Nr.10 - Robotiseringi i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 18/2130

 

Beslutningstema

Med udgangspunkt i oplæg fra PwC om automatisering ved hjælp af  robotteknologi, og direktionens ønsker til fremtidig strategisk retning på det digitale område, indstilles der til – med denne sag – at Direktionen træffer beslutning om retning og ambition for robotisering i Fredensborg Kommune.


PwC deltager i direktionsmødet med henblik oplæg til faglig drøftelse i Direktionen. Som en del af dette oplæg søges en fælles definition af, hvad robotisering er og indeholder, således at fundamentet for en fælles fortælling skabes.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Der er i budgetforlig 2018-2021 indlagt besparelser i administrationen, som følge af automatisering af manuelle processer. Direktionen godkendte i oktober 2017 igangsættelse af initiativer med henblik på automatisering.

Nedenfor følger en planlagt status, samt plan og proces for videre forløb.


Status

På baggrund af direktionens godkendelse af initiativer med henblik på automatisering har Digitaliseringsteamet foretaget en for-analyse. Erfaringer herfra - om omfang af projektet - har ført til, at Digitaliseringsteamet har indledt et samarbejde med konsulenthuset PwC.

Dette samarbejde består i bistand til:


  • Screening af potentialer
  • Valg af software (automatiseringsværktøj)
  • Udarbejdelse af strategi og governance
  • Opsætning af den første proces

Nedenfor beskrives elementerne i samarbejdet med PwC kort.


Screening af potentialer

Som en del af budgetforliget er der allerede i 2019 indlagt besparelser svarende til 1 mio. kr. Der er derfor behov for at få et snarligt overblik over omfanget af potentialer, da der skal påregnes tid til udvikling af den tekniske del. Screening af potentialer sker gennem henholdsvis en ledelsesworkshop og dybdescreeningsworkshops i hvert center. Screeningsprocessen skal resultere i et samlet idekatalog med business cases over automatiseringspotentialer i Fredensborg Kommune. Dette forventes præsenteret for Direktionen ultimo april 2018.


Valg af software (automatiseringsværktøj)

I Direktionssagen fra oktober 2017 blev det oplyst, at der findes gratis software til brug for automatisering. Digitaliseringsteamet har testet dette software og fundet, at det ikke lever op til krav om stabilitet og brugervenlighed. Vi har derfor bedt PwC om assistance til valg af software. Teknologivalg er desuden afgørende for, hvordan vi som organisation kan arbejde med robotisering. Er det eksempelvis et værktøj som er brugervenligt og let at gå til? Eller er det et værktøj som kræver specialistviden? Afhængig af valg af teknologi vil det stille krav til organisering og kompetenceudvikling. Økonomi relateret til software vil blive forelagt Direktionen så hurtigt som muligt.

 

Strategi og governance

Som følge af teknologivalg og implementering heraf, er der behov for udarbejdelse af strategi og retningslinjer for brug af teknologien. Der skal således udarbejdes en strategi, samt etableres governance for anvendelse af software til automatisering af administrative processer.


Pilottest – opsætning af første robot

Slutteligt bistår PwC i udviklingsfasen, hvor der sættes strøm til den første proces.


Igennem hele forløbet vil det primære fokus være på at gøre Fredensborg Kommune selvkørende, og derved i stand til at videreføre arbejdet med robotisering, således at dette bliver en naturlig del af driften i administrationen.


Den videre proces

Afhængig af Direktionens ønsker til retning og ambition, vil der inden for nær fremtid blive udarbejdet forslag til projektorganisering. Derudover viser

de foreløbige erfaringer, at der er behov for en fælles fortælling om baggrund og formål med projektet. Dette set i lyset af, at implementering af automatisering ikke blot er et teknologiprojekt, men i højere grad er et organisatorisk forandringsprojekt.


Planen er endvidere, at arbejdet vedrørende afdækning af potentialer skal give et så detaljeret overblik over en stor del af kommunens opgaver og processer, at Digitaliseringsteamet også kan arbejde videre med overblikket i sine øvrige optimerings- og forenklingsprojekter.

Indstilling

At Direktionen

-      træffer beslutning om retning og ambition for robotisering i Fredensborg Kommune

-      med udgangspunkt i oplæg fra PwC, definerer, hvad der forstås ved automatisering ved hjælp af robotteknologi i Fredensborg Kommune