betaling for funktionskontrakten (ca. 3,9 mio. kr. om året), forbliver derfor i kommunens budget. Dette forhold er tidligere udvalgsbehandlet.

 

Ved kontraktens udløb overtager NSPV ansvaret for varetagelse af de opgaver, som i dag er omfattet af funktionskontrakten. Omfanget af midler til dette, forudsætter en særskilt politisk beslutning. Den gældende kontrakt med Colas er delvist finansieret af en anlægsbevilling som udløber ved kontraktens ophør.

 

NSPV skal fremadrettet kunne varetage opgaven med vedligeholdelse af asfaltarealerne og koordinere denne med de øvrige vedligeholdelsesarbejder på vejene. Derfor laver kommunen en aftale med NSPV om at de indtræder som byggeleder for kommunen i varetagelse af kommunens kontrakt med Colas. NPSV har dermed ansvar for den daglige planlægning og kommunikation med Colas og sikring af kontaktens opfyldelse.

 

 

Asfaltarealer som ikke er er omfattet af funktionskontrakten

De veje som ikke er omfattet af funktionskontakten udgør ca. 17 km veje og ca. 50 km stier. Ansvaret for disse er overdraget til NSPV pr. 2018. Den årlige udgiften til vedligeholdelse af asfalten på disse veje og stier er anslået at ligge i størrelsesordenen 300.000 – 400.000 kr. 

 

Da disse veje udgør en forholdsvis lille mængde og for at forenkle koordineringsarbejdet, så undersøger NSPV og kommunen pt. muligheden for at disse veje også kan blive omfattet af funktionskontrakten med Colas.

 

Hvis dette viser sig at være fordelagtigt, anbefales at disse veje blive omfattet af funktionskontrakten og håndteres på samme måde som beskrevet ovenfor. Hvis det ikke er muligt at omfatte vejene af funktionskontrakten anbefales det at midlerne til vedligeholdelse af disse veje overføres til NSPV ved at forhøje den årlige driftsbevilling til NSPV inden for politikområde 3, Veje og trafik.

 

 

Udgifter til følgearbejder til asfaltarbejder

Når der lægges ny asfalt på vejene er det ofte nødvendigt eller fornuftigt at udføre en række følgearbejder, som for eksempel forbedring af vejkassen under det asfalterede areal, hævning af kantsten og lignende. Disse arbejder er ikke omfattet af funktionskontrakten.

 

Disse arbejder koordineres i sagens natur i tæt samarbejde med asfaltentreprenøren (Colas). Koordineringen og rekvireringen af disse arbejder er hidtil foretaget af kommunen og udført af asfaltentreprenøren, NSPV eller en tredje entreprenør.

 

Eftersom NSPV overtager ansvaret for koordineringen omkring asfaltarbejderne med Colas og har ansvaret for vedligeholdelse af de øvrige vejelementer, er det hensigtsmæssigt at NSPV også har ansvaret for at koordinere og rekvirere de relevante følgearbejder, og disponerer over de relevante midler hertil.

 

Det er ikke muligt på forhånd at opgøre det præcise omfang af følgearbejder og midlerne hertil. Dels vil omfanget variere fra sag til sag og dels er nogle af følgearbejderne allerede omfattet af NSPVs nuværende opgaver.

 

Det er anslået at omfanget af følgearbejder til asfaltarbejderne vil ligge i størrelsesordenen med kommunens budget der dækker følgearbejder og mindre stier, som ikke omfattes af funktionskontrakten. Administrationen foreslår derfor at kommunens budget på 700.000 kr. årligt overføres til NSPV ved at forhøje den årlige driftsbevilling til NSPV inden for politikområde 3 Veje og trafik. Disse midler skal også dække de eventuelle mindre stier.

 

 

Bevilling

Den årlige driftsoverførsel til NSPV inden for politikområde 3 hæves med 0,7 mio. fra i alt 15,1 mio. til i alt 15,8 mio. fra 2018.

Såfremt samtlige veje ikke kan omfattes af funktionskontrakten, hæves driftsoverførslen med yderlige 0,4 mio. kr. til i alt 16,2 mio. kr. Budgetændringen sker indenfor politikområde 3

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At samarbejdsaftalen med NSPV for Fredensborgs vedkommende, udvides til også at omfatte større asfaltarbejder med de kontraktmæssige forhold som fremgår af sagen. 
  2. At de veje som i dag ikke er omfattet af funktionskontrakten, søges omfattet af denne, subsidiært at der overdrages midler til NSPV til selvstændig varetagelse af asfalten på disse veje og stier. I givet fald overføres 0,4 i. kr. pr. år til NSPV inden for politikområde 3 gældende fra 1. januar 2018 (i 2018 niveau).
  3. At den løbende driftsoverførsel til NSPV på politikområde 3 øges med 0,7 mio kr. pr. år fra 1. januar 2018 (i 2018 niveau), til varetagelse af følgearbejder til asfaltarbejder, herunder blandt andet, men ikke begrænset til; forbedring af vejkasser, hævning af kantsten mm. samt asfalt på mindre, perifere stier og arealer. Budgetændringen sker indenfor politikområde 3.  

 

Beslutning i Infrastruktur- og Teknikudvalget den 03-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling, og bemærker at ændringen er budgetneutral inden for politikområde 3.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler indstillingen i Infrastruktur – og Teknikudvalget.

Nr.141 - Ændring af kommissorium for Grønt Råd

Sagsnr.: 18/204

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Grønt Råd har foreslået en revision af kommissoriet for rådet og dato for fælles dialogmøde.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Grønt Råd er et rådgivende forum i spørgsmål vedr. miljø-, klima-, natur- og planlægningsforhold samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse. Dette er forhold der såvel jf. tidligere og nuværende styrelsesvedtægt hører under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget kompetence. Det fremgår af Rådets kommissorium at rådet mødes en gang om året med Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Efter etablering af Infrastruktur og Teknikudvalget har Grønt råd fremsat et ønske om udvidelse af kommissoriet så dette også kan omfatte infrastruktur fx stier og rådet ønsker også fremad at referere til dette nye udvalg.

 

I tidligere byrådsperiode var et §17 stk 4 udvalg på infrastrukturområdet med eksterne repræsentanter. Dette er i det nye udvalg håndteret ved at udvalget kan afholde temamøder med eksterne interessenter på udvalgets område.

 

Det skal bemærkes at administrationen fortolker styrelsesvedtægten således at de rekreative stier i naturområder hidrører til Plan-, Miljø- og Klimaudvalget mens stier af infrastrukturmæssig betydning hidrører til Infrastruktur og Teknikudvalget.  

 

Grønt Råd foreslår, at rådets kommissorium ændres som nedenfor angivet (ændring markeret med understregning). Det nuværende kommissorium er vedlagt som bilag.

 

Ændringer af Grønt Råds kommissorium

Under punkt 1. Rådets navn og formål:

Pkt. 1.2 foreslås ændret fra:

  • At fremme dialog og samarbejde mellem kommunen, borgere, foreninger og virksomheder omkring miljø-, klima-, natur- og planlægningsforhold samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse.

 

  • På et tidligt tidspunkt, at rådgive kommunenom løbende sager i tilknytning til miljø-, klima-, natur- og planlægningsforhold samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse.

 

  • Fremadrettet, at rådgive kommunenom miljø-, klima-, natur-, og planlægningsforhold samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse.

 

Til:

  • At fremme dialog og samarbejde mellem kommunen, foreninger, virksomheder og borgere, omkring miljø-, klima-, natur- og planlægningsforhold herunder infrastruktur fx stier samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse.

 

  • På et tidligt tidspunkt og fremadrettet, at rådgive kommunenom løbende sager i tilknytning til miljø-, klima-, natur- og planlægningsforhold herunder infrastruktur fx stier samt forhold relateret til lokale kulturhistoriske værdier i tilknytning til landskab og bebyggelse.

 

Under punkt 3 Rådets møder og arbejde:

Der tilføjes flg. til § 3.7:

Referat af Grønt Råds møder tilsendes Plan, Miljø- og Klimaudvalgets (PMK) og Infrastruktur- og Teknikudvalgets medlemmer (ITU).

 

Pkt. 3.8 foreslås ændret fra:

Grønt Råd mødes en gang om året med Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

Til:

Grønt Råd inviterer til fælles dialogmøde én gang om året med Plan-, Miljø- og Klimaudvalget og Infrastruktur- og Teknikudvalget.

 

Begrundelse for ændringerne

Ændringerne ønskes gennemført for at præcisere rådets faktiske arbejdsområde og styrke dialogen med politikerne.

 

Fælles dialogmøde 18. september 2018

Grønt Råd inviterer til  fælles møde mellem de politiske udvalg og Grønt Råd tirsdag den 18. september kl 16.30-19.00.

 

Hvis udvalget har særlige ønsker til emner, der skal drøftes på mødet, bedes de  noteret i indstillingen/beslutningen eller sendt til administrationen senest 14 dage inden mødet.

 

Administrationens bemærkninger

Administrationen vurderer, at den foreslåede ændring ikke medfører en entydig og effektiv kontakt mellem det politikske niveau og Grønt Råd. Administrationen fortolker styrelsesvedtægten således, at der kun skal være én indgang til ét udvalg. Der kan dog forekomme tilfælde hvor ét eller flere udvalg er berørt, som eksempel kan nævnes de rekreative stier som hidrører til PMK-udvalget medens stier af infrastrukturmæssig betydning hidrører til ITU.

