26-05-2014 kl. 18:00
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Per Frost Henriksen (A)

Hans Nissen (A)

Charlotte Sander (A)

Pia Bødtker (A)

Carsten Nielsen (A)

Bo Hilsted (A)

Rasmus Østrup Møller (A)

Lars Simonsen (B)

Kristian Hegaard (B)

Christian de Jonquiéres (C)

Hossein Armandi (D)

Helle Abild Hansen (I)

Flemming Rømer (O)

Kim E. Jensen (O)

Thomas Elgaard Larsen (V)

Carsten Wulff (V)

Lars Egedal (V)

Tinne Borch Jacobsen (V)

Charlotte Bie (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Ole Bergmann (F)

Susanne Rasmussen (V) suppleant

Allan Borgstrøm (V) suppleant

Preben Goth (V) suppleant

Sandra Grenaae (A) suppleant

Afbud

Ergin Øzer (A)

Knud Løkke Rasmussen (V)

Lars Søndergaard (V)

Thomas Bak (V)

26-05-2014 kl. 18:00
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Ulla Hardy-Hansen (C)

Per Frost Henriksen (A)

Hans Nissen (A)

Charlotte Sander (A)

Pia Bødtker (A)

Carsten Nielsen (A)

Bo Hilsted (A)

Rasmus Østrup Møller (A)

Lars Simonsen (B)

Kristian Hegaard (B)

Christian de Jonquiéres (C)

Hossein Armandi (D)

Helle Abild Hansen (I)

Flemming Rømer (O)

Kim E. Jensen (O)

Thomas Elgaard Larsen (V)

Carsten Wulff (V)

Lars Egedal (V)

Tinne Borch Jacobsen (V)

Charlotte Bie (V)

Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Ole Bergmann (F)

Susanne Rasmussen (V) suppleant

Allan Borgstrøm (V) suppleant

Preben Goth (V) suppleant

Sandra Grenaae (A) suppleant

Afbud

Ergin Øzer (A)

Knud Løkke Rasmussen (V)

Lars Søndergaard (V)

Thomas Bak (V)

Nr.74 - Godkendelse af dagsorden

Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Dagsordnen blev godkendt.

Nr.75 - Ændring af styrelsesvedtægten - Borgerrådgiver

Sagsnr.: 14/9431

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Styrelsesvedtægten for Fredensborg Kommune skal ændres som følge af beslutningen om oprettelse af en borgerrådgivningsfunktion.


Samtidig benyttes lejligheden til at få foretaget et par små ajourføringer af styrelsesvedtægten, jf. sagsfremstillingen.


Forslaget om ændring skal undergives to behandlinger i Byrådet med mindst 6 dages mellemrum.

Sagsfremstilling og økonomi

Byrådet vedtog på sit møde den 24. februar 2014 at oprette en borgerrådgivningsfunktion i Fredensborg Kommune.


Det er indeholdt i Byrådets vedtagelse, at borgerrådgivningsfunktionen skal etableres efter styrelseslovens § 65e, som er gengivet i sin fulde ordlyd nedenfor under ”Retsgrundlag”.


På den baggrund foreslås følgende ændring af styrelsesvedtægten:


Ny § 24:


Der er en borgerrådgiverfunktion, der henhører under Byrådets administration.

Stk. 2. Borgerrådgiveren yder vejledning og rådgivning til borgerne indenfor de af Byrådet fastsatte rammer herfor, og bistår Byrådet med dettes tilsyn og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmester og administration.

Stk. 3. Byrådet ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter nærmere regler for dennes virksomhed


Den hidtidige § 24 bliver herefter § 25.


Styrelsesvedtægten med forslag til ændring vedlægges som bilag i sin fulde ordlyd.


Den foreslåede formulering af § 24 om en borgerrådgivningsfunktion læner sig op ad tilsvarende bestemmelser i styrelsesvedtægten for fx Helsingør Kommune, som også har etableret en borgerrådgivningsfunktion efter styrelsesloven § 65e.


De nærmere regler for borgerrådgivningens virksomhed - som skal fastsættes af Byrådet – er det tanken at udarbejde oplæg til sideløbende med den forestående proces om ansættelse af en borgerrådgiver.


Det forekommer i den forbindelse hensigtsmæssigt, at den kommende borgerrådgiver skal medvirke til udarbejdelse af reglerne således, at disse forventes forelagt Byrådet til endelig vedtagelse i de første måneder efter borgerrådgiverens tiltræden.


Ajourføring af styrelsesvedtægten

Siden vedtagelsen af den nugældende styrelsesvedtægt på byrådsmøderne i januar og februar 2014 er der konstateret behov for et par ajourføringer af styrelsesvedtægten:


  • I forhold til Udvalget for Plan, Miljø og Klima - styrelsesvedtægtens § 13, stk. 5 – tilføjes ”spildevandsplaner og vandforsyningsplaner”,

  • I forhold til Udvalget for Arbejdsmarked og Erhverv – styrelsesvedtægtens § 18, stk. 2 – slettes denne ”pind” ”- lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel” – idet området er overført til Udbetaling Danmark.

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 65e:


Kommunalbestyrelsen kan i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om oprettelse af en borgerrådgiverfunktion, der ikke henhører under de stående udvalgs eller økonomiudvalgets umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender. Lederen af borgerrådgiverfunktionen ansættes og afskediges af kommunalbestyrelsen.

Stk.2. Økonomiudvalget skal, for så vidt angår borgerrådgiverfunktionen, varetage de opgaver, som økonomiudvalget er tillagt efter § 18, stk. 2-4, § 37 og § 45, stk. 1 og 2.

Stk.3. Borgerrådgiverfunktionen henhører ikke under borgmesterens øverste daglige ledelse af kommunens administration.

Stk.4. Borgerrådgiverfunktionen kan kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration.

Stk.5. Stk. 1-4 finder tilsvarende anvendelse, hvis kommunen styres efter reglerne i § 64 a, § 64 b, § 65, § 65 a eller flere af de nævnte bestemmelser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At den foreslåede ændring og ajourføring af styrelsesvedtægten vedtages.

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 28-04-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.76 - Indkøb og udbud i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/2125

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Administrationen har udarbejdet foreslag til en revideret indkøbs- & udbudspolitik samt tilhørende indkøbs- og udbudsstrategi, der supplerer politikken ved at skabe klare overordnede retningslinjer for kommunens indkøb og udbud.


Endvidere forelægges udbudsplan for 2014 til godkendelse.


Sagen skal behandles i Byrådet den 26. maj 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Indkøbs- og udbudspolitik

 

Indkøbs- og udbudspolitikken er blevet revideret med en række præciseringer, herunder at udbud og indkøb anvendes aktivt som redskab til innovation og udvikling.

 

 

Indkøbs- og udbudsstrategien

 

Indkøbs- & udbudsstrategien er blevet revideret med præciseringer af en lang række områder, hvorunder særligt skal nævnes to:

 

  • Muligheder for og krav til bæredygtighed/miljøforhold og sociale klausuler, herunder brugen af kædeansvar
  • Administrationens ansvar for at belyse og kvalificere muligheder for effektiviseringer gennem udbud

 

Hertil kommer en række ændringer:

 

  • Indkøb af entreprenør- og håndværkerydelser samt offentlige ydelser og tilbud er eksplicit skrevet ind i indkøbs- og udbudsstrategien og dermed også af indkøbs- & udbudspolitikken. I praksis har disse ydelser også tidligere været omfattet, men ikke direkte nævnt.
  • Der stilles krav til anvendelse af eget e-handelssystem, som implementeres i 2014
  • Principperne for gevinstrealisering foreslås revideret således, at der fremover indhentes 60 pct. af gevinsterne til kommunekassen i stedet for de nuværende 50 pct.
  • Principper for konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver og udlicitering foreslås indarbejdet i indkøbs- & udbudsstrategien

 

Med den foreslåede ændring af gevinstrealiseringen øges den del af gevinsten, der går i kommunekassen og dermed den del, der centralt kan prioriteres til andre initiativer, men samtidig fastholdes de fordele og incitamenter, der er ved, at institutioner og områder beholder en del af gevinsten. En fastholdelse af, at institutioner mv. beholder en del af gevinsten bidrager til, at institutioner og områder kan nå det prioriteringsbidrag, der er indarbejdet i budgetterne.


I forbindelse med budget 2015 vil der blive regnet på, i hvilket omfang den budgetterede gevinst fra udbud kan hæves.

 

 

Udbudsplan 2014

 

Jf. den nuværende indkøbs- & udbudsstrategi skal Økonomiudvalget årligt godkende udbudsplanen.

 

Udbudsplanen for 2014 er udfærdiget ved en bred inddragelse af organisationen, og udbuddene er herefter prioriteret under hensyn til de forventede gevinster, kompleksiteten af udbuddene, brugen af ekstern rådgivning, lovgivningsmæssige krav og centrenes ressourcer.

 

Udbudsplanen er prioriteret i 4 niveauer, hvor udbud med anden, tredje og fjerde prioritet forventes overladt til løsning i fagcentrene eller udskudt til 2015. En række foranalyser forventes ligeledes udskudt til 2015.

 


Opfølgning på udbudsplan 2013

 

I 2013 blev der gennemført og implementeret 36 udbudsforretninger og indkøbsrelaterede projekter, og yderligere 42 udbud og projekter er igangsat. Udbuddene har for 2013 resulteret i gevinster på 14,8 mio. kr., hvoraf de 7,4 mio. kr. er lagt i kassen, mens den resterende del af gevinsten er forblevet i organisationen, herunder i institutionerne. Udbuddene har således resulteret i et væsentligt råderum ude i organisationen. Et råderum som har kunnet bruges til imødegåelse af effektiviseringskravene eller et kvalitetsløft.


En minianalyse gennemført af administrationen, viser dog, at der er et betydeligt forbedringspotentiale i forhold til at bruge de indgåede indkøbsaftaler optimalt.  Konkret vurderes det således, at centre og institutioner samlet har mulighed for at forbedre økonomien med op til 4 mio. kr. årligt, ved en bedre udnyttelse af kommunens indkøbsaftaler.


Resultaterne har foranlediget igangsættelse af en række initiativer, herunder implementering af et e-handelssystem, der vil gøre det væsentligt lettere og hurtigere at finde og købe produkterne på indkøbsaftalerne. Derudover øges controlling-indsatsen.


Fremadrettet må det derfor forventes, at organisationen i højere grad opnår de forventede gevinster. Ligeledes vil den foreslåede øgede gevinstrealisering formentligt ikke kunne mærkes i organisationen, idet en bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne vil give en større gevinst.


