Nr.56 - Egedalsvænge - organisationsbestyrelsens overtagelse af afdelingsbestyrelsens opgaver.

Sagsnr.: 14/9568

 
Tinne Borch Jacobsen (V)

Beslutningstema

Organisationsbestyrelsen i 3B har overtaget afdelingsbestyrelsens funktioner i 3B’s afdeling i Egedalsvænge. Beboerdemokratiet i afdelingen har ikke fungeret i overensstemmelse med lovgivningen og boligforeningens vedtægter, hvilket organisationsbestyrelsen nu ønsker at ændre på.


Organisationsbestyrelsen anmoder kommunens tilsyn med almenboligområdet om på det foreliggende grundlag at tilkendegive, om man finder anledning til at kritisere 3B’s ageren i forhold til beboerdemokratiet i Egedalsvænge.

Sagsfremstilling og økonomi

Med brev af 19. marts 2014 har advokatfirmaet Horten henvendt sig, på vegne organisationsbestyrelsen i 3B, til kommunen i kommunens egenskab af tilsynsmyndighed med de almene boligselskaber beliggende i kommunen.


Henvendelsen er vedlagt en række bilag, der dokumenterer, sagsforløbet. Bilagene er ikke vedlagt denne dagsorden, da de er meget omfattende.


Det fremgår af selve henvendelsen, der gengives ordret nedenfor, at den sker i følgende anledning:


Advokatens udtalelse

”Boligforeningen 3B administrerer blandt andet den almene boligafdeling "Egedalsvænge", beliggende i Kokkedal. Boligafdelingen omfatter 531 familieboliger og 132 hybler og ungdomsboliger.


Boligforeningen 3B har siden september 2012, hvor der blev valgt en ny afdelingsbestyrelse, oplevet, at beboerdemokratiet i Egedalsvænge ikke har fungeret hensigtsmæssigt.


Boligforeningen 3B har i den forbindelse gennem en længere periode forsøgt at løse situationen på forskellig vis, idet det dog ikke har været muligt at etablere et i 3B"s øjne - tilfredsstillende samarbejde med afdelingsbestyrelsen.


Af den grund har organisationsbestyrelsen den 17. marts 2014 besluttet at overtage afdelingsbestyrelsens opgaver med øjeblikkelig virkning.


Boligforeningen 3B ønsker i forbindelse med organisationsbestyrelsens fortsatte arbejde med at etablere et velfungerende beboerdemokrati i Egedalsvænge at sikre, at man agerer i overensstemmelse med de regler, som gælder for almene boligorganisationer.


Boligforeningen 3B har derfor fundet det hensigtsmæssigt at anmode Fredensborg Kommune om kommunens eventuelle bemærkninger til sagen, hvilket sker med nærværende henvendelse. 

 

Baggrunden for beslutningen om at overtage afdelingsbestyrelsens opgaver.
De problemer, der har udløst Boligforeningen 3B"s beslutning om at overtage afdelingsbestyrelsens opgaver, startede i november/december 2012 med den såkaldte juletræssag.

Sagen efterlod organisationsbestyrelsen med det bestemte indtryk, at flertallet i afdelingsbestyrelsen ikke har forståelse for, at man som afdelingsbestyrelse skal repræsentere alle beboere, også det mindretal, der ønskede et juletræ i afdelingen.


I løbet af 2013 gennemførte 3B en række møder med afdelingsbestyrelsen. 3B var på disse møder repræsenteret af direktionen og formanden for organisationsbestyrelsen.


Møderne handlede primært om at få skabt tillid og kontakt til afdelingsbestyrelsen, idet det dog også var 3B"s ønske at få markeret, hvad afdelingsbestyrelsens rolle i beboerdemokratisk henseende er.


Det var navnlig væsentligt for 3B at sikre, at afdelingsbestyrelsen var bekendt med de beboerdemokratiske principper, herunder at 3B"s vedtægter skal følges, at der skal udarbejdes en dagsorden og et referat for afdelingsmøderne.


Derudover havde enkelte af 3B"s møder med afdelingsbestyrelsen mere specifikke formål, fx at gøre afdelingsbestyrelsen bekendt med, at afdelingsbestyrelsen ikke kan indgå aftaler med leverandører uden organisationsbestyrelsens samtykke, og at afdelingsbestyrelsen skal afregne udbetalte rådighedsbeløb/aktivitetsmidler, inden der kan udbetales nye beløb.