Det anbefales derfor, at bibeholde den nuværende strategi med særlig kontakt til ét udvalg, nemlig Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

Samt at efter nærmere skøn i enkelte sager, som refererer direkte til fx ITU-udvalget inddrages dette udvalg.

Desuden anbefales det, at dialogen med PMK-udvalget styrkes ved at udvalgets medlemmer modtager Grønt Råds referater.

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

 

Kompetence

Byrådet.

 

Kommunikation

Kommissoriet ændres og Grønt Råd meddeles byrådets beslutning.

 

Elektroniske bilag

 

Man kan læse det fulde kommisorium på kommunens hjemmeside https://www.fredensborg.dk/politik/raad-og-andre-udvalg/groent-raad

 

Indstilling

  1. At det eksisterende kommissorium bibeholdes med flg. tilføjelse: at efter nærmere skøn i enkelte sager, som refererer direkte fx til Infrastruktur og Teknikudvalget, inddrages dette udvalg.
  2. At der afholdes dialogmøde mellem Grønt Råd og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.
  3. At mødet afholdes den 18. september 2018.
  4. At der udsendes referat fra Grønt Råds møder til Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets medlemmer.

 

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 08-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

 

 

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler Plan-, Miljø og Klimaudvalgets indstilling.

Nr.142 - Orientering om organisering af projekt Fremtidens Nivå Bymidte

Sagsnr.: 18/5525

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Plan-, Miljø og Klimaudvalget orienteres om organisering, udstillingslokale i Nivå Bymidte samt valg af rådgiverteam til udvikling af program samt bylivsstrategi for Fremtidens Nivå Bymidte.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Projektet Fremtidens Nivå Bymidte er i høj grad et samarbejdsprojekt med såvel eksterne som interne interessenter. En forudsætning for projektets succes er, at de mange investeringer går hånd i hånd i forhold til at ændre Nivås grundfortælling og løfte Nivå fysisk og socialt. Det stiller krav til projektets organisering, der skal sikre Fredensborg Kommunes egne investeringer, private investeringer samt ske i tæt dialog med lokale interessenter og borgere. Herudover indgår Realdania aktivt i samarbejdet omkring udvikling af den strategiske byudviklingsplan, hvor de har bevilliget 2,4 mio. kr.

 

Eksterne interessenter

De eksterne interessenter kan deles op i kerneinteressenter, som skal bidrage til realisering af projektet og lokale interessenter, der gennem samskabelse og involvering kan bidrage til byliv i udviklings- og anlægsfasen og i den endelige bymidte.

 

Kerneinteressenter:

KFI erhvervsdrivende fond er Nivå Centret. KFI har ønske om at omdanne det eksisterende Nivå Center til en multifunktionel bydel med detailhandel, liberalt erhverv og boliger. Realisering af projektet er afhængig af, at KFI finder projektet økonomisk interessant.

 

MT. Højgaard ejer arealet nord for Nivå Bymidte og de har jf. gældende lokalplan mulighed for at opføre omkring 300 boliger på arealet.

 

VIBO ejer den almene etageboligbebyggelse Nivåhøj og Islandshøj. VIBO har de seneste år i samarbejde med landsbyggefonden og Fredensborg Kommune foretaget renovering af bebyggelsens udearealer. Nivåhøj er en del af Regeringens ghettoudspil ”Ét Danmark uden parallelsamfund”. Hvis regeringens ghettoudspil vedtages, så vil det indebære krav om, at der udarbejdes en udviklingsplan for Nivåhøj bebyggelsen inden 6 måneder efter vedtagelsen.

 

DSB Nivå Station ligger op mod bymidten, og den strategiske byudviklingsplan bør bidrage til at Nivå Station bliver et attraktivt område for pendlere.

 

Lokale interessenter:

Lokale interessenter er defineret ved kommunale institutioner og aktive foreninger, som har potentiale til at bidrage med at skabe liv i bymidten, og som bør have en vis grad af indflydelse på udvikling af projektet, da de enten er nuværende og/eller fremtidige brugere af bymidten. Det er blandt andet Nivå skole repræsenteret ved lærere og elever, Nivå Centerforening, Nivå Bibliotek, NKK-hallen, svømmeforeningen, Nivå Nu, Fritidshjemmet Solstrålen, FællesVærket, Smuk Nivå Bymidte, Ældresagen og liv i lergravssøerne.

Herudover er der flere kulturelle aktører i form af Nivaagaards Malerisamling, Ringovnens venner, Nivå Teater, Børnefilmklubben og idrætsforeninger, der løfter den kulturelle og fritidsmæssige sammenhængskraft i Nivå.

 

Ligesom i øvrige byudviklingsprojekter vil der ske en løbende dialog med Fredensborg Forsyning, Norfors og NSPV, der sikrer realiserbarhed og koordineret udvikling.

 

Interne samarbejdspartnere

Projektet går i høj grad på tværs af organisationen i kommunen. Det berører direkte projektet ”Generationernes hus” og sætter de overordnede fysiske rammer for ny samlet Nivå skole i bymidten, nyt kulturhus, plejecenter og evt. ny svømmehal.

 

Projektet fastlægger desuden den overordnede ramme for de enkelte funktioner i programfasen: I trin 1 disponerer den strategiske byudviklingsplan funktionerne i ”Generationernes hus” i samspil med den øvrige Nivå Bymidte og den strategiske byudviklingsplan. I trin 2 fastlægges projektforslag for ”Generationernes hus”.

 

Projektet for den strategiske byudviklingsplan for Fremtidens Nivå Bymidte skal desuden spille sammen og koordineres med den igangværende udvikling af lergravssøerne og Nivå Havn og Strandpark.

 

Kommunen er ligeledes i en proces, hvor der er fokus på, at kommunen råder over de kvadratmeter, der er behov for – for at løse kerneopgaven på den bedst mulige måde, samtidig med at kommunens bygninger og arealer har en alsidig udnyttelse til gavn for kommunens borgere. Der arbejdes under titlen ”kloge m2”, som bl.a. sætter fokus på en optimal udnyttelse af kommunens bygninger og arealer, større fleksibilitet og en totaløkonomisk tilgang til bygningsdriften. Herudover skal grundsalg af arealet Nivå Skole Nord medtænkes i projektet og øvrige relevante kommunale arealer medtænkes i projektet, således at kommunen sikrer værdiforøgelse af kommunale arealer med henblik på eventuelt fremtidig grundsalg.

 

Fredensborg Kommune har en række kommunale sociale aktører i området: SSP, Nivå på tværs, ung i Fredensborg, gang i Fredensborg og fritidsbutikken. Aktørerne understøtter livet og bidrager til at løfte Nivå socialt. Projektet koordineres med de eksisterende indsatser, men projektet ”Fremtidens Nivå Bymidte” indeholder ikke direkte sociale indsatser.
 

Organisering

Der nedsættes en strategisk styregruppe med såvel eksterne som interne parter samt en intern styregruppe.

 

Den strategiske styregruppe skal godkende projektets større milepæle, der ikke er specifik møntet på kommunale investeringer. Den interne styregruppe skal godkende projektgrundlag og –planer samt større milepæle omkring de kommunale investeringer, samt afstemme ift. politisk behandling af projektet. Beslutninger der vedrører begge styregrupper godkendes først i den interne styregruppe.

 

Kerneinteressenter og lokale interessenter samles i arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne skal i den forestående programfase bidrage til et ambitiøst afsæt for den strategiske byudviklingsplan. I arbejdsgruppen med kerneinteressenter skal repræsentanter for funktionerne i ”Generationernes hus” være repræsenteret på projektlederniveau/ programchefniveau.

 

Der afsættes ressourcer til en deltids projektassistent eller lign. der kan bistå projektleder i det daglige arbejde. Desuden etableres en tværgående projektgruppe af medarbejdere, der skal levere til projektet. Derudover vil en række øvrige medarbejdere være ressourcepersoner der i mindre omfang kan trækkes på projektet. Herudover er projektlederen ansvarlig for at sikre tværgående koordinering på rådhuset og om nødvendig med Norfors (varmeforsyning), Fredensborg Forsyning (håndtering af særligt regnvand) og NSPV (fremtidig drift af kommunale arealer). Projektlederen er generelt ansvarlig for at sikre tværgående koordinering og dialog, der sikrer synergi i de kommunale investeringer.

 

Udstillingslokale i Nivå Bymidte

Der etableres et møde- og udstillingslokale i et tomt lejemål i Nivå Centret. Formålet med møde- og udstillingslokalet er at skabe et lokalt udviklings-epicenter. Fokus vil være på at skabe en social, kulturel platform for dialog og udveksling af idéer. Kommunikationsmæssigt er det også et stærkt signal til Nivå borgerne om, at udviklingen af Nivå er igangsat.

 

Møde- og udstillingsstedet vil blive anvendt til åben dialog med borgere, faglig dialog mellem lokale interessenter, kerne aktører, kommunen og rådgiverteamet. Rådgiverne og kommunen løber stedet i gang og forventer at bemande kontoret 1-2 gange ugentligt i aktive perioder i projektets løbetid.