De senere års opnormering af kommunens indkøbsfunktion (udgift på konto 6, administration) har således vist sig at være en god investering, idet gevinsterne langt overstiger udgifterne. Derudover bidrager investeringen til kommunens overholdelse af lovgivningen på området samt til udviklingen af kommunens kvalitet i opgaveløsningen.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Udbuddene skal gøre det muligt at nå den budgetlagte gevinst ved udbud.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Indkøbs- og udbudspolitikken samt –strategien offentliggøres på hjemmesiden og medarbejderportalen. Derudover implementeres de i relevante dele af organisationen via præsentationer på medarbejdermøder.


Udbudsplanen offentliggøres på hjemmesiden, så der er åbenhed omkring denne til gavn for nuværende og potentielle leverandører.

Indstilling

  1. At den reviderede indkøbs- og udbudspolitik godkendes
  2. At det reviderede indkøbs- og udbudsstrategi godkendes
  3. At udbudsplanen for 2014 godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.77 - Fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner

Sagsnr.: 14/9121

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Byrådet skal træffe beslutning om, hvorvidt Det fælleskommunale Beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner skal fortsætte en ny 4-årig periode fra 1. juli 2014 til 30. juni 2018. I forlængelse heraf skal Byrådet indstille en formand og en suppleant til Statsforvaltningen. Endvidere skal Byrådet udpege 2 medlemmer og suppleanter for disse efter indstilling fra henholdsvis Lejernes LO og de almene boligorganisationer med afdelinger i de to kommuner. Endelig skal der udpeges en socialt sagkyndig og en suppleant for denne.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg og Hørsholm Kommuner har siden 2002 haft et fælles beboerklagenævn. Alle kommuner skal have et beboerklagenævn, der behandler tvister om almene lejemål.

 

Beboerklagenævnet har en formand, som skal være jurist, og to andre medlemmer.

 

Direktøren for Statsforvaltningen udpeger formand og dennes suppleant efter indstilling fra byrådene.

 

Byrådene vælger de to andre medlemmer og suppleanter efter indstilling fra henholdsvis de almene boligorganisationer og de større lejerforeninger i kommunerne.

 

I husordensager tiltrædes nævnet af en socialt sagkyndig, der skal vejlede om sociale forhold. Den socialt sagkyndige og dennes suppleant udpeges af byrådene.

 

Udnævnelsen af formand og udpegning af medlemmer og suppleanter sker for indtil 4 år.

 

Kommunen skal stille de fornødne lokaler og medhjælp til rådighed for nævnet samt afholde udgifterne til nævnets virksomhed, og Byrådet kan tillægge medlemmerne vederlag.

 

Administrationen i henholdsvis Hørsholm Kommune og Fredensborg Kommune er enedes om følgende oplæg, som er uændret i forhold til tidligere beslutninger i de to byråd:

 

  • At det fælleskommunale beboerklagenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1. juli 2014
  • At den nuværende formand Marianne Dons indstilles til formand for nævnet til direktøren for Statsforvaltningen
  • At juridisk konsulent Bente Jersie Jensen indstilles som suppleant for formanden
  • At formanden får et fast honorar på 40.000 kr./år (Hørsholm Kommune betaler 1/3 heraf og Fredensborg Kommune betaler 2/3 heraf)
  • At der sker en sagshonorering til formanden på 950 kr./sag, som betales af den kommune, hvori lejemålet ligger
  • At fællessekretariatet fortsat er beliggende i Fredensborg Kommune og varetages der
  • At tidsforbruget til sekretariatsopgaver afregnes med 275 kr. pr. time fordelt efter antal sager
  • At porto, fotokopier og forplejning afregnes med 220 kr. pr. sag fordelt efter antal sager
  • At øvrige medlemmer vederlægges med 100 kr. pr. sag, der er på nævnsmødets dagsorden, dog minimum et beløb pr. mødedag svarende til den gældende diætsats (2014 på 400 kr.) fordelt efter antal sager
  • Gebyrindtægten fordeles efter antal sager
  • Kursusudgifter, udgifter til abonnementer og evt. annonceringsudgifter deles lige mellem de to kommuner

 

I 2013 har der været 30 (afsluttede) sager, der vedrørte Fredensborg Kommune og 9 (afsluttede) sager, der vedrørte Hørsholm Kommune. Sagsfordelingen mellem de to kommuner afspejles i fordelingen af det faste honorar til formanden med henholdsvis 26.666 kr. til Fredensborg og 13.333 kr. til Hørsholm.

 

Vedrørende valg af formand og suppleant:

Administrationen indstiller, at Marianne Dons fortsætter som formand for nævnet og at Bente Jersie Jensen udpeges som suppleant for formanden.

 

Vedrørende valg af lejerrepræsentant og suppleant:

Administrationen indstiller at indstillingen fra LLO følges, således at John Hestehave udpeges som lejerrepræsentant og Conny Birkholm som suppleant.

 

Vedrørende valg af udlejerrepræsentant og suppleant:

Alle boligorganisationer i de to kommuner er anmodet om at indstille en eller flere personer som udlejerrepræsentant i nævnet. Der er modtaget følgende indstillinger:

 

  1. Indstilling fra Domea
    1. Tina Thomsen, Humlebæk (formand for Humlebæk Boligselskab, repræsenterer 1000 boliger, økonom, 10 års erfaring med almene boliger og deraf lovgivning gennem hverv som afdelingsformand, tidligere bestyrelsesmedlem i Domea)
    2. Per Hansen, Fredensborg (næstformand for Humlebæk Boligselskab, repræsenterer 1064 boliger, formand for Ravnsbjerg II i 4 år og bestyrelsesmedlem i grundejerforeningen F31)
    3. Henrik Meden, København (advokat i Domea, specialist inden for lejelovgivning og almene boliger, repræsenterer ca. 1500 boliger, lægdommer ved boligretten, født og opvokset i Hørsholm, så godt kendskab til lokalområdet)
  2. Indstilling fra AB Hørsholm Kokkedal:
    1. Marianne Andersen, Kokkedal (formand for AB Hørsholm Kokkedal, bestyrelsesmedlem i bestyrelsen for Boligkontoret Danmark, repræsenterer 1030 boliger, nuværende medlem i nævnet)
  1. Indstilling fra DAB:
    1. Christian Balle Hansen, Hørsholm (formand for Hørsholm almene Boligselskab og afdelingsbestyrelse, repræsenterer ca. 2000 boliger, nuværende suppleant i nævnet)

 

 

Administrationerne har foretaget en samlet vurdering af de 5 indstillede kandidater for så vidt angår kvalifikationer, antallet af boliger som de repræsenterer, hidtidige erfaring med området og risiko for inhabilitet ved nævnsbehandlingen.

 

På den baggrund anbefales det at vælge Henrik Meden, Domea, som medlem pga. hans store erfaring med leje- og boliglovgivningen.

 

Marianne Andersen og Christian Balle Hansen har i de sidste 4 år være henholdsvis medlem og suppleant i nævnet. De er lige kvalificerede og har ydet en upåklagelig indsats i nævnet.

 

Der har for begges vedkommende været en række sager, som de ikke har kunnet deltage i pga. af inhabilitet, hvorfor det har været nødvendigt at indkalde begge til en del møder. I 2013 var Marianne Andersen inhabil i 7 sager og Christian Balle Hansen var inhabil i 9 sager. Da Christian Balle Hansen repræsenterer ca. 2.000 lejemål og Marianne Andersen repræsenterer 1.030 lejemål, er der også alt andet lige en risiko for, at Christian Balle Hansen vil være inhabil i flere sager end Marianne Andersen.

 

På den baggrund indstilles det, at Marianne Andersen vælges som suppleant for Henrik Meden.

 

Vedrørende valg af socialt sagkyndigt medlem og suppleant:

Administrationen indstiller, at teamleder Birthe Unger, Fredensborg Kommune, udpeges som socialt sagkyndig, og at centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, udpeges som suppleant.

 

 

Hørsholm Kommune forventes at behandle samme sag sideløbende i Økonomiudvalget den 15. maj 2014 og Hørsholm Kommunalbestyrelse den 26. maj 2014.

 

Det kan oplyses, at Hørsholm Kommune i dag er sekretariat for et tilsvarende samarbejde inden for det private område, nemlig Det fælles Huslejenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner. Fredensborg Byråd og Hørsholm Kommunalbestyrelse har netop besluttet, at det fælles huslejenævn fortsætter i en ny 4-årig periode fra 1. april 2014 – 31. marts 2018.


Sagsbehandling efter Økonomiudvalgets møde den 19. maj 2014:


Økonomiudvalget besluttede at anbefale administrationens indstilling undtaget punkt 4, som skulle afvente kontakt med Hørsholm Kommune.


Der har efterfølgende været en kontakt til Hørsholm Kommunes borgmester Mogens Slotved, og der er opnået enighed om at indstille til begge byråd, at den nuværende udlejerrepræsentant og suppleant fortsætter i perioden 1. juli 2014 – 30. juni 2018.


Indstillingens pkt. 4 ændres således til:


”at udpege Marianne Andersen og Christian Balle Hansen som henholdsvis medlem og suppleant”

Bevilling

Udgiften afholdes inden for budgettet.

Retsgrundlag

Almenlejelovens kapitel 17.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det fælles beboerklagenævn for Fredensborg og Hørsholm Kommuner fortsætter i perioden 1. juli 2014 – 30. juni 2018
  2. at det indstilles til direktøren for Statsforvaltningen at udpege Marianne Dons som formand og juridisk konsulent Bente Jersie Jensen som suppleant
  3. at følge indstillingen fra LLO om at udpege John Hestehave som medlem og Conny Birkholm som suppleant
  4. at udpege Henrik Meden og Marianne Andersen som henholdsvis medlem og suppleant
  5. at udpege teamleder Birthe Unger, Fredensborg Kommune, og centerchef Klaus Poulsen, Hørsholm Kommune, som henholdsvis socialt sagkyndigt medlem og suppleant
  6. at godkende administrationens forslag til honorering af formand og medlemmer samt oplæg til udgiftsfordelingen mellem Fredensborg Kommune og Hørsholm Kommune

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling undtaget punkt 4, som afventer kontakt med Hørsholm Kommune.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget med den ændring af indstillingens punkt 4, således at Marianne Andersen og Christian Balle Hansen udpeges  som henholdsvis medlem og suppleant.

Nr.78 - Opkrævning af betaling i forbindelse med aktindsigtsanmodninger

Sagsnr.: 14/11710

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til, om der skal fastsættes retningslinjer for opkrævning af betaling for aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven. 

Sagsfremstilling og økonomi

1. Baggrund:


Den nye offentlighedslov, som trådte i kraft 1. januar, indebærer, at det er blevet nemmere at søge om aktindsigt, og adgangen til aktindsigt er blevet udvidet på flere punkter. Kommunerne forventer derfor en stigning i antallet af aktindsigtshenvendelser fra både journalister, borgere og andre, hvilket vil indebære et øget ressourceforbrug til behandling af disse henvendelser.  


