Nr.28 - Leje af areal ved Bjerre Strand til Danmarks Dejligst Festival

Sagsnr.: 18/643

 
Charlotte Bie (I)

Beslutningstema

Stillingtagen til udleje af areal ved Bjerre Strand til Danmarks
Dejligst Festival arrangement samt stillingtagen til lejens størrelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Ansøgning fra Danmarks Dejligst Festival

Kommunen har i november 2017 modtaget ansøgning fra en lokal tovholdergruppe, der sammen med arrangøren Danmarks Dejligst Festival, søger om lån/leje af areal ved Bjerre Strand (beliggende mellem Strandallé og Skolebakken i Humlebæk) lørdag den 25. august 2018, hvor man ønsker at afholde en folkefest bl.a. med musikalsk underholdning.

 

Arrangøren omtaler sig selv således:

 

”Danmark Dejligst Festival er en stor folkefest med fri adgang og med landskendte artister på Danske signatur-steder de dejligste steder i hele Danmark, hvor der normalt ikke plejer afholdes musikarrangementer. Der er fri adgang så alle kan være med, store som små, ung som gammel.

 

Danmark Dejligst Festival har med hjælp fra Lokalbrugsen og Samvirke, XL-byg, Braunstein Bryghus og Tuborg Fondet mulighed for at hjælpe 35 små byer med at holde folkefest hvert år. Vi vil gerne holde liv i det folkelige fællesskab og frivilligheden overalt i Danmark, og samtidig vise de mange smukke egne af landet, frem for gæsterne.

 

Det er gratis for en by at blive en del af Danmark Dejligst Festival. Alle der har lyst at holde folkefest med hinanden, er velkomne i vores festival, som står til rådighed med scene, lyd, lys, crew, lydmand og konferencier, så festen kan blive så god som mulig. Det er jeres fest, og vi er super glade for at I vil være med til at fejre Dejlige Danmark.

 

Danmark Dejligst har et setup med 2 hovednavne. Festivalen sørger for hovednavne, som bliver finansieret af en andel af vores salg på pladsen (85%). Festivalen tager risikoen ved regnvejr, og lægger lidt til side i solskin. Dvs. 15 % af al omsætning går til de lokale frivillige ubeskåret uanset hvad. Festivalen hjælper med ølvogne og barchef, og køkken indkøb og professionel ekspertise fra vores køkkenchef Claus Holm.”

 

Administrationens bemærkninger og anbefalinger

Danmark Dejligst Festivalen er et koncept, hvor selskabet DK Dejligst 2017 Aps i samarbejde med lokale frivillige laver en musikfestival i forskellige byer i Danmark.

 

Arrangementet støttes af diverse sponsorer og fonde. Arrangementet forventes ikke at give økonomiske udgifter for kommunen.

 

Overskuddet fra festivalen går til de lokale foreningers arbejde. Dk Dejligst 2017 Aps har deres indtjening på sponsoraftaler, annoncering og barsalg.

 

Den lokale tovholdergruppe, der formelt er ved at stifte en forening, sørger for opsætning og oprydning. Dette sker i koordinering med andre lokale foreninger, fx idrætsforeninger, der tjener lidt ved opgaven. Derved bruger den lokale forening alle deres midler fra arrangementet og får således ikke selv et økonomisk overskud.

 

Arrangørerne forventer mellem 1.500 og 4.000 festivaldeltagere afhængigt at vejret. De vil opfordre til at bruge offentlig transport eller cykel og vil undersøge mulighederne for parkering ved Humlebæk Skole og Peder Mads Strand.

 

Der kan være nogle naboer, som vil blive generet at støjen.

 

De foregående år har der været arrangeret Kommunerock på arealerne. Det er endnu ikke afgjort om Kommunerock planlægges gennemført i 2018. Hvis det bliver gennemført vil det blive i juli eller starten af august.

 

Administrationen anbefaler, at arealet ved Bjerre Strand udlejes til Danmarks Dejligst Festival den 25. august 2018.

 

Administrationen anviser de nærmere vilkår for brug af arealet, herunder blandt andet at:

Arrangementet skal foregå uden udgifter for kommunen. Det betyder bl.a. at arrangøren på egen regning skal retablere, hvis der fx bliver kørt spor i en græsplæne.

Lejer skal betale for vand, strøm, affald, toiletter mv.  

Lejer afleverer det lejede opryddet og i orden 

Lejer selv skal indhente de nødvendige tilladelser/bevillinger i forbindelse med salg af fødevarer, øl og vand, politi og andet. 

Arrangementet skal slutte senest kl. 23 af hensyn til naboerne.

Der skal forelægge en godkendt plan for parkering hos Vejmyndigheden

Administrationen anbefaler, at der opkræves en markedsleje for leje af arealet. Administrationen har undersøgt andre kommuners tilsvarende markedspriser. Priserne varierer fra 775 kr. – 10.000 kr. ekskl. moms.

 

Administrationen anbefaler på den baggrund, at der opkræves en markedsleje på 5.000 kr. ekskl. moms pr. påbegyndt døgn.

 

Bevilling

Sagen har bevillingsmæssige konsekvenser.

 

Kompetence

Infrastruktur- og Teknikudvalget.

 

Kommunikation

Ansøger modtager svar på henvendelse.

 

Indstilling

  1. At arealet ved Bjerre Strand til udlånes til Danmarks
    Dejligst Festival arrangement den 25. august 2018.
  2. At der opkræves en markedsleje på 5.000 kr. ekskl. moms pr. påbegyndt døgn.

 

Beslutning i Infrastruktur- og Teknikudvalget den 28-02-2018

Den administrative indstilling godkendt, dog med den bemærkning at arrangementet afholdes den 1. september og evt. sammenfald med andre aktiviteter skal tjekkes inden kontrakt. Markedslejen blev fastsat til kr. 1.000. Udvalget udtrykker glæde over initiativet og håber at lokale borgere spadserer til arrangementet. Udvalget forventer at arrangørerne sikrer efterfølgende oprydning af arealet og sikrer at arealet tilbageleveres i samme stand. Det samlede forløb vil indgå i en evaluering.