 

Valg af rådgiver til udvikling af program og bylivsstrategi

Der er indhentet tilbud på rådgivning på udvikling af program og bylivsstrategi for projektet.

 

Der var indbudt tre firmaer til at byde på opgaven. Ved tilbudsfristens udløb den 10. april 2018, havde Fredensborg Kommune modtaget tilbud fra følgende tilbudsgivere:

 

• Urland + Andel

• CFBO + SeTilSiden

 

Begge tilbud er konditionsmæssige, godt beskrevet og af høj kvalitet.

 

Den 18. april 2018 kunne Fredensborg Kommune meddele teamet Urland og Andel, at de har vundet opgaven. Baggrunden herfor er primært at Urland + Andel i proces og indhold har vist en stor forståelse for opgavens kompleksitet med stærke kerneinteressenter, kommunens egne udviklingsplaner samt et stort ønske om borgerinvolvering/samskabelse samt kommunikation.

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

 

Kompetence

Økonomiudvalget.

 

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 08-05-2018

Orienteringen tages til efterretning, idet udvalget bemærker der ikke med igangsættelse af arbejdet er taget stilling til etablering af en eventuel svømmehal - og at alle relevante foreninger kan deltage i arbejdet.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning, idet udvalget gør opmærksom på, at der senere i processen skal ske en politisk afklaring af den endelige volumen til de respektive kommunale aktiviteter.

Nr.143 - Masterplan 2018-22

Sagsnr.: 17/29411

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

 

Social- og Seniorudvalget skal godkende den økonomiske masterplan for Politikområde 10, Udsatte Børn og Unge og Politikområde 14, Handicap og Socialpsykiatri.

Udvalgsmødet indledes med et temamøde med særlig fokus på voksenområdet.

 

Sagsfremstilling og økonomi

 

Der er udarbejdet en ny økonomisk masterplan for Politikområde 10, Udsatte Børn og Unge og Politikområde 14, Handicap og Socialpsykiatri. Den økonomiske masterplan skal medvirke til, at nedbringe de forventede merudgifter på området.  

Center for Familie og Handicap har i 2018 et samlet budget på 426 mio. kr., heraf udgør 253 mio. kr. voksenområdet og 112 mio. kr. på børneområdet.

 

Samlet for voksen- og børneområdet

Samlet set forventes det at voksen- og børneområdet i 2018-2022 har et merforbrug på 56 mio. kr., hvilket primært skyldes en nettotilgang af sager på voksenområdet samt et fald i budgetterne.

Det forventede merforbrug i årene 2018-22 skyldes primært:

  • Lille nettotilgang af helårsindivider, der modtager ydelser på voksenområdet i 2018
  • Foranstaltningsskift indenfor målgruppen, der har betydet dyrere ydelser
  • Varigheden af de bevilgede ydelser, hvilket særligt gør sig gældende på bevillinger til botilbud
  • Fald i budgetterne på såvel børne- som voksenområdet

 

 

Nye indsatser for økonomiske effekter

Der arbejdes løbende med tiltag, der skal medvirke til at skabe balance mellem budget og forbrug. Der er iværksat nye indsatser indenfor

Børneområdet

  • Fastsættelse af standarder til børn/unge, der er i aflastning på f.eks. Granbohus
  • Fastsættelse af standarder til børn/unge med handicap, der modtager hjemmepasning
  • Målgruppeafklaring af nye ansøgninger om merudgiftsydelser og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste

Det er på nuværende tidspunkt for tidligt at vurdere de økonomiske effekter af målgruppeafklaringen, da ydelserne kan spænde fra dækning af mindre merudgiftsydelser til større udgifter til aflastning, hjemmepasning og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste. De øvrige indsatser forventes at give en økonomisk effekt på 0,5 mio. kr. i 2018 stigende til 1,3 mio. kr. i 2019 og frem.

Voksenområdet

  • Bevilling af midler til ansættelse af en botilbudskonsulent som bl.a. i et samarbejde mellem Center for Familie og Handicap og Indkøbsafdelingen, skal være med til at udarbejde standardkontrakter på området. Administrationen indhenter i den forbindelse erfaringer fra andre kommuner.
  • Investering i etablering af boligmuligheder og opgangsfællesskaber på kort sigt
  • Udarbejdelsen af en businesscase på det fremtidige behov for boliger og botilbud i kommunen og politisk beslutning om investering på området
  • Ændrede kriterier for anvisning af almene boliger til borgere fra voksenhandicapområdets målgrupper
  • Serviceniveauer, bl.a. på BPA ordningerne og dermed ændring i de politisk vedtagne kvalitetsstandarder

 

 

Samlet forventes initiativerne på voksenområdet at give en økonomisk effekt på 0,5 mio. kr i 2018 med en forventning om en økonomisk effekt på 9,8 mio.kr. i 2022. De økonomiske effekter er med forbehold, da de skal kvalificeres yderligere i forbindelse med udarbejdelse af businesscasen.

 

Børneområdet

Børneområdet arbejder efter Servicelovens bestemmelser i forhold til udsatte/handicappede børn, unge og deres familier. Opgaverne omfatter administration og drift af kommunens tilbud og institutioner for familier med udsatte/handicappede børn og unge. Aktiviteterne omfatter råd og vejledning, forebyggende foranstaltninger, kompenserende ydelser og anbringelser af børn og unge.

  

Den økonomiske vurdering tager udgangspunkt i en analyse af udgifterne inden for hver enkelt aktivitet på området og en vurdering af det endelige regnskabsresultat for 2017.

 

Samlet for budgetperioden 2018-2022 ventes jf. tabel 1.2 et mindreforbrug på børneområdet i budgetårene 2018-19 og 2022. I budgetårene 2020 og 2021 forventes området at komme ud i balance. Erfaringen viser, at budgettet er sårbart i de tilfælde, hvor der akut kan opstå en situation, der kræver handling. Det kan f.eks. være i sager, hvor familier tilflytter kommunen eller, hvor der er tale om overgreb på børn og unge, der kræver øjeblikkelig handling.

 

 

Voksenområdet

Voksenområdet arbejder efter Lov om Social Service, Sundhedsloven, Lov om Specialundervisning for Voksne og Lov om Særligt Tilrettelagt Ungdomsuddannelse (STU). Aktiviteterne indenfor det specialiserede voksenområde omfatter både råd og vejledning, forebyggelse samt midlertidige og varige foranstaltninger.

Den økonomiske vurdering tager udgangspunkt i de bevillinger, der allerede er i gangsat, samt en faktisk viden om kommende sager baseret på en gennemgang i området.  Samlet for budgetperioden 2018-22 forventes et merforbrug, der skyldes nettotilgang til området, et faldende budget, og at tillægsbevillingen til nettotilgangen i 2017 ikke blev givet i overslagsårene.

 

 

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At Social- og Seniorudvalget godkender den økonomiske masterplan for Center for Familie og Handicap
  2. At Social- og Seniorudvalget godkender, at den budgetmæssige udfordring i 2019-22 håndteres i forbindelse med budgetprocessen
  3. At Social- og Seniorudvalget godkender, at der udarbejdes en boligbusinesscase på voksenområdet, der har til formål at afdække muligheder og behov for boliger til områdets målgruppe
  4. At Social- og Seniorudvalget godkender, at de beskrevne indsatser på børne- og voksenområdet i masterplanen forelægges til særskilt behandling i Social- og Seniorudvalget
  5. At Social- og Seniorudvalget godkender, at der etableres nye varige botilbud.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 14-05-2018

  1. Udvalget godkendte Masterplanen som grundlag for det videre arbejde med de budgetmæssige udfordringer.

 

Udvalget godkendte administrationens indstilling 2-5. 

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler Social –og Seniorudvalgets indstillinger

Nr.144 - Økonomisk udfordring ved drift af Karleboafdelingen

Sagsnr.: 18/10253

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Som følge af det lave antal elever på Karleboafdelingen af Fredensborg Skole, skal der træffes beslutning om, hvordan de økonomiske udfordringer håndteres for 2019 og frem.

Sagsfremstilling og økonomi

Med afsæt i orienteringen fra 17.04.18 (sag nr. 39), der handler om årsager til skolevalg, følger her en sag om de økonomiske udfordringer, som følger af det lave antal elever på Karleboafdelingen.

Børne- og Skoleudvalget vedtog den 29.11.2017 (sag nr. 122):

  • ”At Fredensborg Skole i 2018 tilføres ekstra 0,3 mio. kr. af den samlede ramme til skolerne, således at beløbet fratrækkes før elevtildeling for budget 2018 på alle skoler gennemføres, idet udvalget bemærker, at skolerne med budgetforliget 2018 – 2021 får et generelt løft.”
  • ”Spørgsmålet om finansiering af ekstra ressourcer fra 2019 oversendes til budgetforhandlingerne 2019-22”.

Der foreligger nu mere opdaterede estimater for de fremadrettede driftsbehov for årene 2019-2023, hvorfor sagen indstilles til beslutning forud for budgetforhandlingerne. Driftsbehovene skitseres nedenfor og er baseret på seneste befolkningsprognose.  