Det er på denne baggrund blevet aktuelt at rejse spørgsmålet, om Fredensborg Kommune skal til at opkræve betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt.


Offentlige myndigheder har med hjemmel i lovgivningen mulighed for at opkræve betaling for udlevering af dokumenter mv. i forbindelse med aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven.


Det er frivilligt, om myndigheden vil følge de fastsatte regler, eller om myndigheden selv vil fastsætte mere moderate retningslinjer for betaling. Der er ikke hjemmel for myndigheden til at fastsætte strengere betalingsregler end de i lovgivningen anførte. Myndigheden kan også vælge, at man slet ikke vil opkræve betaling.


I det følgende beskrives kort de gældende regler i lovgivningen, og der redegøres for, hvad en eventuel betalingsordning vil indebære for Fredensborg Kommune, samt gives en vurdering af fordele og ulemper ved en betalingsordning. Endvidere beskrives kort en række andre kommuners praksis og erfaringer og KL’s anbefaling. Endelig opstilles 3 løsningsmodeller.


2. Lovgivning:


Bestemmelserne om opkrævning af betaling for aktindsigt i medfør af offentlighedsloven og forvaltningsloven indebærer i hovedtræk, at man kan opkræve betaling med nærmere fastsatte beløb for:

 

  • dokumenter, der udleveres i papirkopi
  • elektronisk udlevering af dokumenter over 100 sider
  • dataudtræk

 

Man kan som udgangspunkt ikke opkræve betaling,

 

·       hvis det er første gang, dokumenterne udleveres til en ansøger

·       hvis dokumenterne vedrører ansøgers egne personlige forhold.    

 

Hvis udlevering af et dokument på grund af dettes størrelse, anderledes format mv. (fx kortudsnit, lydbånd mv.) forudsætter andet end sædvanlig udskrivning, fotokopiering eller scanning, opkræves betaling svarende til de faktiske omkostninger forbundet med udleveringen.

 

3. Hvad vil en betalingsordning indebære for Fredensborg Kommune?

 

Fredensborg Kommune har ikke tidligere opkrævet betaling for aktindsigt.

 

En betalingsordning vil indebære, at der skal bruges ressourcer på at administrere og håndhæve ordningen.

 

Først og fremmest skal administrationen i det pågældende center hver gang foretage en vurdering af, hvorvidt der efter reglerne skal opkræves betaling eller ej. Dernæst skal ansøger orienteres om betalingskravet, inden dokumenterne udleveres, og en medarbejder skal udarbejde og afsende fakturaen. Hvis ansøger ikke betaler, skal der iværksættes en rykkerprocedure, som bl.a. indebærer manuel behandling af kravet i Opkrævningen. Hvis ansøger fortsat ikke betaler, skal kravet videresendes til SKAT. 

 

Administrationen har foretaget en skønsmæssig beregning af de forventede administrationsomkostninger forbundet med opkrævning af betaling i en aktindsigtssag.

 

Opgaver

Tidsforbrug

Vurdering af om der skal opkræves betaling – betingelser i lov opfyldt

Ca. ½ time

Orientere ansøger mv.

Ca. 15 min.

Udarbejdelse af faktura mm.

Ca. ½ time

Rykkerprocedure mv. (Erfaringen fra lignende opkrævninger i Center for Borgerservice er, at der stort set altid skal iværksættes rykkerprocedure)

Ca. 15 min.

 

I alt ca. 1½ time

 

Et ressourceforbrug på omkring 1½ time pr. aktindsigtssag, i de sager, hvor der iværksættes rykkerprocedure, svarer til administrationsomkostninger på ca. 350 kr. pr. sag, idet en sagsbehandlers gennemsnitsløn er ca. 235 kr. i timen. Herfra skal trækkes 100 kr., som kommunen opkræver i rykkergebyr, således at de samlede omkostninger bliver ca. 250 kr. pr. sag.

 

I sager, hvor der ikke iværksættes rykkerprocedure, vil omkostningerne være lidt højere, da der ikke kan modregnes noget rykkergebyr – ca. 293 kr. pr. sag (ca. 1,25 timer).

 

I sager, hvor man når frem til, at der ikke kan opkræves betaling, vil der alligevel have været et ressourceforbrug på ca. ½ time for den indledende vurdering, dvs. svarende til administrationsomkostninger på ca. 120 kr.

 

Med administrationsomkostninger på ca. 250 kr. pr. sag, vil man skulle op på over 240 sider, for at det opkrævede gebyr dækker administrationsomkostningerne, baseret på de i lovgivningen fastsatte priser. Det vil være sjældent forekommende, at man når op på så stort et sideantal.

 

Hertil kommer alle de tilfælde, hvor udleveringen sker elektronisk, og hvor reglerne siger, at man max kan opkræve 100 kr., samt de sager, hvor man i henhold til reglerne ikke kan opkræve noget men alligevel har haft visse administrationsomkostninger.

 

Konklusionen er, at det må antages, at indførelse af administrationsgebyr på aktindsigtssager langt fra vil dække de ressourcer, Fredensborg Kommune skal anvende til at administrere opkrævningen alene.

 

4. Fordele og ulemper ved en betalingsordning

 

Fordele:

 

·         Det må antages, at man ved at opkræve betaling i et vist omfang kan forebygge meget ressourcekrævende anmodninger om aktindsigt, herunder store, tunge og gentagne anmodninger om aktindsigt samt henvendelser med chikanøst formål. Man vil således formentlig i et vist omfang kunne nedbringe antallet af aktindsigtssager.

 

·         Endvidere vil den enkelte bruger få en fornemmelse af, at det er ressourcekrævende at anmode om aktindsigt, og at der derfor er en vis brugerbetaling.

 

Ulemper:

 

·         Administrationsomkostningerne forbundet med en betalingsordning vil overstige de indtægter, der kommer ind. Det opkrævede gebyr vil med andre ord ikke finansiere de faktiske ressourcer anvendt til at administrere ordningen.

 

·         Opkrævning af betaling for aktindsigt kan i et vist omfang signalere det modsatte af åbenhed, idet man ved at opkræve betaling hindrer eller besværliggør offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning.

 

5. Andre kommuners praksis og erfaringer:

 

En lang række kommuner, herunder Hørsholm, Frederiksberg, Sorø, Kalundborg, Ikast-Brande, Næstved og Holbæk har valgt ikke at bringe betalingsbestemmelserne i anvendelse. Vurderingen har været, at arbejdet med administration, opkrævning og bogføring ikke står mål med indtægten. Man vil overveje situationen igen, hvis den nye offentlighedslov viser sig at medføre gentagne begæringer, der indebærer fremstilling af dyre bilag (fx atypiske størrelser papir, fotos, lydfilm, kortudsnit osv.), og henvendelser, som har chikanøs karakter, fx at den samme ansøger igen og igen beder om de samme dokumenter eller om store mængder dokumenter.

 

I Hillerød Kommune har man for flere år siden besluttet at opkræve betaling efter gældende regler, og man har netop revideret retningslinjerne i overensstemmelse med den nye betalingsbekendtgørelse.

 

I Gentofte Kommune har man ikke tidligere haft retningslinjer for opkrævning af betaling. Man overvejer i øjeblikket at lægge op til en moderat ordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og kun hvis beløbet overstiger 500 kr., og aldrig ved elektronisk fremsendelse, idet man også her har konkluderet, at en ordning, som følger betalingsbekendtgørelsen, ikke kan svare sig økonomisk.

 

6. KL’s anbefaling:

 

KL understreger, at kommunerne skal være opmærksomme på at behandle alle ansøgere om aktindsigt lige vedrørende opkrævning af betaling. Man kan således ikke have en ordning, hvor det principielt er gratis at bede om aktindsigt, men hvor kommunen opkræver betaling i konkrete særligt belastende tilfælde for at forhindre disse.

 

KL har ikke i øvrigt nogen anbefaling til, hvordan kommunerne skal håndtere spørgsmålet om opkrævning af betaling.

 

 

7. Mulige løsningsmodeller

 

A.    At indføre opkrævning af betaling for aktindsigt i overensstemmelse med lovens regler, jf. oven for pkt. 3. Det opkrævede gebyr vil ikke dække omkostningerne forbundet med administrationen af ordningen, men der kan være visse fordele forbundet med at indføre brugerbetaling, såsom nedbringelse af antallet af aktindsigtssager.  

 

B.    At indføre en moderat betalingsordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og når beløbet overstiger fx 500 kr. Dette vil reducere antallet af tilfælde, hvor der skal iværksættes opkrævning, men der vil stadig være en del administration forbundet med en sådan ordning, idet man hver gang skal ind og overveje, om det er første gang eller gentagelse, om beløbet konkret ville overstige 500 kr., man skal optælle sider osv.

C.    At undlade at indføre betaling for aktindsigt.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

  • Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen § 40, stk. 3, og bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013 om betaling for udlevering af dokumenter mv. efter lov om offentlighed i forvaltningen.

  • Lovbekendtgørelse nr. 988 af 9. oktober 2012 af forvaltningsloven og bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Fredensborg Kommune ikke på nuværende tidspunkt indfører en ordning med opkrævning af betaling for aktindsigt.

 

Hvis det viser sig i praksis, at den nye offentlighedslov kommer til at medføre en væsentlig stigning i antallet af omfattende og gentagne aktindsigtsanmodninger, vil betalingsspørgsmålet kunne tages op til fornyet overvejelse.   

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstillinger.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.79 - Samarbejdskodeks mellem LO Hovedstaden og Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/9849

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

På Økonomiudvalgets møde den 19.5. 2014 blev sagen, af byrådsmedlem Hans Nissen (A), begæret behandlet i Byrådet.


LO Hovedstaden har efter dialog med borgmesteren fremsendt udkast til samarbejdskodeks/partnerskabsaftale om indsatsen mod social dumping.


Der skal tages stilling til, hvorvidt det ønskes, at der indgås et samarbejdskodeks mellem LO Hovedstaden og Fredensborg Kommune.

Sagsfremstilling og økonomi

LO Hovedstadens henvendelse har til formål at skabe en fælles forståelse for nødvendigheden af sociale klausuler, herunder arbejdsklausuler rettet mod social dumping.


Fredensborg Kommune arbejder allerede aktivt med sociale klausuler, som søges udbredt i alle relevante kontrakter. Dette arbejder sker bl.a. under henvisning til den gældende indkøbs- og udbudspolitik, hvor følgende er angivet: ”Miljøforhold og sociale klausuler vil altid - med mindre købet er uegnet til det - indgå som udvælgelseskriterier, mindstekrav eller konkurrenceparametre”. En opdatering af kommunens indkøbs- og udbudspolitik, hvor mulighederne og kravene til sociale klausuler præciseres, er endvidere til behandling på dette Økonomiudvalgsmøde.


