Nr.110 - Byens Hus i Kokkedal

Sagsnr.: 13/46855

 
Ole Bergmann (F), Bo Hilsted (A), Carsten Wulff (V)

Beslutningstema

Byrådet skal træffe beslutning om fysisk placering af Byens Hus i Kokkedal. Samtidig orienteres byrådet om resultaterne af brugerinddragelsen i forbindelse med Byens Hus i Kokkedal.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

I budget 2013-16 er der afsat 15,5 mio. kr. i opsparing til ”Byens Hus i Kokkedal”. Der arbejdes med realisering inden for denne ramme, hvoraf der forventes at være ca. 10 mio. kr. til byggeri.


I budget 2012-15 blev der afsat 0,3 mio. kr. i 2013 til ”projektering af Byens Hus i Kokkedal i tilknytning til eller på området ved eller omkring Kokkedal Skole og Egedalshallen”. Beløbet er udmøntet til en politisk temadrøftelse og en brugerinddragelse.


Den 16. december 2013 godkendte Byrådet et politisk konsensuspapir for Byens Hus i Kokkedal, som blev udarbejdet på baggrund af en temadrøftelse i Fritids- og Erhvervsudvalget og Kultur- og Turismeudvalget den 11. september 2013. Byrådets konsensuspapir beskriver de grundlæggende rammer for og indholdet i Byens Hus, nemlig følgende:


  • Byens Hus skal være et kreativt samlingssted med faciliteter til kreativ udfoldelse for alle borgere og foreninger.
  • Byens Hus skal indeholde en multisal til bl.a. teater-, musik- og danseaktiviteter.
  • Byens Hus skal indeholde fleksible mødefaciliteter til brug for borgere og foreninger.
  • Byens Hus skal have udendørsfaciliteter og arealer, der spiller sammen med byens øvrige rum og skaber liv både udenfor og i Byens Hus.
  • Byens Hus skal koordineres med øvrige aktiviteter, faciliteter og projekter i Kokkedal.
  • Byens Hus placeres i det centrale Kokkedal ved den nye plads mellem Kokkedal Skole, Egedalshallen og Holmegårdscentret.
  • Byens Hus skal hverken rumme idrætsfaciliteter eller faciliteter til religiøse formål.

Brugerinddragelse

I marts og april 2014 blev en bredt involverende brugerinddragelse gennemført med udgangspunkt i det politiske konsensuspapir.


Brugerinddragelsen bestod af to åbne workshops og et fokusgruppeinterview. Formålet var dels at inddrage potentielle brugere om en optimal placering af Byens Hus, dels at afdække potentielle brugeres ønsker til aktiviteter og funktioner i Byens Hus.


Der blev annonceret for brugerinddragelsen i dagspressen og på kommunens hjemmeside. Desuden blev følgende interessenter inviteret til at deltage:

  • Alle kulturelle foreninger i Fredensborg Kommune
  • Alle almene afdelingsbestyrelser og grundejerforeninger i Kokkedal
  • Alle brugere af Kokkedal Skole og Egedalshallen
  • Udvalgte kommunale institutioner og deres bestyrelser i Kokkedal
  • Repræsentanter fra erhvervslivet ved Holmegårds Plads

Brugerinddragelsen og den efterfølgende bearbejdning af materialet blev gennemført af et eksternt rådgiverteam ved Idébureauet 2+1 og Kant Arkitekter.


Brugernes anbefaling til placering af Byens Hus

Af Byrådets politiske konsensuspapir fremgår det, at:


”Der er enighed om at: Byens Hus ønskes placeret centralt i Kokkedal. Denne placering er optimal ud fra et ønske om at skabe et let tilgængeligt og centralt hus med mulighed for at understøtte områdets eksisterende aktiviteter. Der arbejdes dermed videre med en placering, der tager højde for de tidligere planer for Byens Hus.”