Baggrund for økonomiske udfordringer ved drift af Karleboafdelingen

Karlebo Skole har siden 2013 været en del af Fredensborg Skole og drives for midler efter samme tildelingsmodel, som de øvrige skoler, dvs. efter elevantal. Det er skoleledelsens ansvar at gøre driften rentabel ved klassesammenlægninger mv. på linje med de øvrige skoler.

Af både økonomiske og pædagogiske hensyn har skolen valgt, at danne to ikke-årgangsopdelte klasser (0. – 2. klasse og 3. – 5. klasse). Som følge heraf spænder skolen over to klasser og 6 klassetrin, hvilket betyder, at der skal dækkes mange forskellige fag i den enkelte klasse. Der er i øjeblikket ansat to lærere og en pædagog på Karleboafdelingen, og dertil kommer faglærere, der kommer ud på skolen for at dække musik, tysk mv. Behovet for at kunne dække mange fag og niveauer gør, at det er nødvendigt med flere lærere pr. elev, end man f.eks. har på Fredensborg Skole Benediktevej. 

I skoleåret 2017/18 går der primo april  i alt 46 elever på Karleboafdelingen og i skoleåret 2018/19 forventes elevtallet at falde til 40 elever, da antallet af elever, der forlader skolen efter afsluttet 5. klasse, er større end antallet af skolestartere. Det faldende elevtal har væsentlig betydning for Fredensborg Skoles samlede økonomi.

Estimeret økonomisk udfordring baseret på befolkningsprognoser

Baseret på de seneste års faktiske elevoptag, er de fremadrettede økonomiske udfordringer beregnet ud fra, at der sker et 50 pct. optag af eleverne i landdistriktet jf. befolkningsprognosen 2018. Beregningerne er baseret på indtægter og udgifter, der i 2018 knytter sig til drift af Karleboafdelingen, herunder særligt den årlige tildeling pr. elev samt udgifter til løn.

Administrationen tildeler kommunens folkeskoler et beløb for hver elev, som er indskrevet på skolerne. I 2018 er beløbet 42.891 kr. pr. elev. Beløbet fremkommer ved at trække fælles udgifter, faste udgifter på skolerne, udgifter til elever i andre tilbud og midler til socioøkonomisk fordeling fra den samlede økonomiske ramme til skolerne. Den samlede økonomiske ramme er politisk besluttet. Resultatet deles med antallet af elever i almenområdet og giver derved beløbet pr. elev, hvilket i begrænset omfang varierer fra år til år. Det gældende beløb for 2018 ligger til grund for beregningerne.

Nedenstående graf viser Fredensborg Skoles forventede økonomiske udfordring ved drift af Karleboafdelingen i årene 2019-22. Beregningerne tager udgangspunkt i de gældende rammevilkår vedr. Karleboafdelingen som en del af Fredensborg Skole og uden selvstændig ledelse:

 

 

Som grafen viser, er den forventede økonomiske udfordring opgjort til knap. 0,9 mio. kr. i 2019 stigende til ca. 1,3 mio. kr. i budget 2022. Beregningerne er lavet med udgangspunkt i samme antal ansatte i hele perioden, da der trods færre elever stadig skal være to klasser, dækkende de seks klassetrin. Merudgiften på 875.000 kr. i 2019 udgør knap 22.000 kr. pr elev svarende til en merudgift på ca. 50 pct. i forhold til den generelle elevtildeling.

Finansiering

Nedenfor skitseres to modeller for finansiering af den forventede merudgift ved drift af Karleboafdelingen:

 

1)     Finansiering inden for Fredensborg Skoles samlede budget.

2)     Finansiering inden for det samlede skolebudget.

 

Ved valg af model 1 vil Fredensborg Skole skulle bære merudgiften alene. De øvrige afdelinger på Fredensborg Skole vil hermed have færre midler pr. elev end de øvrige skoler i Fredensborg Kommune svarende til 1000 kr. pr. elev.

Ved valg af model 2 vil alle skoler solidarisk bære merudgifterne ved Karlebo Skole. De økonomiske behov til drift af Karleboafdelingen vil blive dækket med midler fra den samlede ramme til skolerne og konsekvensen heraf vil være, at kommunens skoler får tildelt lidt færre midler pr. elev.

Alternativet til de to modeller er, at der gives en særskilt merbevilling til Fredensborg Skole til at dække merudgifterne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Byrådet

Indstilling

At finansiering af den forventede merudgift ved drift af Karleboafdelingen fra 2019 sker indenfor det samlede skolebudget (model 2).

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget (18-21) den 14-05-2018

Sagen oversendes til Økonomiudvalget med anbefaling om, at finansiering af den økonomiske udfordring ved drift af Karleboafdelingen oversendes til budgetforhandlingerne 2019 – 2022.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler Børne – og Skoleudvalgets indstilling

Nr.145 - Nye driftsoverenskomster med de selvejende daginstitutioner

Sagsnr.: 16/25853

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

 

Godkendelse af nye driftsoverenskomster med de fire selvejende daginstitutioner.

Sagsfremstilling og økonomi

De fire institutioner er Smedegårdens Børnehus, Nivågård Børnehave, Bøgegården og Børnehuset Kastaniegården.

De nuværende driftsoverenskomster er indgået i 2011, (tillæggene i 2012). Driftsoverenskomsterne skal genvurderes hvert 5. år blandt andet for at opdatere og justere overenskomsten i forhold til den stedfundne udvikling.

De nye driftsoverenskomster er udarbejdet i samarbejde med institutionsbestyrelserne. Overenskomsterne er ikke enslydende, idet institutionerne har haft mulighed for at træffe individuelle til- og/ eller fravalg på tre væsentlige områder, MED-aftalen, IT og indkøbsaftaler.

De nævnte områder har ændret sig lovgivningsmæssigt, siden de nuværende overenskomster blev indgået, og de har derfor været genstand for drøftelser mellem administrationen og institutionerne.

Opbygningen af driftsoverenskomsternes tekst er ændret, idet administrationen har valgt at samle paragraffer, der hænger indholdsmæssigt sammen under én paragraf med understykker og en dækkende overskrift.

MED-aftalen § 7

I 2015 blev der efter aftale mellem KL og forhandlingsfællesskabet for de selvejende daginstitutioner ændret i MED-rammeaftalen, som betød, at såvel bestyrelser som kommunen selv kan beslutte, om de selvejende skal være omfattet af kommunens MED-aftale. Den nuværende MED-aftale i Fredensborg Kommune, der er fra 2016, omfatter de selvejende institutioner.

Bøgegården, Nivågård Børnehave og Børnehuset Kastaniegården har valgt ikke at være omfattet af kommunens MED-aftale.  Smedegårdens Børnehus har valgt at være omfattet af aftalen,§ 7 stk.3.

Indkøbsaftaler § 15

Institutionerne har kunnet vælge, om de vil tilslutte sig den samlede indkøbs- og udbudspolitik eller kun indkøbsaftalen på IT området. De to områder er adskilt i overenskomsterne, idet der knytter sig forskellige betingelser til tilslutning henholdsvis IT aftalen og øvrige indkøbsaftaler.

For IT området er der lovgivningsmæssige forhold, som betyder, at institutionerne ikke vil kunne være opkoblet til relevante systemer, som kommunen anvender, hvis de ikke er tilsluttet IT aftalen.

Ved tilslutning til IT aftalen indgås en databehandleraftale mellem kommunen og den enkelte institution. Der har ikke tidligere været indgået databehandleraftaler med de selvejende institutioner. De nye databehandleraftaler hænger sammen med implementeringen af EU's databeskyttelsesforordning.

Alle selvejende institutioner har valgt at tilslutte sig IT aftalen.

Ved tilslutning til den samlede indkøbs- og udbudspolitiksamt indkøbsstrategi får institutionerne adgang til den kommunale indkøbsportal og modtager rådgivning vedr. indkøb, udbud og kontraktstyring på samme vilkår som de kommunale institutioner.

Bøgegården og Smedegårdens Børnehus har tilsluttet sig den samlede indkøbs- og udbudspolitik, mens Nivågård Børnehave og Kastaniegårdens Børnehus har valgt at stå udenfor.

Øvrige forhold

Personalepolitikken § 7 stk. 5. Tiltrædelse af kommunens personalepolitik er uafhængig af tilslutning til MED-aftalen. Det er fortsat valgfrit for den enkelte selvejende institution, om man ønsker at tiltræde Fredensborg Kommunes personalepolitik, og der er enighed om, at dette punkt skulle formuleres som et tillæg til driftsoverenskomsten i lighed med de nuværende overenskomster.

Alle de selvejende institutioner har tilkendegivet, at de ønsker at tiltræde kommunens personalepolitik.

Forsikringer. I § 16 stk. 2 i de nuværende driftsoverenskomster står: ”Institutionen kan vælge at være omfattet af kommunens forsikringer”.

I de nye driftsoverenskomster er dette præciseret.

I § 15 stk. 5 og 6 står der ”Institutionen kan vælge at være omfattet af kommunens forsikringer på Bygnings- og Løsøreområdet (brand-vand-indbrud-tyveri-storm-hærværk), på samme vilkår som kommunens egne institutioner”.

Ingen af de fire selvejende institutioner er i dag omfattet af kommunens forsikringer på disse områder.

