Nr.32 - Anlæggelse af kunstgræsbaner på Fredensborg Stadion og Karsemosegård jf. budgetforlig

Sagsnr.: 13/45432

 

Beslutningstema

Der skal tages stilling til anlæggelsestidspunkt for kunstgræsbaner på Fredensborg Stadion og Karsemosegård jf. budgetforlig.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Af budgetforlig 2014-2017 fremgår det; ”Der etableres 11 mands og 7 mands kunstgræsbaner samtidigt på både Karsemosegård og Fredensborg Stadion i 2014 og 2015.” Der er afsat 10 mio. kr. hertil med 5,5 mio. kr. i 2014 og 4,5 mio. kr. i 2015.


Faser i anlæggelse af kunstgræsbaner

I anlæggelse af kunstgræsbaner indgår forskellige faser af forskellige varighed.


Brugerinddragelse: Første fase består af afklaring og brugerinddragelse.

Den præcise placering af kunstgræsbanerne på Fredensborg Stadion og Karsemosegård er ikke afklaret. Den endelige placering af banerne indgår i brugerinddragelsesprocessen, for at sikre at alle brugergruppers interesser på anlæggene indgår i beslutningen. Fodboldklubberne har i deres ansøgninger ønsket en placering på grusbanerne. Særligt på Fredensborg Stadion er administrationen bekendt med, at andre brugergrupper også anvender grusbanen til aktiviteter og har ønsker i forhold til anlæggelsen af kunstgræsbane. Bestyrelsen for Fredensborg Boldklub har tilkendegivet at de fortsat ønsker en anlæggelse på grusbanen på Fredensborg Stadion jf. deres ansøgning. I dialog med alle brugergrupper ønskes at finde en løsning, således at Fredensborg Stadion efter anlæggelse af kunstgræsbaner fortsat kommer til at fungere som en helhed med plads til forskellige idrætsdiscipliner og foreninger. Ud over placering skal brugerinddragelsen afklare behov og ønsker til, hvad banerne skal indeholde, fx kvalitet, størrelser, lys og hegn. Relevante fagpersoner eller eksperter kan ligeledes inddrages i denne proces for at kvalificere og konkretisere ønsker.


Inddragelsesprocessen forventes af tage ca. 3 måneder. Sideløbende med denne fase anbefaler administrationen, at der indgås kontrakt med ekstern byggerådgiver om udarbejdelse af byggeprogram, udbudsmateriale og tilsynsopgave under anlæggelse.


Byggeprogram og udbudsmateriale: I fase to udarbejdes byggeprogram og udbudsmateriale. Til dette forventes to måneder plus en måned til politisk behandling.


Udbud: Fase tre er udbudsrunden, valg af leverandør og kontraktindgåelse. Denne fase forventes ligeledes at tage to måneder plus en måned til politisk behandling.


Anlæg: I fase fire anlægges kunstgræsbanerne. Dette forventes at vare tre måneder.


Aflevering: Til sidst er fase fem; aflevering og ibrugtagning. Her forventes 14 dage.


Det vil sige, at faserne frem til anlæggelsen tager ca. ni måneder og hele projektet ca. et år.


Administrationen vil på et senere tidspunkt fremlægge en sag med nærmere beskrivelse af tids- og procesplan, herunder hvordan Fritidsforum, brugergrupper på anlæggene og andre interessenter vil blive inddraget.


Sammenhæng mellem anlæggelsestidspunkt og økonomi

Det bevilligede budget til anlæggelse af 11 mands og 7 mands kunstgræsbaner på både Karsemosegård og Fredensborg Stadion er mindre end administrationen estimerer på baggrund af erfaringer fra anlægsopgaver i andre kommuner. Der er derfor risiko for, at ikke alle ønskede kunstgræsbaner kan fås for budgettet. For at imødekomme dette anbefaler administrationen, at der i projektet arbejdes med omvendt licitation med optioner på dele af leverancer og at banerne anlægges samtidigt for at opnå bedst mulig pris.


