Nr.26 - Forslag til oprettelse af borgerrådgiver

Sagsnr.: 14/3607

 

Beslutningstema

Byrådet skal træffe beslutning om etablering af en Borgerrådgivningsfunktion. Sagen blev drøftet på Økonomiudvalgets møde den 20. januar 2014.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har fokus på at betjene og behandle borgere, brugere og erhvervsdrivende efter god forvaltningsskik, og derved mindske fejl og misforståelser i sagsbehandlingen af borgere eller erhvervsdrivende.

Fredensborg Kommune har i dag en anonym rådgivning for borgerne, ved en jurist og en socialrådgiver, hver mandag ml. kl. 15-17 i Borgerservice på Rådhuset.

På baggrund af henvendelse fra Hans Nissen (A) forelægges en sag vedr. oprettelse af en Borgerrådgiver.

Økonomiudvalget drøftede forslaget på sit møde den 20.1.2014 og besluttede at forslaget forelægges til endelig beslutning i Byrådet på mødet i februar.

På baggrund af drøftelsen i Økonomiudvalget følger her en uddybende beskrivelse af borgerrådgivningsfunktionen.

 

Modeller for Borgerrådgivning

I de seneste år har flere kommuner etableret en borgerrådgiverfunktion med henblik på at sikre, at borgerne bliver hørt, og ligeledes sikre et godt samarbejde mellem forvaltningen og borgerne.

                        

Overordnet kan der siges at være to modeller for etablering af en borgerrådgivningsfunktion i en kommune:

 

  1. En borgerrådgivningsfunktion etableret efter § 65e i kommunestyrelsesloven, og
  2. En borgerrådgivningsfunktion etableret på et andet grundlag, som er nærmere defineret i den konkrete situation.

 

Model 1

En borgerrådgiver efter model 1 er baseret på en bestemmelse om oprettelsen i kommunens styrelsesvedtægt.

 

Borgerrådgiveren i denne model henhører ikke under Økonomiudvalgets eller de stående udvalgs umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender.

 

Borgerrådgiveren ansættes og afskediges af Byrådet og henhører ikke under borgmesterens øverste daglige ledelse af kommunens administration.

 

Den daglige ledelse i forhold til borgerrådgiveren varetages således af Byrådet, der dog kan overlade sine ledelsesopgaver til en kommunal chef.

 

Den øverste daglige ledelse af borgerrådgivningsfunktionen – uanset hvor den måtte være placeret – har ikke nogen kompetence med hensyn til sagernes indhold, og en beslutning om at overlade ledelsesbeføjelser til en kommunal chef indebærer derfor ikke, at de gives instruktionsbeføjelser for så vidt angår indholdet af borgerrådgivningsfunktionens sager.

 

I henhold til kommunestyrelseslovens § 65e, stk. 4 kan borggerrådgiveren ”kun varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration”.

 

En borgerrådgiver kan dermed ikke ændre en afgørelse truffet af den kommunale administration eller et stående udvalg og en klage over en truffen afgørelse må – i det omfang der findes en administrativ klageinstans – videresendes dertil af borggerrådgiveren eller denne må vejlede borgeren om muligheden herfor.

 

I forhold til klager over afgørelser, der ikke kan indbringes for en administrativ klageinstans vil borgerrådgiverens opgave være enten at rådgive borgeren om, hvortil i kommunen borgeren skal rette henvendelse eller at videregive sagen til den relevante forvaltningsgren. Borgerrådgiveren kan ikke som led i sit tilsyn med den kommunale opgavevaretagelse gribe ind i denne fx ved at ændre en afgørelse.

 

I forlængelse af borgerrådgiverens opgaver med vejledning og rådgivning af borgere samt tilsyn med administrationen vil det være naturligt, at borgerrådgiveren afgiver beretning til Byrådet og fremkommer med forslag og indstillinger om ændringer, som borgerrådgiverens konstateringer giver anledning til.

 

Det kan fx være ændringer i tilrettelæggelsen af sagsbehandlingen.

 

Som led i sit tilsyn kan borgerrådgiveren vejlede administrationen og i øvrigt indgå i undervisningsaktiviteter m.m., som tjener til opkvalificering af administrationens forvaltningsretlige kompetencer.

 

Model 1 kan således karakteriseres som den klassiske borgerrådgivermodel med klare krav i kommunestyrelsesloven til opgaver, organisering m.m.

 

Model 1 anvendes i Helsingør Kommune, som har en bestemmesle i styrelsesvedtægten om en borgerrådgiver:

§ 21

Stk. 1. Der er en borgerrådgiverfunktion, der henhører under By­rådets administration.

Stk. 2. Borgerrådgiveren yder vejledning og rådgivning til borgerne indenfor de af Byrådet fastsatte rammer herfor, og bistår Byrådet med dettes tilsyn og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgme­ster og centre.