”Institutionen kan vælge at være omfattet af kommunens arbejdsskadeforsikring på samme vilkår som kommunens egne institutioner”.

I dag er Bøgegården og Kastaniegårdens Børnehus dækket af kommunens arbejdsskadeforsikring, mens Nivågård Børnehave og Smedegårdens Børnehus har egne forsikringer.

Da institutionerne har mulighed for at til- eller framelde sig de kommunale forsikringer i driftsoverenskomsten løbetid, er det ikke skrevet ind i overenskomsten.

De øvrige ændringer i driftsoverenskomsterne er primært foretaget, for at driftsoverenskomsternes oplysninger og bestemmelser svarer til de aktuelle forhold, og den udvikling der har fundet sted siden 2011.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Dagtilbudsloven, Retssikkerhedsloven, Offentlighedsloven og Forvaltningsloven.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1. At driftsoverenskomsterne for de fire selvejende daginstitutioner godkendes.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget (18-21) den 14-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler Børne – og Skoleudvalgets indstilling

Nr.146 - Godkendelse af borgmesterbeslutning vedrørende Forberedende Grunduddannelse (FGU)

Sagsnr.: 17/18577

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Godkendelse af borgmesterbeslutning vedtaget på møde den 23. april 2018 vedrørende placering af FGU institutioner i Nordsjælland. 

Der tale om en fælles sagsfremstilling, der fremlægges i de 11 kommuner, der har deltaget i det forberedende samarbejde.

 

Sagen behandles i Beskæftigelses-, Arbejdsmarkeds-, og Erhvervsudvalget, sendes til orientering i Børne- og Skoleudvalget, og efterfølgende til endelig behandling i Økonomiudvalget og herefter Byrådet.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Der er den 13. oktober 2017 indgået politisk aftale om Forberedende Grunduddannelse (FGU). Den nye FGU skal gøre unge under 25 år klar til fagligt, personligt og socialt at gennemføre en egentlig ungdomsuddannelse eller få varigt fodfæste på arbejdsmarkedet. Den nye FGU erstatter og integrerer en række af de eksisterende forberedende tilbud. FGU’en vil bestå af tre spor:

 

                                         Almen grunduddannelse

                                         Produktionsgrunduddannelse

                                         Erhvervsgrunduddannelse

 

Aftalepartierne er enige om, at undervisningsministeren efter en lokal proces opretter de nye FGU-institutioner som statsligt selvejende institutioner og godkender vedtægterne. For hver institution er der én bestyrelse, én øverste leder, ét regnskab og ét budget. Man forventer ca. 30 institutioner på landsplan. Hver institution kan have ét eller flere udbudssteder (kaldet skoler). Forventningen er, at der vil være ca. 90 skoler på landsplan, hvoraf de 30 udgør hovedsædet for en institution. Aftalepartierne lægger op til, at placeringen af skoler skal tage udgangspunkt i de nuværende placeringer af produktionsskoler og VUC-centre.

 

Finansiering

Økonomien er således, at hver skole får et grundtilskud på 1,7 mio. kr. (institutionen får ca. 4 mio. kr.). Hertil får institutionen en takst pr. elev på 78.650 kr. og en udslusningstakst på 15.000 kr. Af disse medfinansierer kommunerne 65 pct.. For en kommune koster en elev, der udsluses således ca. 61.000 kr. Hertil kommer, at kommunen skal medfinansiere den skoleydelse, som eleven modtager under skoleopholdet. Skoleydelsen svarer til uddannelseshjælp for uddannelsesparate for de 18+ årige og som er 1.516 kr. for de under 18-årige.

Da der således er betragtelig kommunal økonomi forbundet med opgaven, som skal løses af en selvejende statslig institution, har kommunerne et stort incitament til at ønske så stor indflydelse som muligt med henblik på at opnå så stor effekt som muligt af tilbuddet.

 

Lokal proces

Den lokale forankring i processen for oprettelse af institutioner og skoler sikres ved, at kommunerne (Kommunekontaktråd - KKR) med inddragelse af de eksisterende institutioner på det forberedende område samt ungdomsuddannelserne kommer med forslag til dækningsområder (dvs. det område, som en institution skal dække) og placering af skoler.

 

Ved placering af skoler tages udgangspunkt i:

                                         Tilstrækkeligt elevgrundlag

                                         Geografisk nærhed til de unge

                                         Udgangspunkt i eksisterende bygninger

                                         Sammenhængende fagligt/pædagogiske skolemiljø

                                         Plads til alle tre spor af FGU

 

For dækningsområdet gælder hovedreglen, at institutionen så vidt muligt bør dække et område med ca. 470 årselever. Beregningen af årselever er fastsat af Undervisningsministeriet som grundlag for alle kommuner (se bilag 1). Beregningen af årselever tager højde for, at ikke alle elever vil skulle gå på en FGU skole i et helt år.

 

Den lokale proces for udpegning af institutioner/dækningsområder er fastsat til 4 måneder med start januar 2018 (bilag 2). KKR skal senest den 1. juni 2018 fremsende et samlet notat med ønsker til dækningsområder og forslag til placering af skoler til Undervisningsministeriet. Undervisningsministeren træffer herefter endelig beslutning om institutioner/dækningsområder inden udgangen af august 2018.

 

Arbejdet i KKR Hovedstaden

K29 har nedsat en administrativ arbejdsgruppe til at følge og understøtte den lokale FGU-proces. FGU-arbejdsgruppen har udarbejdet høringssvar til lovforslaget og afdækket status for, hvilke kommuner der aktuelt er i dialog omkring placering af institutioner og skoler (se bilag 3 og 4). KL har ligeledes indgivet høringssvar (bilag 5).

 

Den 7. februar 2017 mødtes Hovedstadens borgmestre for at drøfte FGU og muligheder for placering af institutionerne. Blandt borgmestrene var der bred enighed om, at det er vigtigt at tage udgangspunkt i de unges perspektiv i processen omkring institutionsdannelse og placering af skoler. Der er blevet holdt lokale borgmestermøder blandt de kommuner, som er i dialog, med henblik på at afklare samarbejdsmuligheder i institutionsområderne.

 

Samarbejdet mellem de nordsjællandske kommuner

Dette afsnit beskriver arbejdet mellem de 11 nordsjællandske kommuner.

Strategisk Uddannelsesforum Nordsjælland (SUN) nedsatte i forsommeren 2017 en arbejdsgruppe på tværs af de 11 nordsjællandske kommuner. Arbejdsgruppen har drøftet scenarier og muligheder samt indhentet datamateriale på antal unge, transportveje og placering af nuværende forberedende tilbud. Arbejdsgruppens dataarbejde har fungeret som grundlag og inspiration for Undervisningsministeriet og KL til det materiale, som er udarbejdet for hele landet. SUN har desuden drøftet FGU processen på styregruppemøder i 2017 og 2018.

Borgmestrene i nordkommunerne arbejder ud fra, at der skal være to dækningsområder. Der er fem kommuner, som er interesserede i at have en af de to mulige moder-institutioner: Helsingør i det østlige område og Hillerød, Gribskov, Halsnæs og Frederikssund i det midt-vestlige område. Kommunerne arbejder med at sikre afklaring selv, uden at skulle involvere den opmand, som er udpeget af ministeriet.

 

Et vigtigt spørgsmål for placering af institutioner er, om en kommune kan visitere unge til skoler udenfor sit eget institutionsområde. Især ”grænsekommuner” som Egedal, Rudersdal, Fredensborg og Furesø har brug for at vide, om det vil være muligt. Der forventes ikke at blive helt frit valg, da institutionernes økonomi tager udgangspunkt i, at kommunerne visiterer deres unge til den institution, som kommunen er en del af.

 

Undervisningsministeren nedsætter en interim (midlertidig) bestyrelse for hver institution. Som udgangspunkt udpeger ministeren én kommune i institutionsområdet til interimbestyrelsen, men kommunerne i det nordvestlige områder peger på, at alle kommuner bør være med fra starten. Nedsættelse af interimbestyrelser og ansættelse af institutionsledere finder sted i perioden oktober 2018-marts 2019. Efterfølgende varetages institutionens ledelse af en bestyrelse som repræsenterer kommunerne i institutionens dækningsområde, arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer og erhvervsskolesektoren. Den midlertidige bestyrelse består af fire medlemmer:

                                         Formand med erfaring fra selvejende institutioner

                                         Ét medlem blandt de involverede kommuner

                                         Ét medlem blandt de involverede produktionsskoler

                                         Ét medlem blandt de involverede VUC

 

Formanden udpeges direkte af Undervisningsministeren.

 

FGU institutionsbestyrelsen skal være på mellem 7 og 11 medlemmer, hvoraf fire pladser er reserveret til erhvervsskoler, arbejdsmarkedets hovedorganisationer, samt en medarbejderrepræsentant. Øvrige pladser besættes med en repræsentant fra hver af de kommuner, som indgår i institutionsområdet.

 

Borgmesterbeslutning

Den 23. april 2018 har borgmestrene i de nordsjællandske kommuner holdt møde, hvor de besluttede at gå videre med model 2, hvor Hillerød, Halsnæs, Gribskov, Frederikssund, Egedal, Furesø og Allerød udgør det ene dækningsområde (Model 2A), mens Helsingør, Fredensborg og Hørsholm (Model 2B) udgør det andet dækningsområde (se bilag 6).