I forbindelse med de nævnte møders afholdelse blev det klart for organisationsbestyrelsen, at afdelingsbestyrelsen ikke ønskede at vedstå tidligere på afdelingsmøder trufne beslutninger af væsentlig betydning for den igangværende byggesag mv.


Denne konflikt udløste en sag ved Beboerklagenævnet om opsætning af vandmålere. Beboerklagenævnet fandt ikke grundlag for at tilsidesætte organisationsbestyrelsens beslutning om at opsætte vandmålere.


Efter Beboerklagenævnets afgørelse trak afdelingsbestyrelsen sig ud af samarbejdet omkring gennemførelsen af byggesagen. 3B blev blandt andet bekendt med, at afdelingsbestyrelsen tilsyneladende opfordrede til at modarbejde gennemførelsen af byggesagen, f.eks. ved at tilskynde beboerne til ikke at flytte møbler, så der var klar til håndværkerne.


I løbet af september måned 2013 ændrede organisationsbestyrelsen strategi, således at det primært blev formanden, der skulle forsøge at opbygge tillid og integrere afdelingsbestyrelsen i et konstruktivt samarbejde – noget kom der ud af dette, idet man f.eks. efter ønske fra afdelingsbestyrelsen fandt mulighed for en huslejenedsættelse i afdelingen pr. 1. januar 2014.

 

Fra efteråret 2013 kom det imidlertid på ny til samarbejdsproblemer.


Afdelingsbestyrelsen opsagde to beboeraktiviteter – "Det gamle vaskeri" og "Billardklubben".


Da opsigelserne ikke sås at være truffet i overensstemmelse med de beboerdemokratiske principper, valgte 3B at annullere de pågældende opsigelser, idet man samtidig krævede sagen behandlet på det afdelingsmøde, som fandt sted den 2. december 2013.


Som en konsekvens af de udfordringer, man nu gennem længere tid havde oplevet med beboerdemokratiet i Egedalsvænge, meddelte Fredensborg Kommune i løbet af efteråret, at kommunen fremadrettet ville føre skærpet tilsyn med afdelingen.


På afdelingsmødet den 2. december 2013 blev det besluttet, at der skulle nedsættes et lokalefordelingsudvalg, bestående af afdelingsbestyrelsen og repræsentanter for organisationsbestyrelsen.


Efter afdelingsmødet modtog 3B en række henvendelser omhandlende det forhold, at en række beboere stillede spørgsmålstegn ved blandt andet afstemningsresultaterne. En af disse henvendelser endte med at en beboer indgav en formel klage til beboerklagenævnet. Sagen blev senere trukket tilbage.


Det lokalefordelingsudvalg, som blev nedsat efter afdelingsmødet den 2. december 2013, holdt møder den 16. december og 2. januar 2014. På mødet den 2. januar kom det frem, at afdelingsbestyrelsen allerede inden det første møde den 16. december havde lovet en gruppe unge i området et lokale.


Aftalen med de unge blev bragt til ophør af 3B, idet aftalen ikke var i overensstemmelse med det, som blev vedtaget på afdelingsmødet den 2. december 2013. De unge stillede krav om godtgørelse, hvilket blev afvist af 3B. Afdelingsbestyrelsen besluttede imidlertid alligevel at give de unge 7.500 kr. i kompensation.


Organisationsbestyrelsen holdt ekstraordinært møde den 27. januar med Egedalsvænge på dagsordenen. Her udtrykte organisationsbestyrelsen bekymring for situationen i Egedalsvænge og man besluttede derfor at opstille en række krav til afdelingsbestyrelsens fortsatte virke.


Afdelingsbestyrelsen blev indkaldt til møde med repræsentanter fra organisationsbestyrelsen den 10. februar, hvor afdelingsbestyrelsen blev præsenteret for kravene.


Kravene havde alle til formål at sikre, at beboerdemokratiet i Egedalsvænge kom til at fungere efter hensigten.


Formanden for 3B"s organisationsbestyrelse meddelte på mødet den 10. februar, at hvis kravene ikke blev accepteret, ville afdelingsbestyrelsen blive frataget deres beføjelser som afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelsen overtage rollen som afdelingsbestyrelse.


