Nr.151 - Rengøring - valg af leverandør på den centrale rengøringsaftale

Sagsnr.: 12/48796

 

Beslutningstema

Hvilket eller hvilke tilbud, der skal tildeles kontrakterne for de 13 delaftaler for henholdsvis rengøring (delaftalerne 1-7) og vinduespolering (delaftalerne 8-13) som ekstern leverandør fra 1.2.2013, samt orientering om hvilke lokaliteter der fastholder eller overgår til egen varetagelse af rengøringsopgaven.


Budget til hovedrengøring samt vinduespolering.


Sagsfremstilling og økonomi

Udbudsproces og tilbudsvurdering 

Byrådet besluttede på mødet den 1. oktober 2012, sag nr. 12/24007, at udbudsmaterialet for rengørings- og vinduespoleringsopgaverne blev udsendt til fem udvalgte tilbudsgivere som en rammeaftale opdelt i 13 delaftaler.

Under tilbudsperioden meddelte to af tilbudsgiverne, at de ikke ønskede at afgive tilbud.

Ved udløbet af tilbudsperioden var der indkommet tre tilbud fra henholdsvis:

q       ISS Facility Service A/S

q       Forenede Service A/S

q       Servicefirmaet Renell A/S


Ved en indledende gennemgang af tilbuddene blev det konstateret, at tilbuddet fra Servicefirmaet Renell A/S ikke er konditionsmæssigt og derfor skal afvises.


Der vedlægges som bilag en oversigt over de tre tilbuds konditionsmæssighed (Tjekskema).


De konditionsmæssige to tilbud er herefter evalueret med udgangspunkt i de i udbudsmaterialet opstillede underkriterier for henholdsvis:


Rengøring:

1. Pris 40 %

2. Timer 25 %

3. Kvalitetssikring 25 %

4. Miljø 10 %


Vinduespolering:

1. Pris 65 %

2. Kvalitetssikring 25 %

3. Miljø 10 %


På baggrund af evalueringerne er der henholdsvis beregnet og vurderet det antal point, som det enkelte tilbud er tildelt på de forskellige underkriterier. 



Vurderingerne er foretaget af ekstern konsulent på baggrund af en grundig gennemgang af hvert enkelt tilbud for sig og ved at holde tilbuddets oplysninger op imod de enkelte under- og delkriterier, jf. udbudsmaterialets punkt 1.9. Evalueringen er kvalitetssikret af ekstern konsulents advokat.


Som det fremgår, har følgende tilbud opnået det højeste antal point:

q       Forenede Service A/S, delaftalerne 1-7, rengøring

q       ISS Facility Service A/S, delaftalerne 8-13, vinduespolering

  

Egen rengøring

Byrådet besluttede på mødet den 1. oktober 2012, sag nr. 12/24007, at de lokaliteter der havde ønsket at hjemtage rengøringen eller tidligere havde haft egen rengøring, selv kunne varetage egen rengøring fra 1.2.2013 (Fredensborg Skole fra 1.1.2013).


24 lokaliteter havde anmodet om at overgå til egen rengøring udover de 12 lokaliteter, som allerede havde egen rengøring.


Budgettet er efterfølgende udmeldt til lokaliteterne på baggrund af beregninger foretaget af kommunens tidligere rengøringscontroller jf. Byrådets beslutning af 29. maj 2012, sag nr.12/17443.


Af de 24 lokaliteter, der først havde tilkendegivet at de ønskede at overgå til egen rengøring, har 8 lokaliteter efterfølgende valgt at lade rengøringen varetage af den eksterne leverandør.


Af de 12 lokaliteter, der tidligere har haft egen rengøring, ønsker 11 lokaliteter at fortsætte med egen rengøring, mens 1 lokalitet har ønsket at lade rengøringen varetage af den eksterne leverandør.


Der vedlægges som bilag en oversigt over, hvilke lokaliteter der fra den 1.2.2012 selv ønsker at varetage rengøringen. (Lokalitetsoversigt)

De lokaliteter der fremover ønsker egen rengøring medfører en ekstra udgift i forhold til de priser som er gældende under den nuværende rengøringskontrakt på årligt kr. 1.514.000, mod tidligere oplyst til kr. 1.698.000.

At forskellen kun udgør kr. 184.000 på trods af, at flere lokaliteter har valgt at benytte den eksterne leverandør, skyldes at de lokaliteter, der har fravalgt at overtage rengøringen, er lokaliteter hvor det blev billigere ved egen rengøring i forhold til den tidligere udgift ved ekstern leverandør.

I forhold til de nye priser opnået ved rengøringsudbuddet er meromkostningen ved at lade de kommunale institutioner selv varetage rengøringen på godt 3 mio. kr. årligt (foreløbig beregnet). Hertil kommer etableringsomkostninger ved egen rengøring på 0,9 mio. kr. det første år.

Hovedrengøring 

Ved tidligere udbud af rengøring er det besluttet, at der til hovedrengøring fastsættes 5 % af omkostningen til daglig rengøring til skolerne og 2,5 % af omkostningen til daglig rengøring til øvrige lokaliteter. 

Lokaliteter med egen rengøring har fået overført beløbet til hovedrengøring.


Øvrige lokaliteter har hidtil skullet søge om hovedrengøring gennem kommunens eksterne controller, hvorefter der er blevet tildelt hovedrengøring efter behov og indenfor den fastsatte økonomiske ramme.


Vinduespolering

Ved tidligere udbud af vinduespolering har lokaliteter med egen rengøring, fået tilført deres budget det beløb, som den vindende tilbudsgivers tilbud udviste.