Spørgsmålet om placering af Byens Hus blev behandlet på brugerinddragelsens første workshop den 10. marts 2014. Ved workshoppens afslutning var der entydig opbakning til at anbefale en placering af Byens Hus i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej.


Hovedargumenterne for placering i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej var:

  • Mulighed for mangfoldigt kulturliv og høj grad af brug i hverdagen i kraft af samspil med eksisterende kulturinstitutioner og skolen.
  • Mulighed for at få flere kvadratmeter for pengene ved at lave tilbygning til eksisterende bygninger.
  • Mulighed for et visuelt vartegn, som skaber sammenhæng i hele området og bidrager til en ny fortælling om Kokkedal.

Bilag 1 indeholder en sammenfatning af brugernes argumenter samt faglige argumenter for og imod en placering ved henholdsvis Kokkedal Skole, Egedalshallen og Holmegårdscentret. Bilag 1 indeholder også en deltagerliste for brugerinddragelsens første workshop.


Af hensyn til lokalplansarbejdet og projekteringen af Klimatilpasningsprojektet i Kokkedal er der brug for en beslutning om placering af Byens Hus senest ultimo juni 2014.


Brugerønsker til funktioner og aktiviteter i Byens Hus

Brugernes ønsker til funktioner og aktiviteter i Byens Hus blev afdækket på en workshop den 9. april og en fokusgruppe den 24. april 2014.


Brugerønsker til funktioner i Byens Hus

Udgangspunktet for inddragelsen var de fire funktionsområder, som er beskrevet i Byrådets politiske konsensuspapir, nemlig 1) multisal, 2) mødelokaler 3) mødesteder og fællesarealer og 4) udearealer. I konsensuspapiret er de fire funktionsområder vægtet lige, hvilket figur 1 nedenfor illustrerer:




Figur 1: Figuren illustrerer en lige vægtning af funktioner i Byens Hus. Lysegrøn = Multisal. Mørkegrøn = Mødelokaler. Blå = Mødesteder og fællesarealer. Rød = Udearealer.


Rådgiverteamets behandling af input fra brugerinddragelsen viser, at brugerne ønsker, at funktionen multisal prioriteres i Byens Hus. Brugerne har også et stærkt ønske om mødesteder og fællesarealer, mens mødelokaler og især udendørsarealer har lavere prioritet. Figur 2 illustrerer dette:



Figur 2: Figuren illustrerer brugernes prioritering af funktioner i Byens Hus. Lysegrøn = Multisal. Mørkegrøn = Mødelokaler. Blå = Mødesteder og fællesarealer. Rød = Udearealer.


Brugerønsker til aktiviteter i Byens Hus

På workshoppen formulerede brugerne ønsker til aktiviteter inden for de nævnte funktionsområder, som de efterfølgende prioriterede.


Multisal – ønsker til aktiviteter i prioriteret rækkefølge:

  • Skuespil og teater
  • Musik
  • Dans
  • Foredrag
  • Koncert
  • Fester og selskaber for +200 personer

Mødesteder og fællesarealer – ønsker til aktiviteter i prioriteret rækkefølge:

  • Mødesteder
  • Café
  • Køkken og madlavning
  • Bibliotek

Mødelokaler – ønske til aktiviteter i prioriteret rækkefølge:

  • Mødelokaler
  • Kunsthåndværk og udstillinger
  • Minibiograf / Filmklub

Udearealer – ønsker til aktiviteter i prioriteret rækkefølge:

  • Gode udendørsarealer

Administrationen bemærker, at ovenstående er brugerønsker, og at der ikke er taget stilling til, om ønskerne er i overensstemmelse med gældende regler.

Bilag 2 indeholder en bruttoliste over brugerønsker til aktiviteter Byens Hus.


