Nr.158 - Forslag om digital bilagsbetjening

Sagsnr.: 12/45968

 

Beslutningstema

Som led i opfølgningen på anbefalingerne fra den politiske arbejdsgruppe, forelægger administrationen forslag til, at Byrådet og fagudvalg fra først i den nye byrådsperiode overgår til elektroniske bilag. Konkret foreslås to modeller:


1.     At fagudvalg får dagsorden og bilag i print, men at der ikke i sagens videre forløb – f.eks. til Økonomiudvalget og Byrådet - udsendes bilag


2.     At alle bilag udsendes elektronisk undtagen i helt særlige tilfælde.


Derudover anbefales det, at ordningen evalueres efter et halvt år.



Sagsfremstilling og økonomi

Den politiske arbejdsgruppe til forberedelse af den kommende byrådsperiode konkluderede, at der skulle fremlægges forslag til, hvordan bilagsmængden kan begrænses, og at dette forslag skal samtænkes med spørgsmålet om en øget digitalisering af den politiske betjening.


På den baggrund fremlægger administrationen med nærværende sag forslag til, at bilag fremover i højere grad end i dag udsendes elektronisk.


Det skal indledningsvis nævnes, at denne sagsfremstilling alene omhandler stillingtagen til print af bilag til Byrådet og udvalgsmøder.


Der indgår således ikke i sagen spørgsmålet om en fuld overgang til digital politisk betjening. Baggrunden herfor er bl.a. de erfaringer direktionen har gjort sig med afprøvningen af det eneste færdigudviklede dagsordensystem på markedet pt. Her besluttede direktionen ikke at gå videre med systemet, idet der fortsat er for mange ulemper forbundet med det.


Det bemærkes, at administrationen sideløbende vil arbejde med at reducere

bilagsmængden. Dette bl.a. i lyset af, at den politiske arbejdsgruppe konkluderede, at bilagsmængden til tider er uoverskuelig.


Baggrund

Et overslag viser, at der 10 gange årligt printes og sendes ca. 250 dagsordener med tilhørende bilag til Byrådet og de stående udvalg. Fastholdelse af det mere traditionelle print og tilhørende forsendelse af udvalgsmateriale har en negativ signalværdi i digitaliseringsarbejdet, der kan være af betydning i forhold til borgernes og virksomhedernes accept af digitale løsninger.


Med de kommende års krav om fortsat at effektivisere driften, med en vision om at være i front på digitaliseringsområdet og med anbefalingerne fra den politiske arbejdsgruppe, anbefaler administrationen en politisk stillingtagen til spørgsmålet om at overgå til elektroniske bilag.


Det følgende beskriver to modeller, hvor det for begge modeller gælder, at ordningen evalueres efter et halvt år.


Model 1: Fagudvalg får dagsorden og bilag i print, Byrådet får kun dagsorden i print.


Model 2: Ingen udvalg får bilag i print, kun dagsorden.


Fordele og ulemper ved at overgå til øget elektronisk udsendelse af bilag er kort gengivet nedenfor:


Fordele:

·        Besparelse på udgifter til papir, print og forsendelsesomkostninger

·        Frigivelse af administrative ressourcer i forbindelse med dagsordenproduktionen

·        Muligheden for at anvende link som dokumentation/illustration i bilag

·        Tilgængeligheden til elektroniske bilag kan virke begrænsende i nogle sammenhænge, men med bærbare computere og trådløs internetadgang mange steder, vil der omvendt værre en større grad af fleksibilitet i forberedelsen

·        Signalværdien ved at benytte en digital løsning til udvalgsbilag sikrer en bedre sammenhæng med målsætningerne i øvrigt i forhold til digitalisering

·        Bilag kan altid genfindes


Ulemper:

·        Ændring af egen forberedelse, der i en periode kan medføre øget tidsforbrug til forberedelse og/eller usikkerhed om egen forberedelse er tilstrækkelig

·        Læsning på skærm kræver tilvænning herunder at tilføje noter


Økonomi

At reducere mængden af udsendt papir resulterer i en besparelse på udgifter til tryk og til porto. For model 2 reduceres mængden af udsendt papir betydeligt mere end i model 1. Samtidig vil model 1 ikke i nævneværdigt omfang indebære administrative lettelser. Nedenfor er gengivet de beregnede besparelser i form af færre udgifter til porto efter de to modeller.


