30-01-2017 kl. 17:30
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Per Frost Henriksen (A)

Hans Nissen (A)

Charlotte Sander (A)

Ergin Øzer (A)

Pia Bødtker (A)

Carsten Nielsen (A)

Bo Hilsted (A)

Rasmus Østrup Møller (A)

Lars Simonsen (B)

Kristian Hegaard (B)

Christian de Jonquiéres (C)

Hossein Armandi (D)

Hanne Berg (F)

Helle Abild Hansen (I)

Flemming Rømer (O)

Kim E. Jensen (O)

Thomas Elgaard Larsen (V)

Carsten Wulff (V)

Lars Egedal (V)

Tinne Borch Jacobsen (V)

Knud Løkke Rasmussen, Frie Liberale

Lars Søndergaard (V)

Charlotte Bie (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Susanne Rasmussen (V)

Afbud

Ingen

Nr.11 - Byggeri af nyt plejecenter - udfordringer i byggeriet

Sagsnr.: 14/2152

 

Beslutningstema

Beslutning om at fortsætte samarbejdet med VIBO og rådgivere og om en revideret økonomisk ramme – inden for det afsatte budget. Samt fornyet stillingtagen til, hvorvidt der fortsat skal arbejdes for etablering af lægehus på 2. etage af servicehuset på det ny plejecenter i Humlebæk.

Sagsfremstilling og økonomi

På et møde umiddelbart inden jul fremlagde ”konsortiet” bag byggeriet af det nye plejecenter (VIBO, Rubow arkitekter og BDO) et revideret budgetoverslag med en merpris på 18 mio. kr., hvoraf den kommunale andel udgør godt to tredjedele. Processen med detailprojektering af byggeprogrammet har i sig selv kun givet anledning til mindre justeringer i prisoverslaget og merprisen skyldes alt overvejende at Rubow arkitekter har fundet en række fejl i deres oprindelige tilbud. Der er blandt andet ikke i de anvendte kvadratmeterpriser medtaget udgifterne ved alle afledte anlægsomkostninger (parkering, udearealer mv.).


Det er normalt, at der i detailprojekteringen sker ændringer og præciseringer af det oprindelige projekt og dermed også afledte ændringer i prisen. Fejlene fra tilbudsgivers side ligger dog ud over det sædvanlige og er af en størrelsesorden, som ikke kan håndteres inden for det afsatte budget, herunder reserverne til uforudsete udgifter.


VIBO er derfor blevet bedt om at fremlægge et forslag til justering af byggeriet og en procesplan for udmøntning heraf. VIBO har fremsendt et første udkast hertil. Processen indebærer en mindre forsinkelse (under 1 måned) af byggeriet, der med den nye plan vil stå færdigt i juni 2019.


Det er administrationens anbefaling, at den foreslåede proces gennemføres som fremlagt af VIBO. Forudsætningen for en endelig godkendelse af et justeret projekt er, at det kan holdes inden for det afsatte budget.


VIBO’s tilbud inklusive optioner var oprindeligt 3,3 mio. kr. under det af byrådet afsatte budget til pleje- og rehabiliteringscenter – efter at en del af budgettet var brugt på adgangsvej. Indeværende sagsfremstilling forelægges foruden Social og Seniorudvalget (SSU) også Økonomiudvalg og Byråd, da det er administrationens vurdering, at det vil være nødvendigt at inddrage hele det afsatte budget, hvis byggeprojektet skal bibeholdes inden for rammer af den oprindeligt besluttede arkitektur, funktionalitet og kvalitet. Der er ikke tale om en tillægsbevilling, da budgettet allerede er afsat, men en ændret forudsætning i forhold til det oprindelige tilbud. 


Administrationen finder fejlene i tilbuddet kritisable og VIBO og rådgivere har en større opgave med at få genoprettet tilliden til, at de kan løfte opgaven med den nødvendige professionalitet. Administrationen har derfor også vurderet på om fejlene er af en karakter, så kontrakten med VIBO kan ophæves og processen for byggeri af nyt center starte forfra.


