Nr.183 - Udbudsplan 2018

Sagsnr.: 18/4010

 

Beslutningstema

Fredensborg Kommunes udbudsplan for 2018 forelægges Økonomiudvalget til orientering. Desuden orienteres Økonomiudvalget om udvikling i compliance, og der gives en status på implementering af contract management funktion i Fredensborg Kommune.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Regler og rammer for Fredensborg Kommunes arbejde med indkøb og udbud fremgår af kommunens indkøbs- og udbudspolitik samt tilhørende –strategi. Udbudsplanen udarbejdes årligt, men revideres løbende som et dynamisk planlægnings- og prioriteringsværktøj i tæt samarbejde med de relevante fagcentre.

 

Organisatorisk varetages indkøbs- og udbudsopgaven af Team Udbud, Indkøb og Forsikring, der er forankret i Center for Økonomi, Løn og Indkøb – i tæt samarbejde med fagområderne. Udover de konkrete emner, som fremgår af udbudsplanen, arbejdes tillige med en række effektiviserings- og analyseopgaver samt med kontraktstyring af kommunens indgåede kontrakter. Arbejdet på indkøbs- og udbudsområdet sikrer, at Fredensborg Kommune målrettet arbejder i tråd med Økonomiaftalens afsnit om indkøb, der er indgået mellem regeringen og KL for 2019. Arbejdet bidrager til at opnå de økonomiske gevinster, der årligt er indarbejdet i budgettet på indkøbs- og udbudsområdet, og som er en del af kommunens samlede økonomistyring.

 

Opfølgning på indkøbs- og udbudsresultaterne i 2017

I 2017 blev gennemført 69 udbud og øvrige indkøbs- og udbudsrelaterede opgaver. Yderligere 66 opgaver er igangsat. Arbejdet på indkøbs- og udbudsområdet har i 2017 resulteret i en samlet økonomisk gevinst på 27,2 mio. kr., hvoraf 13,9 mio. kr. er lagt i kommunekassen. Dertil kommer indirekte gevinster i form af eksempelvis større værdi af indgåede kontrakter, effektivisering af arbejdsgange samt skærpelse af indkøbsadfærd.

 

Administrationen har i 2017 opdateret en compliancerapport fra 2014, der dannede baggrund for en beslutning om igangsættelse af en række initiativer[1] med henblik på forbedring af compliance[2]. Rapporten viser, at compliance på de undersøgte aftaleområder er væsentligt forbedret. Dels er andelen af omsætning hos aftaleleverandørerne steget med 12 procentpoint, og dels er andelen af omsætning på aftalevarerne steget med 32 procentpoint. I 2016 er andelen af omsætning på aftalevarerne således på 79 procent, hvilket vurderes som værende et godt resultat.

 

I 2017 er der arbejdet intensivt med implementering af contract management funktion i Fredensborg Kommune. Contract management har til formål at udnytte den fulde værdi af kontrakterne ved en proaktiv og struktureret tilgang i hele kontraktens livscyklus fra behovsafdækning til kontraktophør. Arbejdet har i det første år været fokuseret omkring udarbejdelse af en kontraktstyringsstrategi samt på udvikling af taktiske og operationelle værktøjer. Sideløbende har der været igangsat pilotprojekter med kontraktstyring af udvalgte kontrakter, hvilket vurderes at have givet god værdi[3]. De udviklede værktøjer forventes at komme til at udgøre en del af det materiale og anbefalinger, som KL ventes at offentliggøre som et led i implementeringen af den Fælleskommunale Indkøbsstrategi. 

 

Udbudsplan 2018

Udbudsplanen og de supplerende planer for analyse og kontraktstyring, der alle er at finde som bilag, er koordineret med de relevante fagområder.

 

Udbudsplanens opgaver er fordelt på kvartaler i 2018 samt på projekter, der forventes igangsat i 2019. Kvartalet indikerer det tidspunkt, hvor projektet igangsættes. Endvidere fremgår en prioritering på en tre-trinsskala, hvor 1 har første prioritet. Erfaringsmæssigt opstår en del projekter i løbet af året, som ofte har mere hastende karakter end de planlagte projekter, men det tilstræbes, at projekter med første prioritet igangsættes som planlagt. Endeligt er det angivet, hvilken rolle det udbudsfaglige team forventes at have i det enkelte projekt.

 

Herudover vil der være fokus på den fortsatte implementering og udvikling af contract management funktionen, på en yderligere skærpelse af indkøbsadfærden i organisationen samt på analyser med henblik på vurdering af potentialer for optimering på de mere komplekse indkøbs- og aftaleområder.

 

[1] Initiativerne omfattede blandt andet implementering af kommunens egen e-handelsportal.

[2] Compliance defineres i denne sammenhæng som kommunens brug af indkøbsaftalerne. En høj compliance medfører alt andet lige større værdi af indkøbs- og udbudsarbejdet.

[3] Som eksempel kan nævnes undgåede betalinger, tilbagebetalinger fra leverandører med forkerte faktureringer, mere præcise og brugbare sociale klausuler samt jobtræning og arbejde til ledige borgere i kommunen.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Arbejdet muliggør realiseringen af den budgetlagte gevinst på udbuds- og indkøbsområdet.

 

Retsgrundlag

Udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15/12/2015)

Andre virkninger (FN's Verdensmål m.m.)

Arbejdet på indkøbs- og udbudsområdet understøtter - via de kontraktmæssige krav til kommunens leverandører – bl.a. FN’s Verdensmål 8, Anstændige jobs og økonomisk vækst, Verdensmål 9, Industri, innovation og infrastruktur, Verdensmål 10, Mindre ulighed samt Verdensmål 12, Ansvarligt forbrug og produktion.

 

Sagen har relation til samtlige kommunens 8 pejlemærker, da udbudsplanen understøtter kommunens økonomi og muligheden for at virkeliggøre politiske tiltag. Særligt har sagen relation til ’Oplevelser og erhverv som udviklingsmotor’ samt ’Bæredygtighed og miljø – vejen frem’.

 

Kompetence

Økonomiudvalget

Kommunikation

Udbudsplanen offentliggøres på kommunens hjemmeside for at skabe åbenhed og gennemsigtighed om kommunens indkøb og udbud. Dette er til gavn for både nuværende og potentielle leverandører.

 

Der udarbejdes tillige en pressemeddelelse om indsatser og resultater på indkøbs- og udbudsområdet i Fredensborg Kommune.

 

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 27-08-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.