Nr.155 - Kokkedal Ungdoms og Kulturforening søger om at leje Egedalshallen

Sagsnr.: 13/45415

 
Pia Bødtker (A), Carsten Nielsen (A), Tinne Borch Jacobsen (V), Lars Søndergaard (V)

Beslutningstema

Sagen fremlægges på ny efter, at Økonomiudvalget har bedt om at sagen sendes tilbage til udvalget med henblik på, at udvalget træffer beslutning i forhold til administrationens anbefaling om indstillingens punkt 1 og 2.

 

Økonomiudvalget bad desuden om at udvalget drøfter en principiel sag foreningers brug af lokaler.

 

Nærværende sag, der har været til behandling i Fritids- og Idrætsudvalget, forelægges Økonomiudvalget og Byrådet på baggrund af en borgmesterbeslutning i medfør af styrelseslovens § 31a, stk. 3.

 

Stillingtagen til udleje af Egedalssalen til kirkelige handlinger i regi af Kokkedal Ungdoms og Kulturforening.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund - om foreningen

Kokkedal Ungdoms- og Kultur forening er en godkendt folkeoplysende forening. Foreningen har eksisteret siden 1980’erne og blev godt i 1989 af den daværende Karlebo Kommune. Foreningen har ved seneste medlemsopgørelse (2012) 206 medlemmer. Foreningen laver kulturelle aktiviteter for sine medlemmer. Kokkedal Ungdoms- og Kulturforening har klublokale i Egedalshallen og bruger, som andre foreninger også foyer i hallen.

Nedenfor er angivet de væsentligste informationer angivet i ansøgningen fra Kokkedal Ungdoms- og Kulturforening. I det efterfølgende afsnit er administrationens bemærkninger.

 

Ansøgning

Kokkedal Ungdoms- og Kulturforening (herefter KUKF) har fremsendt ansøgning, hvori de søger om at benytte/leje gymnastiksalen (administrationen ”Egedalssalen”) i Egedalshallen pr. 1. august 2014. Foreningen ønsker at anvende Egedalssalen 1 ½ time om fredagen i tidsrummet kl. 12.15-13.45  i sommerperioden og i tidsrummet kl. 13.00-14.30 i vinterperioden. Foreningens vedtægter kan ses i bilag 1.

Foreningen søger ligeledes om lov til at inddrage og benytte depotrummet, der ligger op til gymnastiksalen, da foreningen vurderer, at salen alene ikke er tilstrækkelig stor til at rumme aktiviteterne. Foreningens erfaring er, at en stor del af deres medlemmer deltager. Ligesom de også nogle gange har deltagelse af gæster. Foreningen oplyser, at de har ca. 200 medlemmer.

Foreningen oplyser, at bestyrelsen i dag er i dialog med Fredensborg Kommune, omkring de udfordringer foreningen har med hensyn til lokale og pladsmangel og om eventuelle byggegrunde til et nyt kulturhus. Foreningen forventer ikke, at en eventuel løsning kan være klar inden for den nærmeste fremtid. Foreningen finder, at der derfor er brug for en midlertidig løsning, der kan afhjælpe udfordringer omkring kulturelle aktiviteter i storrummet i hallen om fredagen.

Foreningen oplyser, at der jævnligt afholdes store arrangementer (Administration: i foyer), som tiltrækker flere hundrede borgere, hvilket ikke altid er uproblematisk for andre brugere af Egedalshallen, som også har deres gang i hallen og som bruger andre lokaler samtidigt.

 

Administrationens bemærkninger

Administrationen bemærker, at der i ansøgningen er tale om fredags aktiviteter i regi af foreningen, der må betegnes som egentlige kirkelige handlinger.

Administrationen bemærker, at der pr. 1. august sker en ændring af brugen af Egedalshallen, som følge af Byrådets beslutning d. 24. februar 2014 om oprettelse af Fritidsklub i Kokkedal i Egedalshallen.

Ligeledes har Fritids- og Idrætsudvalget d. 7. maj 2014 besluttet at disponere en del af områdets mindreforbrug til indretning af foyeren til bevægelsesområde, som skal komme foreninger og fritidsklub til gode. Projektet forventes igangsat i løbet af sommeren 2014.

Administrationen vurderer, at det på baggrund af de to nye initiativer vil være givtigt for alle brugere af hallen, at KUKFs aktiviteter ikke forgår i foyer men i Egedalssalen.