 

Borgmestrene besluttede derudover, at selve FGU-institutionen i dækningsområde 2A placeres i Halsnæs Kommune, mens institutionen i dækningsområde 2B placeres i Helsingør.

 

I ansøgningen, der indsendes fra KKR til Undervisningsministeriet den 1. juni 2018, har borgmestrene besluttet at oplyse, at man ønsker at placere en skole på de nuværende produktionsskoler og VUC-centre. I dækningsområde 2A ønsker borgmestrene placering af skoler i hhv. Frederiksværk, Frederikssund, Helsinge og Hillerød. Derudover har Furesø Kommune givet udtryk for, at man ønsker en FGU skole placeret i kommunen på sigt. I dækningsområde 2B ønsker man at placere skolen i Helsingør.

Bevilling

Sagen har ingen direkte bevillingsmæssige konsekvenser. 

 

Retsgrundlag

Aftale om bedre veje til uddannelse og job af den 13. oktober 2017 indgået af Regeringen (Venstre, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti), Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti, Radikale Venstre, Alternativet og Enhedslisten.

 

Kompetence

Byrådet.

 

Indstilling

  1. At det anbefales Byrådet, at beslutningen fra borgmestermødet den 23. april 2018 om at bruge Model 2A og 2B, godkendes.

 

Beslutning i Borgerservice -, Arbejdsmarkeds - og Erhvervsudvalget den 07-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

 

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget (18-21) den 14-05-2018

Orienteringen taget til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler indstillingen fra Borgeservice-, Arbejdsmarkeds – og Erhvervsudvalget og indstillingen fra Børne – og Skoleudvalget.

Nr.147 - Nivå Havn og Strandpark - Model for udviklingsplan

Sagsnr.: 17/5775

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Udvalget skal beslutte, hvilken model der skal danne grundlag for udviklingsplanen for Nivå Havn og Strandpark.

Sagsfremstilling og økonomi

Status på udviklingsplanen for Nivå Havn og Strandpark

I januar 2018 fik arkitektfirmaet SLA med underrådgiverne Urban Creators, Resonans og Orbicon tildelt opgaven med at udarbejde en udviklingsplan for Nivå Havn og Strandpark.

Før udarbejdelse af den egentlige udviklingsplan er der udført et omfattende inddragelses- og analysearbejde, der omfatter

  • Kortlægning af trafik og mobilitet, herunder sammenhængen mellem havnen, stranden og bymidten
  • Kortlægning af de klima-, natur- og miljømæssige forhold
  • Kortlægning af benyttelse af bygninger og udearealer
  • Inddragelse og samarbejde med brugere og interessenter

Her er en kort sammenfatning af de 4 fire områder. Alle fire rapporter samt en sammenfatning af konklusionerne er lagt som bilag til sagen.

Trafik og mobilitet

Sammenhængende mobilitet er vigtig i forhold til at understøtte og styrke havne- og strandlivet samt aktiviteterne i området. Samtidig skal mobilitet benyttes til at skabe sammenhæng både fysisk og mentalt til Nivå By og resten af kommunen. Og gerne med fokus på at få flere til at vælge at cykle til området. Der skal være gode og trygge forhold for ophold og gang, som gør det attraktivt at bruge havnen og stranden. Igangværende projekter i Nivå bør sammentænkes med udvikling af havn og strandpark, så der skabes størst mulig synergi til bymidten med nye boliger, ny skole mv. God mobilitet kan fastholde og tiltrække nye brugere af havnen og stranden og understøtter området som samlingssted for borgerne i Nivå.

Der er dårlig adgang for cyklende og gående til havn og strand. Strandvejen opleves som en barriere. Der er ikke sammenhæng i krydsningen af Strandvejen, hvilket skaber utryghed for cyklende og gående. På varme sommerdage og ved arrangementer på havn og strandpark er der ikke tilstrækkeligt med parkeringsmuligheder i området og der parkeres langs Strandvejen og alle tænkelige steder på havnen og ved strandparken, hvilket skaber farlige og utrygge situationer. Der er store udfordringer med parkering for biler og cykler, belysning, tryg færdsel til fods specielt ved krydsning for surfere og strandgæster. Det er et gennemgående tema hos brugere og interessenter til havn og strandpark at løsning på udfordringerne omkring mobilitet til og i havnen har høj prioritet.

Mange af udfordringerne, der findes på Nivå Havn og Strandpark, skal dog finde deres løsning uden for området og indgår således ikke i udviklingsplanen for Nivå Havn og Strandpark. Skal Nivå Havn og Strandparks rolle i Nivå styrkes, og være med til at tiltrække nye kommende borgere, skal mobiliteten i området tænkes i en større sammenhæng.

Nivå Havn og Strandpark indgår i mange af de strategier, der er udarbejdet i kommunen de seneste år. Alle rapporter peger på, at adgangsforhold til Nivå Havn og Strandpark og sammenhængen til det øvrige Nivå bør styrkes.

Bygninger og udearealer

Havnens bygninger er kendetegnet ved deres karakteristiske røde farve, som er en vigtig identitetsmarkør. En del af bygningerne er i dårlig stand og står derfor at skulle udskiftes eller restaureres. Foreningerne kan generelt alle bruge mere plads, og diskussionen om et fælles klubhus med fællesfaciliteter er derfor meget aktuel. Mulighederne til lands og til vands er i dag udfordret på grunde af beskyttelse af den omkringliggende natur og en generel pladsmangel til foreningernes udstyr.

Nivå Havn og Strandpark forbinder havn, natur, hav og strand. Dette er unikt for netop denne havn og derfor vigtigt at fremhæve og bevare. Nivå Havn er ikke som kystens andre havne. Den særlige stemning af at være tæt på naturen, masser af aktiviteter og nærvær skal bevares. Der er et stort potentiale i at organisere parkeringen bedre, så der kan opnås et øget antal p-pladser. Pladsen på havnen er dog stadig begrænset, så en udvidelse af arealet ud i vandet kan komme på tale, hvis forholdene skal forbedres væsentligt.

Klima-, natur- og miljømæssige forhold

Analysen af de klima-, natur- og miljømæssige forhold indeholder en beskrivelse af de arealmæssige bindinger og beskyttelsesområder og har til formål at afklare eventuelle ”showstoppere”, der kan forhindre eller besværliggøre hele eller dele af udviklingen af Nivå Havn og Strandpark.

Det er vurderet, at der er relativt få planmæssige bindinger eller andre ”showstoppere” i forbindelse med realiseringen af udviklingsplanen i selve havneområdet. De vigtigste planmæssige bindinger synes på nuværende tidspunkt at være arealerne, der er omfattet af strandbeskyttelseslinjen, Nivåfredningen eller naturbeskyttelseslovens generelle beskyttelsesbestemmelser. Den præcise betydning må dog afvente en nærmere granskning af udviklingsplanen. Afhængig af omfanget af udviklingsplanen skal dele af projektet godkendes af Kystdirektoratet og Fredningsnævnet.

Inddragelse og samarbejde

Sideløbende med kortlægning af diverse tekniske forhold er der arbejdet med inddragelse af de eksisterende og kommende, organiserede og ikkeorganiserede brugere af området. Eleverne fra Nivå Skole Nord har deltaget i en spørgeundersøgelse, der er afholdt to fokusgruppeinterview, og der har der løbende været dialog mellem rådgiverteamet og havnens brugere, herunder havnefogeden og formændene i de mange foreninger på havnen. De mange input fra borgere og brugere blev samlet i temaer, der efterfølgende blev yderligere debatteret på en stor workshop den 5. april 2018, hvor også børn fra Fritidsklubben Basen deltog. Workshoppen skal være med til at styrke samarbejdet på tværs af brugerne i havnen og strandparken ved at igangsætte aktiviteter på tværs.

Temaerne på workshoppen var følgende:

  1. Et fælles klubhus
  2. Maritim Nyttehave
  3. Badefaciliteter
  4. Aktiviteter på havnen
  5. Aktiviteter på tværs af klubber
  6. Læring på havn og strand
  7. De unge på havnen
  8. Mobilitet for alle

Workshoppen mundede ud i en lang række idéer, hvoraf nogle er indarbejdet i nedestående skema over tiltag, der kan indarbejdes i udviklingsplanen. Andre ideer er aktiviteter, der allerede nu kan sættes i gang, da de for eksempel handler om samarbejde på tværs mellem klubber for at tiltrække nye grupper af borgere til havnen.

Det videre arbejde

I slutningen af juni skal rådgiveren fremsende et forslag til en udviklingsplan. På baggrund af de udarbejdede analyser og input fra borgere og brugere har rådgiverne to modeller for en udviklingsplan - Model A og model A+. Model A indeholder en minimum løsning på de forskellige ønsker og udfordringer, der er i området. A+ løfter ambitionsniveauet og tænker Nivå Havn og Strandpark længere ind i fremtiden både med hensyn til klimasikring, areal til pladskrævende fysiske udviklingsmuligheder, flere og bedre fælles faciliteter herunder også badeanstalt samt andre faciliteter, der kan være med til at tiltrække nye grupper af borgere og fastholde sejlergæster i en længere periode for eksempel et legeområde.

