Nr.175 - Vedtægt for Fredensborg Kommunes borgerrådgiver

Sagsnr.: 14/35269

 
Hans Nissen (A), Lars Egedal (V)

Beslutningstema

Byrådet skal behandle og beslutte vedtægt for borgerrådgiverens virksomhed.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet har i sag nr. 119/2014 besluttet, at borgerrådgiveren skal medvirke til udarbejdelse af regler for borgerrådgivningens virksomhed til vedtagelse i Byrådet.

 

Vedtægten er udarbejdet i henhold til kommunestyrelseslovens § 65e, hvor borgerrådgiveren henhører under Byrådets administration og § 24 i Styrelsesvedtægten for Fredensborg Kommune for byrådsperioden 2014 – 2017, der fastslår en tilsyns- og kontrolfunktion henhørende under Byrådet. Der er også taget højde for tilkendegivelser i forbindelse med den politiske beslutningsproces om oprettelse af en borgerrådgiverfunktion. Med afsæt i ansættelsesudvalgets vægtning af borgerrådgiverens samarbejdende tilgang er der regler, der understøtter dette perspektiv. Arbejdet er overordnet inspirereret af ombudsmandsloven og vedtægter for uafhængige borgerrådgivere i andre kommuner.

 

Vedtægten præciserer, at borgerrådgiverfunktionen er forankret under Byrådet uafhængig af kommunens stående udvalg, borgmester og administration. Det fastslås, at borgerrådgiveren bistår Byrådet med tilsyn og kontrol samt yder borgere, brugere og erhvervsdrivende i Fredensborg Kommune råd og vejledning og behandler klager over kommunens administration.

 

Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgere og Fredensborg Kommune samt bidrage til at sikre borgernes retssikkerhed i sagsbehandlingen og den faktiske forvaltningsvirksomhed. Vedtægten fastlægger borgerrådgiverens kompetencer og opgaver samt rammer for indgivelse af klager med afsæt i styrkelse af dialogen med administrationen. Der opereres endvidere med en et årig forældelsesfrist af hensyn til ikke at genåbne sager af ældre dato, ligesom læringsperspektivet bedst befordres med afsæt i gældende lov og praksis.

 

Formidling af funktionen

Det er væsentligt at formidle, hvad borgerrådgiveren kan og ikke kan hjælpe med. Hvor, hvornår og hvordan borgerrådgiveren kan kontaktes er tilsvarende vigtig information samtidig med understregning af, at funktionen er uvildig og uafhængig af administrationen i Fredensborg Kommune.

 

Det gennemgående budskab der skal udbredes til administrationen og borgere, brugere og erhvervsdrivende i Fredensborg Kommune er, hvad borgerrådgiveren kan og ikke kan være behjælpelig med:

Hos borgerrådgiveren kan du

 

·         klage over kommunens sagsbehandling ikke at forveksle med afgørelse, personalets adfærd og hvordan praktiske opgaver bliver udført

·         få hjælp, hvis du har svært ved at forstå en afgørelse fra kommunen

·         få information og rådgivning om, hvordan du klager over kommunens afgørelser, og hvem der kan behandle din klage

·         få borgerrådgiveren til at mægle mellem dig og en ansat i kommunen

·         komme med forslag til, hvordan kommunens sagsbehandling og betjening kan blive bedre

 

Borgerrådgiveren kan ikke behandle

 

·         det faglige indhold i kommunens afgørelser eller ændre en afgørelse (fx en bevilling, et forbud, en tilladelse, et afslag)

·         indholdet i de politiske beslutninger

·         forhold om personale og ansættelse i kommunen

·         forhold andre klageinstanser tager sig af

·         forhold der er afsluttet for mere end 1 år siden.

 

Årsberetningen indeholder essensens af borgerrådgiverens arbejde og giver indblik i omfanget af klager og henvendelser, hvad der klages over, hvilke områder der særligt klages over og administrationens indsatser, hvorved årsberetningen giver et generelt billede af serviceniveauet på godt og ondt. Årsberetningen sammen med eventuelle undersøgelser offentliggøres, idet fokus for årsberetningen samt en undersøgelse altid vil være god forvaltningsskik og borgerens retssikkerhed, hvorfor borger, brugere og erhvervsdrivende i kommunen vil have en almen interesse i, at kunne gøre sig bekendt med resultatet af en undersøgelse og årsberetningen.

