Nr.173 - Rengøring, udbud

Sagsnr.: 15/36632

 
Carsten Wulff (V), Hanne Berg (F)

Beslutningstema

-      Orientering og status for rengøring og vinduespolering.

-      Godkendelse af procedure for konkurrenceudsættelse inklusive serviceniveau.

-      Godkendelse af procedure for fastsættelse af budget for rengøring og vinduespolering.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet besluttede på mødet den 27. januar 2015

-      At kontrakten med Forenede Service A/S om rengøring forlænges til den 31. december 2016

-      At kontrakten med ISS Facility Services A/S om vinduespolering opsiges til ophør den 31. juli 2015

-      At vinduespoleringsopgaven udbydes for en kontraktperiode fra 1. august 2015 til 31. december 2016

-      At budgetter på lokaliteter som selv varetager rengøringen og/eller vinduespoleringen tilpasses til samme niveau, som den leverandør der på baggrund af udbud er indgået aftale med, har tilbudt

-      At hoved-/ekstrarengøringspuljen øges til det tidligere niveau på 7,5 %

-      At der indføres dobbeltrengøring af udvalgte skole- og SFO-toiletter på skoledage

-      At der indføres en pulje svarende til fire ekstra rengøringsdage til dækning af nødvendige rengøringsopgaver i den første og sidste uge af sommerferien


Alle beslutninger er efterfølgende effektueret hurtigst muligt og det har medført:

-      At der indgået aftale med en ny vinduespoleringsleverandør fra den 1. august 2015 til den 31. december 2016

-      At budgetterne på de enkelte lokaliteter er tilpasset fra den 1. juni 2015 (for selvejende institutioner fra den 1. januar 2016) og at enkelte lokaliteter med egen rengøring og/eller vinduespolering i den forbindelse har ønsket, at overgå til den centrale private leverandør

-      At puljerne til hoved-/ekstrarengøring og ekstra rengøringsdage på skolerne samt dobbelt rengøring af toiletter på skolerne er effektueret fra 1. juni 2015


Budget:

Kommunens samlede budget til rengøring og vinduespolering har i 2015 været 24,5 mio. kr.


Den private leverandør af rengøring, har i henhold til kontrakten varslet en prisforhøjelse pr. den 1. januar 2016 på 0,68 %, svarende til ca. kr. 100.000.

I forbindelse med aftalen om forlængelse for 2016, blev der med den private leverandør af rengøring forhandlet en reduktion på alle priser på 2½ %, svarende til ca. kr. 300.000.


Der er ingen prisforhøjelse for vinduespolering i 2016.


For lokaliteter med egne ansatte medarbejdere, vil udgiften i henhold til KLs PL indeks stige med ca. 1,6 %.

Derudover påvirkes budgettet af prioriteringsbidraget på 1 %, som forventes finansieret indenfor det enkelte politikområde


Herudover er der for 2016 ikke yderligere økonomiske ændringer i forhold til den nuværende situation.



Controllerfunktionen

Kommunens controller fører fortsat nøje kontrol med opgaverne og griber i alle tilfælde ind, hvis der fra lokaliteterne rapporteres om mangler eller kritik i forhold til kvaliteten eller samarbejdet.


Herudover gennemføres der i henhold til aftalen jævnlige og proaktive opfølgninger både in situ og via kontakt på mail eller telefon.

Der er jævnligt henvendelser fra lokaliteterne om behov for opfølgning, men der har i 2015 kun været gangske få situationer, hvor det har taget mere end et par dage at afdække problemet og finde en for alle brugbar løsning.

 

Rengøringskvalitet

På baggrund af Controllerens opfølgninger kan det konstateres, at der fortsat er nogenlunde den samme kvalitet på lokaliteterne uanset om rengøringen udføres af den private leverandør (Forenede Service A/S) eller om rengøringen udføres af de enkelte lokaliteters egne medarbejdere.

