29-01-2018 kl. 09:00
Lutten

Medlemmer

Kim Herlev Jørgensen

Mads Toftegaard Madsen

Lina Thieden

Thomas Barfoed

Afbud

Ingen

Nr.10 - Robotiseringi i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 18/2130

 

Beslutningstema

Med udgangspunkt i oplæg fra PwC om automatisering ved hjælp af  robotteknologi, og direktionens ønsker til fremtidig strategisk retning på det digitale område, indstilles der til – med denne sag – at Direktionen træffer beslutning om retning og ambition for robotisering i Fredensborg Kommune.


PwC deltager i direktionsmødet med henblik oplæg til faglig drøftelse i Direktionen. Som en del af dette oplæg søges en fælles definition af, hvad robotisering er og indeholder, således at fundamentet for en fælles fortælling skabes.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Der er i budgetforlig 2018-2021 indlagt besparelser i administrationen, som følge af automatisering af manuelle processer. Direktionen godkendte i oktober 2017 igangsættelse af initiativer med henblik på automatisering.

Nedenfor følger en planlagt status, samt plan og proces for videre forløb.


Status

På baggrund af direktionens godkendelse af initiativer med henblik på automatisering har Digitaliseringsteamet foretaget en for-analyse. Erfaringer herfra - om omfang af projektet - har ført til, at Digitaliseringsteamet har indledt et samarbejde med konsulenthuset PwC.

Dette samarbejde består i bistand til:


  • Screening af potentialer
  • Valg af software (automatiseringsværktøj)
  • Udarbejdelse af strategi og governance
  • Opsætning af den første proces

Nedenfor beskrives elementerne i samarbejdet med PwC kort.


Screening af potentialer

Som en del af budgetforliget er der allerede i 2019 indlagt besparelser svarende til 1 mio. kr. Der er derfor behov for at få et snarligt overblik over omfanget af potentialer, da der skal påregnes tid til udvikling af den tekniske del. Screening af potentialer sker gennem henholdsvis en ledelsesworkshop og dybdescreeningsworkshops i hvert center. Screeningsprocessen skal resultere i et samlet idekatalog med business cases over automatiseringspotentialer i Fredensborg Kommune. Dette forventes præsenteret for Direktionen ultimo april 2018.


Valg af software (automatiseringsværktøj)

I Direktionssagen fra oktober 2017 blev det oplyst, at der findes gratis software til brug for automatisering. Digitaliseringsteamet har testet dette software og fundet, at det ikke lever op til krav om stabilitet og brugervenlighed. Vi har derfor bedt PwC om assistance til valg af software. Teknologivalg er desuden afgørende for, hvordan vi som organisation kan arbejde med robotisering. Er det eksempelvis et værktøj som er brugervenligt og let at gå til? Eller er det et værktøj som kræver specialistviden? Afhængig af valg af teknologi vil det stille krav til organisering og kompetenceudvikling. Økonomi relateret til software vil blive forelagt Direktionen så hurtigt som muligt.

 

Strategi og governance

Som følge af teknologivalg og implementering heraf, er der behov for udarbejdelse af strategi og retningslinjer for brug af teknologien. Der skal således udarbejdes en strategi, samt etableres governance for anvendelse af software til automatisering af administrative processer.


Pilottest – opsætning af første robot

Slutteligt bistår PwC i udviklingsfasen, hvor der sættes strøm til den første proces.


Igennem hele forløbet vil det primære fokus være på at gøre Fredensborg Kommune selvkørende, og derved i stand til at videreføre arbejdet med robotisering, således at dette bliver en naturlig del af driften i administrationen.


Den videre proces

Afhængig af Direktionens ønsker til retning og ambition, vil der inden for nær fremtid blive udarbejdet forslag til projektorganisering. Derudover viser

de foreløbige erfaringer, at der er behov for en fælles fortælling om baggrund og formål med projektet. Dette set i lyset af, at implementering af automatisering ikke blot er et teknologiprojekt, men i højere grad er et organisatorisk forandringsprojekt.


