Nr.78 - Opkrævning af betaling i forbindelse med aktindsigtsanmodninger

Sagsnr.: 14/11710

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til, om der skal fastsættes retningslinjer for opkrævning af betaling for aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven. 

Sagsfremstilling og økonomi

1. Baggrund:


Den nye offentlighedslov, som trådte i kraft 1. januar, indebærer, at det er blevet nemmere at søge om aktindsigt, og adgangen til aktindsigt er blevet udvidet på flere punkter. Kommunerne forventer derfor en stigning i antallet af aktindsigtshenvendelser fra både journalister, borgere og andre, hvilket vil indebære et øget ressourceforbrug til behandling af disse henvendelser.  


Det er på denne baggrund blevet aktuelt at rejse spørgsmålet, om Fredensborg Kommune skal til at opkræve betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt.


Offentlige myndigheder har med hjemmel i lovgivningen mulighed for at opkræve betaling for udlevering af dokumenter mv. i forbindelse med aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven.


Det er frivilligt, om myndigheden vil følge de fastsatte regler, eller om myndigheden selv vil fastsætte mere moderate retningslinjer for betaling. Der er ikke hjemmel for myndigheden til at fastsætte strengere betalingsregler end de i lovgivningen anførte. Myndigheden kan også vælge, at man slet ikke vil opkræve betaling.


I det følgende beskrives kort de gældende regler i lovgivningen, og der redegøres for, hvad en eventuel betalingsordning vil indebære for Fredensborg Kommune, samt gives en vurdering af fordele og ulemper ved en betalingsordning. Endvidere beskrives kort en række andre kommuners praksis og erfaringer og KL’s anbefaling. Endelig opstilles 3 løsningsmodeller.


2. Lovgivning:


Bestemmelserne om opkrævning af betaling for aktindsigt i medfør af offentlighedsloven og forvaltningsloven indebærer i hovedtræk, at man kan opkræve betaling med nærmere fastsatte beløb for:

 

  • dokumenter, der udleveres i papirkopi
  • elektronisk udlevering af dokumenter over 100 sider
  • dataudtræk

 

Man kan som udgangspunkt ikke opkræve betaling,

 

·       hvis det er første gang, dokumenterne udleveres til en ansøger

·       hvis dokumenterne vedrører ansøgers egne personlige forhold.    

 

Hvis udlevering af et dokument på grund af dettes størrelse, anderledes format mv. (fx kortudsnit, lydbånd mv.) forudsætter andet end sædvanlig udskrivning, fotokopiering eller scanning, opkræves betaling svarende til de faktiske omkostninger forbundet med udleveringen.

 

3. Hvad vil en betalingsordning indebære for Fredensborg Kommune?

 

Fredensborg Kommune har ikke tidligere opkrævet betaling for aktindsigt.

 

En betalingsordning vil indebære, at der skal bruges ressourcer på at administrere og håndhæve ordningen.

 

Først og fremmest skal administrationen i det pågældende center hver gang foretage en vurdering af, hvorvidt der efter reglerne skal opkræves betaling eller ej. Dernæst skal ansøger orienteres om betalingskravet, inden dokumenterne udleveres, og en medarbejder skal udarbejde og afsende fakturaen. Hvis ansøger ikke betaler, skal der iværksættes en rykkerprocedure, som bl.a. indebærer manuel behandling af kravet i Opkrævningen. Hvis ansøger fortsat ikke betaler, skal kravet videresendes til SKAT. 

 

Administrationen har foretaget en skønsmæssig beregning af de forventede administrationsomkostninger forbundet med opkrævning af betaling i en aktindsigtssag.

 

Opgaver

Tidsforbrug

Vurdering af om der skal opkræves betaling – betingelser i lov opfyldt

Ca. ½ time

Orientere ansøger mv.

Ca. 15 min.

Udarbejdelse af faktura mm.

Ca. ½ time

Rykkerprocedure mv. (Erfaringen fra lignende opkrævninger i Center for Borgerservice er, at der stort set altid skal iværksættes rykkerprocedure)

Ca. 15 min.

 

I alt ca. 1½ time

 

Et ressourceforbrug på omkring 1½ time pr. aktindsigtssag, i de sager, hvor der iværksættes rykkerprocedure, svarer til administrationsomkostninger på ca. 350 kr. pr. sag, idet en sagsbehandlers gennemsnitsløn er ca. 235 kr. i timen. Herfra skal trækkes 100 kr., som kommunen opkræver i rykkergebyr, således at de samlede omkostninger bliver ca. 250 kr. pr. sag.

 

I sager, hvor der ikke iværksættes rykkerprocedure, vil omkostningerne være lidt højere, da der ikke kan modregnes noget rykkergebyr – ca. 293 kr. pr. sag (ca. 1,25 timer).

 

I sager, hvor man når frem til, at der ikke kan opkræves betaling, vil der alligevel have været et ressourceforbrug på ca. ½ time for den indledende vurdering, dvs. svarende til administrationsomkostninger på ca. 120 kr.

 

Med administrationsomkostninger på ca. 250 kr. pr. sag, vil man skulle op på over 240 sider, for at det opkrævede gebyr dækker administrationsomkostningerne, baseret på de i lovgivningen fastsatte priser. Det vil være sjældent forekommende, at man når op på så stort et sideantal.