 

De af Controlleren gennemførte kontroller, er imidlertid alle et øjebliksbillede og dermed ikke nødvendigvis retvisende for den gennemsnitlige kvalitet. Controlleren kan dog godt vurdere, om der er tale om enkeltstående fejl og mangler eller om der er tale om fejl, der har stået på over længere tid. Der vedlægges som bilag 1 en oversigt over resultatet af de halvårlige kontroller, som Controlleren har gennemført i 2013-2015.


Uanset de af lokaliteterne rapporterede og af Controlleren konstaterede mangler, skal det for god ordens skyld bemærkes, at der ikke er konstateret nogen situationer, hvor der har været risiko for sundheden og sikkerheden for lokalbrugerne.
  

For de lokaliteter hvor rengøringen udføres af den private leverandør, bliver der hver måned indhentet en servicerapport med angivelse af kontaktpersonens tilfredshed med henholdsvis kvaliteten og samarbejdet. Fra oktober 2015 er det aftalt, at rapporterne udsendes og besvares elektronisk. Der vedlægges som bilag 2 den for 2015 samlede oversigt over de indkomne svar til og med oktober.


Oversigten gennemgås hver måned af Controlleren, der griber ind i tilfælde af uoverensstemmelser og om nødvendigt kontakter Center for Kommunale Ejendomme.


Herudover gennemfører den private leverandør på baggrund af servicerapporten hver måned et fysisk servicebesøg på alle lokaliteter, hvor eventuelle afvigelser drøftes med lokalitetens kontaktperson og hvor der aftales eventuelt nødvendige handlingsplaner for fremadrettede tiltag.


Der foreligger ikke på samme måde løbende oplysninger om tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet på de lokaliteter, som selv udfører rengøringen, men det er del af aftalen med Controlleren, at disse lokaliteter kan tage kontakt til og få hjælp af Controlleren i tilfælde af ønske om medvirken til eksempelvis afklaring af kvalitetsdefinitioner, områdefordelinger, udstyrsinvesteringer med videre.

 

Generelt er det administrationens vurdering, at der er styr på kvaliteten og at alle rapporterede eller observerede udsving og uoverensstemmelser håndteres tilfredsstillende, samt at der ved konstaterede fejl og mangler gennemføres de nødvendige tiltag for at tilvejebringe og fastholde en stabil driftssituation.


Rengøringspersonale

Det fremgår af kontrakten med den private leverandør, at alle love og regler skal overholdes og herunder skal medarbejderne ansættes, så ILO konvention nr. 94 (arbejdsklausul) overholdes. Det fremgår også, at der ikke må anvendes underleverandører og der er krav til dokumentation af medarbejdernes uddannelse, straffe- og børneattest, lønudbetaling i henhold til SKATs vejledning, med videre.

 

I forbindelse med de af Controlleren gennemførte kontroller tages der jævnligt et tjek på de antrufne medarbejdere og der har ikke kunnet konstateres uoverensstemmelser. Der er krav om, at der på hver lokalitet er ophængt dokumentation for hvilke medarbejdere, der er tilknyttet den enkelte lokalitet.


Den 11. juni 2015 gennemførte SKAT og politi efter aftale med Center for Kommunale Ejendomme en kontrol på syv udvalgte lokaliteter og der blev ikke fundet forhold, der gav anledning til bemærkninger.

 

Vinduespoleringskvalitet

Efter opstart med den nye leverandør fra den 1. august 2015, er antallet af henvendelser om manglende eller i forhold til poleringsplan for sen vinduespolering væsentligt reduceret og der har ikke været rapporteret eller observeret væsentlige kvalitetsmangler.

 

Samarbejde med leverandørerne

Samarbejdet med rengøringsleverandøren og den nye vinduespoleringsleverandør fungerer generelt tilfredsstillende for både Center for Kommunale Ejendomme og Controlleren. Dette omhandler både den daglige drift og de administrative rutiner i forhold til tilpasninger, fakturering med videre. I forhold til driften er der dog i løbet af 2015 sket en organisationsændring hos rengøringsleverandøren som har medført, at der har måttet gennemføres ekstraordinære opfølgninger og statusmøder hvor det er indskærpet, at der skal leveres en ensartet indsats.