Behov for at prioritere funktioner i Byens Hus

Rådgiverteamet konkluderer i opsamlingen af brugerinddragelsen, at det ikke er realistisk at imødekomme alle brugerønsker inden for den eksisterende økonomiske ramme, og at der er behov for at prioritere funktioner i Byens Hus:


”Deltagerne i brugerinddragelsen har udtrykt et stort ønske om en multisal til bl.a. musik og teater, hvilket er bekosteligt ud fra ønskerne til akustik, lyd og lysudstyr. Samtidig er det et ønske om at etablere funktionelle fællesarealer og mødelokaler, hvor ønsket om en café er centralt for brugerne. Etablering af alle former for køkkenfaciliteter er også meget omkostningstungt. Der er således behov for en prioritering mellem en stor multisal til opførsel af skuespil mv. og stærke fællesarealer til uformelle aktiviteter (jf. bilag 2).”


Rådgiverteamet har udarbejdet to forslag til disponering af Byens Hus, som på forskellig vis imødekommer brugernes ønsker inden for den økonomiske ramme, nemlig Aktivitetshuset og Hverdagshuset:


1) Aktivitetshuset: Den stærke teater- og multisal for alle foreninger

Rådgiverteamet fremhæver følgende fordele og ulemper, jf. bilag 2:


Fordele

Ulemper

  • Klar og stærk identitet som teater- og kulturhus.
  • Spændende multisal med mange formål og tilbud.
  • Mulighed for gode teater- og musikopsætninger.
  • Multisal kan bruges til skoleopsætninger og mange forskellige formål i løbet af dagen.
  • Modsvarer i høj grad brugernes samlede ønsker fra brugerinddragelsen.

 

  • Ingen café.
  • Begrænsede fællesarealer og plads til mødelokaler.
  • Få aktiverende elementer grundet høje omkostninger til multisal.

2) Hverdagshuset: De gode fællesarealer og hyggelige omgivelser

Rådgiverteamet fremhæver følgende fordele og ulemper, jf. bilag 2:


Fordele

Ulemper

  • Vægt på uformelle og spontane møder.
  • Indeholder en café.
  • Mulighed for at skabe stærkt og aktiverende udendørsareal.
  • Kan give stærk sammenhæng med skolen og understøtte helhedsskolens ambition om en varieret skoledag og inddragelse af lokalområdet.
  • Gode muligheder for at indbygge kontorlokaler og at samle administrationen af eksisterende kommunale tilbud.
  • Tager hensyn til de mindre organiserede brugergrupper, som ikke har været stærkt repræsenteret i inddragelse.
  • Multisalen mindre egnet til store opsætninger af teater, koncerter mv.
  • Bygningens identitet mindre markant og klar.
  • Følger i mindre grad de direkte anvisninger fra brugerinddragelsen.

 



Bilag 2 indeholder en opsummering af brugernes ønsker til aktiviteter og funktioner i Byens Hus samt en deltagerliste for brugerinddragelsens anden workshop og fokusgruppen.


Dialog med boligselskaber og fonde

Administrationen har forud og under brugerinddragelsen været i dialog med lokale boligselskaber og fonde om et samarbejde om Byens Hus. Formålet har været at afsøge mulighederne for at gøre projektet større og bedre.


Status er, at boligselskaberne hver især har meddelt, at de ser positivt på Byens Hus, men at de af forskellige årsager ikke har mulighed for at gå ind i projektet.


Status i forhold til fondene er, at de viser interesse og at dialogen er ved at blive formaliseret. Administrationen kan på nuværende tidspunkt ikke skitsere et forventet forløb i detaljer, såfremt en eller begge fonde vælger at gå ind i projektet. Erfaringer fra tidligere samarbejder viser dog, at fondene foretrækker arkitektkonkurrence som udbudsform og at de ønsker at indgå i en styregruppe.


Administrationens bemærkninger og anbefalinger

Administrationen vurderer, at brugernes anbefaling af en placering af Byens Hus i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej er et godt udgangspunkt for at realisere Byrådets vision om Byens Hus som et kreativt samlingssted. Administrationen bemærker i den forbindelse, at brugerinddragelsen har afdækket synergimuligheder på aktivitetsniveau mellem potentielt kommende brugere af et Byens Hus, herunder kreative foreninger og Kokkedal Skole, Musikskolen og Kokkedal Cafébibliotek.