Efter en længere diskussion accepterede afdelingsbestyrelsen situationen. Det betød bl.a., at der


-       den 8. marts skulle afleveres en oversigt over hvad afdelingens aktivitetsmidler skal bruges til i 2014,

-       den 15. marts skulle afleveres et oplæg til fordeling af lokaler, og

-       den 1. april skulle afleveres et oplæg til normalisering af samarbejdet med den lokale drift.

 

Afdelingsbestyrelsen har undladt at opfylde disse aftalte krav.


Som det fremgår, er det ikke lykkedes at få afdelingsbestyrelsen til aktivt og positivt at gå ind i opfyldelsen af de indgåede aftaler.


Ved mail af 15. marts 2014, har afdelingsbestyrelsens formand meddelt, at hun fratræder som følge af, at et flertal i bestyrelsen fastholder sin "…. nærmest totale afvisning af 3B"s krav til bestyrelsen".


På baggrund af det beskrevne forløb har organisationsbestyrelsen ikke set anden udvej end at overtage afdelingsbestyrelsens opgaver med øjeblikkelig virkning, hvilket blev meddelt beboerne ved brev af 17. marts 2014.



Grundlaget for den trufne beslutning.
Det følger af vedtægterne for 3B, kapitel 4 - som er udfærdiget i overensstemmelse med reglerne i almenboliglovgivningen - at afdelingsbestyrelsen har en række opgaver, bl.a. i forhold til at få beboerdemokratiet til at fungere til gavn for alle beboere, og i øvrigt i samarbejde med organisationsbestyrelsen.

Det er organisationsbestyrelsens overbevisning, at flertallet i afdelingsbestyrelsen i Egedalsvænge har valgt at sætte beboerdemokratiet ud af kraft, samt at ignorere organisationsbestyrelsens anvisninger af grunde, som ikke umiddelbart kan identificeres.


Det fremgår af driftsbekendtgørelsens § 12, at det er boligorganisationens bestyrelse, som har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de regler, der gælder herfor.


Dette må efter 3B"s opfattelse blandt andet indebære, at organisationsbestyrelsen er såvel berettiget som forpligtet til at gribe ind, hvis organisationsbestyrelsen bliver opmærksom på forhold, som strider imod de beboerdemokratiske principper.


3B har herved blandt andet lagt vægt på en afgørelse af 5. oktober 2012 fra Københavns Kommune, Beboerklagenævnet, omhandlende kompetencefordelingen mellem afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen for en anden almen boligforening. Nævnet udtalte i den forbindelse, at organisationsbestyrelsen har en særlig forpligtelse til at sikre rammerne for et aktivt beboerdemokrati i organisationens afdelinger.


Konkret var det nævnets opfattelse, at organisationsbestyrelsen ikke ved at stille nogle nærmere angivne krav til afholdelse af afdelingsmøder i en almen boligafdeling havde "overrulet" beboerdemokratiet, men derimod sikret det.


Organisationsbestyrelsen har gennem en længere periode søgt ved dialog at få rettet op på forholdene, men, som det fremgår, desværre forgæves.


Af den grund har 3B vurderet, at den eneste måde, hvorpå man på betryggende vis kan sikre, at beboerdemokratiet fremadrettet kan fungere i overensstemmelse med den lovgivning som gælder for alene boliger, er at lade organisationsbestyrelsen overtage afdelingsbestyrelsens opgaver.


På nævnte baggrund – og som konsekvens af kommunens tidligere meddelelse om, at kommunen fandt det nødvendigt at føre skærmet tilsyn med Egedalsvænge - skal 3B hermed anmode om Fredensborg Kommunes eventuelle bemærkninger til sagen.


Fredensborg Kommune anmodes herunder om at tilkendegive, om kommunen på det foreliggende grundlag finder anledning til at kritisere 3B"s ageren i forhold til Beboerdemokratiet i Egedalsvænge.”

Retsgrundlag

Almenboliglovgivningen.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det kommunale tilsyn udtaler, at 3B’s organisationsbestyrelses ageren ved under de foreliggende omstændigheder at overtage afdelingsbestyrelsen i Egedalsvænges funktioner, ikke giver tilsynet anledning til at udtale kritik eller bemærkninger i øvrigt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 24-03-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 31-03-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.