1.    Skal kontrakten med VIBO ophæves og der indgås aftale med et andet boligselskab

Juridisk er det vurderingen, at de fejl der har været i det oprindelige tilbud er af en størrelsesorden, der muliggør en ophævelse af kontrakten fra kommunens side. Da byggeriet som følge af de særlige regler, der gælder for alment byggeri ikke er omfattet af udbudsreglerne er det en mulighed og ikke et krav. Administrationen har regnet på om den reviderede pris ville have ført til en anden vurdering af de indkomne tilbud. Da VIBO’s tilbud vandt relativt klart på arkitektur og kvalitet, der vægtede med 60 pct. i den samlede tilbudsvurdering, så ville VIBO selv med indarbejdelsen af den fulde kommunale merpris fortsat have vundet udbuddet. Administrationen finder derfor ikke, at der juridisk er noget til hinder for at fortsætte samarbejdet med VIBO.


Økonomisk vil en ophævelse af kontrakten umiddelbart betyde at de ressourcer kommunen (og VIBO) har lagt i udbud og projektering vil være spildt.  Det må ventes, at VIBO vil rejse krav om betaling for det arbejde, der er udført. Kommunens egen vurdering er, at da fejlene entydigt ligger hos konsortiet, så vil kommunen stå relativt stærkt i forhandlingerne med VIBO herom. Samlet vurderes et tab af anvendte ressourcer, herunder betaling til VIBO, i størrelsesordenen 1-2 mio. kr. Hertil kommer udgifter som følge af, at valg af ny bygherre må forventes at øge prisen, da de øvrige tilbud alle var dyrere end VIBO (mellem 3 og 24 mio. kr.). Endelig vil den udsættelse af byggeriet, der vil være en følge af, at der skal startes op med en ny bygherre, give merudgifter som følge af almindelige prisstigninger på byggeriet.


Hertil kommer, at en ophævelse af kontrakten med VIBO formentlig som minimum vil føre til en udsættelse af ibrugtagningstidspunktet for det nye plejecenter med et år. Med den nuværende kontrakt ventes plejecentret at stå færdigt om 2½ år. Aktuelt er ventelisten til plejeboliger faldende og kommunen overholder plejeboliggarantien. Antallet af +80 årige stiger imidlertid ca. 5 pct. årligt og en udsættelse må derfor ventes at ville udfordre kommunens kapacitet til at overholde garantien. Hertil kommer rehabiliteringsdelen, hvor kommunen allerede i dag har en mangel på egnede faciliteter.


Såfremt kontrakten med VIBO ophæves, vil der skulle indgås aftale med et andet alment boligselskab om byggeriet. Det kunne ske ved et ny udbud, men administrationen anbefaler, at der i givet fald indledes forhandlinger med det boligselskab der blev nr. 2 (Humlebæk Boligselskab). Dette projekt havde udfordringer med manglende faciliteter, som i givet fald vil skulle løses i detailprojekteringen. Den kommunale udgift i tilbudsprojektet fra Humlebæk Boligselskab var kun godt 3 mio. kr. dyrere end det oprindelige tilbud fra VIBO, men holdt sig også inden for det afsatte budget. Der må dog forventes meromkostninger ved detailprojekteringen som følge af manglerne i tilbuddet. Det bemærkes, at der ikke er garanti for, at de øvrige tilbudsgivere på nuværende tidspunkt vil vedstå sig de oprindelige tilbud.


Et alternativ til kommunalt/alment byggeri er, at afsøge mulighederne for at private aktører vil opføre et plejecenter under friplejelovgivningen. Administrationen har afholdt møde med en interesseret investor, som umiddelbart fandt kommunen interessant. Da kommunens engagement i det nye center både som arbejdsplads og som bruger af lokalerne vil være ekstra stor som følge af rehabiliteringsafsnit og -indsats, så finder administrationen dog ikke dette alternativ relevant.


Samlet vurdering:

Ud fra en samlet afvejning af de juridiske, økonomiske og plejefaglige argumenter anbefaler administrationen som nævnt indledningsvist, at kontrakten med VIBO fastholdes. Der er som nævnt igangsat en proces med VIBO, hvor der udarbejdes forslag til revideret projekt, der holder sig inden for den afsatte ramme. Administrationen vil på sædvanlig vis have kompetencen til at foretage justeringer, hvor helhedsindtrykket kvalitetsmæssigt og arkitektonisk fremstår nogenlunde som i det oprindelige projekt, mens SSU som fagudvalg har kompetence til at godkende et justeret projekt inden for den bevilligede økonomiske ramme.


