26-02-2018 kl. 18:00
Byrådssalen

Medlemmer

Thomas Lykke Pedersen (A)

Per Frost Henriksen (A)

Hans Nissen (A)

Ergin Øzer (A)

Carsten Nielsen (A)

Bo Hilsted (A)

Louise Mehnke (A)

Cømert Sonsuz (A)

Lars Simonsen (B)

Kristian Hegaard (B)

Bettina Bové (B)

Thomas von Jessen (C)

Ulla Hardy- Hansen (C)

Hanne Berg (F)

Charlotte Bie (I)

Flemming Rømer (O)

Freja Brabæk Kristensen (O)

Thomas Elgaard Larsen (V)

Carsten Wulff (V)

Lars Egedal (V)

Tinne Borch Jacobsen (V)

Lars Søndergaard (V)

Carsten Bo Nielsen (V)

Mie Stattau (V)

Bjørn Svensson (Ø)

Frederik Ingemann (A) - Stedfortræder for Charlotte Sander

Rasmus Østrup Møller (A) - Stedfortræder for Pia Bødtker

Afbud

Charlotte Sander (A)

Pia Bødtker (A)

Nr.21 - Godkendelse af dagsorden

Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Godkendelse af dagsordenen.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Dagsordenen blev godkendt

Nr.22 - Dansk Folkeparti anmoder om sag vedr. bog optages på byrådsdagsorden

Sagsnr.: 18/3135

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Dansk Folkeparti anmoder om at følgende sag optages på byrådets dagsorden til mødet den 26. februar 2018.

Sagsfremstilling og økonomi

Özlem Cekic bog om omskæring.

I det vi 100% bakker op om skolebestyrelsernes ret til at beslutte hvilke bøger der bruges i undervisningen, vil vi dog på baggrund af mange borgerhenvendelser opfordre til at at genoverveje brugen af Özlem Cekic bog om omskæring.

Vi støtter de forældre der ikke ønsker at deres børn udsættes for en ensidig påvirkning.

Jævnfør artikel i link så anbefaler 400 læger at lægeforeningen samlet afstand fra omskæring. Se link i under elektroniske bilag.

At omskæring ydermere øger risiko for urinvejssygdomme med op til 26 gange, gør det endnu vigtige at vi ikke ensidigt fremhæver det som uproblematisk. Se link i under elektroniske bilag.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Kommunernes Styrelseslov §11.

Kompetence

Byrådet.

Elektroniske bilag

Indstilling

At sagen drøftes på mødet.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Sagen drøftet

Nr.23 - Ny styrelsesvedtægt for Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 17/27628

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Der forelægges udkast til en ny styrelsesvedtægt.

 

Udkastet skal undergives 2 behandlinger og vil blive forelagt Byrådet henholdsvis den 29. januar 2018 og den 26. februar 2018.

Sagsfremstilling og økonomi

I det vedhæftede udkast til en ny styrelsesvedtægt er der indarbejdet de ændringer, som følger af konstitueringsaftalen efter kommunalvalget den 21. november 2017:

 

-      Der er oprettet to tekniske udvalg: Plan-, Miljø- og Klimaudvalget, og Infrastruktur- og Teknikudvalget

-      Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget er ændret til Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget

-      Plan-, Miljø- og Klimaudvalget og Børne- og Skoleudvalget har hver 9 medlemmer, medens de øvrige 5 stående udvalg har 7 medlemmer

-      Vederlagsbestemmelsen er revideret

 

 

Vedr. de to tekniske udvalg, Infrastruktur og Teknik og Plan-, Miljø- og Klimaudvalget

Under Udvalget for Infrastruktur og Teknik er lagt trafik, veje, havne (bortset fra Nivå Havn), mobildækning og digital infrastruktur, og drift og vedligeholdelse af kommunens grønne arealer, bortset fra opgaver, der i vedtægten er henlagt til et andet udvalg eller er overdraget til Nordsjællands Park og Vej. Udvalget varetager kommunens interesser i Nordsjællands Park og Vej, Fredensborg Forsyning og andre forsyningsselskaber. Endvidere varetager udvalget kommunens tilsyns-, myndigheds- og planlægningsopgaver vedrørende spildevandsområdet, affaldsområdet, varmeområdet og vandforsyningsområdet.

 

Under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget er lagt den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på bygge-, miljø-, plan- og klimaområdet, altså især de myndighedsrettede opgaver. 

