Nr.11 - Udarbejdelse af Budgetkatalog til Budget 2019-2022

Sagsnr.: 18/407

 

Beslutningstema

Direktionen godkender rammer og proces for Budgetkataloget.

Sagsfremstilling og økonomi

Følgende forslag til rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022 er udarbejdet ud fra direktionens bemærkninger til ”Tids- og leveranceplanen for Budgetproces 2019-2022” behandlet i direktionen i december 2017 og tilbagemeldingerne fra evalueringen fra centerledelserne vedrørende Budgetproces 2018-2021.


Rammerne for Budgetkataloget til Budgetproces 2019-2022

Der skelnes mellem 3 typer af forslag i budgetkataloget, og der skelnes mellem forslag som skal kunne implementeres i Budget 2019-2022 og forslag som kan implementeres i efterfølgende budgetår:


Kategori 1: Spareforslag

  • Spareforslag dvs. forslag der er en reduktion i serviceniveau indenfor politikområder eller på tværs af politikområder. Spareforslagene skal kunne anvendes til Budgetkataloget til implementering i Budget 2019-2022.

Kategori 2: Effektiviserings- og investeringsprojekter

  • Effektiviserings- og investeringsforslag, hvor økonomien kan nå at blive afdækket inden for tidsfristen til Budgetkataloget, som skal anvendes i Budget 2019-2022 (og dermed kan bidrage til at indfrisparekravet).
  • Effektiviserings- og investeringsforslag som administrationen gerne vil arbejde videre med ud fra en formodning om at disse forslag kan have et effektiviseringspotentiale, men som ikke kan nå at blive afdækket til implementering i Budget 2019-2022.

Kategori 3: Forslag til udvidelser

  • Forslag til udvidelser som kan implementeres fra Budget 2019-2022 dvs. hvis man politisk ønsker at tilføre penge til et område fx ældreområdet – hvor vil disse penge give størst effekt?

Der udmeldes måltal for Budgetkataloget når regnskabsresultatet er kendt i februar, herunder også rammerne for ønsker til budgetudvidelser.


Proces for Budgetkataloget til Budgetproces 2019-2022

Processen til dette års Budgetkatalog bliver to-delt. I første fase arbejdes der med forslagene på ledelsesniveau, og i anden fase involveres medarbejderne. Fasen hvor medarbejderne involveres er kort (en periode på 3 uger), men perioden er kendt fra start så lederne kan planlægge medarbejderinvolveringen og booke møder.



Arbejdet med de 3 typer af forslag til Budgetkataloget igangsættes samtidigt. Dog vil spareforslag (kategori 1) skulle afleveres først. Projektbeskrivelser af effektiviserings- og investeringsprojekter og forslag til udvidelse afleveres først til direktionens 2. behandling af Budgetkataloget, således at det er muligt for centercheferne at have lidt længere tid til at nå at kvalificere økonomien til effektiviserings- og investeringsforslagene.




Der orienteres om rammer og proces for Budgetkataloget på mødet i chefforum i februar. I april er der afsat tid til drøftelser af forslag i chefforum. Ud fra tilbagemeldingerne vedrørende sidste års budgetproces forslås det, at der anvendes samme metode som blev anvendt i Mølle, hvor centercheferne medbragte egne forslag og gav hinanden sparring herpå.


Det er op til centercheferne, at udarbejde en proces, hvor souschefer og decentrale budgetansvarlige involveres. Centercheferne kan booke økonomikonsulenter til disse drøftelser i den afsatte periode fra februar til juni.


Det skal være op til centercheferne hvad der skal diskuteres, når medarbejderne skal involveres i centrene og på de decentrale institutioner fx om det er idègenerering på spareforslag eller om det er sparring på konkrete spareforslag eller effektiviserings-og investeringsprojekter. Alternativt kan dette tages op til en drøftelse på chefforummødet i februar dvs. hvorvidt centercheferne ønsker, at der udarbejdes et standard koncept for involvering eller om de ønsker at have fleksibiliteten til selv at kunne sætte dagsordenen for drøftelserne. Det er dog vigtigt, at processen er åben for nye spare- og effektiviserings- og investeringsforslag fra medarbejderne.


Til arbejdet med de tværgående effektiviserings- og investeringsforslag og udvidelser (kategori 2 og 3), herunder sparring på forslag til projekter i eget center, vil der blive afsat tid i chefforum og evt. i ledercirklen. CØLI lægger op til, at ideer til processen herfor drøftes i chefforum på mødet i februar før denne lægges op til beslutning i direktionen.



Udkast til tidsplan for Budgetkatalog til Budget 2019

Periode

Godkendelse af rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022 i direktionen.

30.01.18

Orientering om koncept for Budgetkataloget i chefforum og drøftelse af ideer til proces for arbejdet med forslagene til Budgetkataloget.

06.02.18

Centerchefer inddrager decentrale ledere i arbejdet med forslag til Budgetkataloget.

 

Temamøde i chefforum hvor der gives sparring på de enkelte centres forslag.

03.04.18

De decentrale institutioner involverer medarbejdere i spareforslag og effektiviserings- og investerigsforslag til Budgetkataloget.

24.04.18-

18.05.18

Centerchefer samler spareforslag (kategori 1) på området til budgetkataloget.

22.05.18-

28.05.18

Cøli kvalitetssikrer spareforslag (kategori 1) til Budgetkataloget.

29.05.18-31.05.18

Direktionens 1. behandling af spareforslag (kategori 1) til Budgetkataloget.

04.06.18

31.05.18

Centercheferne udarbejder effektiviserings- og investeringsforslag og udvidelsesforslag (kategori 2 og 3) til Budgetkataloget.

01.06.18-11.06.18

CØLI kvalitetssikrer Budgetkataloget (kategori 2 og 3 forslag).

11.06.18-14.06.18

Det samlede Budgetkatalog og proces drøftes på Chefforum.

12.06.18

Direktionens 2. behandling af Budgetkatalog.

19.06.18

14.06.18

Indstilling

  1. At direktionen godkender oplægget til rammer og proces for Budgetkataloget til Budget 2019-2022.