Planen er endvidere, at arbejdet vedrørende afdækning af potentialer skal give et så detaljeret overblik over en stor del af kommunens opgaver og processer, at Digitaliseringsteamet også kan arbejde videre med overblikket i sine øvrige optimerings- og forenklingsprojekter.

Indstilling

At Direktionen

-      træffer beslutning om retning og ambition for robotisering i Fredensborg Kommune

-      med udgangspunkt i oplæg fra PwC, definerer, hvad der forstås ved automatisering ved hjælp af robotteknologi i Fredensborg Kommune

Nr.11 - Udarbejdelse af Budgetkatalog til Budget 2019-2022

Sagsnr.: 18/407

 

Beslutningstema

Direktionen godkender rammer og proces for Budgetkataloget.

Sagsfremstilling og økonomi

Følgende forslag til rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022 er udarbejdet ud fra direktionens bemærkninger til ”Tids- og leveranceplanen for Budgetproces 2019-2022” behandlet i direktionen i december 2017 og tilbagemeldingerne fra evalueringen fra centerledelserne vedrørende Budgetproces 2018-2021.


Rammerne for Budgetkataloget til Budgetproces 2019-2022

Der skelnes mellem 3 typer af forslag i budgetkataloget, og der skelnes mellem forslag som skal kunne implementeres i Budget 2019-2022 og forslag som kan implementeres i efterfølgende budgetår:


Kategori 1: Spareforslag

  • Spareforslag dvs. forslag der er en reduktion i serviceniveau indenfor politikområder eller på tværs af politikområder. Spareforslagene skal kunne anvendes til Budgetkataloget til implementering i Budget 2019-2022.

Kategori 2: Effektiviserings- og investeringsprojekter

  • Effektiviserings- og investeringsforslag, hvor økonomien kan nå at blive afdækket inden for tidsfristen til Budgetkataloget, som skal anvendes i Budget 2019-2022 (og dermed kan bidrage til at indfrisparekravet).
  • Effektiviserings- og investeringsforslag som administrationen gerne vil arbejde videre med ud fra en formodning om at disse forslag kan have et effektiviseringspotentiale, men som ikke kan nå at blive afdækket til implementering i Budget 2019-2022.

Kategori 3: Forslag til udvidelser

  • Forslag til udvidelser som kan implementeres fra Budget 2019-2022 dvs. hvis man politisk ønsker at tilføre penge til et område fx ældreområdet – hvor vil disse penge give størst effekt?

Der udmeldes måltal for Budgetkataloget når regnskabsresultatet er kendt i februar, herunder også rammerne for ønsker til budgetudvidelser.


Proces for Budgetkataloget til Budgetproces 2019-2022

Processen til dette års Budgetkatalog bliver to-delt. I første fase arbejdes der med forslagene på ledelsesniveau, og i anden fase involveres medarbejderne. Fasen hvor medarbejderne involveres er kort (en periode på 3 uger), men perioden er kendt fra start så lederne kan planlægge medarbejderinvolveringen og booke møder.



Arbejdet med de 3 typer af forslag til Budgetkataloget igangsættes samtidigt. Dog vil spareforslag (kategori 1) skulle afleveres først. Projektbeskrivelser af effektiviserings- og investeringsprojekter og forslag til udvidelse afleveres først til direktionens 2. behandling af Budgetkataloget, således at det er muligt for centercheferne at have lidt længere tid til at nå at kvalificere økonomien til effektiviserings- og investeringsforslagene.




Der orienteres om rammer og proces for Budgetkataloget på mødet i chefforum i februar. I april er der afsat tid til drøftelser af forslag i chefforum. Ud fra tilbagemeldingerne vedrørende sidste års budgetproces forslås det, at der anvendes samme metode som blev anvendt i Mølle, hvor centercheferne medbragte egne forslag og gav hinanden sparring herpå.


Det er op til centercheferne, at udarbejde en proces, hvor souschefer og decentrale budgetansvarlige involveres. Centercheferne kan booke økonomikonsulenter til disse drøftelser i den afsatte periode fra februar til juni.