 

Mellem konstitueringspartierne blev det aftalt, at der skal udarbejdes et afsnit i styrelsesvedtægten under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget om bæredygtig udvikling. Det er derfor præciseret i udkastet, at dette udvalg skal have særlig fokus på en bæredygtig udvikling, herunder vedrørende cirkulær økonomi og deleøkonomiske muligheder, lokalplaner og ved udarbejdelse af en natur- og friluftsstrategi.

 

Herudover bemærkes vedrørende de to tekniske udvalg:

 

Ansvaret for indvendig og udvendig vedligeholdelse af henholdsvis kommunens bygninger og kommunens grønne arealer er søgt præciseret således: Plan-, Miljø- og Klimaudvalget har drift, energioptimering og udvendig vedligeholdelse af klimaskærm og tekniske anlæg i samtlige kommunale bygninger, der ikke er henlagt til et andet udvalg. Infrastruktur og Teknikudvalget har driften og vedligeholdelsen af kommunens grønne områder, bortset fra opgaver, der ved denne vedtægt er henlagt til et andet udvalg eller er overdraget til Nordsjællands Park og Vej. Det vil eksempelvis indebære med det foreliggende udkast, at Fredtoften og det grønne areal ved Bjerre Strand hører under Infrastruktur og Teknikudvalget således, at NSPV drifter områderne, medens udvalget f.eks. skal tage stilling til udlejning af de grønne områder.

 

Beslutning om aktiviteter i kommunale bygninger på udvalgenes områder henhører fortsat under de respektive udvalg, ligesom de respektive udvalg har kompetencen til at udleje/udlåne arealer omkring de enkelte kommunale bygninger

 

 

Vedrørende Økonomiudvalget:

Her er det indføjet, at Økonomiudvalget varetager kommunens interesser i Nordsjællands Brandvæsen, ligesom det foreslås, at Økonomiudvalget beslutter anvendelsen af alle frie bygninger og arealer, som ophører med at blive brugt til en aktivitet under et udvalg.

 

Det er også præciseret, at Økonomiudvalget har den umiddelbare forvaltning af kommunens egne IT-forhold, herunder IT-udvikling og sikkerhed. Her tænkes på kommunens interne IT-forhold, herunder IT-politikken.

 

 

Vedrørende Børne- og Skoleudvalget:

Det foreslås, at ”særlig støtte til børn og unge” og ”PPR” flyttes over i Social- og Seniorudvalget ud fra den betragtning, at det vil skabe en større sammenhæng til det øvrige specialområde, som ligger i Social- og Seniorudvalget. Udgangspunktet er, at Børne- og Skoleudvalget har den umiddelbare forvaltning af normalområdet for Børn- og Unge (0-18 år).

 

 

Vedrørende Fritids- og Idrætsudvalget:

Det er præciseret i udkastet, at udvalget alene har ansvaret for Nivå Havn, hvorimod øvrige havne, der er privatejede, henhører under Infrastruktur og Teknik.

Udvalget har fortsat ansvaret for idrætsanlæg, men det er præciseret, at udvalget også har ansvaret for de omkringliggende grønne områder, bortset fra opgaver som er overdraget til Nordsjællands Park og Vej.

 

 

Vedrørende Kulturudvalget:

Som nævnt ovenfor foreslås det, at Fredtoften flyttes til Infrastruktur og Teknikudvalget. Kulturudvalget har efter nuværende styrelsesvedtægt ansvaret for Fredtoften, hvilket skal ses i lyset af mulige kulturelle aktiviteter på Fredtoften. Der har imidlertid ikke været afsat budget under Kulturudvalget til vedligeholdelsesarbejder m.v. på Fredtoften. 

I forbindelse med konstitueringen aftaltes det, at der ikke skulle udpeges medlemmer til Kunstfonden, som således skal nedlægges. Kunstfonden nævnes derfor ikke særskilt under udvalget. 

 

 

Vedrørende Social- og Seniorudvalget:

Hidtil har Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget varetaget opgaver vedrørende ”lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om aktiv socialpolitik, bortset fra enkeltydelser, der behandles i Social- og Seniorudvalget”. I konsekvens heraf står der i den gældende styrelsesvedtægt, at Social- og Seniorudvalget varetager opgaver vedrørende ”sociale ydelser til enkeltpersoner”. Det er imidlertid Arbejdsmarkedsudvalget, der har budgettet, hvorfor det foreslås, at sociale ydelser til enkeltpersoner flyttes til Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget.  

 

Som nævnt ovenfor foreslås det, at ”særlig støtte til børn og unge” og dermed også PPR flyttes til Social- og Seniorudvalget, der i forvejen har det øvrige specialområde.