LO-Hovedstaden vil med samarbejdskodekset forpligtige Fredensborg Kommune til aktivt at samarbejde med LO Hovedstaden ved årligt på et møde at drøfte udviklingen i kommunens udbud og kontrakter set i forhold til ILO Konventionen og de nationale regler på området. Derudover forpligter kommunen sig til at fastlægge en vejledning, som bl.a. indeholder regler for, hvordan det kontrolleres, at kontraktvilkår overholdes.


Et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vurderes ikke umiddelbart at løfte kommunens arbejde med aktivt at arbejde med sociale klausuler i bygge- og anlægskontrakter samt øvrige relevante kontrakter, da det allerede er en aktiv og skriftligt nedfældet del af kommunes udbuds- og indkøbsarbejde.


Hertil kommer, at et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vil indebære en forskelsbehandling af arbejdsmarkedets forskellige parter. Andre fagforbund, arbejdsgiverorganisationer mv. er også parter på området.

Et samarbejdskodeks med LO Hovedstaden vil desuden medføre ressourceanvendelse til møder, opfølgning mv.


Status i andre nordsjællandske kommuner

De øvrige nordsjællandske kommuner har ligeledes modtaget henvendelsen fra LO Hovedstaden. I mange af kommunerne er samarbejdskodekset pt. til politisk behandling, og den administrative indstilling er i de kendte tilfælde enslydende med nærværende.


Administrationens konklusion

Samarbejdskodekset vurderes ikke at indeholde fordele, som kommunen ikke kan få del i uden et samarbejdskodeks. Administrationen vurderer derfor, at et samarbejdskodeks vil medføre flere ulemper end fordele.

Retsgrundlag

Cirkulæreskrivelse nr. 114 af 18/05/1966 om gennemførelse af den af Den internationale Arbejdskonference vedtagne konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.


Cirkulæreskrivelse nr. 115 af 27/06/1990 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter om bygge- og anlægsarbejde.

Kompetence

Økonomiudvalget.

Indstilling

At der svares følgende til LO Hovedstaden:


  1. At kommunen anerkender og bakker op om LO-hovedstadens indsats for at fremme sociale klausuler mv. hvor relevant
  2. At administrationen allerede aktivt arbejder med sociale klausuler, herunder krav om overholdelse af ILO-konventionerne og derfor ikke ser behov for en formel aftale med LO herom.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Administrationens indstilling anbefales efter afstemning:


For stemte: 6 B, C, I , V og O.


Imod stemte: 5 A, F og Ø


Hans Nissen (A) begærede sagen i byrådet.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Borgmesteren foreslog at følgende protokollering blev sendt til afstemning:


Byrådet anbefaler administrationens indstilling og opfordrer til, at der med mellemrum er en dialog om status på social dumping med arbejdsmarkedets parter.


For stemte: 23 (Bo Hilsted (A), Carsten Nielsen (A), Charlotte Sander (A), Per Frost Henriksen (A), Pia Bødtker (A), Rasmus Østrup Møller (A), Sandra Grenaae (A), Thomas Lykke Pedersen (A), Kristian Heegaard (B), Lars Simonsen (B), Christian de Jonquiéres (C), Ulla Hardy-Hansen (C), Hossein Armandi (D), Flemming Rømer (O), Kim E. Jensen (O), Allan Borgstrøm (V), Carsten Wulff (V), Charlotte Bie (V), Lars Egedal (V), Preben Goth (V), Susanne Rasmussen (V), Thomas Elgaard (V), Tinne Borch Jacobsen (V))


Imod stemte: 3 (Hans Nissen (A), Ole Bergmann (F), Henriette Brandt Pedersen (Ø))


Undlader: 1 (Helle Abild Hansen (I))


Forslaget blev vedtaget efter afstemning.

Nr.80 - Hævning af bygning i Nivå Havn

Sagsnr.: 14/10672

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Den Socialdemokratiske byrådsgruppe ønsker at få behandlet en sag fra Plan, Miljø og Klimaudvalgets møde  den 6.5.2014 om hævning af Tursejlernes hus på Nivå Havn på kommende byrådsmøde med den begrundelse, at der er en besparelse i at hæve huset nu.

Sagsfremstilling og økonomi

Dagsordenpunktet fra Plan, Miljø og Klimaudvalgets møde  den 6.5 2014 er vedlagt som bilag.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At det drøftes om Tursejlernes klubhus skal hæves.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Byrådet besluttede at hæve gulvet og finde finansiering hertil (215.000 kr.) inden for den afsatte anlægsreserve i 2014.

Nr.81 - Økonomisk masterplan 2014: Udsatte Børn og Unge

Sagsnr.: 13/45922

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Børne- og Skoleudvalget skal tage stilling den økonomiske masterplan 2014 for Politikområde 10, Udsatte Børn og Unge.

Sagsfremstilling og økonomi

Masterplan for politikområdet Udsatte børn og unge

Der er udarbejdet en ny økonomisk masterplan for udsatte børn og unge

Den økonomiske masterplan har til formål at fastlægge indsatser, der skal gennemføres for at overholde de økonomiske rammer for den indsatsstyrende del af politikområdet Udsatte børn og unge.

 

Politikområdet Udsatte Børn og Unge arbejder efter Servicelovens bestemmelser i forhold til udsatte børn, unge og deres familier. Opgaverne omfatter administration og drift af kommunens tilbud og institutioner for familier med udsatte børn og unge. Aktiviteterne omfatter råd og vejledning, forebyggende foranstaltninger og anbringelser af børn og unge.

 

Masterplanen omfatter den indsatsstyrede del af politikområdet, som i 2014 har et nettobudget på 63,9 mio. kr.

 

Tidligere masterplaner og tillægsbevillinger

Der er senest i 2013 udarbejdet en masterplan på området, hvor indsatserne blev godkendt af Social- og Sundhedsudvalget d. 7. oktober 2013. Indsatserne i masterplan 2013 vedrørte både det sociale område og handicapområdet. Pr. 1.1.2014 overgik børnehandicapområdet til politikområdet Handicap og Socialpsykiatri, hvilket betyder, at forudsætningerne for masterplanen fra 2013 er ændret. Masterplanen i 2013 tog højde for prioriteringsbidraget vedtaget i budget 2013, mens prioriteringsbidrag vedtaget i budget 2014 ikke indgik.

 

De vedtagne indsatser i 2013-masterplanen vedrørende socialt udsatte børn og unge handler om omlægninger og effektiviseringer inden for anbringelser og forebyggende foranstaltninger. Effekten af disse allerede vedtagne indsatser er i alt 11 mio. kr. i perioden 2014-2017, jf. tabel 1.

 

Tabel 1. Effekt af allerede vedtagne indsatser, 1.000 kr.

 

2014

2015

2016

2017

Total

Plejefamilier og opholdssteder mv.

-665

-665

-665

-665

-2.660

Forebyggende foranstaltninger, ydelser

-1.300

-1.675

-2.275

-2.575

-7.825

Døgninstitutioner

-127

-127

-127

-127

-508

Total

-2.092

-2.467

-3.067

-3.367

-10.993

 

Ved budgetrevisionen 30.06.2013 fik politikområdet en tillægsbevilling på 5,4 mio. kr. årligt, svarende til de dokumenterbare udgifter til tilgangen af handicapanbringelsessager fratrukket det forventede mindreforbrug på resten af politikområdet (primært overskud på Granbohus).

 

Samlet ny økonomisk redegørelse

Med flytningen af handicapområdet er der foretaget en fornyet gennemgang af udgiftsudviklingen på området. Den økonomiske vurdering tager udgangspunkt i en analyse af udgifterne inden for hver enkelt aktivitet på politikområdet og en vurdering af det endelige regnskabsresultat for 2013.

 

Vurderingen er, at der med den gældende politik på området og herunder de initiativer, der er igangsat, vil være et merforbrug på 2,3 mio. kr. i 2014. Samlet for budgetperioden 2014-2017 ventes et merforbrug, uden nye initiativer, på 9,3 mio. kr. I 2018 er det forventede merforbrug 4,8 mio. kr.

 

Det er vanskeligt at redegøre præcist for, hvordan de ændringer, der er sket siden masterplanen i 2013, hver især påvirker den nye vurdering. Det skyldes at det sociale område og handicapområdet i 2013 var budgetlagt og konteret under ét, og at det derfor har været nødvendigt at opgøre forbrug og mængder på det sociale område på ny i denne masterplan. Det er dog muligt at forklare de væsentligste ændringer. Det drejer sig dels om prioriteringsbidraget 2014 på 0,3 mio. kr., som ikke indgik i masterplanen 2013 og dels om, at merforbruget på egne børn i 2013 endte med at være 2 mio. kr. højere ved regnskabsafslutningen.

 

Samlet for budgetperioden 2014-2017 vil en varig indarbejdelse af merudgifterne i regnskab 2013 og det øgede prioriteringsbidrag i sig selv betyde en udfordring på 14 mio. kr. over perioden. Den nye vurdering af udgiftsudviklingen og et forventet merforbrug i masterplanen – uden nye indsatser - på 9,3 mio. kr. over budgetperioden er i det lys et forsigtigt skøn.

 

De forventede merforbrug i masterplanen er baseret på de konkrete forventninger til udviklingerne i hvert delområde, som fremgår af tabel 2 nedenfor. Det er fortsat vurderingen, at de gennemførte initiativer på området vil kunne nedbringe de samlede omkostninger, men de vil ikke kunne nedbringes til niveauet for budgettet, jf. tabel 2 nedenfor, medmindre der skulle ske en betydelig ændring i tilgangen af børn

 

Tabel 2. Forventet forbrug 2014-2017, 1.000 kr.

 

 Forventet forbrug

2014

2015

2016

2017

Plejefamilier og opholdssteder mv.

24.058

24.058

24.058

24.058

Forebyggende foranstaltninger, ydelser

24.491

24.116

23.516

23.216

Forebyggende indsatser, øvrigt

5.876

4.757

4.757

4.757

Døgninstitutioner

11.307

11.307

11.307

11.307

Sikrede døgninstitutioner, takstudgifter

1.189

1.131

1.072

1.014

Sikrede døgninstitutioner, objektiv finansiering

1.425

1.425

1.425

1.425

Øvrige udgifter og indtægter

-2.101

-2.101

-2.101

-2.101

Forventet forbrug, total

66.245

64.693

64.034

63.676

Budget

63.927

62.777

61.820

60.833

Forventet merforbrug

2.318

1.916

2.214

2.843

 

De ændrede forudsætninger er ikke udtryk for, at enhedspriserne på området er steget, ligesom der heller ikke er tale om serviceudvidelser.

