Nr.38 - Gymnastikkens Hus - Orientering

Sagsnr.: 18/26678

 
Carsten Nielsen (A)

Beslutningstema

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget, Fritids- og Idrætsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet forelægges sagen til orientering vedrørende:

  • Tilpasninger af forudsætninger for udbudsprojekt og udbudsform for Gymnastikkens Hus.
  • Evalueringsudvalgets formål og opgave.
  • Status tidsplan.
  • Status budgetfordeling.

 

Sagsfremstilling og økonomi

I forlængelse af beslutning i Byrådet den 26-11-2018, at der bygges 1692 m2 brutto areal i forbindelse med Gymnastikkens Hus vil tilpasninger i forhold hertil blive fremhævet i denne orienteringssag.

 

1. Tilpasninger af forudsætninger for udbudsprojekt og udbudsform for Gymnastikkens Hus:

Ved at fastholde de 1692 m2 bruttoareal som et minimumskrav medfører dette, at der tages udgangspunkt i det oprindelige projektforslag, og den meget detaljerede indretning Nivå Gymnastikforening (NG) har udarbejdet på denne baggrund.

 

I tæt samarbejde med (NG) udarbejdes:

Tilpassede minimumskrav til tilbygningens udbudsprojekt med udgangspunkt i de 1692 m2 bruttoareal

Minimumskrav, der er til indretningen af Holmegårdshallen

Minimumskrav til det gymnastik- og AV-udstyr

 

Der samlet set vurderes at kunne rummes inden for samlede økonomiske ramme for Gymnastikkens Hus kr. 35 mio. kr. ekskl. moms.

 

Kommunens eksterne rådgiver Dall & Lindhardtsen beregner og dokumenterer, at de anførte minimumskrav til udbudsprojektet vurderes at kunne udføres inden for den økonomiske ramme og derved af alle bydende totalentreprenører.

 

I tilknytning til totalentreprisens minimumskrav udarbejdes en prioriteret rangordensliste af f.eks. 20 punkter, der hver især kan indeholde flere ønsker/optioner.

 

Den prioriterede rangordensliste vil være en kombination af gymnastik- og AV-udstyr, der som udgangspunkt ikke kan indeholdes i minimumskravene, samt andre ønskede forhold, som bl.a. tilskuerbalkon, kontor/møderum etc.

 

De bydende totalentreprenører skal ud over minimumskravene konkurrere om, hvem der kan have flest optioner med i deres tilbud inden for den økonomiske ramme i forhold til den prioriterede rangordensliste over optioner.

 

Alle optioner i rangordenslisten vil være prissat, uanset om disse kan udføres inden for den økonomiske ramme eller ej.

 

Projektet udføres delvist i samme periode, som igangværende projekt vedrørende Kokkedal Fremtidens Skole og øvrige vedligeholdelsesarbejder, og der sammensænkes så vidt mulig indretning af byggeplads og sikkerhed for brugerne i byggeperioden.

 

 

2. Bedømmelsesudvalgets formål og opgave:

Med afsæt i ovenstående tilpasning af udbuddets forudsætninger, vil der i højere grad være tale om en evaluering, end en egentlig bedømmelse, og udvalget er derfor i det følgende benævnt ”Evalueringsudvalg”.

 

Formålet med at gennemføre en evaluering af det anbefalede totalentreprisetilbud på baggrund af ovenstående er at tage stilling til, om projektet skal indstilles til politisk beslutning i den form og med det indhold, der kan rummes inden for den økonomiske ramme i omvendt licitation.

 

Evalueringsudvalget består af følgende:

Borgmester Thomas Lykke Pedersen (A)

Formand for Plan- og Klimaudvalget Lars Simonsen (B)

Formand for Fritids- og Idrætsudvalget Bo Hilsted (A)

Formand for Børne- og Skoleudvalget Per Frost Henriksen (A)

Byrådsmedlem Thomas Elgaard (V)

Direktør for Økonomi, Løn og Indkøb, Center for Skoler og Dagtilbud samt Center for Ejendomme og Intern Service Mads Toftegaard Madsen

Direktør for Ældre og Omsorg og Center for Familie og Handicap samt Center for Kultur, Fritid og Sundhed Lina Thieden.

Centerchef for Ejendomme og Intern Service Anette Arendt Barnkob.

2 repræsentanter fra Nivå Gymnastikforening

 

Som rådgivere for evalueringsudvalget deltager:

Projektleder Center for Ejendomme og Intern Service

Projektmedarbejder Kultur, Idræt og Sundhed

Bygherrerådgiver

Skoleleder, Kokkedal Skole

 

Som sekretær for evalueringsudvalget:

Bygherrerådgiver

 

Proces

Evalueringsudvalget vil ved evalueringen i hovedtræk blive orienteret om:

 

  • Hvad præmissen har været for tilbudsgivningen. Dvs. minimumskrav plus så mange optioner i prioriterede rangorden, der kan indeholdes inden for den økonomiske ramme.
  • Hvad der i store træk indgår som minimumskrav i den omvendte licitation, og hvad der indgår i den prioriterede rangordensliste af optioner til projektet.
  • Hvad de forskellige totalentreprenører har budt ind med - efter forhandling og
  • Hvilken totalentreprenør, der anbefales at indgå kontrakt med og hvorfor.

 

Gennemgangen har til formål, at give et overblik over, hvilket spænd der har været i forhold til de forskellige totalentreprisetilbud og hvad, det har været muligt at forhandle sig til.

