25-10-2018 kl. 17:30
Lilletrommen

Medlemmer

Kristian Hegaard (B)

Louise Mehnke (A)

Thomas Elgaard (V)

Rene Nørbjerg (C)

Christen Amby (F)

Jørgen Elleboe (O)

Bjørn Svensson (Ø)

Jens Andersen

Lilly Christensen

Kim Wentzel Oxenlund

Inga Lind-Madsen

Inge Zeisner

Dorthe Nielsen

Leif Rostgaard-Sørensen - Suppleant for Lis Kofoed

Afbud

Lis Kofoed

Nr.44 - Godkendelse af dagsorden

Lis Kofoed

Beslutning i Handicaprådet (18-21) den 25-10-2018

Dagsorden godkendt

Nr.45 - Beslutning om ændring i uddeling af Handicappris

Sagsnr.: 09/33486

 
Lis Kofoed

Beslutningstema

Beslutning om ændring i uddeling af Handicappris.

Sagsfremstilling og økonomi

Handicapprisen har været uddelt hvert år på FN’s internationale handicapdag den 3. december. Handicaprådet har på mødet i september 2018 drøftet om Handicapprisen fremover skal uddeles hvert andet år.

FN's Verdensmål og Byrådets arbejdsgrundlag

Byrådets arbejdsgrundlag

2. Livskvalitet i hverdagen

3. Du kan mere end du tror

 

FNs verdensmål

10. Mindre ulighed

Kompetence

Handicaprådet

Indstilling

Handicaprådet beslutter at handicapprisen uddeles hvert andet år. Næste gang i 2019.

Beslutning i Handicaprådet (18-21) den 25-10-2018

Det besluttes at holde fast i uddelingen af handicapprisen én gang årligt. Næste gang i 2019 og evalueres i januar 2020..

Nr.46 - Hjælpemiddelcentral - Samarbejdsaftale

Sagsnr.: 18/13258

 
Lis Kofoed

Beslutningstema

Beslutning om ny samarbejdsaftale, ny økonomistyringsmodel samt driftsbudget for den fælles hjælpemiddelcentral, der drives af Nordsjællands Brandvæsen i et fællesskab bestående af Helsingør og Fredensborg Kommuner. En tilsvarende sag behandles også i Helsingør Kommune.

 

Sagsfremstilling og økonomi

Indledning

Den fælles hjælpemiddelcentral (HMC) er et samarbejde mellem Helsingør og Fredensborg kommuner samt Nordsjællands Brandvæsen (NSBV) og blev i sin nuværende form etableret i 2012.

 

På baggrund af konstaterede budgetoverskridelser i 2013-2016 besluttede Helsingør og Fredensborg Kommuner i 2017 at gennemføre en analyse af HMC med henblik på at

indhente forslag til optimeringer, der kunne effektivisere driften af HMC samt få forslag til en ny økonomistyringsmodel for området. Dette arbejde har resulteret i et forslag til en ny samarbejdsaftale mellem de to kommuner og NSBV. Afsættet for den nye samarbejdsaftale er bl.a. hjælpemiddelområdets betydning i det nære sundhedsvæsen.

Kommunernes Konsulentvirksomhed (KLK) har udarbejdet analysen.

På baggrund af analysen og det efterfølgende implementeringsarbejde fremlægges forslag til en ny samarbejdsaftale, herunder ny økonomistyringsmodel samt driftsbudget for HMC.

 

En tilsvarende sag forelægges Byrådet i Helsingør Kommune.

 

 

 

Sagsfremstilling

Analysen af HMC viste samlet set, at HMC ikke har været i stand til at opfylde de fastsatte servicemål for levering af hjælpemidler. Endvidere pegede analysen på en række tiltag i visitationerne i de to kommuner, som primært har til formål at lette kommunikationen og skabe en mere effektiv arbejdsdeling mellem visitation og HMC. Herunder at kommunerne skal konkretisere de gældende kvalitetsstandarder og kvalitetsmål på hjælpemiddelområdet yderligere.

 

Analysen viste endvidere, at hvis HMC skal overholde servicemålene, herunder levering af standardhjælpemidler inden for 3 hverdage og levering af akut-hjælpemidler samme hverdag efter bestillingen er modtaget, og udvikle en mere omkostningseffektiv drift, ville det kræve en række ændringer i processer, kompetencer og ledelse samt i den økonomiske styring

(jf. Social- og Seniorudvalget d. 04. december 2017).