Rengøring og vinduespolering fra 2017

For de lokaliteter, hvor rengøring og vinduespolering varetages af en privat leverandør, skal der inden den 1. januar 2017 være etableret en ny aftale eller opgaverne skal fra denne dato udføres af lokaliteterne selv.


For de selvejende institutioner er det de gældende driftsoverenskomster, der regulerer, om de er forpligtet til at anvende den af kommunen valgte private leverandør, eller om de selv kan indgå aftale med en anden privat leverandør. I forbindelse med den ændrede praksis for fastlæggelse af budgettet er der selvejende institutioner, der har valgt at overgå til, at rengøringen fremover udføres af den af kommunen valgte private leverandør og det er i den forbindelse kommet frem, at den private leverandør som de selv havde valgt ikke nødvendigvis kunne leve op til de samme krav, som kommunen havde stillet i forbindelse med gennemførelse af udbuddet.

Der foreligger ikke noget krav om, at opgaverne skal konkurrenceudsættes med mindre der ønskes mulighed for, at private leverandører udfører dem. I Fredensborg kommune er der siden 2005 god erfaring med, at der ved et udbud ca. hvert 4. år fastholdes det rigtige forhold mellem pris og kvalitet.


Uanset, at Controlleren i samarbejde med Center for Kommunale Ejendomme løbende foretager kontraktmæssige justeringer i forhold til de på de enkelte lokaliteter gennemførte lokaletilpasninger, vil der altid være forhold omkring tilpasninger og nye lokaliteter, der bedst afklares gennem konkurrence. Herudover sker der også en løbende udvikling i markedet, der gennem konkurrence kan medføre bedre aftaler.

Det løbende samarbejde med leverandørerne og den løbende forvaltning af aftalerne om rengøring og vinduespolering forløber godt. Det har dog vist sig, at arbejdet med kontraktforvaltningen ved en opdeling i en kontrakt for rengøring og en kontrakt for vinduespolering, er større end hidtil for både lokaliteterne, Center for Kommunale Ejendomme og Controlleren.


I forbindelse med alle de tidligere udbud er det konstateret, at der ikke er lokale virksomheder, der har ønsket at afgive tilbud på kun rengøring eller vinduespolering. Der ses derfor ikke umiddelbart gode grunde til, at rengøring og vinduespolering udbydes hver for sig.


Tilsvarende har der heller ikke tidligere været tilbudsgivere, der har valgt ikke at byde på alle delaftaler opdelt efter bysamfund og det er også her det nemmeste for alle parter, at der indgås en samlet aftale.


Fremtidigt serviceniveau:

Det nuværende serviceniveau for henholdsvis rengøring og vinduespolering inklusive de den 27. januar 2015 besluttede udvidelser dækker fint det aktuelle behov. Serviceniveauet, øvrige vilkår og procedurer for henvendelser fremgår af den af Controlleren udarbejdede Service Manual, der er vedlagt som bilag 3.


Ved gennemførelse af udbud kan der ud fra de gældende regler og på samme tid indhentes tilbud på flere forskellige serviceniveauer inklusive forskellige kvalitetsniveauer (”guld, sølv eller bronze).


Samtidig kan der som option indhentes tilbud på de forskellige ekstraydelser, som allerede er fastlagt eller som der har været fremsat ønske om. Herved kan der både ved starten af og i hele kontraktperioden træffes beslutning om, hvilket serviceniveau der skal leveres (hvilken kvalitet og hvilke optioner der skal leveres).  


Privat leverandør eller egen rengøring

Udbuddet kan tilrettelægges således, at alle lokaliteter uanset udbudsresultatet gives mulighed for selv at varetage opgaverne med egne ansatte medarbejdere. Der er idag 84 lokaliteter med ekstern rengøring og 25 lokaliteter, som selv varetager rengøringen.