Foyeren er et lokale, som flere brugere af Egedalshallen anvender i forbindelse med deres aktiviteter. Foyeren er dog ikke er et lokale, som kan bookes.

Administrationen bemærker, at størrelsen af Egedalssalen er 119 m2 og er godkendt til 240 personer jf. gældende brandmyndighedskrav. Foyeren er 168 m2 eksklusiv arealer til gangareal. Den del af foyer, som indrettes til bevægelsesaktiviteter, udgør ca. 160 m2.

Depotet er i dag indrettet med skabe til opbevaring af redskaber og udstyr, som anvendes i salen og hallen. Det vil kræve en omrokering med betydning for mange brugere for at give plads til en dør, så der kan etableres direkte adgang mellem sal og depot.

Administrationen bemærker, at det kan give værdi med en dør direkte fra depot til sal, men at den nuværende løsning, som går igennem gangareal, har vist sig fint brugbar gennem årene. Administrationen vurderer derfor, at det primært er et ønske for foreningen. Administrationen bemærker ligeledes, at et overslag på arbejdet beløber sig til 80.000 kr. samt at der ikke er afsat midler hertil. Administrationen anbefaler, at man i først omgang ser, hvordan aktiviteten eventuelt kan foregå, inden der laves permanente ændringer.

 

Juridisk vurdering

Administrationen har vurderet, hvorvidt foreningen som godkendt folkeoplysende foreningen kan få stillet lokalerne gratis til rådighed til aktiviteterne, som har karakter af kirkelige handlinger, eller om foreningen kan leje lokalerne hertil.

Kommunerne kan i medfør af folkeoplysningsloven yde støtte til foreninger, der tilbyder frivilligt folkeoplysende arbejde. Støtte ydes som tilskud til aktiviteter, tilskud til egne eller lejede lokaler eller anvisning af kommunale lokaler. For at være støtteberettiget skal man varetage ”folkeoplysende virksomhed”.

Kommunen er ifølge Folkeoplysningsloven og Kommunalfuldmagten forpligtet til at sidestille aktiviteter for børn og unge af bl.a. religiøs art med andre folkeoplysende aktiviteter for børn og unge. Kommunen kan derfor heller ikke afslå en foreningsansøgning om støtte eller lokaleudlån, selv om enkelte aktiviteter anses for gudsdyrkelse, (dvs. egentlige kirkelige handlinger som f. eks. afholdelse af gudstjeneste, dåb, konfirmation, konfirmationsforberedelse, messer, fredagsbøn og bønnemøder), hvis foreningen ud fra en helhedsvurdering betragtes som en folkeoplysende forening. Aktiviteter med karakter af egentlige kirkelige handlinger kan dog ikke indgå i tilskudsgrundlaget og dermed ej eller i et udlån af et kommunalt lokale.

Konklusionen indebærer, at kommunale lokaler ikke kan stilles gratis til rådighed for aktiviteter, som efter en helhedsvurdering har karakter af egentlige kirkelige handlinger (gudsdyrkelse). Lokalerne kan dog godt udlejes til markedspris.

Administrationen vurderer på denne baggrund, at Fredensborg Kommune kan udleje lokalerne til markedspris til foreningen til afvikling af kirkelige handlinger.

 

Markedsleje

Administrationen vurderer, at markedslejen bør fastsættes ud fra lejeprisen af sale i andre sammenlignelige kommuner.

Kommune

Takst for timeleje (gældende)

Hørsholm

Gymnastiksale/bevægelseslokaler

 

300 kr. inkl. lys og varme

Helsingør

Idrætshaller

 

200 kr. før kl. 14. (Private med bopæl i kommunen)

280 kr. efter kl. 14. (Private med bopæl i kommunen.

130 før kl. 14. (Skoler og daginstitutioner)

205 efter kl. 14. (Skoler og daginstitutioner)

Hillerød

Opkræver ikke gebyr for lån/leje af lokaler og låner kun ud til folkeoplysende formål

København

Prismen – dansesal eller kultursal

Halv arena

 

120 kr.

200 kr.

På baggrund af ovenstående priser fra sammenlignelige kommuner vurderer administrationen, at leje skal beløbe sig til 250 kr. pr. time.


Bemærkninger og materiale

Administrationen bemærker, at Kulturministeren efter sagens første behandling har udtalt, at hun vil sende kommuner et hyrdebrev om religiøse foreninger. (Administrationen: Med hyrdebrev henvises til en biskops rundskrivelse til stiftets præster og menigheder med retledende udtalelser om spørgsmål og forhold som ligger for.).  Artikel kan ses i bilag.


