Nr.144 - Deltagelse i et nyt fælles forsyningsselskab

Sagsnr.: 14/26238

 
Knud Løkke Rasmussen, Frie Liberale, Christian de Jonquiéres (C)

Beslutningstema

Deltagelse i et nyt fælles forsyningsselskab.

Sagsfremstilling og økonomi

Resume

Fredensborg Kommune har sammen med en række andre nordsjællandske kommuner (10 kommuner i alt) truffet beslutning om at indgå i et videre samarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab. I den forbindelse godkendte Byrådet den 20 juni 2016 et fælles oplæg til en ejerstrategi og hovedprincipperne for det nye selskab, som grundlag for det videre arbejde.


Der foreligger nu et udkast til ejeraftale, vedtægter og koncept for investeringsaftaler, som sammen med ejerstrategien, skal udgøre det fælles grundlag for det nye selskab. Samtidig forelægges forslag til mål for den synergigevinst, som kan opnås ved sammenlægningen af de syv forsyningsvirksomheder. 


Økonomiudvalget og Byrådet skal i denne sag træffe endelig beslutning om, hvorvidt kommunen indtræder i det nye fælles forsyningsselskab.


Baggrund

Byrådet har på mødet den 23. november 2015, truffet beslutning om at indgå i et videre samarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab.

I forlængelse heraf har Byrådet på mødet den 29. marts 2016 vedtaget et kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for etableringen af et fælles forsyningsselskab med deltagelse af Allerød, Ballerup, Egedal, Fredensborg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal Kommuners forsyningsselskaber. Efterfølgende er Frederikssund Kommune med forsyningsselskaber den 11. april 2016 indtrådt i samarbejdet, og Lyngby Taarbæk Kommune har den 20. september 2016 meddelt, at de udtræder. (Der vil efter denne sags behandling i kommunerne ske den nødvendige tilretning af sagens dokumenter).


På Byrådets møde den 20. juni 2016, godkendte Byrådet udkast til ejerstrategi og udkast til hovedprincipper for selskabsdannelsen som grundlag for det videre arbejde.


Byrådet i de 10 kommuner skal nu træffe endelig beslutning om, hvorvidt de ønsker at indtræde i det nye fælles forsyningsselskab.


Ejerstrategi

Som overordnet fælles politisk ramme er formuleret en politisk vision for det nye fælles forsyningsselskab.


Ejerstrategien udtrykker den fælles vision om at skabe en effektiv og veldreven fælles forsyning i tæt samklang med ejerkommunerne - til gavn for borgerne og virksomhederne i de deltagende kommuner.


Det fælles forsyningsselskab skal være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier og på én og samme tid have fokus på sikker og effektiv drift, og ejerkommunernes miljø-, klima- og servicemål.  Selskabet skal være med til at skabe udvikling i sektoren og herigennem bidrage til vækst og grøn omstilling, fx ved at understøtte nationale initiativer.


Visionen er, at det fælles forsyningsselskab sætter nye standarder for effektiv drift, klimatilpasning og en ny effektiv rensestruktur for det samlede selskab. Selskabet vil – udover at kunne imødekomme de statslige effektiviseringskrav – løbende høste effektiviseringsgevinster, og der vil ved selve etableringen opnås markante synergigevinster.


På baggrund af tilbagemeldingerne fra kommunernes behandling af ejerstrategien i juni måned er der foretaget en række tilføjelser. Den reviderede ejerstrategi er vedlagt som bilag, hvor ændringerne er markeret.


Etablering af det nye fælles selskab

Det nye fælles forsyningsselskab vil blive etableret som en holdingmodel, hvor kommunerne indskyder deres eksisterende forsyningsselskaber i et nyt holdingselskab pr. 1. januar 2017. De eksisterende serviceselskaber, hvor medarbejderne er ansat, fusioneres efter tidsplanen den 1. juli 2017, og medarbejderne vil fra dette tidspunkt være ansat i et fælles serviceselskab. En tidsplan for etableringen og perioden fra 1. november 2016 – 31. december 2017 er vedlagt som bilag.


Holdingmodellen betyder, at hver kommune sikres fuld indflydelse på egne takster, service- og investeringsniveau m.v. De eksisterende anlæg og værdier i kommunernes nuværende forsyningsselskaber holdes adskilt i form af datterselskaber, hvilket også vil gælde for de nuværende og kommende renseselskaber.


Fremtiden for Fredensborg Affald A/S afklares nærmere inden 1. januar 2017.