Det vil ikke være lovligt for kommunale lokaliteter, at indgå aftale med andre leverandører end den leverandør, der tildeles vinduespoleringsopgaverne.
 

Controller:

Kommunens nuværende kontrakt med den eksterne rengøringscontroller udløber den 31.12.2012. I den forbindelse har kommunen gennemført en tilbudsindhentning på ydelsen. Tidligere har controlleropgaven primært omhandlet lokaliteter med ekstern rengøringsleverandør. For at sikre et ensartet serviceniveau både hos lokaliteter med ekstern rengøringsleverandør og lokaliteter med egen rengøring, har tilbudsindhentningen denne gang omhandlet alle lokaliteter, hvilket har medført en ekstra udgift på kr. 25.000. 


Foreløbigt budget:

I perioden frem til 1.4.2013 kan der ske mindre justeringer i forhold til de opgjorte arealer, idet den nye leverandør eventuelt kan dokumentere mindre justeringer ved deres kontrol af rengøringsarealerne. Dette kan medføre behov for regulering af vederlaget i henhold til kontrakten. Det endelige budget for 2013 forventes at kunne forelægges Økonomiudvalget i april 2013.





Rengøring i dag:


Rengøring ved ekstern leverandør 100 %

(Opgjort på baggrund af nuværende aftale)

22.740.000

Egen rengøring i dag (12 lokaliteter)

2.907.000

Hovedrengøring

960.000

Rengøringscontroller

200.000

Rengøring i dag inkl. egen rengøring, hovedrengøring og rengøringscontroller

26.807.000

Vinduespolering

515.000

Rengøring i dag inkl. egen rengøring, hovedrengøring, rengøringscontroller og vinduespolering

27.322.000


Budget 2013


Budget 2013, central aftale1 Budget 2013 egen rengøring1
1 Efter indregning af prioriterinsbidrag

24.930.000

2.855.000

27.775.000





Fremtidig rengøring:



Forventet udgift til rengøring ved ekstern leverandør

13.206.000 

Udgift til lokaliteter med egen rengøring

10.273.000 

Hovedrengøring

 805.000 

Rengøringscontroller

225.000

Overhead, rengøringsrekvisitter, ekstern bistand til arbejdsplaner

559.000

Vinduespolering

673.000

Samlet årligt udgift til rengøring

25.741.000 

Tillæg for etableringsomkostninger 1. år

900.000

Udgift det første år

26.641.000 

  



Samlet medfører udbuddet en foreløbig beregnet gevinst på ca. 1,1 mio. kr. Efter fristen for at ønske egen rengøring er udløbet, har et af børnehusene imidlertid  udtrykt ønske om at hjemtage rengøringen. En hjemtagelse af rengøringen for disse lokaliteter vil medføre , at den samlede gevinst ved udbuddet reduceres til ca 0,8 mio. kr. (foreløbig beregning) det første år og ca. det dobbelte i årene efter.


Virksomhedsoverdragelse


I forbindelse med delvis hjemtagelse af rengøringsopgaven finder virksomhedsoverdragelsesloven anvendelse – dette er fastslået i retspraksis.


Omfanget afhænger af, hvad nuværende leverandør gør i forhold til de medarbejdere, der udfører rengøringsopgaven på de lokaliteter hvor opgaven hjemtages.


Hvis leverandøren fastholder de berørte medarbejdere og overfører dem til andre rengøringsopgaver finder virksomhedsoverdragelsesloven selvsagt ikke anvendelse, idet der i denne situation ikke er noget arbejdsgiverskifte. Medarbejderne kan også selv have sagt op.

Administrationen vil hurtigst muligt efter kontraktunderskrivelsen rette henvendelse til nuværende leverandør for at få klarlagt, om der evt. skal ske virksomhedsoverdragelse af de berørte medarbejdere.


Bevilling

Den årlige merudgift til egen rengøring og vinduespolering kan holdes indenfor det eksisterende budget, idet der er et prisfald på ca. 0,8 mio. kr. pr. år. inklusive opstartsomkostninger til de lokaliteter, der selv skal varetage rengøringen.  

Den endelige økonomi kan dog først opgøres når det endelige resultat af eventuelle justeringer i forhold til rengøringsarealer med videre foreligger den 1. april 2013. Det endelige resultat forelægges Økonomiudvalget i april 2013


Foreløbig Bevillingstabel



Profit-center

Omkost-ningssted/
PSP-element

2012

2013

2014

2015

2016

Besparelse ved udbud


0

-800

-1.590

-1.570

-1.550

Budgettet gevinst ved udbud


0

800

1.590

1.570

1.550

 I alt drift



Negativt fortegn er indtægt (fx betyder -100, at der er en besparelse på 100.000 kr.)


Retsgrundlag

Styrelsesloven

Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 


Kompetence

Byrådet


Kommunikation

Pressen,

Hjemmesiden,

Medarbejderportalen

Indstilling

  1. At alle lokaliteter der har ønsket det varetager rengøringen selv (inklusive det senest fremkomne ønske)
  2. At Forenede Service A/S i overensstemmelse med evalueringsresultatetvælges som leverandør af den eksterne rengøring for de øvrige lokaliteter
  3. At ISS Facility Service A/S i overensstemmelse med evalueringsresultatet vælges som leverandør af vinduespolering for alle lokaliteter
  4. At det foreløbige budget godkendes inklusive fordeling til hoved-/ekstrarengøring

Beslutning i Økonomiudvalget den 26-11-2012

Anbefaler administrationens indstilling. 


Fraværende: Hans Nissen (A) og Carsten Wulff (V). 

Beslutning i Byrådet den 26-11-2012

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.