 

Under forudsætning af Byrådets godkendelse af vedtægten for Fredensborg Kommunes borgerrådgiver åbner funktionen officielt mandag den 3. november 2014. Det betyder samtidigt, at beretningsåret også starter den dato, hvorfor Byrådet kan forvente at få borgerrådgiverens første årsberetning til behandling primo 2016.

 

Annoncering

Medier så som internettet, informationsskærme m.m. vil blive brugt dels til annoncering af funktionens eksistens, dels til informering om hvornår og hvordan borgerrådgiveren kontaktes. For at sikre lige adgang til information om borgerrådgiverens eksistens og tilbud forventes ordblinde, blinde og svagtseende at kunne bruge en skærmlæser til at få læst teksten på borgerrådgiverens hjemmeside. Tilsvarende vil der til mindre digitale borgere, brugere og erhvervsdrivende blive udarbejdet en folder med information om borgerrådgiveren, og hvordan denne træffes. Folderen oversættes i første omgang også til engelsk, således at ikke dansktalende borgere også sikres adgang til informationen om borgerrådgiveren.


Træffetider

Borgerrådgiverens træffetider følger generelt Rådhusets åbningstider. Der er tale om en enmandsfunktion, hvor kommunens ansatte af hensyn til funktionens uafhængighed og uvildighed ikke vil kunne besvare henvendelser. Det betyder, at borgere vil komme til at ringe forgæves til borgerrådgiveren, når borgerrådgiveren sidder i møde eller samtale med en borger. Det vurderes derfor nødvendigt at operere med bedste træffetider, ligesom det anbefales at aftale møder med borgerrådgiveren på forhånd. Bedste træffetider betyder, at borgerne kan være sikre på, at borgerrådgiveren

træffes telefonisk mandag – fredag kl. 8.30 – 9.30

træffes for korte personlige samtaler uden forudgående aftaler på Rådhuset hver mandag kl. 15.00 – 17.30

på skift træffes på et af bibliotekerne i et af de fire bysamfund hver torsdag kl. 10.00 – 12.00

For ikke at kompromittere borgerrådgiverens uafhængighed vil der ikke kunne opnås kontakt til borgerrådgiveren ved ferie og andet forfald. Muligheden for at borgerrådgivere vikarierer for hinanden har været vendt i det sjællandske borgerrådgivernetværk, men er forkastet af faglige og politiske hensyn.

Bevilling

Ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Retsgrundlag

Kommunestyrelsesloven nr. 186 af 19/02/2014 § 65 e.


Styrelsesvedtægt for Fredensborg Kommune for byrådsperioden 2014 – 2017 § 24

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

Hensynet til ordblinde, blinde og svagtseendes behov for at kunne tilegne sig viden om borgerrådgiverfunktionen søges imødekommet ved, at en skærmelæser kan læse hjemmesiden om borgerrådgiveren.


Ligebehandling af borgere uden eller med ringe danskkundskaber søges sikret ved, at oplysninger om borgerrådgiveren foruden dansk formidles på engelsk i en brochure om borgerrådgiveren, der også kan downloades fra borgerrådgiverens hjemmeside.

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Vedtægten offentliggøres på borgerrådgiverens site.

Indstilling

  1. At Byrådet træffer beslutning om godkendelse af vedtægt for Fredensborg Kommunes borgerrådgiver

Beslutning i Økonomiudvalget den 20-10-2014


Økonomiudvalget anbefaler, at byrådet godkender vedtægten for Fredensborg Kommunes borgerrådgiver med følgende bemærkninger:


-      Forholdet vedr. inhabilitet og håndtering heraf undersøges nærmere

-      I forhold til § 6 skal borgerrådgiveren kunne påpege fejl i både den administrative og politiske sagsbehandling

-      I forhold til dækning ved sygdom, fravær eller andet forfald henvises den almindelige åbne juridiske rådgivning i kommunen.

-      Der ønskes en bredere annoncering af den nye funktion.


I forhold til spørgsmål om oversættelse anmodes administrationen om at give økonomiudvalget en generel status på praksis, således at udvalget kan tage en principiel drøftelse af retningslinjerne som gælder for hele kommunen.

Beslutning i Byrådet den 27-10-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.