Administrationen bemærker, at de tre centrale aktører Kokkedal Skole, Musikskolen og Kokkedal Cafébibliotek ser perspektiver i projektet.


Administrationen bemærker også, at synergimulighederne ved en placering i forbindelse med Kokkedal Skole endnu ikke er fuldt belyst. Administrationen anbefaler, at synergimulighederne bliver afdækket i en videre proces og dialog med de centrale aktører.


Administrationen anbefaler, at afdækningen bl.a. fokuserer på, hvordan der kan opnås en optimal lokaleudnyttelse ved at bygge til og integrere eksisterende kvadratmeter fra Kokkedal Skole i Byens Hus, bl.a. i form af dobbeltudnyttelse og fælles brug af lokaler. Administrationen bemærker i den forbindelse, at bygningsanalysen på børn- unge og fritidsområdet konkluderer følgende vedr. Kokkedal Skole: Meget lille aftenaktivitet (1 % gennemsnitlig brug af lokaler), lav aktivitet i personalerum (15 % gennemsnitlig brug), lav aktivitet i kontorer (21-38% gennemsnitlig brug), lav aktivitet i faglokaler (24-42 % gennemsnitlig brug), middel til høj aktivitet i læringsrum og bibliotek (64-69% gennemsnitlig brug) og meget høj brug af hal/idrætsfaciliteter.


Administrationen bemærker, at rådgiverteamet i sin opsamling konkluderer, at brugerne har et stærkt ønske om, at der afsættes driftsmidler til Byens Hus, bl.a. lønmidler til en medarbejder (jf. bilag 2). Administrationen vurderer, at ønsket er relevant, og anbefaler, at spørgsmålet om driftsmidler indgår i ovennævnte afdækning af synergimuligheder.


Administrationen bemærker, at rådgiverteamet i sin opsamling anbefaler, at der nedsættes en følgegruppe, hvor lokale beboere og foreninger er repræsenteret med det formål at sikre lokalt ejerskab til projektet. Administrationen vurderer, at ønsket er relevant. Administrationen anbefaler, at Kulturudvalget får en sag om godkendelse af følgegruppe i efteråret 2014.


Lokalplan

Etablering af et Byens Hus i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej kræver udarbejdelse af en lokalplan. Realisering af klimatilpasningsprojektet kræver også en lokalplan, hvad angår arealerne omkring det centrale Kokkedal. De to projekter bliver samlet i én lokalplan.


Lokalplanprocessen tager i udgangspunkt, inkl. screeninger, udarbejdelse, offentlighedsfaser og politisk behandling, 8-12 måneder fra at placeringen og rammerne er kendt til den endelige vedtagelse.

Tidsplan

Administrationen vil i forlængelse af brugerinddragelsen igangsætte arbejdet med en udarbejdelse af byggeprogram, som Byrådet får til godkendelse på mødet i efteråret 2014.


Øvrige overordnede milepæle er indtil videre:

  • Forventet byggestart: Oktober 2015
  • Forventet ibrugtagning: December 2016

Kompetence

Byrådet

Indstilling

  1. At Byrådet træffer beslutning om, at Byens Hus placeres i forbindelse med Kokkedal Skole ud mod Holmegårdsvej.

  1. At Byrådet godkender, at administrationen i dialog med lokale interessenter og eksterne fonde arbejder videre med at realisere det politiske konsensuspapirs vision og brugernes ønsker til et Byens Hus, som både indeholder specialiserede funktioner til scene- og musikaktiviteter og funktioner, som kan gøre Byens Hus til et naturligt mødested for en bredere brugergruppe.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget den 02-06-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Kulturudvalget den 10-06-2014

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-06-2014

Anbefaler Børne- og Skoleudvalget og Kulturudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet den 24-06-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.