Derudover bemærker administrationen, at den ene af de to fodboldklubber, nemlig Fredensborg Boldklub i deres ansøgning skriver, at de forventer en egenfinansiering på en mio. kr. Det bevilligede budget til anlæggelse af banerne på både Fredensborg Stadion og Karsemosegård bygger på denne medfinansiering.


Administrationen vurderer, at et samlet udbud af kunstgræsbaner, der kan anlægges i en tidsmæssig sammenhæng og af samme entreprenør, vil kunne give en markant økonomisk besparelse på estimeret 10 pct. To særskilte anlægsprojekter med et i 2014 det ene sted og et i 2015 det andet sted forventes ikke at give nogen besparelse. Administrationen anbefaler derfor en samtidig anlæggelse af kunstgræsbanerne begge steder for at få mest mulig kunstgræsbane og udstyr for pengene.


Administrationen bemærker, at det rent budgetmæssigt vil være mest praktisk at påbegynde en samtidig anlæggelse i vinterperioden slut 2014-start 2015, da der er afsat midler i begge disse budgetår. Administrationen bemærker dog, at kunstgræsbaner bør anlægges i forårs/sommerperiode af hensyn til vejrlig og dermed banens fremtidige kvalitet. Anlæg af kunstgræsbanerne i Humlebæk pågik i oktober-november, men måtte indstilles i december bl.a. på grund af vinteren. Det har efterfølgende givet udfordringer med banernes kvalitet. Disse erfaringer bør undgås ved fremtidige anlæggelser.


En anlæggelse i forår/sommerperioden 2014 er ikke hensigtsmæssig, idet faserne frem til anlæggelse, da ville skulle forkortes uhensigtsmæssigt meget, jævnfør tidligere beskrivelse af faser i anlæggelse af kunstgræsbaner. Derudover vil det ikke kunne give den forventede besparelse, hvis banerne ikke anlægges samtidig. Derudover er det en udfordring at fremrykke bevilgede midler i 2015 til 2014, idet Fredensborg Kommunes likviditet er udfordret i 2014. Det vil således være en økonomisk udfordring af få anlagt banerne samtidig i 2014.


Nyeste prognose for Fredensborg Kommunes likviditet viser, at den vil falde til det laveste niveau i 4 år i 2014. Det skyldes især to ting, dels den fulde effekt af betalingerne vedrørende Fredensborg Skole Vilhelmsro og dels omlægningerne som følge af Udbetaling Danmark. De to ting har isoleret givet et kassetræk på 175 mio. kr. igennem 2013. De vedtagne budgetter 2014–2017 vil gradvist igen opbygge kassebeholdningen, men i 2014 er kassebeholdningen udfordret.


I det vedtagne budgetforlig blev det besluttet at kommunens gennemsnitlige likviditet i 2014 undtagelsesvis måtte falde under den målsætning på 60 mio. kr., som er besluttet i Kommunens økonomiske politik. Således er budgettet vedtaget med en prognose for 2014 som beskriver, at budgettet primo 2014 vil falde til omkring 25 mio. kr. i gennemsnitlig likviditet, hvorefter likviditeten gradvis vil stige igen. Først i løbet af 2016 forventes likviditeten at være over målet på 60 mio. kr. igen. Kommunens likviditet er således kraftigt udfordret i 2014. Kassebeholdningen i en kommune af Fredensborgs størrelse bør til orientering som grundregel ligge på minimum 40 mio. kr.


Fodboldklubberne ønsker en anlæggelse så hurtig som mulig, jævnfør deres ansøgninger.


I sommerferien er der færrest brugere på anlæggene. Derfor er en anlæggelse i sommerferien at foretrække for øvrige fritidsbrugere og skolebrugere af idrætsanlæggene, da anlægsmaskinerne kan forårsage en del støj.