Det skal være op til centercheferne hvad der skal diskuteres, når medarbejderne skal involveres i centrene og på de decentrale institutioner fx om det er idègenerering på spareforslag eller om det er sparring på konkrete spareforslag eller effektiviserings-og investeringsprojekter. Alternativt kan dette tages op til en drøftelse på chefforummødet i februar dvs. hvorvidt centercheferne ønsker, at der udarbejdes et standard koncept for involvering eller om de ønsker at have fleksibiliteten til selv at kunne sætte dagsordenen for drøftelserne. Det er dog vigtigt, at processen er åben for nye spare- og effektiviserings- og investeringsforslag fra medarbejderne.


Til arbejdet med de tværgående effektiviserings- og investeringsforslag og udvidelser (kategori 2 og 3), herunder sparring på forslag til projekter i eget center, vil der blive afsat tid i chefforum og evt. i ledercirklen. CØLI lægger op til, at ideer til processen herfor drøftes i chefforum på mødet i februar før denne lægges op til beslutning i direktionen.



Udkast til tidsplan for Budgetkatalog til Budget 2019

Periode

Godkendelse af rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022 i direktionen.

30.01.18

Orientering om koncept for Budgetkataloget i chefforum og drøftelse af ideer til proces for arbejdet med forslagene til Budgetkataloget.

06.02.18

Centerchefer inddrager decentrale ledere i arbejdet med forslag til Budgetkataloget.

 

Temamøde i chefforum hvor der gives sparring på de enkelte centres forslag.

03.04.18

De decentrale institutioner involverer medarbejdere i spareforslag og effektiviserings- og investerigsforslag til Budgetkataloget.

24.04.18-

18.05.18

Centerchefer samler spareforslag (kategori 1) på området til budgetkataloget.

22.05.18-

28.05.18

Cøli kvalitetssikrer spareforslag (kategori 1) til Budgetkataloget.

29.05.18-31.05.18

Direktionens 1. behandling af spareforslag (kategori 1) til Budgetkataloget.

04.06.18

31.05.18

Centercheferne udarbejder effektiviserings- og investeringsforslag og udvidelsesforslag (kategori 2 og 3) til Budgetkataloget.

01.06.18-11.06.18

CØLI kvalitetssikrer Budgetkataloget (kategori 2 og 3 forslag).

11.06.18-14.06.18

Det samlede Budgetkatalog og proces drøftes på Chefforum.

12.06.18

Direktionens 2. behandling af Budgetkatalog.

19.06.18

14.06.18

Indstilling

  1. At direktionen godkender oplægget til rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022.

Nr.12 - Placering af Indsatsskolen

Sagsnr.: 16/27913

 

Beslutningstema

På Børne- og Skoleudvalgsmødet d. 14. august 2017 samt på Byrådsmødet d. 4. september 2017 blev det besluttet, at der skulle etableres en ny dagbehandlingsskole. Men Byrådet besluttede, at der skulle findes en anden placering end på afdeling Karlebo, Fredensborg Skole.

Som følge af ændringer i Styrelsesvedtægten er det nu Social- og Seniorudvalget, der skal tage stilling i sagen om placering af skolen.

Sagsfremstilling og økonomi

Indsatshuset samler alle kommunens indsatser for udsatte børn og unge. Indsatshuset vil bestå af: 

 

·         Indsatsskolen (Nuværende Møllevejens Skole og Kejserdal)

·         Pædagogisk Forebyggelsesteam (primært på 0-6årsområdet)

·         Psykologer, herunder PPR og behandlingstilbud

·         Netværkskonsulenter – tidlige forebyggende familieindsatser

 

Tilsammen udgøres disse enheder af i alt 61 medarbejdere.

 

Etablering af Indsatshuset

Baggrunden for at etablere et Indsatshus, er, at der ses et behov for, dels at øge koordineringen og fleksibiliteten i de kommunale dagbehandlingsskoletilbud, dels at sikre, at den økonomiske stigning på området bremses.