 

Analysen præsenterede 48 anbefalinger, som hvis implementeret vil betyde, at HMC kan overholde de besluttede servicemål og udvikle en omkostningseffektiv drift gennem udvikling af følgende områder:

  • Forbedring af bestillingsprocessen.
  • Styrket lagerstyringsmodel.
  • Styrket drifts- og kapacitetsstyring.
  • Styrket logistikmodel.
  • Kompetencer, roller og fælles standarder.
  • Effektiv administration, kommunikation og ledelsesinformation.
  • Fremtidig bemandingsbehov.
  • Ny model for økonomistyring.

 

Analysen konkluderede, at en implementering af en ny økonomimodel sideløbende med anbefalingerne til udvikling af driften med styrket kvalitet for borgerne, vil kunne lykkes inden for en periode på 12-18 måneder. Kommunerne og NSBV har gennem de seneste 8 måneder implementeret en række af anbefalingerne.

 

Resultaterne af implementeringen er bl.a. at:

Bestilling af reparationer af hjælpemidler sker nu direkte hos HMC. Det betyder, at borgerne får direkte kontakt med en medarbejder med teknisk indsigt, når de henvender sig og kan aftale et konkret tidspunkt for afhentning af hjælpemidlet.

Kommunernes bestillinger af hjælpemidler er skærpet, så fejl i bestillingerne og spildtid i kommuner og HMC minimeres.

 

Helsingør og Fredensborg Kommunes retningslinjer for, hvornår der bestilles akuthjælpemidler, er ensrettet. Det betyder, at borgerne få leveret akuthjælpemidler, når der er behov for det. 

Der er ansat ny leder på HMC med kompetencer til at skabe den nødvendige forandring i organisationen.

 

 

Ny samarbejdsaftale

Der er endvidere udarbejdet forslag til en ny samarbejdsaftale mellem Helsingør og Fredensborg Kommuner samt NSBV (bilag 1). Den nye samarbejdsaftale tager højde for, at Helsingør Kommune ikke er en del af § 60 selskabet mellem Fredensborg Kommune og NSBV, som var tilfældet i 2012. Den nye samarbejdsaftale tydeliggør endvidere:

  • Ansvars- og arbejdsdeling mellem henholdsvis Helsingør og Fredensborg Kommuner samt HMC og Nordsjællands Brandvæsen.
  • Den praktiske organisering af samarbejdet, herunder etablering af en formel samarbejdsorganisation, hvor det er tydeligt, på hvilket niveau beslutninger skal træffes.
  • Økonomistyring, herunder en sondring mellem standardhjælpemidler, der bestilles af HMC og faktureres hos kommunerne samt specialhjælpemidler, der bestilles og betales af kommunerne.

 

Endelig er de nye databehandlingsregler tilføjet samarbejdsaftalen.

 

 

Ny økonomistyringsmodel og budget

Driften af HMC er tidligere sket ud fra princippet om HMC som en selvstændig enhed i NSBV. Økonomistyringsmodellen har hvilet på princippet om, at over/underskud er blevet dækket af kommunerne ved regnskabsårets afslutning.

 

Den nye økonomistyringsmodel kobler entydigt bevillings-, beslutnings- og økonomiansvaret således, at incitamenterne for at være økonomisk ansvarlig er placeret hos den, der har beslutningsansvaret.

 

Kommunerne har i den nye model hjemtaget opgaven for indkøb af hjælpemidler og det giver en forventning om en tættere styring af området.

 

Budgettet til hjælpemiddelområdet vil fremover bestå af et driftsbudget og et indkøbsbudget.

 

Med hensyn til indkøbsbudgettet, vurderes det, at det samlede behov for hjælpemidler vil stige i de kommende år pga. en aldrende befolkning med behov for mere avancerede hjælpemidler. Evt. under- eller overskud på indkøbsdelen dækkes af kommunerne, som ansvarlige for indkøb og økonomistyring.

 

HMCs driftsbudget består derimod af et fast årligt beløb til drift af centralen. Evt. over- eller underskud på driften dækkes, som i dag, af kommunerne efter en 60/40 fordeling. Driftsbudgettet skal hvert år evalueres med mulighed for tilpasning i forhold til udviklingen i aktivitetsdata, herunder antal kørsler, registrerede hjælpemidler, tilgang/afgang af borgere med hjælpemidler.

 

HMC skal hvert år fremlægge en plan for minimum 1 % reduktion i driftsudgifterne. Planen kan være i form af forslag til effektiviseringer, egentlige besparelser eller lignende.

