Nr.76 - Indkøb og udbud i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/2125

 
Thomas Bak (V), Knud Løkke Rasmussen (V), Lars Søndergaard (V), Ergin Øzer (A)

Beslutningstema

Administrationen har udarbejdet foreslag til en revideret indkøbs- & udbudspolitik samt tilhørende indkøbs- og udbudsstrategi, der supplerer politikken ved at skabe klare overordnede retningslinjer for kommunens indkøb og udbud.


Endvidere forelægges udbudsplan for 2014 til godkendelse.


Sagen skal behandles i Byrådet den 26. maj 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Indkøbs- og udbudspolitik

 

Indkøbs- og udbudspolitikken er blevet revideret med en række præciseringer, herunder at udbud og indkøb anvendes aktivt som redskab til innovation og udvikling.

 

 

Indkøbs- og udbudsstrategien

 

Indkøbs- & udbudsstrategien er blevet revideret med præciseringer af en lang række områder, hvorunder særligt skal nævnes to:

 

  • Muligheder for og krav til bæredygtighed/miljøforhold og sociale klausuler, herunder brugen af kædeansvar
  • Administrationens ansvar for at belyse og kvalificere muligheder for effektiviseringer gennem udbud

 

Hertil kommer en række ændringer:

 

  • Indkøb af entreprenør- og håndværkerydelser samt offentlige ydelser og tilbud er eksplicit skrevet ind i indkøbs- og udbudsstrategien og dermed også af indkøbs- & udbudspolitikken. I praksis har disse ydelser også tidligere været omfattet, men ikke direkte nævnt.
  • Der stilles krav til anvendelse af eget e-handelssystem, som implementeres i 2014
  • Principperne for gevinstrealisering foreslås revideret således, at der fremover indhentes 60 pct. af gevinsterne til kommunekassen i stedet for de nuværende 50 pct.
  • Principper for konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver og udlicitering foreslås indarbejdet i indkøbs- & udbudsstrategien

 

Med den foreslåede ændring af gevinstrealiseringen øges den del af gevinsten, der går i kommunekassen og dermed den del, der centralt kan prioriteres til andre initiativer, men samtidig fastholdes de fordele og incitamenter, der er ved, at institutioner og områder beholder en del af gevinsten. En fastholdelse af, at institutioner mv. beholder en del af gevinsten bidrager til, at institutioner og områder kan nå det prioriteringsbidrag, der er indarbejdet i budgetterne.


I forbindelse med budget 2015 vil der blive regnet på, i hvilket omfang den budgetterede gevinst fra udbud kan hæves.

 

 

Udbudsplan 2014

 

Jf. den nuværende indkøbs- & udbudsstrategi skal Økonomiudvalget årligt godkende udbudsplanen.

 

Udbudsplanen for 2014 er udfærdiget ved en bred inddragelse af organisationen, og udbuddene er herefter prioriteret under hensyn til de forventede gevinster, kompleksiteten af udbuddene, brugen af ekstern rådgivning, lovgivningsmæssige krav og centrenes ressourcer.

 

Udbudsplanen er prioriteret i 4 niveauer, hvor udbud med anden, tredje og fjerde prioritet forventes overladt til løsning i fagcentrene eller udskudt til 2015. En række foranalyser forventes ligeledes udskudt til 2015.

 


Opfølgning på udbudsplan 2013

 

I 2013 blev der gennemført og implementeret 36 udbudsforretninger og indkøbsrelaterede projekter, og yderligere 42 udbud og projekter er igangsat. Udbuddene har for 2013 resulteret i gevinster på 14,8 mio. kr., hvoraf de 7,4 mio. kr. er lagt i kassen, mens den resterende del af gevinsten er forblevet i organisationen, herunder i institutionerne. Udbuddene har således resulteret i et væsentligt råderum ude i organisationen. Et råderum som har kunnet bruges til imødegåelse af effektiviseringskravene eller et kvalitetsløft.


En minianalyse gennemført af administrationen, viser dog, at der er et betydeligt forbedringspotentiale i forhold til at bruge de indgåede indkøbsaftaler optimalt.  Konkret vurderes det således, at centre og institutioner samlet har mulighed for at forbedre økonomien med op til 4 mio. kr. årligt, ved en bedre udnyttelse af kommunens indkøbsaftaler.


Resultaterne har foranlediget igangsættelse af en række initiativer, herunder implementering af et e-handelssystem, der vil gøre det væsentligt lettere og hurtigere at finde og købe produkterne på indkøbsaftalerne. Derudover øges controlling-indsatsen.


Fremadrettet må det derfor forventes, at organisationen i højere grad opnår de forventede gevinster. Ligeledes vil den foreslåede øgede gevinstrealisering formentligt ikke kunne mærkes i organisationen, idet en bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne vil give en større gevinst.


De senere års opnormering af kommunens indkøbsfunktion (udgift på konto 6, administration) har således vist sig at være en god investering, idet gevinsterne langt overstiger udgifterne. Derudover bidrager investeringen til kommunens overholdelse af lovgivningen på området samt til udviklingen af kommunens kvalitet i opgaveløsningen.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser. Udbuddene skal gøre det muligt at nå den budgetlagte gevinst ved udbud.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Indkøbs- og udbudspolitikken samt –strategien offentliggøres på hjemmesiden og medarbejderportalen. Derudover implementeres de i relevante dele af organisationen via præsentationer på medarbejdermøder.


Udbudsplanen offentliggøres på hjemmesiden, så der er åbenhed omkring denne til gavn for nuværende og potentielle leverandører.

Indstilling

  1. At den reviderede indkøbs- og udbudspolitik godkendes
  2. At det reviderede indkøbs- og udbudsstrategi godkendes
  3. At udbudsplanen for 2014 godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 19-05-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet den 26-05-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.