Bestyrelse

Hver kommune udpeger pr. 1. januar 2017 et medlem til den nye fælles holdingbestyrelse, som efter reglerne suppleres med op til 6 medarbejderrepræsentanter. Herudover skal der udpeges en ekstern formand for bestyrelsen. Medlemmerne af holdingbestyrelsen er samtidig bestyrelse for det nye fælles serviceskab pr. 1. juli 2017. Der ydes ikke vederlag til medlemmerne af det nye fælles holdingselskabs (eller serviceselskabets) bestyrelse, dog med undtagelse af den eksterne formand.


De eksisterende forsyningsselskabers nuværende bestyrelser i de ledningsejende selskaber fortsætter uændret frem til udgangen af den kommunale valgperiode, dvs. frem til udgangen af 2017. Såfremt en kommune ønsker, at der efter den 1. januar 2018 skal nedsættes en lokal bestyrelse for eget datterselskab, skal denne udpegning ske i slutningen af 2017 efter kommunalvalget.


Herudover kan den enkelte kommune nedsætte et særligt udvalg, der kan arbejde med forsyningsområdet og samspillet mellem kommunen og det nye selskab.


De nuværende bestyrelser for serviceselskaberne fortsætter uændret frem til 1. juli 2017, hvor serviceselskaberne teknisk set fusioneres.  


Bestyrelserne for de eksisterende fælleskommunale selskaber, Mølleåværket, Måløv Rens og BIOFOS, kan fortsætte uændret.


I november – januar/februar gennemføres ansættelsesforløb for valg af ny direktør, idet den kommende holdingbestyrelse (midlertidige bestyrelse) nedsætter et ansættelsesudvalg, og udvalget gennemfører herefter en ansættelsesprocedure.


Ejeraftale og vedtægter

Ejeraftalen, der er en aftale mellem de deltagende kommuner om principper for vedtagelse af beslutninger i bestyrelser og på generalforsamlinger, optagelse af nye aktionærer, udtræden, opløsning, tvister, m.v. indebærer:

1)    At der efter 1. januar 2018 tilstræbes en enhedsbestyrelse, hvor bestyrelsen er gennemgående i både holding-, og serviceselskab samt datterselskaber, idet der dog vil være mulighed for, at enkelte ejerkommuner kan vælge sin egen bestyrelse i sit lokale datterselskab, og herunder fastsætte honorar,

2)    At ejerkommunerne udviser loyalitet overfor hinanden og respekterer lokale interesser, og at kommunerne derfor har pligt til at stemme for beslutninger, som ”lokale” repræsentanter/ bestyrelsesmedlemmer ønsker at gennemføre.

3)    At den enkelte ejerkommune via investeringsaftaler sikres direkte indflydelse på investerings- og serviceniveau og dermed taksterne i deres lokale datterselskab.

4)    At ejerfordelingen i holdingselskabet foreslås fastsat på baggrund af korrigeret egenkapital, debiteret vandmængde (til slutkunder) og antal indbyggere vægtet med hhv. 50 %, 25 % og 25 %. (Alle tre parametre er anvendt ved tidligere fusioner (bl.a. HOFOR Vand, HOFOR spildevand, BIOFOS og FORS) og er tidligere blevet godkendt af Forsyningssekretariatet).

5)    At ejerfordelingen ikke vil få nogen reel betydning i den daglige drift og ledelse af selskabet, idet ejeraftalen og holdingselskabets vedtægter indeholder bestemmelser om stemmeprincipper og mindretalsgarantier.

6)    At ejerne ikke kan sælge deres aktier i holdingselskabet (salgsforbud), medmindre alle ejerkommunerne er enige herom.

7)    At såfremt ejerne i enighed beslutter at sælge samtlige aktier i Fælles Forsyning-koncernen, skal provenuet fordeles forholdsmæssigt mellem ejerkommunerne på grundlag af en opdateret opgørelse af de parametre og beregningsprincipper, som ligger til grund for fastsættelse af ejerkommunernes ejerandele.

8)    At en ejerkommune kan vælge at udtræde og få sit/sine lokale datterselskab(er) tilbage med de fulde værdier i datterselskabet i behold.

9)    At der lægges op til, at der ikke kan indtræde nye ejere (kommuner) i det fælles forsyningsselskab før 1. januar 2020, og at man tidligst vil kunne udtræde den 31. december 2021.

  1. Dette er for at skabe ro om selskabet og give det nye fælles forsyningsselskab en mulighed for at skabe de resultater, som er baggrunden for ønsket om stiftelsen af koncernen.

Vedtægterne er udformet i overensstemmelse hermed. Ejeraftale og vedtægter for holdingselskabet er vedlagt som bilag.