 

 

Økonomi/Personaleforhold

Som beskrevet ovenfor forventes behovet for indkøb af hjælpemidler at stige med antallet af ældre i Fredensborg Kommune. Med den nye økonomistyringsmodel og dermed en mere stringent model med kobling af bestillings- og budgetansvar, forventes dog en bedre styring af hjælpemiddelindkøb fremadrettet.

 

 Med hensyn til den fremtidige drift af Hjælpemiddelcentralen har NSBV udarbejdet følgende budget:

 

Tabel 2: Driftsbudget for den fælles hjælpemiddelcentral (HMC)

HMC driftsbudget

Årlige forv. udgifter

Kørsel, inkl. drift (benzin, vedl., leasing mv.)

473.400

Personale (løn, uddannelse, mundering mv.)

3.607.018

Administration

152.000

Rengøring

70.000

Levering af senge

790.000

Øvrige driftsudgifter

370.333

- (IT, inventar, værktøj mv.)

Samlet budget

5.462.751

 

Driftsbudgettet omfatter både Helsingørs og Fredensborgs udgifter og fordeles efter en fordelingsnøgle med 60 % til Helsingør og 40 % til Fredensborg.  

 

Driftsbudgettet er endvidere tilført 790.000 kr. til dækning af fragt af senge. Dette beløb ydes som tilskud i 2019 og 2020 samtidig med at udgifterne til dette område følges tæt. Dette beløb svarer til den omkostning kommunerne har haft i de senere år og der er således ikke tale om en samlet merudgift på området.  

Der er tilført 87.000 til drift af hjælpemiddelvaskemaskinen.

 

Driftsbudgettet omfatter ikke vedligeholdelse af selve Hjælpemiddelcentralen, så kommunerne må påregne yderligere udgifter til vedligeholdelse.

 

 

 

Andre virkninger (FN's Verdensmål m.m.)

Verdensmål 3: Sundhed og trivsel. Understøtter Byrådets pejlemærke om Livskvalitet i Hverdagen

 

Kompetence

Byrådet.

 

Indstilling

  1. At ny samarbejdsaftale, driftsbudget og økonomistyringsmodel godkendes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 09-10-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

 

Beslutning i Handicaprådet (18-21) den 25-10-2018

Handicaprådet tager orienteringen til efterretning.

Nr.47 - Udbud af ledsagerordning

Sagsnr.: 18/26038

 
Lis Kofoed

Beslutningstema

Fredensborg Kommune tilbyder ledsagerordning for voksne jf. Serviceloven § 97, som hjælp til at give handicappede oplevelser i by og natur. Formålet med ordningen er at medvirke til, at borgere med handicap opnår øget mulighed for selvstændighed, valgfrihed og ansvar for eget liv, og dermed en bedre integration i samfundet.

 

Ledsagerordningen varetages og administreres af Granbohus. Ledsagerordning tilbydes også af private leverandører, herunder DUOS (tidligere Bruger-Hjælper Formidlingen), Olivia Danmark samt større vikarbureauer.

 

Fredensborg Kommunes nabokommuner benytter både interne og eksterne ordninger. Helsingør, Gribskov og Allerød Kommune varetager selv ledsagerordningen, mens Hillerød og Hørsholm samarbejder med en ekstern leverandør om levering af ydelsen.

 

Det indstilles at ledsagerordningen udbydes, således at kommunens afregningspriser fastlægges i konkurrence. Ordningen vil blive udbudt med fastlagt kvalitet og serviceniveau.

Sagsfremstilling og økonomi

Opgaven omfatter administration og levering af ledsageordninger til visiterede borgere i Fredensborg Kommune.

 

Kommunen skal tilbyde op til 15 timers ledsagelse om måneden til personer under 67 år, der på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne ikke kan færdes alene uden for hjemmet. Ledsageordninger, der allerede er bevilget borgeren før folkepensionsalderen, kan bevares selv om borgeren er over 67 år.

 

Ledsageordningen omfatter ikke personer med nedsat funktionsevne som følge af sindslidelse eller af sociale årsager.

 

Den handicappede har mulighed for at spare timer op indenfor en 6 måneders periode, dog højst 90 timer. Borgeren bestemmer selv, hvad ledsagelsen skal bruges til.

 

Antallet af brugere af ledsagerordningen i Fredensborg Kommune er 99.

 

Borgere har mulighed for at søge et tilskud til dækning af omkostninger i forbindelse med ledsagelsen, jf. Servicelovens § 97, stk. 7. Administration af dette tilskud ligger hos Kommunen, og er en evt. privat leverandør uvedkommende.