Administrationen bemærker, at en publikation om folkeoplysningsloven og religiøse aktiviteter i forhold til kommunernes forpligtelser til at støtte folkeoplysende religiøse aktiviteter via tilskud og lokaleudlån er udgivet af Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) med bidrag fra Horten Advokater. Publikationen er ligeledes kommet kommunen i hænde efter sagens første behandling. Publikationen er vedlagt i bilag.


Administrationen bemærker, at udvalget kan overveje muligheden for at evaluere udleje efter 1 år og således fx indgå en 1 årig lejeaftale.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.


Overslag for omkostninger til mindre bygningsmæssige/lokalemæssige beløber sig til 80.000 kr. Der er ikke afsat midler hertil.


Lejeindtægterne for lokale skal dække udgifter til energi, rengøring og løbende vedligehold mm og vil ikke kunne finansiere det.


Lejeindtægten vil årligt være 19.500 kr. ved en udlejepris på 250 kr. pr. time i 1 ½ time pr. uge i 52 uger.

Retsgrundlag

Folkeoplysningsloven og Fredensborg Kommunes regler for lokale udlån. Kommunalfuldmagten

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Ansøger modtager besked om udvalgets afgørelse.

Elektroniske bilag

http://web.retriever-info.com/go/?u=http%3A%2F%2Fweb.retriever-info.com%2Fservices%2Farchive.html%3Fmethod%3DdisplayPDF&a=42664&d=035009201408284145805&sa=2021350&x=4abf32e007cd41d5ee1f7e7bc344ca44&pp=%5b2,3,4,5,6,7,8%5d&x2=f889a56f749881551fa033293f77ce7f&pu=https%3A%2F%2Fwww.retriever-info.com%2FproxyTest%2F%3Fid%3D035009201408282OnYrA4yXZaq2Rua1r37wR6d000201010500%26x%3D98e3f6bac79d4da29c333d39d575c3e9


http://duf.dk/uploads/tx_tcshop/Horten-notat_til_embedsmaend_i_kommunerne_01.pdf

Indstilling

 

1.    At Fritids- og Idrætsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget, at administrationen bemyndiges til at indgå lejekontrakt med ansøger.

2.    At Økonomiudvalget bemyndiger, administrationen til at indgå lejekontrakt med ansøger.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 13-08-2014

Udvalget stemte om administrationens indstilling punkt 1. For at følge indstillingen stemte 4 medlemmer (A og B). Imod stemte 4 medlemmer (D, O og V).


Udvalget konkluderede, at forslaget var bortfaldet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 25-08-2014

Sagen sendes tilbage til udvalget med henblik på, at udvalget træffer beslutning i forhold til administrationens anbefaling om indstillingens punkt 1 og 2.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 10-09-2014

Udvalget stemte om følgende indstilling:


Fritids- og Idrætsudvalget anbefaler, at der indgås en lejeaftale på markedsvilkår i et år gældende fra den 1. oktober 2014.


Herved sikrer kommunen sig hjemmel til, at foreningen Kokkedal Ungdoms- og Kulturforening får mulighed for at fortsætte foreningens afvikling af kirkelige handlinger i Egedalshallen i ca. halvanden time hver uge. Udvalget lægger vægt på, at foreningen hurtigst muligt selv finder en permanent løsning for egne lokaler til foreningens aktiviteter.”


For indstillingen stemte 6 medlemmer (A, B, C og D). 2 medlemmer (O og V) stemte imod, idet de finder, at kirkelige handlinger ikke skal foregå i kommunens lokaler.

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-09-2014

Økonomiudvalget anbefaler Fritids– og Idrætsudvalgets indstilling efter afstemning. Thomas Elgaard (V), Thomas Bak (V) og Flemming Rømer (O) stemte imod, idet de finder, at kirkelige handlinger ikke skal foregå i kommunens lokaler. Helle Abild Hansen (I) tog forbehold.

Beslutning i Byrådet den 29-09-2014


Økonomiudvalgets indstilling vedtaget med den præcisering, at lejeaftalen har fast udløb 30. september 2015.


Helle Abild Hansen (I) undlod at stemme med følgende begrundelse at sagen burde have været forelagt som principiel drøftelse om retningslinjer for at udleje af kommunale lokaler, herunder i hvilke situationer, der evt. skal dispenseres fra.