 

Forslag til nye indsatser

Det er fortsat hensigten, at de allerede vedtagne indsatser fra masterplanen 2013 skal sikre en besparelse på 11 mio. kr. i perioden 2014 -2017, som tidligere beskrevet. Indsatserne er dog udfordret og som et eksempel kan det nævnes, at Den Sociale Ankestyrelse d. 26. februar 2014 af egen drift har truffet afgørelse om anbringelse af to udsatte børn. Ankestyrelsens afgørelse lægger et niveau som varsler, at det fremadrettet kan blive vanskeligere end tidligere at undgå anbringelser af børn og unge via forebyggende indsatser i familien. Herudover er der anbragt tre børn/unge, hvor anden myndighed har truffet afgørelse, hvilket har været udenfor Fredensborg Kommunes kontrol. I 2014 betyder det en samlet udgift på ca. 3,7 mio. kr.

 

De allerede vedtagne indsatser adresserer tilsammen alle de områder, hvor politikområdet har mulighed for at påvirke udgifterne. Det er vurderingen, at det ikke umiddelbart er muligt at opnå yderligere besparelser via indsatser på udsatte børn og unge inden for Servicelovens bestemmelser i forhold til udsatte børn, unge og deres familier.

 

Såfremt økonomien skal balancere i 2014, kan det ske ved yderligere besparelser på politiområdets forebyggende del. Der er allerede vedtaget indsatser for samlet 7,8 mio. kr. fra 2014 -2017 i masterplanen fra 2013, hvor det er målet at udføre forebyggende indsatser til en lavere udgift. Kommunen anvender sammenlignet med andre kommuner en større andel på forebyggelse, men det er administrationens vurdering, at besparelser på det forebyggende område på bare lidt længere sigt kan medføre en samlet udgiftsstigning på området. Dette underbygges af KL’s nøgletal for udsatte børn og unge på landsplan, idet KL’s opgørelser viser, at forebyggende foranstaltninger for udsatte børn og unge betaler sig: Det giver både fagligt og økonomisk mening at gribe ind med forbyggende foranstaltninger, før barnets eller den unges problemer vokser sig større.

 

Finansieringsmuligheder inden for politikområdets rammestyrede del

Alternativet til at finde indsatser på det indsatsstyrende område er at finde besparelser på politikområdets rammestyrede budget. Størstedelen af det rammestyrede budget anvendes på lønninger til kommunens Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR), Familiebehandlerteamet og dagbehandlingsskolen Kejserdal. PPR’s opgaver er rettet mod normalområdet, dvs. skoler og dagtilbud. Familiebehandlerteamet yder familiebehandling, forældrekompetenceundersøgelser og individuelle samtaler af forebyggende og behandlende karakter, og udgør således en væsentlig forebyggende indsats. Kejserdal løser undervisnings- og behandlingsopgaver for kommunens socialt udsatte børn, der ikke kan rummes inden for normalområdet.

 

Udfordringen i at reducere det rammestyrede budget er, at de rammestyrede aktiviteter er væsentlige for at kunne forebygge mere omfattende og dyrere foranstaltninger. En besparelse på Familiebehandlerteamet ville eksempelvis betyde, at forældrekompetenceundersøgelser mv. vil skulle købes eksternt. På samme måde ville der skulle købes eksterne pladser, eller alternativt anbringes, hvis Kejserdal skæres i normeringen. Budgettet til PPR i 2014 er på 20,5 mio. kr. og der er ansat 10 psykologer og 16 specialpædagoger. En besparelse på PPR’s psykologisk og specialpædagogiske del kan  betyde, at indsatsen i forhold til inklusion i forhold til børn med særlige behov vil blive beskåret. Børne-og skoleudvalget vil på et senere møde få forelagt en masterplan for specialundervisningen mv. Imidlertid er der på PPR-området i 2014 et mindreforbrug på ca. 0,8 mio. kr. Beløbet er hensat til at imødegå udbetaling af feriegodtgørelse og pensioner i forbindelse med ophør af stillinger samt imødekommelse af periodens prioriteringsbidrag for at bringe budgettet i balance. Men det vurderes, at det vil være muligt i 2014 at lade 0,5 mio. kr. indgå i masterplanen, uden at det vil få personalemæssige konsekvenser.

 

Det er administrationens vurdering, at en permanent budgetreduktion på det rammestyrede område på bare lidt længere sigt samlet vil give merudgifter, da en besparelse på den forebyggende indsats vil gøre det vanskeligt at fastholde tidligere resultater med at nedbringe udgifterne.

 

Serviceniveauet sammenlignet med andre kommuner

Fredensborg Kommune anvendte 12.893 kr. pr. 0-17-årige i regnskab 2012 på udsatte børn og unge. Det placerer kommunen midt i feltet blandt alle landets kommuner i 2012, hvor kommunens regnskab i øvrigt var udfordret af to usædvanlige hændelser i form af tab af en dyr enkeltsag i Det Sociale Nævn, som indebar at 3 børn blev anbragt og surrogatfængsling af en større gruppe (17) kriminelle unge. I Region Hovedstaden er Fredensborg Kommune  placeret som nummer 16 ud af 29 kommuner i 2012. Jf. KL har kommunernes fokus på at anvende mere forebyggelse i stedet for anbringelser og familiepleje reduceret udgifterne til området på landsplan. Fredensborg Kommune havde en lav andel af anbringelser i plejefamilier i 2012, hvor en relativ stor del af nyanbringelserne var på opholdssteder som følge af ungdomssanktioner. I KL’s opgørelse på baggrund af 2012-regnskabet af hvor stor en andel af kommunernes samlede udgifter på politikområdet, som anvendes til forebyggelse, ligger Fredensborg Kommune helt i top i forhold til KL’s anbefalinger, idet Fredensborg Kommuner er en ud af 13 kommuner, som anvender over 40 pct. af udgifterne på området på forebyggelse.

 

På budgetseminaret i august 2013, blev udfordringen med budgettet for udsatte børn og unge annonceret. Ved den lejlighed blev der taget højde for udfordringen ved de afsatte driftsreserver.

Bevilling

Budgetudfordringen på 2,3 mio. kr. i 2014, hvoraf de 0,5 mio. kr. foreslås finansieret ved mindreforbruget på det rammestyrede område, medtages ved budgetrevisionen 30/4. For 2015 og frem medtages eventuelle merudgifter i budgettet for 2015-2018. De bevillingsmæssige beslutninger træffes derfor først i kommende sager. Indeværende sag har derfor ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Børne- og Skoleudvalget og Byrådet

Indstilling

At udvalget drøfter hvorledes der inden for området kan justeres i forhold til nuværende budget eller om der kan iværksættes andre initiativer.

 

At udvalget drøfter forholdet mellem masterplanen og de politiske forudsætninger for budgetperioden 2014-17.

 

At den samlede forventede merudgift i 2014 på 2,3 mio. kr. dels dækkes af overførsler fra 2013 (0,5 mio. kr. ), dels (1,8 mio. kr.) medtages ved budgetrevisionen 30/4. Ved budgetrevisionen skal der peges på finansiering inden for den samlede kommunale udgiftsramme.

 

At udfordringerne på 7 mio. kr. for 2015-2017 (11,8 mio. kr. for perioden 2015-2018) medtages i budget 2015-2018.

 

At merudgifter i forbindelse med lukning af Farvergården tages op i særskilt sag.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 07-04-2014

Det bemærkes, at der er fejl i nummereringen af indstillinger, der rettelig skal være nr. 1-5. 

 

Børne- og Skoleudvalget drøftede sagen og indstillede til Byrådet:

 

Ad 1.: Blev drøftet.

 

Ad 2.: Blev drøftet.

 

Ad 3.: Administrationens indstilling om, at den samlede forventede merudgift i 2014 på 2,3 mio. kr. dels dækkes af overførsler fra 2013 (0,5 mio. kr. ), dels (1,8 mio. kr.) medtages ved budgetrevisionen 30/4, anbefales efter afstemning:

 

For stemte:

Liste A, liste V, liste B og liste F.

 

Imod stemte:

Liste Ø og liste D.

Ad 4.: Administrationens indstilling anbefales.   

 

Ad 5.: Administrationens indstilling anbefales.   

Beslutning i Økonomiudvalget den 22-04-2014

Sagen sendes tilbage til fagudvalget, med henblik på fornyet drøftelse af finansieringsforslaget. Desuden ønsker Økonomiudvalget en uddybning af protokollering af punkterne ad 1 og ad 2.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 05-05-2014

Ad 1.: Udvalget drøftede muligheder for justeringer og yderligere omlægninger. Udvalget vurderede, at det ikke er muligt at gennemføre yderligere tiltag.


Ad 2.: Udvalget drøftede masterplanen i forhold til budget 2014-17. Udvalget vurderede, at det ikke vil være muligt at gennemføre yderligere budgettilpasninger, udover de 11 mio. kr., der er besluttet i Masterplanen fra oktober 2013.    


Ad 3.: Udvalget drøftede finansieringsforslaget på ny og anbefaler fortsat administrationens indstilling efter afstemning:


For stemte: B, V, D, Ergin Øzer (A) og Charlotte Sander (A) 


Imod stemte: F og Ø.


Såfremt prioriteringsbidragene for 2015-2017 medfører, at der bliver tale om serviceforringelser, ønsker udvalget at få forelagt en sag.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Børne – og Skoleudvalgets indstilling efter afstemning:


For stemte:9 A, B, C, I, V,O


Imod stemte:2 F og Ø

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget efter afstemning:


For: 25 (Bo Hilsted (A), Carsten Nielsen (A), Charlotte Sander (A), Hans Nissen (A), Per Frost Henriksen (A), Pia Bødtker (A), Rasmus Østrup Møller (A), Sandra Grenaae (A), Thomas Lykke Pedersen (A), Kristian Heegaard (B), Lars Simonsen (B), Christian de Jonquires (C), Ulla Hardy-Hansen (C), Hossein Armandi (D), Helle Abild Hansen (I), Flemming Rømer (O), Kim E. Jensen (O), Allan Borgstrøm (V), Carsten Wulff (V), Charlotte Bie (V), Lars Egedal (V), Preben Goth (V), Susanne Rasmussen (V), Thomas Elgaard (V), Tinne Borch Jacobsen (V))


Imod: 2 (Ole Bergmann (F), Henriette Brandt Pedersen (Ø))


Undlader: 0

Nr.82 - Godkendelse af anlægsregnskab – Legepladser - Daginstitutioner

Sagsnr.: 14/10161

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060102026. Legepladser  - Daginstitutioner.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060102026 – Legepladser - Daginstitutioner er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

4.299.270

0

4.299.270

Afholdte udgifter

4.267.270

0

4.267.270

Mindre forbrug

32.000

0

32.000

 

Som det fremgår af regnskabet er der et mindre forbrug på 32.000 kr. på bevillingen.