Investeringsaftaler

Som væsentligt styringsinstrument for samarbejdet mellem de enkelte kommuner og det nye forsyningsselskab er udarbejdet vedlagte koncept for investeringsaftaler.


Der er tale om en aftale, der en gang årligt indgås mellem den enkelte ejerkommune og dennes lokale datterselskab, som udtrykker parternes fælles forståelse for de kommende års investeringer, serviceniveau og det forventede takstniveau. Investeringsaftalen har en 4-12 årig budgethorisont, og danner grundlag for kommunens og selskabets aftale om konkrete mål og resultatkrav. Der kan aftales en jævnlig opfølgning mellem kommunen og selskabet, dog minimum én gang årligt.


Ny rensestruktur

Sideløbende med sammenlægningsprocessen arbejdes der med en forventet kommende etablering af et nyt renseselskab ”Midt-Øst Rens”. Der er igangsat en særskilt proces for dette arbejde med  de involverede kommuner (Allerød, Fredensborg, Hørsholm, Rudersdal og evt. Furesø Kommuner). Den nye struktur forventes at omfatte etablering af et nyt renseanlæg eller ud- og ombygning af et eksisterende anlæg. Renseanlægget vil blive en del af en ny effektiv rensestruktur for den nye fælles forsyningsselskab.

Tilsvarende er der igangsat en analyse af mulighederne for at optimere antallet af renseanlæg inden for Frederikssund Forsyning, FORS (Roskilde, Lejre og Holbæk), Furesø Egedal Forsyning og Forsyning Ballerup. Undersøgelsen er faseopdelt og der afrapporteres endeligt i efteråret 2016.


Sammenlægningsgevinster og synergier

I henhold til kommissoriet for forsyningssamarbejdet og hovedprincipperne for selskabsdannelsen skal der i forbindelse med den endelige beslutning om deltagelse i det videre samarbejde tages stilling til målet for synergigevinsterne ved en sammenlægning af forsyningsselskaberne.

Uanset de enkelte forsyningsselskabers udgangspunkt og tidligere gennemførte effektiviseringer vil sammenlægningen i sig selv give en betydelig sammenlægningsgevinst i form af dobbeltfunktioner, der kan samles og standardiseres – fx ledelse, kundeservice, bogføring, løn, it-systemer, HR, vagt, tilsyn, service og reparation, planlægning, projektering mv.


Revisionsfirmaet PwC vurderer, at der i rene sammenlægningsgevinster vil være mulighed for en besparelse på mellem 17 og 25 % af de påvirkelige driftsudgifter. Dette svarer til ca. 59 – 87 mio. kr. årligt. På denne baggrund anbefales et mål for sammenlægnings-/synergigevinsten på 20 % af de påvirkelige driftsudgifter, svarende til 70 mio. kr.

I tillæg til synergigevinsterne på driftssiden kommer årlige synergigevinster på anlægsinvesteringer (skønnet til 7 %) og på længere sigt gevinster ved ændringer i rensestrukturen. Disse synergier er ikke indregnet i målet for sammenlægnings-/synergigevinsten på 20 %.


Sammenlægningsgevinsten kan direkte omsættes i form af billigere takst for borgerne (som en gennemsnitsberegning) svarende til ca. 240 – 450 kr. årligt for henholdsvis en lille og stor husstand. Alternativt kan gevinsten anvendes til investeringer i fx klimatilpasning, miljøforbedringer, bedre service mv. afhængig af, hvad der ønskes i de enkelte ejerkommuner.

Udover sammenlægningsgevinsterne vil der årligt kunne fastsættes mål for effektiviseringer. Yderligere effektiviseringskrav fastlægges efterfølgende af den nye ledelse/bestyrelse.


Sammenlægningsgevinsterne skal holdes op i mod, at der forventes et statsligt effektiviseringskrav på samlet 8 % - 16 % over fire år, som hver enkel forsyning vil skulle leve op til, idet der dog vil være forskel på de individuelle effektiviseringskrav, som de enkelte forsyningsselskaber vil blive pålagt.


Det anbefales, at der efter 2 år følges op på de realiserede sammenlægningsgevinster/synergigevinster. Bestyrelsen følger herudover løbende sammenlægningsgevinsterne og -omkostningerne.


Sammenlægningen skaber en stærkere organisation med en større robusthed samt et udviklingsorienteret miljø, der har lettere ved at tiltrække og fastholde specialiseret arbejdskraft.  En organisation som giver et bedre grundlag for fortsatte og løbende effektiviseringer til gavn for alle de deltagende kommuner.


