Nr.131 - Orientering omkring Kloge m² og arealanalyse

Sagsnr.: 16/7600

 
Ulla Hardy-Hansen (C)

Beslutningstema

Orientering om status på arbejdet omkring arealanalyse og ”kloge m²” i Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning:

Administrationen præsenterede på Økonomiudvalgets møde i marts 2017 resultaterne af en benchmarkanalyse af anvendelsen af de kommunale kvadratmetre på skoler og daginstitutioner.

I denne sag orienteres Økonomiudvalget om status for arbejdet med at skabe ”kloge m2”, og om, hvordan der fremadrettet vil blive arbejdet hermed. Fra at have været et selvstændigt projekt vil analyseresultaterne fremadrettet blive inddraget i arbejdet med udviklingen af kommunens bygningsmasse under ”Fremtidens Fredensborg” og ”Fremtidens Skoler”.

Af det fremlagte analyseresultat i 2017 under titlen ”gode kvadratmeter” fremgik det, at der var et stort kapacitetsoverskud af arealer, i både daginstitutioner og på skoler. Imidlertid anvender børneområdet ikke alene areal (m2) til at fastsætte børnetallet i de enkelte institutioner. Men en enhedsnormering som er historisk fastlagt. På den baggrund har administrationen arbejdet videre og dybere med at få et overblik over, hvilke arealer vi har til rådighed, hvordan de anvendes og er indrettet.

I den forbindelse har karakteren af projektet ændret sig, så der ikke længere arbejdes på et selvstændigt projekt, der har til hensigt at arealoptimere, men mere rammen for en kulturændring i, hvordan man indretter bygninger og anvendelsen af disse

Analysearbejdet skal ikke ses som et enkeltstående projekt, men skal sammentænkes og inddrages i det nuværende og videre arbejde med udvikling af Fremtidens Skole og endvidere i de enkelte projekter i de enkelte bysamfund. Der vil i den forbindelse blive arbejdet videre med parametre som indretning, tilstand, arealudnyttelse, anvendelse, bruger ønsker, fleksibilitet m.v.

 

Status:

Benchmarkinganalysens data fra 2016/17 er blevet opdateret i 2018 og de nyeste demografital på daginstitutionsområdet viser samtidig en højere stigning i børnetallet fremadrettet end tidligere forudsagt.

Alle daginstitutioner har, overordnet set, arealer nok til at opfylde kvalitetsniveau A, som er det bedste arealniveau jf. bygningsreglementet. Det er dog administrationens vurdering, at bygningsreglementets arealrammer og minimumskrav ikke alene bør være udslagsgivende for beregning af normering af børn. Andre faktorer som antal grupperum, størrelse af fællesrum, indretning og herunder pædagogiske læringsprincipper bør tages med i betragtningen, og kan forudsætte et større antal m2 end kvalitetsniveau A.

Benchmarkanalysen viser, at der er meget stor forskel på antal m² pr elev/barn, der er tilrådighed i de enkelte bygninger - både inden for skoler og daginstitutioner.

Det er administrationens vurdering, at der ved en øget fokus på og optimering af arealer i både skoler og daginstitutioner vil kunne opnås mere kvalitet pr m², og en varig nedgang i driftsudgifterne.

Administrationen har afsluttet en gennemgående analyse på daginstitutionsområdet i Humlebæk. Analysen har været med til at afdække udfordringen omkring øget børnetilgang i daginstitutionerne i Humlebæk.

Eksempel på hvorledes benchmarkinganalysen er anvendt i den indledende afklaring omkring pladsbehov i Humlebæk, er vedlagt som bilag 1.

Som på daginstitutionsområdet vil administrationen arbejde videre på at analysere og kvalificere de arealer, der er i kommunes skoler og øvrige bygninger. Dette analysearbejde vil indgå som en naturlig del af, og i tæt samspil omkring, det videre arbejde med udviklingen af kommunens bygninger, herunder ”Fremtidens skoler i Fredensborg Kommune”, og vil dermed kunne danne beslutningsgrundlag for valget mellem f.eks. nybyggeri og renovering mv.

Analysearbejdet vil ligeledes løbende blive brugt til at kvalificere projekter og arbejder mht. at få mere værdi ind i kommunens bygninger, fx ved at øge kvaliteten, øge fleksibiliteten og reducere driftsomkostningerne.

Der er blevet udført bygningssyn på alle kommunens skoler i samarbejde med en ekstern rådgiver. Resultatet af disse syn er i øjeblikket ved at blive gennemgået og kvalificeret, og vil indgå i det videre arbejde.

 

Hvad er ”kloge m²”?