Nogle af løsningerne vil kræve tilladelser fra forskellige myndigheder. Det vil kræve en egentlig ansøgning til en konkret løsning, før det er muligt at afklare, hvorvidt det er muligt at opnå disse tilladelser.

Forslag til indhold i en udviklingsplan for Nivå Havn og Strandpark

Trafik og forbindelser

A

A+

En bedre organisering af parkering, hvilket vil øge mængden af p-pladser til biler.

x

x

En bedre organisering af cykelparkering.

x

x

Et indre promenadeforløb, så tilgængeligheden rundt på havnen forbedres, samtidig med at havnen kobles bedre på forbindelserne fra omgivelserne.

x

x

Et ydre promenadeforløb langs Øresund, så tilgængeligheden rundt på havnen forbedres, samtidig med at havnen kobles bedre på forbindelserne fra omgivelserne.

 

x

Et forslag til sommerlukning af en del af ankomstvejen, så sikkerheden øges og forbindelsen mellem havn og strand styrkes. Fx. som en forsøgsordning, så effekten kan afprøves.

x

x

Cykelsti langs ankomstvejen, så cykelforbindelser ml. by og havn/strand styrkes.

x

x

Boardwalk henover engområdet, gerne med cykling tilladt, hvilket vil skabe en genvej og en oplevelse for de cyklende/gående og dermed gøre det mere attraktivt at ankomme uden bil.

x

x

Klimasikring

 

 

Forhøjelse af diget ud mod Øresund, så det i højere grad vil sikre havnens bygninger og faciliteter mod bølger i en stormflodssituation.

 

x

Faciliteter

 

 

Nyt klubhus for fritidsfiskerne. (Deres nuværende bygningerne er skadet af råd).

x

x

Et fælles klubhus med fællesfaciliteter som bad, toiletter, omklædning, køkken, lounge mm. for ro- og kajakklub. (Deres nuværende bygningerne er skadet af råd).

x

x

Opfyld af et areal udenfor det nuværende dige mod Øresund, og en udflytning af diget, hvilket vil skabe mulighed for bedre plads til diverse aktiviteter/faciliteter, et større fælles klubhus med faciliteter til brug for alle foreninger, en væsentligt forbedret sammenhæng mellem havn og strand samt mere plads til flere parkeringspladser.

 

x

Permanent udflytning af stranden, så bredden af stranden øges, samtidig med at vanddybden øges. Dette vil en skabe væsentlig bedre oplevelse for de badende på stranden, der i dag klager over for lav vanddybde og for lidt plads på stranden.

 

x

Forlængelse af badebro, så det er muligt for flere at komme ud på dybt vand.

x

x

Havnebad/badeanstalt med bedre faciliteter for badende.

 

x

Flere muligheder for at komme tæt på vandet.

x

x

Nye brugere

 

 

Mindre legeinstallationer

x

x

Et større legeområde med havnerelaterede aktiviteter, vil tiltrække børnefamilier.

 

x

Mere samarbejde på tværs af foreningerne kan tiltrække nye brugere.

x

x

Bedre forbindelser til omgivelserne, så havnen og stranden bliver et foretrukket udflugtsmål.

x

x

 

Økonomi

 

Budget for Nivå Havn og Strandpark inkl. faciliteter til vinterbadere

Øget drift

Projekt-

ledelse

Rådgiver, projektering, kommunikation, anlæg, aktiviteter mm

2017

0,30

 

 

0,30

2018

2,00

 

0,20

1,80

2019

2,70

 

0,25

2,45

2020

2,60

 

0,25

2,35

2021-2030

1,00

1,00

 

 

Samlet

8,60

1,00

0,70

6,90

 

Samlet set er der 6,9 mio kr. til udvikling af Nivå Havn og Strandpark. De mange forslag, der ligger i de to modeller vil ikke kunne udføres indenfor budgettet, der skal således foretages en grundig prioritering eller etapedeling.

 

Fundraising

Skal der søges midler via fonde skal projektet være af høj arkitektonisk og funktionel kvalitet. Der skal være noget nyskabende og anderledes i projektet. To fonde har et stort fokus på havne, kyster og hele det blå miljø lige for øjeblikket, nemlig Lokale og Anlægsfonden samt Nordeafonden. Begge fonde sætter baren højt og har et primært fokus på udviklingen af nye aktivitetsmuligheder, som tilgodeser mange forskellige brugere. Mobilitetsløsninger og lignende infrastruktur vil typisk ikke være en del af fondenes fokus. Der er muligheder for fundraising til projektet, såfremt det får en karakter, og et indhold fondene har fokus på. Der har allerede været en indledende dialog med Lokale og Anlægsfonden, som har givet udtryk for, at Nivå Havn med dets mange foreninger og forskellige brugere er interessant i deres perspektiv. Lokale og anlægsfonden støtter typisk med 15-20 % og det må generelt forventes, at selvom det lykkes at fundraise til projektet skal kommunen bære den overvejende del af budgettet.

Administrationens anbefaling

I strategien for Fremtidens Fredensborg Kommune er en af de konkrete indsatser frem mod 2020 at styrke forbindelserne mellem Nivå bymidte, Nivås attraktioner samt forbedret adgang til Nivå Havn og Strandpark herunder for de bløde trafikanter. Arbejdet med udviklingsplanen omfatter alene Nivå Havn og Strandpark, hvilket betyder, at der ikke i denne omgang arbejdes med løsninger, der inddrager Strandvejen og de udfordringer, den skaber for området.  Et projekt hvor der arbejdes med styrkelse af forbindelser og større tryghed i trafikken i Nivå ligger inden for Infrastruktur- og Trafikudvalgets kompetenceområde jf. styrelsesvedtægten. Det er administrationens vurdering, at skal problemer med tryghed i trafikken, manglende parkeringsmuligheder og bedre tilgængelighed til havn og strandpark løses, er det nødvendigt at inddrage Strandvejen i løsningen.

Flere af forslagene i model A+ vil have en betragtelig større anlægsøkonomi for eksempel havnebad, opfyldning mod Øresund til større fælles anlæg og udvidelse af strandarealet til glæde for strandens gæster, end model A.

På nuværende stadie er det ikke muligt at vurdere anlægsøkonomien i de to modeller. Den egentlige prioritering eller etapedeling af de mange forslag afventer den endelige udviklingsplan, hvor der er mulighed for at lave en estimering af økonomien. Det vurderes, at de mange forslag i A+ modellen kan skabe en urealistisk forventning hos havnens og strandens brugere, som ikke kan indfries pga. økonomien. Derfor vil administrationen anbefale, at der udarbejdes en udviklingsplan på baggrund af model A, som omfatter de vigtigste udviklingstiltag.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Bedre forhold for gående og cyklende ved havn og strandpark kan være med til at fremme borgernes mulighed for at komme ud i naturen og være aktive og styrke deres fysiske såvel som mentale sundhed i form af motion og socialt samvær på tværs af generationer og etnicitet.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Økonomiudvalget har ansvaret for en samordnet løsning af kommunens planlægningsopgaver.

I forbindelse med udviklingsplanen for Nivå Havn og Strandpark er forvaltningen fordelt på flere udvalg. Dermed bliver det Økonomiudvalget, der samordner løsningerne.

  • Udvalget for Fritid og Idræt varetager forvaltningen af Nivå Havn og Strandpark
  • Udvalget for Plan, Miljø og Klima varetager forvaltningen vedrørende lokalplanlægning og diverse myndighedstilladelser
  • Udvalget for Infrastruktur og Trafik varetager vej og trafikområder til og fra havnen

 

Indstilling

  1. At det anbefales overfor Infrastruktur- og Trafikudvalget, at der udarbejdes en sag med henblik på at løse mobilitetsudfordringerne til og omkring Nivå Havn og Strandpark.
  2. At der udarbejdes en udviklingsplan på baggrund af model A.

Beslutning i Fritid- og Idrætsudvalget (18-21) den 15-05-2018

Udvalget anbefaler model A+ (den store model), således at ny fremtidig lokalplan ikke begrænser udviklingsmulighederne i Nivå Havn og Strandpark.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Godkender Fritids – og Idrætsudvalgets indstilling.

Nr.148 - Renovering af Karlebo Kro

Sagsnr.: 17/21799

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal tage principiel stilling til, om man ønsker at gå ind i en videre dialog med kroejer Søren Sparkov-Nielsen om de forslag til udvikling af kroen og de omkringliggende arealer, som Søren Sparkov-Nielsen er fremkommet med.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Anpartsforeningen Karlebo Kro er ejet af Fredensborg Kommune og Søren og Susanne Sparkov-Nielsen i forening. Der blev indgået en samejeoverenskomst mellem parterne den 1. januar 2002, hvor det bl.a. fremgår, at Søren og Susanne Sparkov-Nielsen tilsammen ejer en ideel anpart af ejendommen på 646 kvm, og samtidig har en eksklusiv brugsret til bestemte områder på ejendommen (bl.a. krodelen, kælderen, beboelseslejligheden på 1. sal og en stor del af udenoms arealerne). Kommunens ideelle anpart er på 506 kvm og kommunen har en eksklusiv brugsret til idrætsdelen, kælderen og arealet omkring idrætsdelen (benyttes af fodboldklubben KIF og en skydeklub). Den indvendige vedligeholdelse påhviler den enkelte brugsretsindehaver. En del af udenoms arealet vedligeholdes af parterne i fællesskab.