 

Visionen med Indsatshuset er, at flere børn og unge med socioemotionelle udfordringer tilbydes én samlet indsats med skræddersyede, velkoordinerede og intensive skole- og behandlingsforløb i tæt samarbejde med almenområdet. Indsatsskolen skal medvirke til, at eleverne på sigt trives og udvikles i det almene miljø med den nødvendige behovsafstemte støtte. En sekundær gevinst heraf er, at udgiftsudviklingen til dagbehandling bremses ved at mindske behov for køb af pladser uden for kommunen.

 

Center for Børn og Familie har i dag to interne specialskoletilbud. Kejserdal, kommunens dagbehandlingsskole til børn fra 6 til 18 år og Møllevejens Skole, som er et særligt tilrettelagt skoletilbud for skoletrætte unge fra 8.-10. klasse.

 

Under Indsatshuset bliver der etableret en ny dagbehandlingsskole med det foreløbige navn Indsatsskolen, som skal varetage dele af den interne specialundervisning, dagbehandlingstilbud, samt fritidstilbud. Indsatsskolen bliver et fleksibelt tilbud, som kan tilrettelægges for en kortere eller længere periode og sammensættes med Indsatshusets øvrige indsatser efter behov.

 

Det er administrationens ønske, at Indsatshusets fire enheder samles på én adresse for at sikre en velkoordineret og let tilgængelig indsats imellem disse funktioner.

 

Indsatsskolens tilbud skal bestå af følgende komponenter:        

·         Skræddersyede undervisnings- og behandlingstilbud til kommunens mest udsatte elever

·         Udgående funktioner som støtte til  børn og unge med særlige behov i de almene miljøer

·         Afklarings- og udredningsforløb af børn og unge med særlige behov

 

 

 

Budgetmæssige konsekvenser

Der er et stigende antal børn og unge i Fredensborg kommune, som har behov for at få et dagbehandlingsskoletilbud. Dagbehandlingsskolerne varetager specialundervisning og specialpædagogiske behandlingsforløb for børn, der har adfærdsmæssige vanskeligheder. Et øget behov for dagbehandlingsskolepladser skyldes især en stigning i antallet af børn med socioemotionelle vanskeligheder, som ikke kan få deres lærings- og trivselsbehov dækket i den almene skole.

De efterspurgte dagbehandlingsskolepladser er oftest eksterne. De eksterne tilbud er dyrere end de interne og de er ofte placeret langt fra kommunen, heraf er flere placeret i København), hvilket medfører store udgifter til transport. Med denne efterspørgsel udfordres den økonomiske ramme for specialundervisning, og der er blandt andet derfor opstået et behov for at reorganisere området på en måde, som kan tilvejebringe bedre interne tilbud om dagbehandling uden at ændre den økonomiske ramme og uden at gå på kompromis med kvaliteten af dagbehandlingen.

 

Målet er at mindske behovet for eksterne køb ved at øge kvaliteten af de forebyggende kommunale indsatser, herunder PPR-funktionen samt det interne dagbehandlingsskoletilbud. Kvaliteten øges ved at intensivere indsatserne, styrke koordineringen og ved tættere samarbejde mellem  de fagprofessionelle.

Ligeledes er det et mål i løbet af få år at reducere det nuværende merforbrug på såvel budget for specialundervisning som budget for dagbehandling.

 

Forslag om placering

  • På det tidligere Børne- og Skoleudvalgsmøde den 14.8.2017 og senere på Byrådsmødet den 4.9.2017 blev forslaget om placering af Indsatsskolen på Fredensborg Skole afdeling Karlebo ikke anbefalet.  Administrationen blev derfor bedt om at vende tilbage med et andet forslag til placering. Administrationen anbefaler derfor nu en placering af Indsatshuset samt Indsatsskolen på det nuværende Ungecenter på adressen Møllevej 9 S, 2990 Nivå.


På Dagbehandlingsskolen Kejserdal, der allerede i dag er fysisk presset, er der ikke et tilstrækkeligt stort areal til at rumme elevantallet. 

