Nr.107 - Forsøgsordning for foretræde for fagudvalg

Sagsnr.: 18/6222

 

Beslutningstema

Byrådet besluttede den 26. februar 2018 at indføre træffetid på 1 time i udvalgene én gang i kvartalet som en forsøgsperiode på et år.

 

Administrationen forelægger et udkast til regler for træffetid.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog den 26. februar 2018 et træffetidsreglement ”Mød de politiske udvalg”, der giver enhver borger, forening eller virksomhed med relation til sager, som er opført på dagsordenen, mulighed for at få foretræde for udvalget. Der kan efter dette reglement kun være foretræde i sager, som er på dagsordenen. Et foretræde kan højst være på 10 min. I tilfælde af flere forskellige foretræder skal udvalgsmødet senest starte ½ time efter planlagt mødetid.

 

I det forelagte udkast til en forsøgsordning for foretræde for fagudvalg er der en træffetid på 1 time forud for det første ordinære udvalgsmøde i hvert kvartal. Træffetiden er ikke begrænset til kun at vedrøre sager på dagsordenen, men kan vedrøre andre sager af almen interesse inden for udvalgets fagområde.

 

Der kan besluttes en ordning, hvor alle, der ønsker foretræde til et udvalgsmøde, møder samtidig og overhører alle foretræder. Administrationen kan imidlertid ikke anbefale dette, da det ikke kan udelukkes, at der kommer fortrolige oplysninger frem under et foretræde. I det foreliggende udkast er det derfor foreslået, at der som udgangspunkt afsættes 15 min. pr. foretræde.

 

Det foreslås også, at de, der ønsker foretræde, skal melde deres foretræde og emne til Center for Politik og Organisation senest kl. 12 to hverdage før mødet. Dette af hensyn til planlægningen af træffetiden, ligesom borgerne heller ikke kommer til at vente unødigt på at få foretræde den pågældende dag, når de får oplyst et tidspunkt for fremmøde.

 

Der vedhæftes et udkast til regler for træffetid, der skal gælde foreløbigt for en forsøgsperiode på et år.

 

Efter det gældende træffetidsreglement ”Mød de politiske udvalg” var der i 2017 i alt 40 foretræder i udvalgene:

Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget: 2, Børne- og Skoleudvalget: 4, Fritids- og Idrætsudvalget: 6, Kulturudvalget: 6, Plan-, Miljø- og Klimaudvalget: 17, Social- og Seniorudvalget: 2.

 

Det forelægges samtidig til drøftelse, om det vedhæftede udkast til træffetidsregler skal være et supplement til de gældende regler ”Mød de politiske udvalg”, således at reglerne gælder for det første ordinære udvalgsmøde i hvert kvartal og reglerne ”Mød de politiske udvalg” de øvrige udvalgsmøder. Alternativt kan det besluttes, at det vedhæftede udkast til træffetidsregler skal erstatte ”Mød de politiske udvalg” i en forsøgsperiode på et år.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Reglementet lægges på hjemmesiden efter vedtagelse.

Indstilling

 

  1. At det forelagte udkast til regler for træffetid vedtages
  2. At det drøftes, om træffetidsreglerne skal supplere eller erstatte de gældende regler ”Mød de politiske udvalg”

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 23-04-2018

Anbefaler administrationens indstilling punkt 1. I forhold til indstillingens punkt 2 anbefaler Økonomiudvalget, at ordningen supplerer de gældende regler.