Beslutningsproces

Gennemførelse af sammenlægningen er betinget af, at der kan opnås en fusionsgodkendelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. For at kunne gennemføre sammenlægningen pr. 1. januar 2017 kræver det, at ansøgning om fusionsgodkendelse afsendes senest primo november 2016, hvorfor sagen forelægges de 10 kommuners Kommunalbestyrelser i oktober måned.


Herudover er gennemførelsen betinget af, at Forsyningssekretariatet tilkendegiver, at principperne for ejerfordelingen mellem kommunerne ikke medfører modregning i kommunernes bloktilskud.


Videre projektorganisering

Når den sidste kommune den 9. november 2016 politisk har behandlet spørgsmålet om indtræden i et nyt fælles forsyningsselskab, mødes den midlertidige bestyrelse bestående af de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer til den kommende holdingbestyrelse den 10. november 2016. Den midlertidige bestyrelse afløser hermed den politiske styregruppe. Pr. 1. januar 2017 vil holdingbestyrelsen formelt være etableret. Den midlertidige bestyrelse kan udpege en ekstern formand for den midlertidige bestyrelse, der fungerer frem til den 1. januar 2017, hvor holdingselskabet stiftes og den eksterne formand formelt udpeges på generalforsamlingen.


Den administrative styregruppe og projektsekretariatet fortsætter frem til tidspunktet for ansættelse af en ny direktør, hvilket forventes at ske pr. 1. marts 2017. Projektsekretariatet vil endvidere være sekretariat for den eksterne formand, når denne er udpeget og indtil en ny direktør er ansat.



Bestyrelsen for Fredensborg Forsynings anbefaling

Bestyrelsen for Fredensborg Forsynings besluttede at anbefale følgende:


  • at Fredensborg byråd ikke for nuværende indgår i det fælles forsyningsselskab (Fælles Holding) med de 9 øvrige kommuner.
  • at bestyrelsesformanden skriver et brev til de øvrige 9 kommuner og anmoder om en observatørstatus i det nye fælles forsyningsselskab.
  • at bestyrelsen imødeser Fredensborg Forsynings ledelses forslag til konkret udmøntning af det effektiviseringspotentiale der fremgår af EY analyse, og som ledelsen har peget på i business case udarbejdet af PWC.
  • at bestyrelsen ønsker et strategisk oplæg fra ledelsen af Fredensborg Forsyning. Oplægget skal omfatte strategiske samarbejdsmuligheder på kort og længere sigt samt håndtering af fremtidens effektiviseringsudfordringer på forsyningsområdet.

 

De respektive borgmestre er orienteret om anbefalingen fra Fredensborg Forsynings bestyrelse.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At kommunen indtræder i et fælles forsyningsselskab som beskrevet ovenfor.
  2. At kommunen tiltræder den vedlagte ejerstrategi, ejeraftale, vedtægter og koncept for investeringsaftaler.
  3. At Byrådet indstiller et medlem samt en suppleant til bestyrelsen for det nye fælles holdingselskab pr. 1. januar 2017, og at der samtidig gives mandat til, at dette medlem repræsenterer kommunen på det stiftende møde for holdingselskabet, og herunder træffer beslutning om valg af ekstern formand for holdingselskabets bestyrelse.
  4. At borgmesteren bemyndiges til at repræsentere kommunen på generalforsamlingen i Fredensborg Forsyning Holding A/S og sammen med forvaltningen bemyndiges til at gennemføre de fornødne skridt med henblik på at indskyde kommunens forsyningsselskaber i det nye fælles holdingselskab.
  5. At borgmesteren og forvaltningen bemyndiges til at træffe de fornødne beslutninger i forbindelse med stiftelsen af det fælles holdingselskab samt foretage eventuelle nødvendige tekniske og redaktionelle ændringer i stiftelsesdokument, vedtægter mv. for at gennemføre og registrere stiftelsen.
  6. At kommunalbestyrelsen inden udgangen af 2017 kan beslutte, om der skal nedsættes en særskilt bestyrelse for de lokale datterselskaber, og i givet fald hvem der skal vælges hertil.
  7. At der fastsættes et mål for sammenlægnings-/synergigevinsterne på 20 % af de påvirkelige driftsudgifter, at evt. yderligere effektiviseringsmål fastlægges efterfølgende af det nye selskabs ledelse/bestyrelse.
  8. At det nye selskabs ledelse/bestyrelse løbende følger op på implementering af synergigevinsterne og efter 2 år foretager en samlet vurdering.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-10-2016

Økonomiudvalget anbefaler, at byrådet følger anbefalingen fra Fredensborgs Forsynings bestyrelse.


Helle Abild Hansen (I) tog forbehold.

Beslutning i Byrådet den 31-10-2016

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.