Økonomi og udbudsstrategi vil blive forelagt politisk sammen med tids- og procesplan på et kommende udvalgsmøde.


Administrationens anbefaling

Administrationen anbefaler på baggrund af sammenhængen mellem anlæggelsestidspunkt og økonomi derfor, at kunstgræsbanerne på Fredensborg Stadion og Karsemosegård anlægges samtidigt i forårs/sommerperioden 2015.


Administrationen anbefaler desuden, at projektet igangsættes med en brugerinddragelsesproces, herunder en høring af brugerne om placering af kunstgræsbaner på Fredensborg Stadion og Karsemosegård samt ønsker og behov.


Lokalplanforhold

Det forventes ikke, at der vil være lokalplansarbejde, da banerne forventes anlagt inden for lokalplansområder på Karsemosegård og Fredensborg Stadion. Det skal dog endeligt afklares, når den endelige placering og projekt kendes.


Drift og vedligeholdelse

Administrationen bemærker, at der ikke er afsat driftsmidler til kunstgræsbanerne, jf. budgetaftale. Administrationen bemærker desuden på baggrund af erfaringer fra etableringen af kunstgræsbanen i Humlebæk, at driftsudgifterne til en kunstgræsbane er højere end til en grusbane. Fx skal en kunstgræsbane dybderenses en gang om året og græstæppet skal skiftes hvert 7-10 år. Drift og vedligeholdelse vil blive forelagt i en kommende sag.

Bevilling

Budgettet er givet som bevilling i 2014 og 2015. Såfremt det besluttes jf. indstillingspunkt nr. 1 at anlæggelsen af kunstgræsbanerne og betalingen sker i 2015, så skal det godkendes af Økonomiudvalg og Byråd.

Retsgrundlag

Intet at bemærke.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

De to fodboldklubber og brugere af Fredensborg Stadion orienteres om dagsorden og beslutning.

Indstilling

  1. At kunstgræsbanerne på Fredensborg Stadion og Karsemosegård anlægges samtidigt i forårs/sommerperioden 2015.

  1. At projektet igangsættes med en brugerinddragelsesproces, herunder en høring af brugerne om placering af kunstgræsbaner på Fredensborg Stadion og Karsemosegård samt ønsker og behov.

Beslutning i Fritids- og Idrætsudvalget den 08-01-2014

Anbefaler administrationens indstilling.


Udvalget anerkender herunder følgende tidsplan, som angivet i sagsfremstillingen:


”Inddragelsesprocessen forventes af tage ca. 3 måneder. Sideløbende med denne fase anbefaler administrationen, at der indgås kontrakt med ekstern byggerådgiver om udarbejdelse af byggeprogram, udbudsmateriale og tilsynsopgave under anlæggelse.


Byggeprogram og udbudsmateriale: I fase to udarbejdes byggeprogram og udbudsmateriale. Til dette forventes to måneder plus en måned til politisk behandling.


Udbud: Fase tre er udbudsrunden, valg af leverandør og kontraktindgåelse. Denne fase forventes ligeledes at tage to måneder plus en måned til politisk behandling.


Anlæg: I fase fire anlægges kunstgræsbanerne. Dette forventes at vare tre måneder.


Aflevering: Til sidst er fase fem; aflevering og ibrugtagning. Her forventes 14 dage.


Det vil sige, at faserne frem til anlæggelsen tager ca. ni måneder og hele projektet ca. et år.”  

Beslutning i Økonomiudvalget den 17-02-2014

Anbefaler Fritids– og Idrætsudvalgets indstilling – Økonomiudvalget ønsker oplyst, hvad de afledte årlige driftsudgifter er, herunder om de er budgetlagt eller skal medtages i budget 2015-2018.

Beslutning i Byrådet den 24-02-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.


Fraværende: Tinne Borch Jacobsen (V) og Thomas Elgaard (V).