 

 

Følgende omstændigheder ligger til grund for anbefaling til placering:

 

  • Ungecenter, som Møllevejens Skole er placeret på, er stor nok til at rumme eleverne. Der skal dog tilbygges og bygges om i huset for at tilvejebringe det nødvendige antal klasseværelser
  • Skolen rummer mange af de ønskede skolefaciliteter, f.eks. en idrætshal, to store haller, et træværksted og et storkøkken
  • Adressen er centralt placeret i kommunen, og der er gode transportmuligheder til og fra skolen

Der er en løbende dialog med relevante parter om de planmæssige og miljømæssige forhold.

 

Administrationen er ligeledes i dialog med ejeren af den eksisterende bygning på Møllevej om muligheden for at udvide og ombygge lokaler på adressen samt om etablering af udendørsfaciliteter såsom legeplads.  I denne dialog indgår naturligvis også en afklaring af de økonomiske konsekvenser af udvidelse og ombygning. 

 

Lejemålet på Møllevej er i dag på i alt 2.540 kvm. De 2.105 kvm udgør det oprindelige lejemål, indgået på en 20-årig uopsigelig lejeaftale i 2004. De sidste 435 kvm blev i 2007 tilføjet som resultat af en samarbejdsaftale med Hørsholm Kommune. For disse 435 kvm er der indgået en separat lejeaftale. Denne kan opsiges fra lejers side med 3 måneders varsel. Fra udlejers side er aftalen uopsigelig frem til 2027.

 

Fredensborg Kommunes samlede udgifter til husleje og vedligeholdelse er 2,428 mio. kr. pr. år.

 

Hertil kommer årlige forbrugsudgifter på ca. 0,160 mio.kr.

 

For at tilvejebringe de nødvendige antal kvm til den nye Indsatsskole skal der ændres såvel i stueetagen som på 1. sal. I stueplan skal der bygges om, så en større del af det samlede areal kan bruges til undervisningslokaler. Dette sker primært ved at udnytte diverse gangarealer og inddrage disse som undervisningsarealer. På 1. sal skal i første omgang ombygges og nyindrettes ca. 400 kvm.

 

Ejeren har indsendt ansøgning til Fredensborg Kommune, bygningsmyndigheden. Der forventes svar og afklaring på dispensationen primo/medio februar.

 

Det er primært ændringerne på 1. sal, der kræver dispensation fra lokalplanen. 

 

De beregninger, der ligger til grund for nedenstående forslag til finansiering af projektet, er derfor foreløbige, idet ejers ønsker til udbygningens detaljer skal godkendes af byggemyndigheden. Først når denne godkendelse ligger hos ejeren, kan de endelige omkostninger ved ombygninger og tilbygninger laves.

 

Overblik over de foreløbige udgifter til ombygning mv.:

 

 

 

Ombygninger og indretning af lokaler, stueplan

400.000 kr.

Ombygninger og indretning af lokaler, 1. sal

1.600.000 kr.

Etablering af legeplads mv. udendørs

200.000 kr.

Flytteudgifter

200.000 kr.

Udgifter afsat til reetablering af græsplæne mv.

100.000 kr.

I alt

2.500.000 kr.

 

Finansiering af projektet

 

1.    Ejeren af Ungecenter har tilbudt, at Fredensborg Kommune kan vælge én af nedenstående to betalingsmodeller for ombygninger og tilbygninger.

A.
Fredensborg Kommune betaler de faktiske udgifter ved ombygningerne. Dette betyder, at huslejen efterfølgende kan fastholdes. Der kan evt. blive tale om en mindre justering af udgifterne til vedligeholdelse, ligesom forbrugsudgifterne vil stige. Dette modsvares af reducerede udgifter til drift og vedligeholdelse på de bygninger, der foreslås solgt.
Som det ses af ovenstående foreløbige beregninger forventes de samlede faktiske udgifter at være ca. 2,5 mio. kr.

B.
Ombygningen betales delvis ved et engangsbeløb, delvis ved en 10-årig uopsigelig huslejeforhøjelse. Der skal gøres opmærksom på, at der i politikområdets budget ikke er afsat penge til dette, hvilket betyder, at der skal søges om en tillægsbevilling.