Model 1: Fagudvalg får dagsorden og bilag i print, Byrådet får kun dagsorden i print.


Model 1 giver en årlig besparelse på 7.500 kr.


De årlige udgifter til papir, print og porto ved at sende dagsordenen uden bilag til Byrådet og fortsætte som hidtil med at sende bilag til 9 udvalg er 137.500 kr. pr. år mod i dag 145.000 kr. pr. år. Fordelingen af udgifter mellem Byrådet og 9 fagudvalg fremgår af skemaet nedenfor.


Årlige udgifter til print og forsendelse af dagsordener og bilag fordelt mellem Byrådet og 9 fagudvalg, som følge af model 1

Emne

Byrådet

9 fagudvalg

I alt

13.000 kr. pr. år

124.500 kr. pr. år


Model 2: Ingen udvalg får bilag i print, kun dagsorden.


Model 2 giver en årlig besparelse på 65.500 kr.


De årlige udgifter til papir, print og porto ved at sende dagsordenen uden bilag til Byrådet og 9 udvalg er 79.500 kr. pr. år mod i dag 145.000 kr. pr. år. Fordelingen af udgifter mellem Byrådet og 9 fagudvalg fremgår af skemaet nedenfor.


Årlige udgifter til print og forsendelse af dagsordener og bilag fordelt mellem Byrådet og 9 fagudvalg, som følge af model 2

Emne

Byrådet

9 fagudvalg

I alt

13.000 kr. pr. år

66.500 kr. pr. år



Det skal understreges, at gevinsten i papir og toner kun kan opnås, hvis bilag ikke printes. Det er her særligt vigtigt at henlede opmærksom på, at gevinsten ikke må gå til øgede omkostninger til print via "hjemmearbejdsplads". Det betyder, at der skal stilles krav om, at udgifter til print af bilag til udvalgsmøder ikke dækkes.


Udgifter til tablet/pc er ikke medregnet, idet der allerede er truffet beslutning herom jf. den politiske arbejdsgruppe.

Tidsplan

Såfremt det besluttes at overgå til øget elektronisk bilagsbetjening skal administrationen påbegynde et arbejde med at ændre notat- og brevskabelonerne, så de er bedre egnet til at blive læst elektronisk. Dette arbejde vil kunne færdiggøres inden for 2-3 måneder. Samtidig skal administrationen bl.a. på baggrund af beslutningen om elektronisk bilagsbetjening efterfølgende træffe præcis afgørelse om, hvilke it-redskaber, der skal stilles til rådighed for det kommende byråd. Pt. tester administrationen forskellige muligheder.

Anbefaling af model

Administrationen anbefaler Byrådet at træffe beslutning om at gå videre med model 2. Baggrunden herfor er ikke mindst, at man ved model 1 ikke kan opnå digitaliseringsgevinster i tilstrækkeligt omfang. I anbefalingen indgår endvidere overvejelsen om, at det i udgangspunktet er hensigten, at Byrådet i langt de fleste sager skal kunne træffe beslutning ud fra selve sagsfremstillingen, og at bilag alene tjener til at understøtte argumentationen og indstillingerne i sagerne.





Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser

Kompetence

Byrådet

Indstilling

1.      At byrådet beslutter at overgå til elektroniske bilag som beskrevet i model 2

2.      At beslutningen træder i kraft fra møderne i marts måned

3.      At ordningen evalueres efter et halvt år  

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-11-2013

Anbefaler administrationens indstillinger med de faldne bemærkninger.

Liste C tog forbehold.

Beslutning i Byrådet den 25-11-2013

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.

Fraværende: Pia Bødtker (A)- Suppleant Dorthe Lisemose deltog på mødet. Hossein Armandi (Borgernes Stemme) - Keld Scharling (C) deltog som suppleant.

Ebba Anker Nielsen (F) var fraværende.