2.    Samarbejdet med VIBO fortsætter og proces for tilpasning af udgifterne til den afsatte ramme fortsætter

Med afsæt i det forslag til justeret projekt som VIBO har fremlagt primo januar er det administrationens vurdering, at op mod halvdelen af merprisen kan skrælles af ved kun mindre funktionelle og arkitektoniske justeringer.


VIBO’s oprindelige budpris lå som nævnt 3,3 mio. kr. under budgettet. Hertil kommer at der i det hidtidige byggeprogram var afsat ca. 9 mio. kr. til uforudsete udgifter. Endvidere er der i kommunens eget budget også afsat midler til uforudsete udgifter. Det er således vurderingen, at der godt kan ske en tilpasning af projektet, hvor både kvalitet, funktionalitet og økonomi holdes inden for de hidtil fastsatte rammer.


Erfaringsmæssigt er det imidlertid også ved udbud af byggeopgaven og den efterfølgende byggeproces, at der viser sig uventede merudgifter. En løsning, hvor reserven i form af ikke udmøntet budget og midler til uforudsete udgifter, allerede nu beslaglægges helt eller delvist vil derfor rumme en ikke ubetydelig risiko for, at budgettet ikke kan holde senere i byggeprocessen. Den indledende detailprojektering og den nu igangsatte proces med VIBO betyder også, at der for så vidt angår funktionalitet og kvalitet er ”optimeret” for at få projektet til at holde sig inden for den afsatte økonomi. Mulighederne for yderligere justeringer af projektet ved nye uforudsete budgetudfordringer vil derfor også være begrænsede.


Med den aftalte proces forventer administrationen senest på SSU’s møde 1. marts at kunne fremlægge skitse for et justeret projekt sammen med en endelig stillingtagen til om kontrakten fastholdes.


3.    Lægepraksis

Også omkring byggeriet af en ekstra etage til etablering af lægehus mv. har de hidtidige forudsætninger ændret sig og administrationen anmoder derfor om en fornyet politisk tilkendegivelse.


Administrationen har ”forhandlet” med lægerne der fortsat er meget opsatte på at få etableret et lægehus på 2. sal, men har svært ved at forpligtige sig endeligt inden det færdige byggeri står klar. Der er i samarbejde udarbejdet et udkast til lejekontrakt og samarbejdsaftale, som dog endnu ikke er skrevet under af lægerne.


Økonomisk er der imidlertid en række forhold der har ændret sig. Dels har fejlen i VIBO’s tilbud også betydet, at lægehuset (2. sal) bliver dyrere, dels er den husleje, der har kunnet forhandles på plads med lægerne lidt lavere end hidtil forudsat. De to forhold betyder, at det nu er vurderingen, at lejeindtægterne alene vil kunne dække kommunens driftsomkostninger og renter på et eventuelt lån samt en mindre forretning af den investerede kapital svarende til 1½-2½ pct.


Lejeindtægterne vil ikke være tilstrækkelige til at betale de fulde afdrag på et eventuelt lån. Dvs. at hvis lægehuset lånefinansieres (Byrådet har ikke taget stilling til finansiering af lægehus. Udgiften kan ikke rummes inden for det afsatte budget til pleje- og rehabiliteringscentret), så vil der være en løbende udgift til afdrag på lånet som ikke er budgetlagt og som ikke vurderes at kunne holdes inden for plejecentrets budget. I det omfang den del af etagen som lægerne ikke kan bruge, ikke kan lejes ud til andre, så vil de årlige udgifter blive større.


De nye økonomiske beregninger betyder endvidere - sammen med en ny vurdering af moms- og afskrivningsreglerne - at administrationen ikke længere vurderer det som en mulighed på sigt at sælge 2. salen til en privat investor, som hidtil forudsat af Byrådet.


En justering af byggeriet, der nedbringer de samlede byggeomkostninger, herunder omkostningerne for etablering af lægehuset, vil selvsagt forbedre business casen for lægehuset.