2.    I forbindelse med anbefalingen om placeringen af Indsatsskolen på Karlebo Skole anbefalede administrationen nedenstående finansieringsmodel for ombygningerne. Administrationen anbefaler at anvende samme model for ombygningerne på Møllevej.

På grund af en såkaldt ”transportkorridor” kan det være vanskeligt at afhænde Kejserdal til andet end offentlige formål. Derfor arbejdes der på at fastholde Kejserdal og flytte andre aktiviteter til huset.
Ved at flytte foreningsaktiviteter fra Byvejen 10 og 12 og Åvej 2 i Nivå til Kejserdal, kan bygningerne på Byvejen og Åvej sættes til salg. De tre bygninger er vurderet til en samlet salgspris på i alt 2,85 mio. kr., og forventes at kunne sælges i 2019.   

3.    Det anbefales, at ombygningen på Møllevej finansieres ved provenu fra salg af ovenstående bygninger. Den resterende del af provenuet foreslås at blive tilført kommunekassen.

 

 

Figur Finansiering

Mio. kr.

2018

2019

2020

2021

2018-2021

Etableringsomkostninger (Ombygning/istandsættelse af Møllevej 9 S)

2,5

0

0

0

 

Salg af ejendomme

0

-2,85

0

0

 

Omlægning af stillinger

0

0

0

0

 

Total

2,5

-2,85

0

0

-0,350

Bemærk: minus angiver indtægt

Tidsplan for det videre arbejde

 

 

 

Forventet modtagelse af dispensation for lokalplan

Medio februar

Endelige beregninger af omkostninger ved ombygninger

1.3.2018

Udformning og underskrivelse af kontrakt

1.4.2018

Byggeperiode

15.4. – 30.6.

Flytning af Kejserdal til Møllevej

15.6. – 15.7.

Skolestart

1.8.2018

 

Inddragelse

Der har hidtil i forløbet været og vil i det fortsatte forløb være fokus på inddragelse af alle parter i projektet. Administrationen skal dog gøre opmærksom på, at der ikke har været inddragelse af de foreninger, der p.t. har lokaler på de tre matrikler nævnt ovenfor. Foreningerne vil naturligvis efter en vedtagelse om placering blive inddraget og blive hørt i processen.

·         Under analyse af dagbehandlingsområdet i efteråret 2016 og frem til foråret 2017 er alle relevante fagpersoner inddraget i afdækning af området.

·         Under udviklingen af Indsatshuset i 2017 er alle relevante fagpersoner og alle skoleledere inddraget og orienteret undervejs i processen, med skærpet fokus på de enheder, som udgør medarbejdere i det kommende Indsatshus.

·         Sagen har været drøftet på Lokal MED og på Område MED i 2017 og alle parter har udvist opbakning til projektet.

·         I december 2017 blev der afholdt et møde med relevante tillidsrepræsentanter og fagforeninger, som erklærede sig enige i etablering af et Indsatshus og en tilhørende Indsatsskole.

·         Når der er truffet beslutning om placering af Indsatshuset, vil de kommende medarbejdere i Indsatshuset, deres tillidsrepræsentanter og tilhørende fagforeninger indgå i et tæt samarbejde med administrationen omkring at få en fælles aftale om arbejdsvilkårene for medarbejderne på plads. 

·         Efter der er truffet beslutning om placering af Indsatsskolen, vil der sideløbende foregå en inddragelsesproces af forældre til børn, der vurderes at have behov for et Indsatshus- eller Indsatsskoleforløb. De elever, der går på henholdsvis Kejserdal og Møllevejens Skole, og som ikke har afsluttet deres skoleforløb, er garanteret en plads på Indsatsskolen, såfremt de takker ja til tilbuddet

Kompetence

Direktionen

Indstilling

  1. At Direktionen træffer beslutning om, at indstille placeringen af Indsatsskolen på Ungecenter, Møllevej 9 S, 2990 Nivå, til Byrådet

Nr.13 - Bordet rundt