Administrationen arbejder på, at kommunen skal råde over de ”rigtige” kvadratmeter. De kvadratmeter, der er behov, for at understøtte kerneopgaven hos brugerne på den bedst mulige måde, samtidig med at kommunens bygninger og arealer har en alsidig udnyttelse, der dækker over flere funktioner til gavn for kommunens borgere. Der arbejdes under titlen ”kloge m²”, som bl.a. sætter fokus på en optimal udnyttelse af kommunens bygninger og arealer, fleksibilitet og en totaløkonomisk tilgang til bygningsdriften.

Den helt overordnede rettesnor for arbejdet er, at de fysiske rammer bedst muligt skal understøtte den kerneopgave og/eller de brugere, der er i bygningerne samtidig med, at anvendelsen af kommunens bygninger skal understøtte visionen om trygge, indbydende og levende bysamfund. Med respekt herfor skal bygningsanvendelsen være effektiv, både forstået på den måde, at vi skal blive endnu bedre til at udnytte kvadratmeterne optimalt, så der spares på drift og vedligeholdelse og frigøres penge til f.eks. børnepasning, ældrepleje og foreningsaktiviteter. Og forstået på den måde, at bygningerne understøtter, at den service der leveres i bygningerne kan leveres effektivt.

Fredensborg Kommunes ejedomsportefølje består af et stort antal forskellige bygninger, med et meget varieret brugsmønster. ”Kloge m²” er på vej med at skabe en ejendomsportefølje, hvor der kigges på tværs af funktioner og brugeranvendelse, så der med respekt for den kerneopgave, der skal løses i bygningen, opnås en optimering af arealudnyttelsen og en bedre totaløkonomi.

Antagelsen er, at ved at tage udgangspunkt i arealudnyttelsen, brugeranvendelsen og bygningskvaliteten, vil der kunne skabes mere kvalitet for færre ressourcer:

-Ved arealudnyttelse menes, hvor mange m² af bygningens samlede areal, der anvendes til de primære formål og dermed er et aktiv.

-Ved brugeranvendelse menes hvor meget bygningerne anvendes af brugerne henover døgnet og i løbet af ugen.

-Ved bygningskvalitet menes i hvor høj grad bygningen understøtter den kommunale produktion – dette kan fx være parametre som fleksibilitet i indretning, tilstand, beliggenhed, indeklima mv.

Hvis der skal skabes ”Kloge m²”, er der derfor behov se bredere end de ’traditionelle’ ejendomsdata, som energiforbrug, driftsudgifter og arealer. Dialogen med brugerne er en vigtig del af at få klarlagt det kommende behov, og for at forbedre de fysiske rammer for kerneydelsen, og for at skabe en mere fleksibel og bæredygtig ejendomsportefølje.

Ved at sammentænke funktioner, så de samme arealer udnyttes mere, kan der frigøres ressourcer. Dette sker allerbedst ved at reducere de arealer, kommunen råder over, da det både på kort og på lang sigt vil nedsætte de årlige driftsudgifter, fjerne behov for vedligeholdelse, evt. oprettelse af efterslæb og måske endda generere en salgsindtægt.

”Kloge m²” skabes i fællesskab og ved langsigtede løsninger og fælles mål. På den måde kan ejendomsporteføljen tilpasses kerneopgavernes behov, samtidig med at der skabes værdi for både brugere og borgere.

I det videre arbejde med at udvikle ”kloge m²” vil følgende parametre være en del af det analysearbejde, der skal arbejdes videre med:

- Tilstand af bygninger

- Vedligeholdelsesomkostninger

- Budgetkrav til oprettende vedligehold

- Driftsomkostninger

- Forventet restlevetid

- Beliggenhed i forhold til brugere

- Passer bygningen til kerneopgaven (primære formål)

- Nuværende indretning og evt. krav til ændring indretning

- Ændret brugerønsker til indretning

- Bygningens muligheder i forhold til en fleksibel brug, og en større udnyttelsesfrekvens.

 

Anbefaling

Det anbefales, at økonomiudvalget tager administrationens foreløbige analyseresultater til efterretning, og at de inddrages i drøftelserne i det fremadrettede arbejde med afdækning af det kvalitetsniveau, der ønskes for de kommunale bygninger.

 

Det er administrationens vurdering, at der ved en øget fokus på og optimering af arealer i både skoler og daginstitutioner vil kunne opnås mere kvalitet pr m², og en varig nedgang i driftsudgifterne.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

  1. At orienteringen om de foreløbige analyseresultater tages til efterretning
  2. At administrationen fortsætter det igangværende analysearbejde, til brug for en langsigtet strategisk planlægning og optimal udnyttelse af kommunens bygninger. 
  3. At resultaterne og arbejdet med ”Kloge m²” fremadrettet indgår som en del af det videre arbejde med Fremtidens Fredensborg og projekter herunder.

 

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-05-2018

Godkender administrationens indstillinger.