Byrådet skal tage stilling til forslag til datoer for træffetid for fagudvalgene i 2018 og forslag om bestilling af tid til træffetid på kommunens hjemmeside.

Byrådet besluttede den 30. april 2018 et reglement for træffetid på 1 time i udvalgene én gang i kvartalet i en forsøgsperiode på et år. Det vedtagne reglement er vedhæftet som bilag til sagen.

Kommunens hjemmeside er opdateret, så de nye forsøgsregler også fremgår heraf.

Det foreslås, at der skal være mulighed for træffetid efter forsøgsordningen på følgende mødedatoer i fagudvalgene i 2018. Det bemærkes i den forbindelse, at det ikke er muligt at lægge alle træffetiderne på det første ordinære udvalgsmøde i hvert kvartal, da der ikke er møder i juli og der i flere tilfælde allerede er lagt andre arrangementer ind før øvrige udvalgsmøder. Tidspunkterne for udvalgsmøder i 2019 er endnu ikke besluttet, men det forudsættes, at datoerne for træffetiden vil følge samme kadence som foreslået for 2018.

Det foreslås også, at der snarest muligt bliver etableret en ordning med tidsbestilling til træffetiden på kommunens hjemmeside. Bestilling af tid til træffetid skal ske senest kl. 12 to hverdage før mødet, og der skal samtidig med tidsbestillingen angives et emne for træffetiden og kontaktoplysninger.

Hvis der eksempelvis er for mange reservationer til den afsatte tid for træffetid eller emnet ligger uden for det pågældende udvalgs område eller lignende, vil administrationen tage kontakt til de(n) pågældende og orientere herom. 

Efter udløbet af den et-årige forsøgsperiode vil Byrådet få forelagt en evaluering af ordningen. Evalueringen vil bl.a. omfatte oplysning om antallet af foretræder i perioden, dato for træffetiden, deltagere og emne for træffetiderne.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Byrådet.

Efter Byrådets møde udsendes en pressemeddelelse, der sættes en nyhed på kommunens hjemmeside og der orienteres på kommunens facebookside.

1. At Byrådet godkender de foreslåede datoer for træffetid
2. At Byrådet godkender en ordning med tidsbestilling på kommunens hjemmeside

Økonomiudvalget anbefaler, at muligheden for foretræde hver. 3 måned udvides med en time. Økonomiudvalget anbefaler endvidere, at deadline for anmeldelse af foretræde uden en sag på dagsorden fremrykkes, således at information om besøg i den udvidede træffetid kan medsendes dagsorden.