Etablering af et lægehus vil også have betydning for parkeringsanlæg mv. da kapaciteten alt andet lige skal være større. Hvis lægecentret droppes vil det alt andet lige give bedre muligheder for at holde økonomien i det øvrige byggeprojekt, da udearealer mv. vil kunne skæres til.


Administrationen anbefaler på baggrund af de ændrede forudsætninger for dels lægehuset, dels økonomien i det samlede byggeri, at der med henvisning til budgettet ikke arbejdes videre med etablering af en lægepraksis som en 2. etage i sundhedshuset.


Anbefalingen tager primært afsæt i projektets samlede økonomi. For en beslutning om at fastholde etableringen af et lægehus taler, at det fortsat er administrationens vurdering, at etablering af et lægehus i sundhedshuset vil give en faglig synergi med kommunens sundhedstilbud og være et attraktivt tilbud for borgerne i Humlebæk. Hertil kommer, at det er lægernes vurdering, at etablering af et lægehus på sigt kan være en forudsætning for at tiltrække praktiserende læger til området og kunne skabe grobund for tiltrækning af yderligere sundhedstilbud. Om end, at lejeindtægterne ikke fuldt ud vil kunne finansiere afdragene ved en lånefinansiering, så vil den beregnede forrentning af investeringen i lægehuset på 1½-2 pct. årligt fortsat være bedre end det afkast kommunen har af sin kassebeholdning placeret i banken.


Hvis det besluttes at droppe 2. sal og dermed lægehuset, så kan det overvejes om kommunen skal arbejde for at finde en anden løsning med lægerne, f.eks. en mulig byggegrund. Arealet mellem adgangsvejen og Langebjergstien kunne være velegnet til etablering af et lægehus. Lægerne har dog hidtil afvist selv at etablere og eje en praksis. Hertil kommer, at et salg til lægerne uden udbud vil skulle godkendes af tilsynet. Endelig giver den nuværende lokalplan ikke mulighed for yderligere byggeri i det nævnte område.

 

4.    Puljemidler til delvis finansiering af produktionskøkken

I Finansloven for 2017 er afsat puljemidler til etablering af køkkener i eksisterende plejecentre. Administrationen undersøger muligheden for at for at få del i denne pulje, således at ambitionerne om etablering af produktionskøkken i det nye plejecenter kan fastholdes selv med de budgetudfordringer der er. Hvis der opnås puljemidler, så vil det reducere de samlede budgetmæssige udfordringer

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At administrationen sammen med VIBO arbejder for en tilpasning af projektet til det afsatte budget.
  2. At den økonomiske ramme herfor er det samlede afsatte budget til nyt pleje- og rehabiliteringscenter
  3. At der endvidere trækkes på midlerne afsat til uforudsete udgifter.
  4. At der ikke længere arbejdes med etablering af en 2. sal med henblik på udlejning til lægepraksis
  5. At udvalget tager til efterretning, at der søges om puljemidler til etablering af køkken

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 16-01-2017

Sagen udsættes til ekstraordinært Social- og Seniorudvalgsmøde den 23.1. kl. 17:00.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 23-01-2017

Udvalget indstiller, at kontrakten med VIBO ophæves og at kommunen i stedet for indgår kontrakt med Humlebæk Boligselskab / Domea om opførelsen af det nye pleje- og rehabiliteringscenter.


Administrationen indleder proces med Humlebæk Boligselskab så projektet funktionelt og kvalitetsmæssigt fastholdes på niveau med Vibo’s oprindelige projekt.


Udvalget indstiller endvidere, at der fortsat arbejdes med etablering af lægehus som en del af det samlede byggeri.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-01-2017


Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling, i det Økonomiudvalget ønsker, at kommunen friholdes for de afledte omkostninger, der er forbundet med en aflysning af kontrakten med Vibo.


Helle Abild Hansen (I) stemte imod etablering af lægepraksis på plejecentret.

Beslutning i Byrådet den 30-01-2017

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.


Helle Abild Hansen (I) og Knud Løkke Rasmussen (V) stemte imod etablering af lægepraksis på plejecentret.


Byrådet besluttede herefter, at sagen offentliggøres.