Stk. 3. Byrådet ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsæt­ter nærmere regler for dennes virksomhed

 

En etablering af en borgerrådgivningsfunktion kan overvejes at ske som en projektansættelse i en given periode indeholdende en evaluering, som skal ligge til grund for en beslutning om at gøre ordningen permanent.

 

Model 2

En model for en borgerrådgiver - som ikke er organiseret efter den klassiske model jf., kommunestyrelseslovens § 65e – kan i forhold til organisatorisk placering og reference være designet mere med udgangspunkt i lokale forhold og organisationskultur.

 

Denne model praktiseres fx i Egedal og Hillerød Kommuner.

 

I Egedal er borgerådgiveren en del af borgmestersekretariatet og refererer direkte til borgmesteren.

 

I Hillerød er borgerrådgiveren placeret i byrådssekretariatet under kommunaldirektøren. Det er dog intentionen, at funktionen i sit hverv skal fungere uafhængigt af kommunaldirektøren og forvaltningen i øvrigt.

 

En typisk opgavebeskrivelse for en borgerrådgiver efter model 2 er:

 

Borgerrådgiveren kan konkret hjælpe kommunens borgere med:

 

At forstå afgørelser eller andre breve fra kommunen

At finde vej i den kommunale organisation

At give råd og vejledning omkring klagesystemet og sagsbehandlingsregler

At behandle klager over kommunens sagsbehandling, medarbejdernes betjening af borgerne m.m.

Tage sager op af egen drift, hvis de falder inden for borgerrådgiverens kompetenceområde

 

Hertil kommer et samspil med den kommunale administation, som ud over tilsynsopgaven kan være rådgivning og undervisning af administrationen.

 

Beskrivelsen af hvad en borgerrådgiver ikke kan gøre er stort set identiske i de forskelle kommuner med denne model:

 

Borgerrådgiveren kan ikke:


Træffe afgørelser eller ændre afgørelser – altså ikke tage stilling til det materielle indhold i afgørelser

Behandle sager, der falder uden for kommunens virksomhed fx, forhold mellem private

Behandle klager over politiske beslutninger som fx serviceniveauet

Behandle sager vedrørende ansættelsesforhold i kommunen

Behandle sager, der er indbragt for det kommunale tilsyn, ombudsmanden eller domstolene

 

Der ses også eksempler på retningslinjer om, at der ikke behandles sager, der er afsluttet for mere end 1 år siden.

 

I Egedal Kommune gælder det endvidere, at borgerrådgiveren har tavshedspligt og at borgerne kan henvende sig anonymt til borgerrådgiveren, hvilket dog medfører begrænsninger i undersøgelsesmulighederne.

 

Sammenfatning om de 2 modeller

Gennemgangen af de to modeller viser, at for så vidt angår borgerrådgiverens opgaver er der reelt ingen forskel mellem modellerne.

 

Opgaverne kan for begge modellers vedkommende sammenfattes til rådgivning og vejledning i forhold til borgerne og tilsyn og undervisning i forhold til administrationen.

 

Borgerrådgiverens mandat begrænser sig for begge modellers vedkommende således netop til rådgivning og vejledning og omfatter ikke afgørelsers materielle indhold og dermed ikke muligheden for at ændre afgørelser eller selvstændigt at træffe afgørelser.

 

Borgerrådgiverens mandat kan sammenfattes til at videregive borgernes oplevelser og forslag til sagsbehandlingen, samt til at udfærdige anbefalinger vedr. sagsbehandlingen i forvaltningen. Finder Borgerrådgiveren, at der foreligger et problem i sagsbehandlingen i en given afdeling, kan Borgerrådgiveren udtale kritik af mangelfuld eller forkert sagsbehandling, og udfærdige indstillinger samt anbefalinger til forvaltningen, hvis dette medvirker til bedre sagsbehandling. Den kommunale administration er ikke bundet af Borgerrådgiverens anbefalinger, men bør skriftligt kontakte Borgerrådgiveren, hvis de vælger ikke at følge dennes anbefalinger.

 

Begrænsningen i borgerrådgiverens mandat synes også at ligge i naturlig forlængelse af den uafhængighed borgerrådgiveren har i forhold til den kommunale administration og stående udvalg, som netop behandler sager og træffer afgørelser i den umiddelbare forvaltning af de sager, der er henlagt til udvalget og den pågældende forvaltningsgren i kommunens styrelsesvedtægt.

 

Det er tillige sammenfaldende med mandatet for Folketingets Ombudsmand, som heller ikke kan træffe afgørelser, men kritisere, anbefale og henstille.

 

Den primære forskel på de to modeller findes således i den organisatoriske placering af borgerrådgiveren og dennes referenceforhold.

 

Det gælder dog, at uanset borgerrådgiverens referenceforhold tilkommer der ikke andre en instruktionsbeføjelse i forhold til de sager borgerrådgiveren behandler. Borgerrådgiveren har selvstændig kompetence til at udtrykke kritik, komme med henstillinger m.m.