 

Udbud

Opgaven omfatter administration af ledsagerordning, herunder rekruttering og ansættelse af ledsagere, som stilles til rådighed for visiterede borgere. Opgaven omfatter blandt andet:

  • Ansættelse og aflønning af ledsagere
  • Regnskab med borgerens brugte og tilgængelige timer, jf. Servicelovens retningslinjer
  • Modtagelse af bestillinger fra borgerne
  • Tildeling af ledsagere ud fra fastlagte kriterier og hensyn
  • Fakturering af kommunen i forhold til leverede ledsagetimer
  • Bistå med statistisk materiale og dialog omkring ledsageordningerne.

 

Der vil i udbudsbetingelserne blive stillet minimumskrav til tilbudsgivernes økonomiske formåen, erfaring med ledsagerordninger samt faglige kompetencer. Tildelingskriteriet kan være pris, kvalitet og service. Dette fastlægges i udbudsprocessen.

 

Serviceniveauet og kvaliteten for brugerne af ledsagerordningen vil blive fastlagt i kravspecifikationen ud fra nuværende forhold.

 

Brugerne vil forventeligt skulle skifte ledsager. Vindende leverandør tilbydes dog overtagelse af ledsagere fra Granbohus.

 

Kommunen har uanset udbud fortsat myndighedsfunktionen. Det er kommunen, som træffer forvaltningsmæssige afgørelser om tildeling og omfanget af hjælpen. Denne visitation sker ud fra en konkret vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp. Leverandøren skal således ikke behandle ansøgninger om bevilling af ledsagelse eller lignende myndighedsopgaver.

 

Organisering

Fredensborg Kommune samarbejder med 12 kommuner i Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN). Det er en mulighed, at kommunerne i IN tilbydes at deltage i udbuddet af ledsagerordning med Fredensborg Kommune som tovholder.

 

Formålet med IN er at skabe grundlag for lavere priser gennem større volumen i udbuddene. Herudover spares administrative ressourcer ved at fordele udbuddene mellem kommunerne.

 

Et udbud kan hensigtsmæssigt foretages som et offentligt udbud, hvor relevante leverandører af ledsagerordninger har mulighed for at deltage. Det vurderes, at der er 4-5 større leverandørfirmaer på markedet. Granbohus har mulighed for at afgive et såkaldt kontrolbud.

 

Økonomi

Priser indhentet hos DUOS, som er den største private leverandør af ledsagerordning, viser et besparelsespotentiale ved at foretage udbud af ledsagerordning på 1.385.246 pr. år, såfremt alle bevilgede timer udnyttes. Erfaringen er dog, at brugerne ikke anvender alle timer. Besparelsen pr. år er 923.497,74 kr. ved gennemsnitlig 10 timers forbrug.

Baggrunden for potentialet er en lavere takst hos private leverandører, som primært skyldes overenskomstmæssige forhold. Såvel Granbohus som de større private leverandører har overenskomst med FOA, men der er forskel i satser på den offentlige og den private overenskomst.

 

Granbohus forventer at have en samlet omsætning i 2018 på 9.8 mio. kroner for ledsagerordningen.  Heraf er 600.000 kr. overhead til Fredensborg Kommune, mens overhead for borgere fra andre kommuner udgør 420.000 kr.

 

Ledsageordningen for borgere i Fredensborg giver Granbohus en omsætning på 2.8 mio. kroner. Borgere fra Fredensborg Kommune udgør 30 pct. af ledsageordningens årlige omsætning.

 

Pr. 31.05.18 udgør antallet af borgere fra andre kommune ca. 250. Salg til borgere fra andre kommuner udgør 70 pct. af ledsageordningens omsætning.

 

Udbud af ledsagerordning for borgere fra Fredensborg Kommune vil for Granbohus ledsagerordning alt andet lige reducere omsætningen med ca. 2.8 mio. kroner og overhead med ca. 180.000 kr.

 

Såfremt andre kommuner, som i dag benytter Granbohus ledsagerordning, deltager i udbuddet, vil det medføre yderligere reduktion af omsætning og overhead.

 

Ved udbud kan der ikke lovligt stilles krav om en bestemt overenskomst. I stedet vil der blive stillet krav i form af en standard arbejdsklausul. Leverandøren vil skulle sikre de ansatte, som beskæftiges ved den udbudte opgave, løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

 

Tidsplan

Forberedelsen af udbuddet igangsættes umiddelbart efter politisk behandling, såfremt indstillingen godkendes. Det samlede tidsforbrug vil være ca. 6 måneder, afhængigt af deltagelsen fra andre IN-kommuner.

 

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed):

Ledsagerordningen vil blive udbudt med fastlagt serviceniveau og kvalitet. Brugere af ordningen skal skifte ledsager i det omfang berørte ledsagere ikke ansættes hos vindende leverandør.