Parkeringsarealet ved kroen ligger på en særskilt kommunal matrikel og er ikke en del af kroen.

Søren og Susanne Sparkov-Nielsen har ifølge samejekontrakten en forkøbsret til at købe kommunens andel af kroen, hvis kommunen ønsker at sælge sin anpart.

 

Forslag til ændringer

Søren Sparkov-Nielsen sender den 27. september 2017 en række forslag til ændringer, der bl.a. vedrører en ombygning/renovering af længen ud mod fodboldbanerne, en omfordeling af m2, etablering af en ekstra lejlighed på 1.sal, etablering af jordvarmeanlæg under den tilstødende grusbane, udvidelse af den eksisterende p-plads til grusbanen. (Skrivelse er vedhæftet som bilag).

  1. Vedr. ombygning af længen ud mod grusbanerne:

Søren Sparkov-Nielsen oplyser i brev af 27. september 2017, at kroen oplever et stadigt større behov for flere og større lokaler. Da kommunens andel af ejendommen ifølge Søren Sparkov-Nielsen samtidig trænger til en renovering, kommer han med to løsningsforslag:

 

-Løsningsforslag A: Karlebo Kro køber Fredensborg Kommunes andel af ejendommen og udlejer faciliteter til kommunen til brug for KIF og skydeklubben på en uopsigelig lejekontrakt. Kroen istandsætter og indretter lokalerne. Kroen inddrager KIFs klublokale i stueplan til selskabslokaler, men indretter i stedet et nyt klublokale til KIF på 1.sal. Kroen forestår al udvendig vedligeholdelse og huslejen vil tilsvare tilbagebetalingen af den andel af byggeriet, kommunen råder over, over 30 år. Ifølge Søren Sparkov-Nielsen aftales uopsigelighed typisk for en periode mellem 5 og 10 år. Kommunen skal dog være berettiget til at opsige lejemålet i uopsigelighedsperioden, hvis kommunen ikke længere ønsker at anvende lokalerne til idrætsklub.

 

-Løsningsforslag B: Kroen betaler for et nyt tag over hele længen mod brugsret over førstesalen over krodelen.  Kommunen betaler for en ny facade mod gårdhaven og klargår facaden til at bære tungt tag. Hver part indretter egne faciliteter. Kommunen står for al indvendig og udvendig vedligeholdelse af egne lokaler.

 

  1. Etablering af en ekstra lejlighed på 1.sal

Søren Sparkov-Nielsen ønsker i forbindelse med ombygningen at etablere en ekstra lejlighed på 1. sal hen over idrætsdelen, som kan anvendes til liberalt erhverv eller en ekstra bolig. For at opnå bedre lånemuligheder ønsker han også at få ejendommen omdannet til ejerlejligheder, hvilket kræver dispensation fra ejerlejlighedsloven.

En etablering af en ekstra lejlighed på 1. sal vil kræve en ny lokalplan, idet den nuværende lokalplan kun åbner op for, at området må anvendes til offentlige formål, præstegård, forsamlingshus og kro, jf. lokalplan 37 for Karlebo Landsby

 

  1. Etablering af fælles opvarmningskilde i form af jordvarme på den tilstødende kommunale grusbane

Søren Sparkov-Nielsen skriver, at ønsket om at skabe en grøn matrikel med fælles opvarmningskilde vil være at foretrække fremfor den eksisterende løsning med el- og olieopvarmning. Det vil give begge parter en betragtelig besparelse på el, og en miljørigtig besparelse ved at fravælge olie. Han henviser til Transitions energirapport fra 2016 om implementering at fælles varmeanlæg mellem kroen og kommunen, som fremhæver jordvarmeanlæg som en velegnet fremtidssikret løsning. Samtidig kan der skabes synergi mellem kroens solcelleanlæg til varmtvandsproduktion og KIFs omklædningsfaciliteter.

Søren Sparkov-Nielsen henviser til, at det kræver en dispensation at etablere jordvarmeanlæg under én matrikel (grusbanen) til brug for en anden matrikel (kro/KIF).

 

  1. Udvidelse af eksisterende p-plads

Parkeringsarealet ved kroen er ikke en del af kroens areal, men tilhører kommunen. Parkeringsforholdene er trængte og derfor ønsker Søren Sparkov-Nielsen en udvidelse til gavn for kroens gæster, medlemmer af KIF og Karlebo Tennisklub. Han foreslår, at p-pladsen udvides til også at omfatte en del af grusbanen.

En ombygning med yderligere ca. 150-250 kvm. vil kræve dispensation for bebyggelsesgraden, og det foreslås i den forbindelse, at det nuværende p-pladsareal bliver lagt ind under kroens matrikel. 

Søren Sparkov imødeser en positiv dialog, som vil fremtidssikre ejendommen og driften af både kro og forening.

 

Vedligeholdelsestilstand af kommunens andel af kroen

Der er marts 2018 foretaget en bygningsgennemgang af Fredensborg Kommunes andel af bygningen. Gennemgang er vedlagt som bilag.

På baggrund af gennemgangen kan det konkluderes, at tilstand generelt er middel til god, men dårligt isoleret efter nutidige forhold. Enkelte vinduer er nedbrudte og taget bør afrenses for forlængelse af restlevetiden.

Der er de seneste år været følgende forbrug på længen (Bygningen er el opvarmet):

Vandforbrug i 2016 og 2017 har været ca. 230 m3/år svarende til en udgift på ca. 11.000 kr. årligt.

Elforbrug i 2016 og 2017 har været ca. 59.000 kWh/år svarende til en udgift på ca. 60.000 kr. årligt.

Der er i 2018 afsat 179.000 kr. til vedligeholdelse af bygningen (renovering af facade, eftergang af tag, malerarbejder samt udskiftning af brugsvandsanlæg).

 

Administrationens bemærkninger

Administrationen har den 21. februar 2018 holdt møde med Søren Sparkov-Nielsen og dennes advokat. Det blev aftalt, at administrationen forelægger sagen for PMK og Økonomiudvalget med henblik på at få en principiel stillingtagen til, om man ønsker at gå videre med forslagene.

 

Sagsbehandling efter Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets møde den 10. april 2018

Der har været afholdt dialogmøde mellem kroejeren og idrætsforeningerne den 2. maj 2018, jf. vedhæftede notat fra dialogmødet. Idrætsforeningerne har haft mulighed for efterfølgende at kommentere på notatet. Tennisklubben har ikke yderligere bemærkninger. Karlebo Kro ønsker blot at tilføje, at man stadig mener, der er behov for ekstra parkeringspladser, og hvis tennisbanerne flyttes til grusbanerne vil behovet blive endnu større.

 

Karlebo IF har sendt supplerende oplysninger i mails af 3. og 6. maj, der er vedhæftet sagen. Karlebo IF efterlyser heri også en længere inddragelsesproces.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At Økonomiudvalget tilkendegiver at være positiv over for at gå i dialog med Søren Sparkov-Nielsen om den fremsendte ansøgning.
  2. At Økonomiudvalget tilkendegiver, at man umiddelbart foretrækker løsningsmodel A.

 

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 10-04-2018

Et flertal anbefaler indstillingen pkt. 1 og 2, men anbefaler at sagen også behandles i Fritids- og Idrætsudvalget ift. det idrætspolitiske.

Det anbefales, at der afholdes et dialogmøde mellem kroejeren og idrætsforeningerne.

 

For stemmer 7: B, C, O, V, Ergin Özer (A) og Carsten Nielsen (A)

Hanne Berg (F) og Bo Hilsted (A) tager forbehold

Beslutning i Fritid- og Idrætsudvalget (18-21) den 15-05-2018

Udvalget anbefaler en model, hvor Karlebo IF beholder deres klubfaciliteter i stueplan.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Økonomiudvalget godkender Fritids – og Idrætsudvalgets indstilling, og Økonomiudvalget anmoder administrationen omder afholdes endnu et dialogmøde mellem kroejeren og idrætsforeningerne

Nr.149 - Orientering

Sagsnr.: 18/2926

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Henvendelse fra privat erhvervsdrivende

Budgetproces

Nr.150 - Sager behandlet på lukket møde

Sagsnr.: 18/2930

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

151. Godkendelse af dagsordenen - Lukket

152. Salg af Hammersvej 12 - 26 - Lukket

153. Salg af areal på Kronprinsensvej - Lukket

154. Orientering - Lukket

 

Sagsfremstilling og økonomi

151. Godkendelse af dagsordenen - LUKKET

152. Salg af Hammersvej 12 - 26 - Lukket

153. Salg af areal på Kronprinsensvej - Lukket

154. Orientering - Lukket

 

Kompetence

Økonomiudvalget.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

151. Godkendelse af dagsordenen – Lukket

Dagsordenen blev godkendt.

 

152. Salg af Hammersvej 12 - 26  Lukket

Anbefaler administrationens indstillinger.

 

153. Salg af areal på Kronprinsensvej  Lukket

Anbefaler Plan-, Miljø-, og Klimaudvalgets indstilling.

 

154. Orientering - Lukket