 

Hertil kommer alle de tilfælde, hvor udleveringen sker elektronisk, og hvor reglerne siger, at man max kan opkræve 100 kr., samt de sager, hvor man i henhold til reglerne ikke kan opkræve noget men alligevel har haft visse administrationsomkostninger.

 

Konklusionen er, at det må antages, at indførelse af administrationsgebyr på aktindsigtssager langt fra vil dække de ressourcer, Fredensborg Kommune skal anvende til at administrere opkrævningen alene.

 

4. Fordele og ulemper ved en betalingsordning

 

Fordele:

 

·         Det må antages, at man ved at opkræve betaling i et vist omfang kan forebygge meget ressourcekrævende anmodninger om aktindsigt, herunder store, tunge og gentagne anmodninger om aktindsigt samt henvendelser med chikanøst formål. Man vil således formentlig i et vist omfang kunne nedbringe antallet af aktindsigtssager.

 

·         Endvidere vil den enkelte bruger få en fornemmelse af, at det er ressourcekrævende at anmode om aktindsigt, og at der derfor er en vis brugerbetaling.

 

Ulemper:

 

·         Administrationsomkostningerne forbundet med en betalingsordning vil overstige de indtægter, der kommer ind. Det opkrævede gebyr vil med andre ord ikke finansiere de faktiske ressourcer anvendt til at administrere ordningen.

 

·         Opkrævning af betaling for aktindsigt kan i et vist omfang signalere det modsatte af åbenhed, idet man ved at opkræve betaling hindrer eller besværliggør offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning.

 

5. Andre kommuners praksis og erfaringer:

 

En lang række kommuner, herunder Hørsholm, Frederiksberg, Sorø, Kalundborg, Ikast-Brande, Næstved og Holbæk har valgt ikke at bringe betalingsbestemmelserne i anvendelse. Vurderingen har været, at arbejdet med administration, opkrævning og bogføring ikke står mål med indtægten. Man vil overveje situationen igen, hvis den nye offentlighedslov viser sig at medføre gentagne begæringer, der indebærer fremstilling af dyre bilag (fx atypiske størrelser papir, fotos, lydfilm, kortudsnit osv.), og henvendelser, som har chikanøs karakter, fx at den samme ansøger igen og igen beder om de samme dokumenter eller om store mængder dokumenter.

 

I Hillerød Kommune har man for flere år siden besluttet at opkræve betaling efter gældende regler, og man har netop revideret retningslinjerne i overensstemmelse med den nye betalingsbekendtgørelse.

 

I Gentofte Kommune har man ikke tidligere haft retningslinjer for opkrævning af betaling. Man overvejer i øjeblikket at lægge op til en moderat ordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og kun hvis beløbet overstiger 500 kr., og aldrig ved elektronisk fremsendelse, idet man også her har konkluderet, at en ordning, som følger betalingsbekendtgørelsen, ikke kan svare sig økonomisk.

 

6. KL’s anbefaling:

 

KL understreger, at kommunerne skal være opmærksomme på at behandle alle ansøgere om aktindsigt lige vedrørende opkrævning af betaling. Man kan således ikke have en ordning, hvor det principielt er gratis at bede om aktindsigt, men hvor kommunen opkræver betaling i konkrete særligt belastende tilfælde for at forhindre disse.

 

KL har ikke i øvrigt nogen anbefaling til, hvordan kommunerne skal håndtere spørgsmålet om opkrævning af betaling.

 

 

7. Mulige løsningsmodeller

 

A.    At indføre opkrævning af betaling for aktindsigt i overensstemmelse med lovens regler, jf. oven for pkt. 3. Det opkrævede gebyr vil ikke dække omkostningerne forbundet med administrationen af ordningen, men der kan være visse fordele forbundet med at indføre brugerbetaling, såsom nedbringelse af antallet af aktindsigtssager.  

 

B.    At indføre en moderat betalingsordning, hvor der kun opkræves betaling i gentagelsestilfælde, og når beløbet overstiger fx 500 kr. Dette vil reducere antallet af tilfælde, hvor der skal iværksættes opkrævning, men der vil stadig være en del administration forbundet med en sådan ordning, idet man hver gang skal ind og overveje, om det er første gang eller gentagelse, om beløbet konkret ville overstige 500 kr., man skal optælle sider osv.

C.    At undlade at indføre betaling for aktindsigt.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

  • Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen § 40, stk. 3, og bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013 om betaling for udlevering af dokumenter mv. efter lov om offentlighed i forvaltningen.

  • Lovbekendtgørelse nr. 988 af 9. oktober 2012 af forvaltningsloven og bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

1.    At Fredensborg Kommune ikke på nuværende tidspunkt indfører en ordning med opkrævning af betaling for aktindsigt.

 

Hvis det viser sig i praksis, at den nye offentlighedslov kommer til at medføre en væsentlig stigning i antallet af omfattende og gentagne aktindsigtsanmodninger, vil betalingsspørgsmålet kunne tages op til fornyet overvejelse.   

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstillinger.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.