 

Projektet havde til formål at anlægge/istandsætte legepladser ved daginstitutionerne: Fasangården, Lundely, Bøgegården, Teglgården, Broengen 1, 6 og 8 samt Troldeengen og Langebjerghuset.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Mindre forbruget på 32.000 overføres til kassen.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.83 - Godkendelse af anlægsregnskab – Diget ved Jellerød.

Sagsnr.: 14/10161

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103009. Diget ved Jellerød.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103009 – Diget ved Jellerød er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

2.102.940

0

2.102.940

Afholdte udgifter

2.107.940

0

2.107.940

Merforbrug

5.000

0

5.000

 

Som det fremgår, udviser regnskabet et merforbrug på 5.000 kr.

 

Projektet havde til formål at etablere diget ved Jellerød efter oversvømmelserne i 2010. Bevillingen gik dels til rådgivere og dels til opførsel af diget.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Merforbruget på 5.000 kr. foreslås modregnet i mindre forbruget på projekt XA-0060102018 Nyopførsel af Asminderød Skole.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.84 - Godkendelse af anlægsregnskab – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger.

Sagsnr.: 14/10161

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103020 – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103020 – Trafiksikkerhed, Trafik- & Miljøforanstaltninger er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

2.755.263

0

2.755.263

Afholdte udgifter

2.755.263

0

2.755.263

Mer-/Mindre forbrug

0

0

0

 

Som det fremgår af regnskabet er bevillingen anvendt fuldt ud.

 

Projektet går tilbage til Fredensborg-Humlebæk kommune, hvor der blev gennemført en række mindre foranstaltninger i henhold til daværende kommunes Miljø- og trafiksikkerhedsplan.

 

Af disse kan nævnes: Trafiksanering på Benediktevej, visse foranstaltninger i Søholm, helleanlæg i Fredensborg og Humlebæk, mindre forbedringer af skoleveje og udarbejdelse af trafiksikkerhedsplanen.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.85 - Godkendelse af anlægsregnskab – Etablering af dobbeltprofil – Usserød Å.

Sagsnr.: 14/10161

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060103017 – Etablering af dobbeltprofil - Usserød Å.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060103017 – Etablering af dobbeltprofil – Usserød Å er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

6.265.225

0

6.265.225

Afholdte udgifter

6.265.225

0

6.265.225

Mer-/ mindre forbrug

0

0

0

 

Som det fremgår af regnskabet er bevillingen anvendt fuldt ud..

 

Projektet havde til formål at etablere dobbeltprofilen ved Usserød Å, for at øge åens kapacitet, efter oversvømmelserne i 2010. Bevillingen gik dels til rådgivere og dels til udgravning af dobbeltprofilen.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.86 - Godkendelse af anlægsregnskab – Nyopførsel af Asminderød Skole

Sagsnr.: 14/10161

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab - projekt nr. XA-0060102018 - Nyopførsel af Asminderød Skole.

Sagsfremstilling og økonomi

Anlægsprojekt nr.  XA-0060102018 – Nyopførsel af Asminderød Skole er afsluttet ved udgangen af 2013

 

 

Brutto

 

Netto i alt

 

Udgift

Indtægt

 

Anlægsbevilling i alt

10.082.378

615.000

9.466.878

Afholdte udgifter

10.061.378

615.000

9.445.878

Mindre forbrug

21.000

0

21.000

 

Som det fremgår, udviser regnskabet et mindre forbrug på 21.000 kr.

 

Projektet havde til formål at starte opførsel af ny skole i Fredensborg. Herunder undersøgelse for OPP samt rådgiver og projektleder.

 

Regnskabet foreligger afstemt med kommunens hovedbog.

Bevilling

Mindre forbruget på 21.000 kr. overføres til kassen.

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring.

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At regnskabet godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Plan – Miljø – og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.87 - Revidering af kriterierne for tildeling af midler til frivilligt socialt arbejde

Sagsnr.: 14/9547

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Udvalget skal beslutte nye kriterier for tildeling af midler fra § 18 puljen til støtte af frivilligt socialt arbejde.

Sagsfremstilling og økonomi

På udvalgsmødet 2. december 2013 besluttede det daværende Social og Sundhedsudvalg, at kriterierne for tildeling af midler efter § 18 skulle fremlægges ved et kommende møde i Social- og Seniorudvalget til drøftelse.


Administrationen har på den baggrund udarbejdet forslag til reviderede kriterier samt revision af praksis for behandling af ansøgninger mv. jf. punkt 1-6.


  1. Hvilke kriterier, midlerne skal tildeles efter
  2. Hvilke særlige indsatsområder, man ønsker at støtte
  3. Hvornår ansøgningerne skal behandles i udvalget
  4. Hvorvidt der skal indføres en øvre/nedre beløbsgrænse for tildeling af midler fra § 18 puljen
  5. Hvorvidt der skal stilles krav ved markedsføring af projekter med tilskud.
  6. Hvornår de nye kriterier skal træde i kraft

Behandling af ansøgninger sker i en politisk nedsat styregruppe, der indstiller over for Social – og Seniorudvalget. Den nuværende organisering er vedtaget af Byrådet i 2010, og en ændring vil derfor kræve en byrådsbeslutning såfremt udvalget ønsker en ændring af den organisering.


Nuværende praksis

Vedlagt i bilag 1 findes et notat, som beskriver puljen i dag, inklusive nuværende indsatsområder, kriterier, ansøgningsfrister, tildelingstidspunkt, udviklingen i antal ansøgninger, deres størrelse, bevillinger mv.


Fremtidig praksis

I dag er kriterierne for tildeling af midler fra § 18 puljen ikke præcist beskrevet.  Administrationen foreslår, at man både præciserer rammerne for, hvilke typer aktiviteter, puljen støtter og hvilke, man ikke kan forvente støtte til.

 

1)  Forslag til hvilke kriterier midlerne skal tildeles efter

  • Aktiviteter, der bæres af frivillig ulønnet arbejdskraft
  • Aktiviteter, der foregår i et samarbejde mellem flere frivillige foreninger eller mellem frivillige foreninger og kommunen
  • Aktiviteter, der skaber opmærksomhed om frivilligt socialt arbejde og sociale tilbud (f.eks. oplysningsvirksomhed, annoncering, trykning af foldere/programmer, større arrangementer)
  • Aktiviteter, der er nyskabende i forhold til målgruppe eller aktivitetsindhold
  • Aktiviteter, der styrker sociale netværk og fællesskaber
  • Aktiviteter, der giver borgere med særlige behov nye muligheder, øger deres livskvalitet mm.
  • Aktiviteter, der styrker og udvikler den frivillige sociale indsats (f.eks. kurser for frivillige)
  • Projekter og initiativer, som går på tværs af kommunegrænser kan søge støtte fra den fælleskommunale pulje. 

 

Forslag til beskrivelse af, hvilke typer af aktiviteter, der sædvanligvis ikke ydes tilskud til:


  • Administration, herunder løn, porto, kontorartikler, telefon og kørsel. Der kan dog ydes støtte til drift i særlige tilfælde – f.eks. i en etableringsfase og i forbindelse med større samarbejdsprojekter
  • Udflugter, rejser og fortæring, som ikke er en del af en aktivitet for målgruppen (altså fx for de frivillige alene)
  • Den frivillige indsats, der alene består af bestyrelsesarbejde
  • foreninger, organisationer eller enkeltaktiviteter, som primært har et politisk/religiøst/underholdende/kommercielt formål
  • Landsdækkende eller regionale organisationsaktiviteter, indsamlingskampagner, generel oplysningsvirksomhed mm.

 

Styregruppen og Social- og Seniorudvalget kan i særlige tilfælde dispensere fra ovenstående.


2)   Forslag til puljens særlige indsatsområder:

Administrationen foreslår, at de fire nuværende indsatsområder for puljen opdateres, så de fremover kommer til at være:

 

·          Sundhedsfremme og forebyggelse for socialt udsatte grupper

·          Samskabelse af velfærdsydelser med særligt fokus på socialt udsatte og svage grupper

·          Handicap

·          Ældre

  

3)    Forslag til tidspunkt for politisk behandling af ansøgningerne

I dag fremlægges ansøgningerne for Social- og Seniorudvalget ved møderne i hhv. juni og december.


På baggrund af det stigende antal ansøgninger jf. bilag 1, foreslår administrationen, at Social- og Seniorudvalget fremover får fremlagt ansøgningerne til behandling ved møderne i hhv. juni og januar.


Udviklingen i antallet af ansøgninger forventes fortsat at være størst i forbindelse med ansøgningsrunden i november, hvor hovedparten af midlerne fordeles.


Behandlingen af ansøgningerne fra ansøgningsrunden i maj ved udvalgets møde i juni fastholdes, så ansøgerne kan få besked inden sommerferien.

 

4) Forslag til beløbsgrænse for bevillinger

I dag er der ikke besluttet nogen grænse for, hvor små eller store beløb, der kan bevilges fra puljen. Administrationen foreslår, at der indføres en nedre og en øvre beløbsgrænse for bevillinger.


Administrationen foreslår en nedre grænse på 5.000 for puljens bevillinger af hensyn til afvejningen af administrativ tid forbundet med at behandle ansøgningen i forhold til det arbejde, der kan udføres med en bevilling under 5.000 kr.


Administrationen foreslår samtidig en øvre grænse på 100.000 kr. for puljens bevillinger af hensyn til mulighederne for at prioritere puljens midler og støtte et bredt udsnit af foreninger og projekter.


Dermed bortfalder samtidig de eksisterende særlige krav til bevillinger over 100.000 kr., om at disse bevillinger udbetales i tre rater, og at der skal indsendes delregnskab forud for udbetaling af næste rate.


5) Forslag til krav ved markedsføring af aktiviteter

Administrationen foreslår, at retningslinjerne præciserer, at det skal  fremgå, at Fredensborg Kommune har ydet tilskud til aktiviteten, såfremt der udarbejdes markedsføring, annoncer, program eller lignende for aktiviteten.

Arrangørerne forpligter sig til at markedsføre arrangementet, således at aktiviteten kan komme flest mulige borgere til gavn.

 

6)   Forslag til ikrafttræden af reviderede retningslinjer

Administrationen anbefaler, at de nye kriterier træder i kraft i forbindelse med behandling af ansøgninger gældende for budgetår 2015. Det vurderes, at der herved vil være god tid til en informationsindsats.