Dette skal i givet fald fremgå af udbudsmaterialet og der skal være mulighed for, at tilbudsgiverne i forhold til en eventuelt manglende stordriftsfordel kan oplyse et eventuelt tillæg i tilfælde af, at eksempelvis mere end 50 % af lokaliteterne vælger selv at varetage opgaverne.


Udbud:

Udbuddet kan tilrettelægges som ”offentligt udbud” eller ”begrænset udbud”. Ved ”offentligt udbud” kan alle leverandører, som opfylder de af Fredensborg Kommune fastsatte minimumskrav afgive tilbud, hvorimod der ved ”begrænset udbud” skal foretages en udvælgelse af minimum fem og maksimalt 20 tilbudsgivere. Idet der ved de tidligere udbud, ikke har været mere end 10 - 12 leverandører, der har ønsket at afgive tilbud og idet der alene kan foretages en udvælgelse på baggrund af objektive kriterier, vil der blive opnået den bedste konkurrence ved anvendelse af ”offentligt udbud”.  


Udbuddet kan tilrettelægges med anvendelse af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” eller ”den laveste pris”. Idet både rengørings- og vinduespoleringsydelsen kan defineres meget præcist og idet der også i forhold til de øvrige leveringsvilkår (inklusive kvalitetssikring, leveringssikkerhed, miljøforhold, personaleforhold med videre) kan fastsættes meget præcise minimumskrav, vil der ikke kunne opnås fordele ved at anvende andre tildelingskriterier end prisen. Hvis der vælges andre underkriterier end prisen er der derimod mulighed for, at tildelingen vil ske til en højere pris end nødvendigt idet en tilbudsgiver eventuelt har tilbudt nogle vilkår, som kommunen reelt ikke har brug for eller ønske om.


Udbuddet anbefales udarbejdet i samarbejde med ekstern rådgiver pga. udbuddets omfang og kompliceret.


Samlet udbudsmateriale vil blive forelagt Byrådet til endelig godkendelse medio 2016.


Anbefaling:

Administrationen anbefaler,

-at rengøring og vinduespolering med ekstern rådgivning udbydes samlet for både kommunale og selvejende lokaliteter,

-at der anvendes offentligt udbud,

-at udbud omhandler flere forskellige serviceniveauer

-at udbuddet gennemføres med tildelingskriteriet laveste pris.

Det anbefales endvidere, at de enkelte institutioner frit kan vælge, om de vil have rengørings- og/eller vinduespoleringsopgaverne udført af den private leverandør eller om de selv vil udføre opgaven for det med udbuddet fastsatte budget.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Finansiering af ekstern rådgiver vil bliver afholdt indenfor for politikområde 4.

Retsgrundlag

-Styrelsesloven

-Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At orientering om status for rengøring og vinduespolering tages til efterretning.
  2. At procedure for konkurrenceudsættelse inklusiv serviceniveau for rengøring og vinduespolering godkendes.
  3. At procedure for fastsættelse af budget ud fra indkomne tilbud for rengøring og vinduespolering godkendes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-12-2015

Anbefaler administrationens indstillinger.


Henriette Brandt Pedersen (Ø) stemte imod.

Beslutning i Byrådet den 14-12-2015

Godkender Økonomiudvalgets indstilling efter afstemning:


For: 25 (Bo Hilsted (A), Carsten Nielsen (A), Charlotte Sander (A), Ergin Øzer (A), Hans Nissen (A), Per Frost Henriksen (A), Pia Bødtker (A), Rasmus Østrup Møller (A), Thomas Lykke Pedersen (A), Kristian Hegaard (B), Lars Simonsen (B), Christian de Jonquiéres (C), Ulla Hardy-Hansen (C), Hossein Armandi (D), Knud Løkke Rasmussen (Frie Liberale), Helle Abild Hansen (I), Flemming Rømer (O), Kim E. Jensen (O), Charlotte Bie (V), Lars Egedal (V), Lars Søndergaard (V), Susanne Rasmussen (V), Thomas Bak (V), Thomas Elgaard (V), Tinne Borch Jacobsen (V))


Imod: 2 (Ole Bergmann (F), Henriette Brandt Pedersen (Ø))