 

 

Anbefaling

Det er bl.a. Evalueringsudvalgets opgave at anbefale over for Byrådet, om projektet skal realiseres med de optioner, der kan udføres inden for den økonomiske ramme i omvendt licitation.

 

Evalueringsudvalget og rådgivere har tavshedspligt ind til, der er truffet en endelig beslutning i Byrådet.

 

Såfremt Byrådet på baggrund heraf godkender, at projektet skal realiseres, indgås herefter aftale med totalentreprenøren i forhold det den økonomiske ramme i omvendt licitation, inkl. eventuelle optioner.

 

3. Status tidsplan:

I henhold til den foreløbige hovedtidsplan oplyses her om de væsentligste milestones.

 

Annoncering af prækvalifikation Totalentreprise

Uge 1 – 4, 2019

Klargøring udbudsmateriale

Uge 1 – uge 12, 2019

Forventet for indsendelse af myndighedsprojekt

Uge 12

Forventet byggetilladelse

Uge 17

Tilbudsperiode

Uge 13 – uge 18, 2019

Forhandling

Uge 19, 2019

Evalueringsudvalg

Uge 20, tirsdag den 14. maj 2019

Adm. indstilling til byrådet

Uge 20, 2019

Politisk behandling

Uge 21 – uge 25, 2019

Byrådet (Sidste byrådsmøde inden sommerferien)

17. juni 2019, uge 25, 2019

Kontraktindgåelse

Uge 28, 2019

Udførelsesprojektering af totalentreprenør

Uge 29 – 39, 2019

*) Byggeperiode

Uge 40, 2019 – uge 5, 2021

*) Indvielse

Uge 10 (medio marts), 2021

 

*) Bemærkning til afleveringstidspunktet og derved datoen for indvielsen.

På grund af travlhed i byggebranchen og for bl.a. derved at modvirke de bydende entreprenørers afståelse for at afgive tilbud, som følge af en presset tidsplan for byggeriet, vil tidsplanen være til forhandling.

Det er derfor først muligt at fastlægge afleveringstidspunktet og derved indvielsesdatoen, når der foreligger en underskrevet aftale med den valgte totalentreprenør.

 

 

4. Status budgetfordeling:

Byrådet har i budgetforlig 2019-2022 afsat 35 mio. kr. ekskl. moms til opførelse af Gymnastikkens Hus.

Der er i forbindelse med tidligere forundersøgelser og programmering m.m. anvendt ca. 2.2 mio. kr. ekskl. moms af budgetrammen, hvilket bevirker at den resterende økonomiske ramme for projektet udgør ca. 32.8 mio. kr. ekskl. moms.

 

Rammebeløbet i omvendt licitation for selve totalentreprisen udgør 27 mio. kr. ekskl. moms.

 

Holmegårdshallen renoveres (udskiftning tagbelægning og isolering, samt udskiftning gulv her under efterisolering heraf) som en del af totalentreprisen.

 

Der afsættes 8.75 mio. kr. ekskl. moms via planlagte driftsmidler (hvoraf de 715.000 kr. ekskl. moms er baseret på energi-finansierede midler).

Heraf indgår 7.9 mio. kr. ekskl. moms i den samlede totalentreprise.

 

Den samlede totalentrepriseramme i omvendt licitation udgør (27+7.9) 34.9 mio. kr. ekskl. moms.

 

Nedstående anføres en oversigt over, hvordan økonomien forventes fordel hen over de næste tre år. Beløb anført i mio. kr. ekskl. moms.

 

Aktiviteter/år

2019

2020

2021

Sum

Totalentreprise Gymnastikkens Hus

5

16

6

27

Totalentreprise renovering Holmegårdshallen

0

7.9

0

7.9

Øvrige samlede omkostninger

1.05

3.8

1.8

6.65

Sum

6.05

27.7

7.8

41.55

 

 

Bevilling

Der er ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

 

Retsgrundlag

Gymnastikkens Hus udbydes efter den Nationale udbudslov.

 

FN's Verdensmål og Byrådets arbejdsgrundlag

Byrådets arbejdsgrundlag

Arbejde nytænkende med projekter.

Brugen af kommunens bygninger skal nytænkes med det formål at skabe bedre forudsætninger for fællesskab og kulturelle oplevelser.

Fællesskabet i kommunens idrætsklubber, foreninger eller kulturelle aktiviteter skal samle alle generationer.

 

Kompetence

Byrådet.

 

Kommunikation

Der indlægges orientering om projektet på kommunens hjemmeside under ”Kommunen i Udvikling”.

Der vil ske en løbende dialog med de enkelte interessenter og brugere.

 

Indstilling

  1. At orienteringen tages til efterretning.

 

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 05-02-2019

Orienteringen blev taget til efterretning med en bemærkning om, at sagens bevillingsmæssige konsekvenser vil blive håndteret i forbindelse med en kommende budgetrevision.

Beslutning i Fritid- og Idrætsudvalget (18-21) den 07-02-2019

Orienteringen blev taget til efterretning med en bemærkning om, at sagens bevillingsmæssige konsekvenser vil blive håndteret i forbindelse med en kommende budgetrevision.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 18-02-2019

Anbefaler Plan-, Miljø – og Klimaudvalgets og Fritids – og Idrætsudvalgets indstilling. Det præciseres, at finansieringen af Holmegårdshallen renoveres for 8.75 mio. kr. ekskl. moms via planlagte driftsmidler (hvoraf de 715.000 kr. ekskl. moms er baseret på energi-finansierede midler).

Beslutning i Byrådet (18-21) den 25-02-2019

Økonomiudvalgets indstilling vedtaget.