 

Supplerende sagsfremstilling efter behandling i direktionen

Høring i Granbohus MED-udvalg

Efter behandling i direktionen den 26. juni 2018 har sagen vedr. udbud af ledsagerordning været i høring i Granbohus MED-udvalg den 6. september 2018. Høringssvaret indgår som bilag 1 til sagen.

 

Høringssvaret lægger vægt på, at der også ved udbud af ledsagerordningen bliver taget hånd om den nødvendige stabilitet og matchning mellem borger og ledsager – ligesom der skal sikres kvalitet i ordningen.

 

Administrationen tager bemærkninger og ønsker fra MED-udvalget til efterretning, og vil inddrage disse ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

 

Høring fra leder Thor Simony jf. bilag:

Granbohus ønsker ikke at deltage i udbuddet da blandt andet ikke mener de kan udarbejde et konkurrencedygtigt tilbud.

 

Virksomhedsoverdragelse

Administrationen har undersøgt, hvorvidt der ved udbud vil være medarbejdere i ledsagerordningen, som er omfattet af lov om virksomhedsoverdragelse.

 

Ledsagerordningen beskæftiger 6-10 fastansatte medarbejdere, som har deres hovedbeskæftigelse indenfor varetagelse af ledsagerordning for Fredensborg Kommune. De pågældende medarbejdere vil være omfattet af lov om virksomhedsoverdragelse. Det vil af udbudsmaterialet fremgå, at vindende tilbudsgiver er forpligtet til at tilbyde de pågældende medarbejdere ansættelse på uændrede vilkår.

Bevilling

Besparelsen ved udbud af ledsagerordning skal gevinstrealiseres efter gældende retningslinjer.

Retsgrundlag

Retsgrundlag:

Servicelovens § 45 og § 97 - Lov om Social Service, jf. LBK nr. 369 af 18/4 2017 med efterfølgende ændringer. Udbudsloven - Lov nr. 1564 af 15/12/2015, jf. LBK nr. 593 af 02/06/2016.

FN's Verdensmål og Byrådets arbejdsgrundlag

Arbejdet på indkøbs- og udbudsområdet understøtter - via dekontraktmæssige krav til kommunens leverandører – bl.a. FN’s Verdensmål 8, Anstændige jobs og økonomisk vækst, Verdensmål 9, Industri, innovation og infrastruktur, Verdensmål 10, Mindre ulighed samt Verdensmål 12, Ansvarligt forbrug og produktion.

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

Kommunikation

Udbudsmaterialet vil blive sendt i høring i Handicaprådet og Granbohus MED-udvalg.

Elektroniske bilag

Høringssvar fra Granbohus MED-udvalg vedr. udbud af ledsagerordning i Fredensborg Kommune.

Indstilling

  1. At ledsagerordning udbydes med henblik på afprøvning af omkostningerne med fastlagt kvalitet og serviceniveau.
  2. At Granbohus gives mulighed for at afgive et kontrolbud indenfor gældende regler, Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud, Bekendtgørelse nr. 607 af 24/06/2008.
  3. At øvrige kommuner i Indkøbsfællesskab Nordsjælland tilbydes deltagelse i udbuddet for at opnå administrative besparelser og gøre opgaven mere attraktiv for tilbudsgivere.

 

 

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 09-10-2018

Hans Nissen (A) stillede ændringsforslag om, at området ikke sendes i udbud: For dette stemte Hans Nissen (A), Pia Bødtker (A), Kristian Hegaard (B), Freja Brabæk Kristensen (O) og Bjørn Svensson (Ø), imod stemte Carsten Wulff (V) og Thomas Elgaard (V) idet de ønskede at følge indstillingen, og at Venstre er bekymret for de stigende omkostninger.

 

Det blev således besluttet at området ikke sendes i udbud

Beslutning i Handicaprådet (18-21) den 25-10-2018

Handicaprådet bemærker, at DH er glade for den nuværende ordning og at brugerne føler en tryghed ved at bevare nuværende ledsager

Nr.48 - Orientering

Sagsnr.: 18/26141

 
Lis Kofoed

Beslutning i Handicaprådet (18-21) den 25-10-2018

Der blev orienteret om valgmuligheder af leverandører på tøjvask, om rådgivning omkring handicapbil, vedligeholdelse af kliklåse.

Kristian orienterede om sag på kommende møde omkring kvalitetsstandarder.

Nr.49 - Sager på vej

Sagsnr.: 18/1773

 
Lis Kofoed