Nr.6 - Orientering om ændring af styrelseslovens § 8b

Sagsnr.: 18/1130

 
Hans Nissen (A)

Beslutningstema

Denne sag indeholder en orientering om en ny bestemmelse i § 8 b i den kommunale styrelseslov om beskyttelse af byrådsmedlemmers behandling af oplysninger som led i hvervet.

Sagsfremstilling og økonomi

Økonomi- og Indenrigsministeriet har udsendt et orienteringsbrev om en ny bestemmelse, der er indsat i den kommunale styrelseslov med ikrafttræden den 1. januar 2018.


Den nye bestemmelse i § 8 b er sålydende:


”Lov om behandling af personoplysninger finder ikke anvendelse på behandling af oplysninger, der foretages som led i varetagelsen af et kommunalbestyrelsesmedlems hverv.”

 

Formålet med bestemmelsen er at beskytte et byrådsmedlems kommunikation som led i varetagelsen af sit hverv som medlem af byrådet. Bestemmelsen retter sig mod oplysninger, der behandles som led i varetagelsen af medlemmets kommunale hverv, når medlemmet anvender kommunikationstjenester, som f.eks. en mailkonto eller en mobiltelefon, som er stillet til rådighed for medlemmet af kommunen. Bestemmelsen fastslår, at en sådan behandling af oplysninger er undtaget fra persondataloven.


Bestemmelsen skal sikre, at byrådsmedlemmer ved brug af de kommunikationstjenester, de får stillet til rådighed af kommunen, har et fortroligt rum til at kommunikere om kommunalpolitiske emner, som kommunen, herunder andre medlemmer af byrådet, ikke er berettiget til at tilgå.


Persondataloven indeholder bestemmelser om, at en myndighed eller virksomhed under visse betingelser kan foretage kontrol af oplysninger, herunder, f.eks. e-mail og tekstbeskeder, der behandles i myndighedens systemer eller tjenester, som myndigheden har stillet til rådighed for varetagelsen af opgaver for myndigheden.


Undtagelsen fra persondataloven, betyder, at en kommune ikke i medfør af persondataloven vil kunne træffe beslutning om at tilgå et byrådsmedlems kommunikation som led i varetagelsen af sit hverv, når medlemmet anvender en kommunikationstjeneste, som er stillet til rådighed af kommunen.


Undtagelsen betyder imidlertid også, at persondatalovens bestemmelser om behandling og videregivelse af oplysninger, oplysningspligt og indsigtsret for den registrerede, reglerne om behandlingssikkerhed og Datatilsynets kompetence, ikke er gældende for oplysninger, der er omfattet af § 8

b.  En borger, der har henvendt sig til et byrådsmedlem, er således ikke omfattet af persondatalovens beskyttelse af sine personoplysninger. F.eks. vil byrådsmedlemmets videregivelse af oplysningerne ikke være omfattet af persondatalovens videregivelsesregler, men alene af straffelovens regler om tavshedspligt.


Den kommunikation, der er omfattet af bestemmelsen, er kommunikation, der sker på en kommunikationstjeneste, som kommunen har stillet til rådighed for den pågældende. Det kan være en mobiltelefon, Ipad,  en mailkonto, eller lignende.


De oplysninger, der er omfattet af bestemmelsen, er både oplysninger om forhold, der kan indbringes for byrådet som kompetent myndighed og oplysninger, der har tilknytning til medlemmets varetagelse af det kommunale hverv. Det vil f.eks. være dagsordener, bilag og indstillinger, som administrationen sender til medlemmerne, eller kommunikation med borgere, der henvender sig til den pågældende.


De hverv, der er omfattet af bestemmelsen, er hverv, der reguleres af den kommunale styrelseslov. Dvs. hvervene som byrådsmedlem, udvalgsmedlem samt hverv i §60-fællesskaber.


Dette betyder, at kommunikationstjenester, som et medlem har fået stillet til rådighed i kraft af sit ansættelsesforhold i kommunen, ikke er omfattet af bestemmelsen. Det betyder ligeledes, at såfremt et medlem, der er ansat i kommunen, anvender de kommunikationstjenester, som den pågældende har fået stillet til rådighed i kraft af sit byrådshverv, i sit ansættelsesforhold, vil denne kommunikation ikke være omfattet af undtagelsesbestemmelsen.


Det fremgår af bemærkningerne til lovforslaget, at der med bestemmelsen alene er sket en fravigelse og undtagelse fra reglerne i persondataloven. Dette betyder, at anden regulering fortsat vil finde anvendelse på byrådsmedlemmernes benyttelse af de kommunikationstjenester, de har fået stillet til rådighed.


Retsplejelovens regler om politiets adgang til oplysninger i forbindelse med efterforskning af formodede strafbare forhold gælder således uændret.


Et byrådsmedlem vil videre fortsat være omfattet af reglerne om tavshedspligt i forhold til de oplysninger, som medlemmet modtager i forbindelse med sit hverv.


Herudover vil en kommune, som led i kommunens almindelige beføjelser som offentlig myndighed ved afværgning af kritiske angreb på kommunen IT-system vil være berettiget til at tilgå alle dele af kommunens IT-systemer, herunder et byrådsmedlems kommunale mailkonto, hvis dette er nødvendigt af IT faglige grunde. Kommunen vil i sådanne tilfælde ikke være berettiget til at foretage en gennemlæsning af en eller flere e-mails, men kommunens IT-afdeling eller ekstern IT-bistand vil alene være berettiget til at tilgå en mailkonto, herunder eventuelt enkelte e-mails, der som følge af vira eller anden udgør (en del af) angrebet på kommunens system, for at sikre at der ikke sker et komplet systemnedbrud. Det forudsættes, at kommunen i givet fald giver det pågældende byrådsmedlem en orientering om kommunens dispositioner.


Administrationen vil sørge for at IT-sikkerhedspolitikken ændres på de områder, som lovændringen giver anledning til.


Der vedhæftes et link til lovforslaget med bemærkninger.

Retsgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 8 b, jf. Lov nr. 1571 af 19. december 2017 om ændring af lov om kommunernes styrelse og regionsloven.

Kompetence

Byrådet

Elektroniske bilag

http://www.ft.dk/ripdf/samling/20171/lovforslag/l92/20171_l92_som_fremsat.pdf

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-01-2018


Orienteringen taget til efterretning. Ændringen af styrelsesvedtægtens §8b præciseres i it-sikkerhedspolitikken, jf. vedlagte tekst.