 

Om denne uafhængighed siges det i Hillerød Kommune:

 

Netop uafhængighed er fortsat en meget vigtig forudsætning for funktionens handleevne og -kraft, idet et af formålene med funktionen netop er, at yde uvildig vejledning omkring klagesystemet og sagsbehandlingsregler, samt give borgerne en mulighed for at få en neutral og objektiv vurdering af deres henvendelse.

 

Der afgives også efter model 2 en beretning fra Borgerrådgiveren til Byrådet.

 

Personprofil

I lyset af beskrivelsen af borgerrådgiverens opgaver og funktion forekommer det uomgængeligt, at borgerrådgiverens uddannelsesmæssige bagrund skal være jurist eller med tilsvarende dokumenterede kompetencer.

 

Personen skal have en udpræget stærk kompetence på det forvaltningsretlige område – være teoretisk velfunderet kombineret med en solid praktisk erfaring.

 

Personen skal endvidere have kendskab til den offentlige myndighedsforvaltning og samspillet med administrationen og det politiske niveau.

 

Personen skal være god til mundtlig og skriftlig formidling og kunne håndtere borgerhenvendelser uanset borgernes baggrund og med den fornødne empati.

 

Ud fra den beskrevne kompetence og personprofil vurderes lønniveauet umiddelbart at udgøre mellem 650.000 og 700.000 kr. årligt. Hertil må påregens udgifter til etablering af arbejdsplads, kontorhold m.m., som i lyset af den særlige funktion kan afvige fra standardomkostninger.

 

Eventuelt mellemkommunalt samarbejde

Der ses ikke at være eksempler på, at to eller flere kommuner har samarbejdet om etablering af en borgerådgivningsfunktion.

 

Dette kan blandt andet hænge sammen med, at det ikke er et område og en funktion, hvor det falder naturligt med et egentligt tværkommunalt samarbejde.

 

Dette beror givet på den særlige funktion, som borgerrådgiveren indtager som kommunens borgeres indgang til kommunen i sager, hvor borgeren føler sig forkert behandlet.

 

Et tværkommunalt samarbejde efter model 1 forekommer endda umuligt, da denne model er baseret på særlige bestemmelser herom i den enkelte kommunes styrelsesvedtægt.

 

Et samarbejde efter model 2 vil ligeledes være besværliggjort af organisatoriske, styringsmæssige og lignede forskelle kommunerne i mellem.

 

I forlængelse heraf må det gælde, at en borgerrådgivningsfunktion - uanset organisatorisk placering og referenceforhold - skal agere i lyset af og med indgående kendskab til den pågældende kommunes retningslinjer og procedurer.

 

Hertil kommer, at en eventuel fælles borgerrådgivningsfunktion ville skulle indrettes, så der ikke sker en udveksling af fortrolige og personfølsomme oplysninger de involverede kommuner i mellem.

 

På det mere praktiske plan må det endvidere forventes, at en borgerrådgiver skal ansættes på fuld tid, hvorfor to kommuner ikke kan dele en borgerrådgiver.

 

Skal der ansættes to kan den enkelte kommune lige så godt ansætte hver sin.

 

Det bemærkes dog, at der blandt de eksisterende 22 borgerrådgivere er etableret et borgerrådgivernetværk.

Bevilling

Forventet merforbrug/finansiering (1.000 kr.)

Profit-center

Omkost-ningssted/
PSP-element

Nyt

2011

2012

2013

2014

2015

2016

I alt, drift

0

0

0

650-700

650-700

650-700

I alt, anlæg

0

0

0

0

0

0

 

Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)

Retsgrundlag

Styrelseslovens § 65e

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

  1. At forslaget drøftes og der træffes beslutning om etablering af en borgerrådgiver, herunder valg af model.
  2. At finansiering af lønomkostninger afholdes inden for politikområde 16 af de borgerrettede opgaveområder.
  3. At øvrige omkostninger finansieres på anden vis

Beslutning i Økonomiudvalget den 17-02-2014

Anbefaler administrationens indstillinger. Udvalget anbefaler model 1.


Helle Abild Hansen (I) stemte imod.

Beslutning i Byrådet den 24-02-2014

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget efter afstemning


For stemte: 22 (Bo Hilsted (A), Carsten Nielsen (A), Charlotte Sander (A), Ergin Øzer (A), Hans Nissen (A), Per Frost Henriksen (A), Pia Bødtker (A), Rasmus Østrup Møller (A), Thomas Lykke Pedersen (A), Kristian Heegaard (B), Lars Simonsen (B), Christian de Jonquieres (C), Ulla Hardy-Hansen (C), Hossein Armandi (D), Hanne Berg (F), Flemming Rømer (O), Kim E. Jensen (O), Carsten Wulff (V), Lars Egedal (V), Lars Søndergaard (V), Thomas Bak (V), Henriette Brandt Pedersen (Ø))


Imod: 3 (Helle Abild Hansen (I), Charlotte Bie (V), Knud Løkke Rasmussen (V)

Fraværende: 2


Forslaget blev vedtaget


Fraværende: Tinne Borch Jacobsen (V) og Thomas Elgaard (V).