Organisering af bevillingsprocessen

I dag fordeles midlerne i puljen ved, at Byrådet har nedsat en styregruppe, som tager stilling til de indkomne ansøgninger og anbefaler fordeling over for Social- og Seniorudvalget.


Et alternativ til denne praksis er, at styregruppen nedlægges, således at Social- og Seniorudvalget fremover fordeler midlerne direkte efter en grundig gennemgang, hvor administrationen fremlægger en sag for hver enkelt ansøgning. Hver sag vil indeholde et resume af ansøgningen, et overblik over, hvorvidt foreningen tidligere har modtaget tilskud, og om der er søgt andre puljer parallelt. Sagen vil også indeholde en vurdering af, hvorvidt ansøgningen ligger inden for puljens kriterier samt en anbefaling af, hvorvidt den skal modtage en bevilling eller et afslag. 


Administrationen bemærker, at denne organisering vil give en øget gennemsigtighed i ansøgningsprocedure og beslutningsgrundlag.


Den vil samtidig betyde en omfattende dagsorden, når hver enkelt ansøgning lægges frem som en selvstændig sag. Ligeledes vil det være en større administrativ opgave at udarbejde de mange sager, og hvis udviklingen med flere ansøgninger fortsætter, vil opgaven vokse tilsvarende.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Servicelovens § 18.

Kompetence

Social- og Seniorudvalget.

Kommunikation

1)    Ændringer i kriterierne for puljen til frivilligt socialt arbejde vil fremgå af hjemmesiden, og vil blive meldt ud til paraplyorganisationer og foreninger.

Indstilling

  1. At forslag til nye kriterier for, hvilke typer aktiviteter, som kan modtage tilskud, godkendes.
  2. At forslag til nye indsatsområder godkendes.
  3. At forslag til nyt tidspunkt for behandling i udvalget godkendes
  4. At forslag til fremtidige beløbsgrænser for puljens bevillinger godkendes
  5. At forslag til krav ved markedsføring af projekter med tilskud godkendes.
  6. At forslag til tidspunkt for de nye kriteriers ikrafttræden godkendes
  7. At den nuværende organisering af bevillingsproces fastholdes.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Ad indstillingens pkt.1: Administrationens indstilling vedtaget, idet bemærkes at ét eller flere kriterier skal være opfyldt. Kriterierne er ikke oplistet i prioriteret rækkefølge.


Ad indstillingens pkt. 2: Socialt frivilligt arbejde med fokus på livskvalitetsforbedrende aktiviteter og tiltag for udsatte grupper, børn, ældre, handicappede, familier eller enkeltindivider.


Ad indstillingens pkt. 3, 4 og 6: Administrationens indstilling vedtaget.


Ad indstillingens pkt. 5: Administrationens forslag vedtaget med den ændring, at arrangørerne opfordres til at markedsføre arrangementet, således at aktiviteten kommer flest mulige borgere inden for målgruppen til gavn.


Ad indstillingens pkt. 7: Udvalget anbefaler, at styregruppen nedlægges.


Sagen videresendes til Byrådet til afgørelse for så vidt angår indstillingens pkt. 7, idet spørgsmålet om nedlæggelse af styregruppen henhører under Byrådets kompetence.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Økonomiudvalget anbefaler, at styregruppen nedlægges (Indstillingens punkt 7)


Ulla Hardy Hansen (C) tog forbehold.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.88 - Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2015

Sagsnr.: 14/10560

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Udviklingsstrategi til Den sociale rammeaftale 2015 forelægges Byrådet til godkendelse.


Udviklingsstrategien har forinden været i høring i Handicaprådet på deres møde den 27. marts 2014. Sagen skal behandles i følgende udvalg efterfølgende: Social- og Seniorudvalget og Børne- og Skoleudvalget.

Sagsfremstilling og økonomi

Udviklingsstrategi for 2015
Det er kommunernes ansvar at koordinere det specialiserede socialområde og specialundervisningsområde på såvel børne- og ungeområdet som voksenområdet. Som følge heraf har kommunerne ansvaret for at udarbejde en årlig rammeaftale for det specialiserede social- og specialundervisningsområde, der består af en udviklingsstrategi og en styringsaftale.

 

Udviklingsstrategien blev drøftet i KKR Hovedstaden den 14. marts 2014, hvor KKR anbefalede strategien til godkendelse i kommunalbestyrelserne.

Nedenfor opsummeres udvalgte centrale konklusioner og fokusområder fra Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning i Rammeaftale for 2015.

 

Tilbud omfattet af udviklingsstrategi 2015

Tilbud omfattet af Udviklingsstrategien i Rammeaftale 2015 er:

  • De højt specialiserede og de mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen

·      Højt specialiserede tilbud til borgere, som kræver et stort befolkningsgrundlag for, at tilbuddet kan drives rentabelt og med høj faglighed.

·      Tilbud til borgere med de mest komplekse og specielle behov, hvor tilbuddets eksistens er nødvendig for selvforsyning i regionen, og hvor målgruppens behov ikke kan varetages af andre tilbud i regionen.

  • Alle regionsdrevne tilbud i hovedstadsregionen.

 

Der er i hovedstadsregionen særlig opmærksomhed på de mest specialiserede tilbud, der er omfattet af Udviklingsstrategien. Disse tilbud bliver fulgt løbende af en særligt nedsat task force. Derudover er der opstillet fælleskommunale procedurer i Styringsaftale 2014, som kan hjælpe med, at de mest specialiserede kompetencer bevares og udvikles i regionen.

 

Bevægelser på det specialiserede social- og specialundervisningsområde

Et formål med Udviklingsstrategien er at undersøge, om der er områder, hvor der er behov for særlig koordination eller samarbejde på tværs af kommunerne og/eller mellem kommunerne og Region Hovedstaden. Det kan være regulering af antal pladser blandt de tilbud, der er omfattet af Udviklingsstrategien, eller andre indsatser eller tiltag i tværkommunalt regi. Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2015 Opsummering af konklusioner og fokusområder

 

 

Der kan konstateres nogle bevægelser og tendenser inden for målgrupperne og tilbudstyperne på det specialiserede socialområde, som har direkte relevans for den tværkommunale koordination i KKR-regi4. De væsentligste konklusioner er følgende:

  • På nuværende tidspunkt vurderes der ikke at være et behov for i 2015 at indgå tværkommunale aftaler og/eller aftaler mellem kommunerne og Region Hovedstaden om konkrete reguleringer af tilbud eller pladser omfattet af Udviklingsstrategi 2015.
  • Generelt forventer kommunerne i hovedstadsregionen i de kommende år en uændret udvikling i målgruppernes størrelse på det specialiserede socialområde og specialundervisning.
  • Det specialiserede socialområde i hovedstadsregionen er fortsat præget af strategier om inklusion og hjemtagning af borgere fra døgntilbud til typisk mindre indgribende tilbud i nærmiljøet.
  • Kommunerne har stort fokus på styring, effektiv drift og metodeudvikling i den faglige indsats.
  • Stigende kompleksitet i målgruppernes problemstillinger og afvigelser fra den generelle udviklingstendens er dog med til at understrege, at der i 2015 fortsat er behov for styring og fælles koordination af området for at sikre den mest hensigtsmæssige tilbudsvifte og organisering af specialiserede social- og undervisningstilbud.

 

Væsentlige udviklingstendenser i målgrupperne:

  • En væsentlig andel af kommunerne i hovedstadsregionen forventer en stigning i antallet af borgere inden for målgrupperne voksne med stofmisbrug, voksne med alkoholmisbrug, voksne med sindslidelse, voksne med dobbeltdiagnose og hjemløse voksne.
  • Kommunerne i hovedstadsregionen forventer generelt en stigning i antallet af borgere inden for målgrupperne børn, unge og voksne med udviklingsforstyrrelser (såsom ADHD og autisme).
  • En væsentlig andel af kommunerne forventer en stigning i antallet af børn og unge med sindslidelse, børn og unge med psykosociale problemer samt børn og unge med misbrug.
  • En række kommuner forventer, at der sker en stigning i antallet af voksne udviklingshæmmede med psykisk sygdom eller demens.
  • For enkelte målgrupper vurderer en nævneværdig, men mindre andel af kommunerne, at der vil ske et fald i antal borgere, bl.a. for børn og unge med udviklingshæmning.

 

Med baggrund i ovenstående konklusioner er der for 2015 udvalgt en række fokusområder for den tværkommunale koordination i KKR-regi:

  • Stigende tilgang af hjemløse, herunder særligt unge hjemløse
  • Nye krav til tilbuddene grundet længere levetid og generelt alderssvækkelse blandt målgrupperne på voksenområdet
  • Tilbud til borgere med dobbeltdiagnose
  • Inklusionsdagsordenen på børne- og ungeområdet og dennes betydning for de højt specialiserede tilbud
  • Økonomistyring, effektiv drift og udvikling af metoder

 

Særlige temaer i hovedstadsregionen

Et formål med Udviklingsstrategien er også, at KKR Hovedstaden skal udvælge hvilke særlige temaer, der skal være i fokus i det pågældende år. Derudover har Ministeren for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold mulighed for at udmelde særlige temaer, som skal indgå i strategien til behandling i 2015.

 

For Udviklingsstrategien i Rammeaftale 2015 er de særlige temaer følgende:

  • Tilbud til borgere med dobbeltdiagnose (temaet er valgt af KKR Hovedstaden)
  • Anbragte børn og unges undervisning/uddannelse (Temaet er udmeldt af Ministeren for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold)

 

Proces for rammeaftale 2015

Rammeaftalen består i henhold til bekendtgørelsen for området af en udviklingsstrategi og en styringsaftale.

Styringsaftalen til Den sociale rammeaftale 2015 vil blive behandlet i KKR Hovedstaden den 11. juni 2014, og efterfølgende sendt til politisk godkendelse i kommunerne.

Retsgrundlag

Bekendtgørelse om rammeaftale m.v. på det sociale område og på det almene ældreområde samt bekendtgørelse om rammeaftaler m.v. på specialundervisningsområdet.

Kompetence

Byrådet.

Elektroniske bilag

Udviklingsstrategi for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2015 samt tilhørende bilag (bilag 1-7) kan findes som særskilte dokumenter på den fælleskommunale hjemmeside www.rammeaftale-h.dk

Indstilling

  1. At Byrådet godkender Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2015.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 05-05-2014

Administrationens indstilling anbefales.


Fraværende: Henriette Brandt Pedersen (Ø)

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.89 - Områdeledelse dagcentre

Sagsnr.: 14/12780

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Godkendelse af funktionsmæssig områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.

Sagsfremstilling og økonomi

Aktiverende dagtilbud til ældre er organiseret på to forskellige måder i kommunen.

