Nr.140 - Overdragelse af ansvar for asfalt til Nordsjællands Park og vej

Sagsnr.: 18/10074

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Beslutning om omfang af overdragelse af midler til Nordsjællands Park og Vej til varetagelse af opgaven med vedligeholdelse af asfaltarealer mm.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I bilag 1A til samarbejdsaftalen om Nordsjællands Park og Vej (NSPV) fremgår at mindre asfaltarbejder skulle omfattes af de opgaver som blev til varetagelse af NSPV fra selskabet blev etableret 1. januar 2014.

 

Byrådet behandlede den 17. august 2017 en sag om ”Evalueringsrapport vedrørende Nordsjællands Park & Vejs virksomhed 2014-2016”. Af dagsordenen fremgik at NSPV anbefaler at asfaltopgaverne samles i NSPV med henblik på at opnå størst mulige synergier i forbindelse med tilstandsvurdering, planlægning og udbud. Byrådet besluttede blandt andet at der arbejdes videre med de i evalueringen rejste spørgsmål om snitflader mv.

 

Dette harmonerer med den administrative aftale som NSPV og Fredensborg kommune indgik i 2016 om, at NSPV på sigt skulle overtage ansvaret for vedligeholdelse af samtlige asfaltarealer på de kommunale veje og stier i Fredensborg Kommune. Baggrunden for aftalen er, at det derved er NSPV som har ansvar for vedligeholdelse af de kommunale veje i den fulde bredde fra skel til skel. Med aftalens indgåelse blev der overdraget lønmidler fra Fredensborg kommune til NSPV, til varetagelse af opgaven.

 

Aftalen skulle iværksættes fra 2017, men forblev efter gensidig aftale i kommunens varetagelse i 2017, da der var nogle kontraktmæssige forhold der skulle afklares og NSPV skulle opbygge de relevante kompetencer. Disse forhold er nu på plads.

 

Asfaltarealerne omfatter ca. 230 km asfalterede kommuneveje og ca. 80 km asfalterede kommunale stier.

 

 

Udvidelse af samarbejdsaftalen

Aftalen om at NSPV overtager ansvaret for vedligeholdelse af samtlige asfaltarealer på de kommunale veje og stier i Fredensborg Kommune, er en udvidelse af den opgave som er beskrevet i bilag 1A til samarbejdsaftalen, og fordrer efter administrationens opfattelse derfor beslutning i Byrådet.

 

 

Asfaltarealer omfattet af funktionskontrakten

En stor del af vejene (212 km) og stierne (17 km) er omfattet af en kontrakt med Colas a/s. Aftalen er en funktionskontrakt som indebærer at Colas har ansvaret for løbende at vedligeholde vejene og stierne til et defineret funktionsniveau og at Colas i 2027 skal aflevere vejene til kommunen i en specificeret tilstand.

 

Aftalen er indgået mellem Fredensborg kommune og Colas. Colas ønsker ikke at overdrage aftalen til NSPV, hvorfor det fortsat er kommunen som er kontraktholder og betaler for opfyldelsen af kontrakten. Midlerne til betaling for funktionskontrakten (ca. 3,9 mio. kr. om året), forbliver derfor i kommunens budget. Dette forhold er tidligere udvalgsbehandlet.

 

Ved kontraktens udløb overtager NSPV ansvaret for varetagelse af de opgaver, som i dag er omfattet af funktionskontrakten. Omfanget af midler til dette, forudsætter en særskilt politisk beslutning. Den gældende kontrakt med Colas er delvist finansieret af en anlægsbevilling som udløber ved kontraktens ophør.

 

NSPV skal fremadrettet kunne varetage opgaven med vedligeholdelse af asfaltarealerne og koordinere denne med de øvrige vedligeholdelsesarbejder på vejene. Derfor laver kommunen en aftale med NSPV om at de indtræder som byggeleder for kommunen i varetagelse af kommunens kontrakt med Colas. NPSV har dermed ansvar for den daglige planlægning og kommunikation med Colas og sikring af kontaktens opfyldelse.

 

 

Asfaltarealer som ikke er er omfattet af funktionskontrakten

De veje som ikke er omfattet af funktionskontakten udgør ca. 17 km veje og ca. 50 km stier. Ansvaret for disse er overdraget til NSPV pr. 2018. Den årlige udgiften til vedligeholdelse af asfalten på disse veje og stier er anslået at ligge i størrelsesordenen 300.000 – 400.000 kr. 