I Nivå og Kokkedal er dagtilbuddet samlokaliseret med plejecentrene Mergeltoften og Egelunden. Der er ikke selvstændig ledelse af disse dagtilbud, som hører under centerlederen.


I Humlebæk og Fredensborg er der to selvstændige dagcentre i egne lokaler

dels Lindehuset i Fredensborg og dels dagcentret i Humlebæk. Der er selvstændig ledelse af disse dagcentre.


Alle fire tilbud drives i henhold til Servicelovens §79


§ 79. Kommunalbestyrelsen kan iværksætte eller give tilskud

til generelle tilbud med aktiverende og forebyggende

sigte. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte retningslinjer for,

hvilke persongrupper der kan benytte tilbuddene.

 

Disser dagtilbud er målrettet kommunens pensionister og efterlønsmodtagere.
Dagcenter er et åbent tilbud for selvhjulpne borgere. Der kræves således ikke visitation for at bruge disse tilbud. Tilbuddene er gratis for brugerne.


Som led i effektiviseringsbestræbelserne for at indhente prioriteringsbidraget

foreslås det ledelsesmæssigt at sammenlægge dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.


Dagcentrene er personalemæssigt meget små organisationer med højst 5 faste medarbejdere på hvert dagcenter, derudover et antal frivillige. Ledelsesopgaven er således overskuelig.

Aktuelt er lederstillingen i Humlebæk Dagcenter vakant. Der skal således ikke iværksættes opsigelser i forbindelse med ændringerne.

Lederne indgår i et vist omfang i de daglige aktiviteter, der er således behov for at fastholde antallet af stillinger på de to dagcentre. Den ene lederstilling ændres således til en medarbejderstilling.


En fælles ledelse vil styrke muligheden for øget sammenhæng og samarbejde mellem dagcentrene. 


Sammenlægning af ledelsen vil ligeledes reducere den anvendte tid til ledelseskoordinering, ledermøder etc.. Det vil frigøre ressourcer til det daglige arbejde med de ældre i dagcentrene opgavevaretagelsen, når enhederne i forvejen er små. 

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At der indføres funktionel områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk Dagcenter.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Imod administrationens indstilling stemte 4: Liste A, Ø, B

For administrationens indstilling stemte 3: Liste V og O


Udvalget kan således ikke tiltræde administrationens indstilling om indførelse af funktionel områdeledelse på dagcentrene Lindehuset og Humlebæk.


Efter mødets afholdelse blev det opdaget, at der var en fejl i kompetencefeltet. Ifølge delegationsplanen er det Byrådet, der har kompetence i sager af denne type, hvorfor sagen er overført til ØK/Byråd og kompetencefeltet er blevet tilrettet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Udvalget anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling efter afstemning:


For stemte: 9 A, B, C, F, I og O


Imod stemte: 2 V idet administrationens indstilling ønskes.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget

Nr.90 - Orientering om vision for fælles sundhedshuse og modelprojekt i Helsingør Kommune

Sagsnr.: 12/34381

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Social – og Seniorudvalget orienteres om igangværende arbejde med formulering af en vision for fælles sundhedshus på baggrund af politisk beslutning i Regionsrådet i 2012.


Fredensborg Kommune har på administrativt niveau været inddraget i arbejdet med formulering af en vision for et fælles sundhedshus som led i udmøntningen af Regionsrådets beslutning. Visionen har været politisk behandlet i Regionsrådet i april 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

I forlængelse af lukningen af Helsingør Sygehus og etablering af sundhedshuset i Murergade har Region Hovedstaden og Helsingør Kommune aftalt at indgå et samarbejde om at konkretisere et fælles sundhedshus med både kommunale og regionale funktioner i Helsingør.


Det blev aftalt, at udgangspunktet for et fælles sundhedshus skulle være en vision for fælles sundhedshuse generelt i Region Hovedstaden samt et modelprojekt med et fælles sundhedshus i Helsingør. Sundhedshuset skal dække Helsingør, Fredensborg og Hørsholm Kommuner.


I konstitueringsaftalen for Regionsrådet 2014 – 2017 er det aftalt at styrke det nære sundhedsvæsen i samarbejde med kommunerne. Et af midlerne er blandt andet at udvikle det regionale sundhedshus i Murergade.


Formulering af vision om et fælles sundhedshus

På baggrund af Regionsrådets vedtagelse i 2012 af Hospitals – og Psykiatriplan 2020 (HOPP 2020) og beslutningen om det regionale sundhedshus i Murergade inviterede Regionsrådsformanden i sommeren 2012 Helsingør, Fredensborg, Hørsholm og Gribskov Kommune til at indgå i arbejdet med at beskrive en vision for et fælles sundhedshus i Helsingør.


Arbejdet med at beskrive en vision for et fælles sundhedshus gik i gang sommeren 2013 og blev forankret i en administrativ styregruppe med repræsentanter fra regionen (formandskab) og kommunerne.


Ledelsesrepræsentanter fra Helsingør, Fredensborg og Hørsholm Kommune har deltaget i styregruppen. Gribskov Kommune ønskede ikke at deltage.


Arbejdet er mundet ud i et forslag til en vision for fælles sundhedshuse samt en beskrivelse af en mulig model for fælles sundhedshuse.


Visionen og modelforslaget har været indtil videre været forelagt politisk i Regionsrådet, i Sundhedskoordinationsudvalget samt i Helsingør og Hørsholm Kommuner. Visionen er godkendt i Helsingør Byråd d. 24. marts.


Regionsrådet besluttede på mødet 8. april i år følgende:

  • At bede udvalget for tværsektorielt samarbejde efter inddragelse af sundhedskoordinationsudvalget at forelægge en regionsdækkende vision for udvikling af modeller for sundhedshuse, der kan indeholde kommunale såvel som regionale sundhedstilbud.
  • At administrationen bemyndiges til at konkretisere modelprojektet om et fælles sundhedshus i Helsingør med henblik på forelæggelse for Regionsrådet.

Helsingør Kommune planlægger i samarbejde med regionen at afholde et borgermøde i maj om det fælles sundhedshus i Helsingør.


Administrationens bemærkninger:

Muligheden for en alternativ placering i enten Fredensborg eller Hørsholm Kommune synes ikke realistisk på baggrund af Regionsrådets beslutning om placering i Helsingør Kommune.


Administrationen har løbende undervejs i processen med beskrivelse af vision og model for fremtidens fælles sundhedshuse udtrykt bekymring for, at flytning af sundhedsfunktioner til et sundhedshus i Helsingør vil bryde nærhedsprincippet.


Havde Regionsrådet valgt en placering strategisk ”midt” mellem de tre kommuner var nærhedsprincippet for alle de tre kommuners borgere alt andet lige blevet tilgodeset bedst muligt.


I beskrivelsen af modellen for fremtidens sundhedshuse er oplistet en række forslag til kommunale sundhedsaktiviteter, som potentielt kan flyttes til et fælles sundhedshus fx træning, sundhedspleje, kommunal tandpleje, akutpladser m. fl. Forslagene skal ses som ideelle forslag og ikke nødvendigvis reelle forslag.


Forslagene kan indebære fordele men også en række ulemper særligt for ældre borgere og sårbare grupper.


Mulige fordele, ulemper og konsekvenser er ikke nærmere beskrevet og bør beskrives og vurderes, inden der på sigt eventuelt træffes beslutning om at flytte aktiviteter fra Fredensborg Kommune til et fælles sundhedshus.


Administrationen kan se en række mulige fordele ved at tænke i nye samarbejds – og organiseringsformer i fremtidens kommunale sundhedsvæsen, som modellen kan være med til at understøtte. Fordele der særligt knytter sig til de demografiske udfordringer med flere ældre og dermed potentielt flere borgere med kronisk sygdom.


Fordelene kan fx være bedre muligheder for koordinering i sektorovergange, forsyningssikkerhed i forhold til specialistkompetencer og tilbud, et generelt kompetence – og vidensløft på tværs af faggrupper og organisationer m.m.


Endvidere kan der være en række fordele forbundet ved, at regionale sundhedsopgaver flyttes til borgerens nærmiljø i mindre og mere overskuelige omgivelser i Sundhedshuset frem for på det højtspecialiserede supersygehus. Det kan være tilbud om udredning ved sygdom med symptomer på fx lungebetændelse, tilbud om svangre omsorg m.m.


Administrationen vurderer, at det særligt er i det langsigtede perspektiv at fordelene ved et fælles sundhedshus skal ses i forhold til udviklingen af fremtidens sundhedsvæsen.


Administrationen har udtrykt bekymring for eventuelle økonomiske konsekvenser ved at flytte kommunale aktiviteter til et fælles sundhedshus.


I forbindelse med den politiske behandling af sagen i Regionsrådet er det præciseret, at der ikke er direkte økonomiske konsekvenser ved visionen. Den er rammesættende for ambitionerne med fælles sundhedshuse.

Konkretisering af visionen vil medføre økonomske konsekvenser.


Umiddelbart er det administrationens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt på nuværende tidspunkt for Fredensborg Kommune at flytte aktiviteter som træning, rehabilitering, akutpladser, sundhedspleje og tandpleje i et fælles sundhedshus alene set i lyset af de investeringer, der er foretaget inden for de senere år med etablering af akutpladser på Pilebo på Lystholm Plejecenter og modernisering af de to tandklinikker på Kokkedal Skole og Langebjergskolen.


Med beslutningen i Regionsrådet d. 8. april om, at der skal arbejdes med en regionsdækkende model og at modellen i Helsingør skal konkretiseres, anbefaler administrationen, at udvalget tager denne sag til orientering og indtil videre afventer yderligere politisk drøftelse til der foreligger et forslag til et konkret projekt med tilhørende vurdering af mulige økonomiske konsekvenser, fordele og ulemper.

Retsgrundlag

sundhedsloven

Kompetence

Social– og Seniorudvalget.

Indstilling

  1. At sagen er til orientering på nuværende tidspunkt.
  2. At udvalget med baggrund i denne orientering tilkendegiver deres umiddelbare synspunkter på indholdet i den overordnede strategi for evt. sundhedshus i Helsingør, som grundlag for administrationens fortsatte arbejde i arbejdsgruppen og i dialogen med Regionen samt nabokommunerne.

Beslutning i Social- og Seniorudvalget den 06-05-2014

Bemærkninger fra Seniorrådet og DH-Medlemmerne i Handicaprådet indgik i sagens behandling.


Ad indstillingens pkt. 1: Orientering taget til efterretning.


Ad indstillingens pkt. 2: Udvalget finder generelt, at kommunale sundhedsaktiviteter skal varetages i Fredensborg Kommune

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Nr.91 - Sag behandlet på lukket møde

Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Sag nr. 92:  Salg af Asminderød Skole

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Sagen udsættes.