 

Da disse veje udgør en forholdsvis lille mængde og for at forenkle koordineringsarbejdet, så undersøger NSPV og kommunen pt. muligheden for at disse veje også kan blive omfattet af funktionskontrakten med Colas.

 

Hvis dette viser sig at være fordelagtigt, anbefales at disse veje blive omfattet af funktionskontrakten og håndteres på samme måde som beskrevet ovenfor. Hvis det ikke er muligt at omfatte vejene af funktionskontrakten anbefales det at midlerne til vedligeholdelse af disse veje overføres til NSPV ved at forhøje den årlige driftsbevilling til NSPV inden for politikområde 3, Veje og trafik.

 

 

Udgifter til følgearbejder til asfaltarbejder

Når der lægges ny asfalt på vejene er det ofte nødvendigt eller fornuftigt at udføre en række følgearbejder, som for eksempel forbedring af vejkassen under det asfalterede areal, hævning af kantsten og lignende. Disse arbejder er ikke omfattet af funktionskontrakten.

 

Disse arbejder koordineres i sagens natur i tæt samarbejde med asfaltentreprenøren (Colas). Koordineringen og rekvireringen af disse arbejder er hidtil foretaget af kommunen og udført af asfaltentreprenøren, NSPV eller en tredje entreprenør.

 

Eftersom NSPV overtager ansvaret for koordineringen omkring asfaltarbejderne med Colas og har ansvaret for vedligeholdelse af de øvrige vejelementer, er det hensigtsmæssigt at NSPV også har ansvaret for at koordinere og rekvirere de relevante følgearbejder, og disponerer over de relevante midler hertil.

 

Det er ikke muligt på forhånd at opgøre det præcise omfang af følgearbejder og midlerne hertil. Dels vil omfanget variere fra sag til sag og dels er nogle af følgearbejderne allerede omfattet af NSPVs nuværende opgaver.

 

Det er anslået at omfanget af følgearbejder til asfaltarbejderne vil ligge i størrelsesordenen med kommunens budget der dækker følgearbejder og mindre stier, som ikke omfattes af funktionskontrakten. Administrationen foreslår derfor at kommunens budget på 700.000 kr. årligt overføres til NSPV ved at forhøje den årlige driftsbevilling til NSPV inden for politikområde 3 Veje og trafik. Disse midler skal også dække de eventuelle mindre stier.

 

 

Bevilling

Den årlige driftsoverførsel til NSPV inden for politikområde 3 hæves med 0,7 mio. fra i alt 15,1 mio. til i alt 15,8 mio. fra 2018.

Såfremt samtlige veje ikke kan omfattes af funktionskontrakten, hæves driftsoverførslen med yderlige 0,4 mio. kr. til i alt 16,2 mio. kr. Budgetændringen sker indenfor politikområde 3

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At samarbejdsaftalen med NSPV for Fredensborgs vedkommende, udvides til også at omfatte større asfaltarbejder med de kontraktmæssige forhold som fremgår af sagen. 
  2. At de veje som i dag ikke er omfattet af funktionskontrakten, søges omfattet af denne, subsidiært at der overdrages midler til NSPV til selvstændig varetagelse af asfalten på disse veje og stier. I givet fald overføres 0,4 i. kr. pr. år til NSPV inden for politikområde 3 gældende fra 1. januar 2018 (i 2018 niveau).
  3. At den løbende driftsoverførsel til NSPV på politikområde 3 øges med 0,7 mio kr. pr. år fra 1. januar 2018 (i 2018 niveau), til varetagelse af følgearbejder til asfaltarbejder, herunder blandt andet, men ikke begrænset til; forbedring af vejkasser, hævning af kantsten mm. samt asfalt på mindre, perifere stier og arealer. Budgetændringen sker indenfor politikområde 3.  

 

Beslutning i Infrastruktur- og Teknikudvalget den 03-05-2018

Anbefaler administrationens indstilling, og bemærker at ændringen er budgetneutral inden for politikområde 3.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Anbefaler indstillingen i Infrastruktur – og Teknikudvalget.