 

 

Vedrørende  Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget:

Udover at få ansvaret for sociale ydelser til enkeltpersoner, jf. ovenfor under Social- og Seniorudvalget, får udvalget også den umiddelbare forvaltning af ”digitalisering og kontrol med udbetaling af ydelser”, hvilket også har fundet udtryk i, at udvalget nu hedder ”Borgerservice-, Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget”. Heri ligger, at udvalget har også den umiddelbare forvaltning af ”den borgerrettede digitalisering, herunder selvbetjeningsløsninger” og ”indsatsen vedrørende socialt bedrageri og kontrol med udbetaling af rette ydelser”.

 

 

Møder med eksterne aktører til inspirationsmøder i udvalgene:

I forbindelse med arbejdet i den politiske arbejdsgruppe til forberedelse af den nye byrådsperiode blev det anbefalet, at udvalgene i forberedelsen af særlige politiske og strategiske sager inddrager eksterne aktører. Inddragelsesprocessen kan ske ved, at fagudvalget beslutter f.eks. 2 gange om året eller efter behov at indkalde eksterne aktører til ”inspirationsmøder” med debat og diskussion med udvalget.  

 

Den politiske arbejdsgruppe foreslog i den forbindelse, at næstformændene i udvalgene får en særlig rolle i forbindelse med tilrettelæggelsen af disse inspirationsmøder. Næstformændene udarbejder i samarbejde med administrationen forslag til politiske eller strategiske sager/emner, som med fordel kan drøftes, herunder oplæg til disse drøftelser, forslag til deltagerkreds og tidspunkt for afholdelse af møderne. Den enkelte næstformand får hermed i det daglige arbejde til opgave at sikre, at disse inspirationsmøder afholdes og at udvalget får det optimale ud af denne mulighed for at drøfte specifikke emner med eksterne interessenter.

 

I udkastet til en ny styrelsesvedtægt er der indsat en bestemmelse under hvert fagudvalg, hvor det præciseres, at udvalget skal være opmærksom på muligheden for at indkalde eksterne aktører til inspirationsmøder i forbindelse med forberedelsen af sager på udvalgets område, samt at næstformanden har en særlig rolle i den forbindelse. 

 

 

Vedrørende vederlag til formænd og næstformænd:

Den vedtagne vederlæggelse af udvalgsformænd, næstformænd og formanden  for Børn- og Ungeudvalget skal fremgå af styrelsesvedtægten, jf. vederlagsbekendtgørelsen. Formandsvederlagene reguleres i takt med den almindelige regulering af borgmesterens vederlag.

 

 

Vederlæggelse af stedfortrædere i Byrådet:

Økonomi- og Indenrigsministeriet har den 7. december 2017 meddelt dispensation til, at Byrådet i styrelsesvedtægten viderefører bestemmelsen om, at stedfortrædere i Byrådet kan vederlægges med en diæt, når de deltager i enkelte byrådsmøder, jf. udkastets § 24.

 

Der vedlægges i øvrigt udkast til støttebilag til styrelsesvedtægten:

-      Kommunale institutioner – anlæg – sagsområder fordelt på fagudvalg pr. 1.1.2018

-      Faser i bygge- og anlægsarbejder

 

 

Supplerende bemærkninger efter Byrådets behandling af sagen den 29. januar 2018:

Administrationen anbefaler, at der foretages en præcisering under Udvalget for Borgerservice, Arbejdsmarked og Erhverv af, at det er ”borgerbetjeningsområdet”, der ligger i udvalget. Heri ligger bl.a. den borgerrettede digitalisering, selvbetjeningsløsninger og også de overordnede perspektiver på den kommunale borgerservice.

 

Som nævnt ovenfor under Børne- og Skoleudvalget foreslås ”særlig støtte til børn og unge” og ”PPR” flyttet til det øvrige specialområde under Social- og Seniorudvalget. Administrationen anbefaler i den forbindelse, at SSP også flyttes til Social- og Seniorudvalget. Ligeledes anbefales det, at Møllevejens Skole og Kejserdal i støttebilaget til styrelsesvedtægten flyttes fra Børne- og Skoleudvalget til Social- og Seniorudvalget.

 

Under Børn- og Skoleudvalget foreslås ”skolefritidsordninger (SFO)” slettet og i stedet anføres ”fritidshjem og fritidsklubber”.

 

Det foreslås ligeledes, at Foreningshusene Nørredamsvej nævnes specifikt under Fritids- og Idrætsudvalget, da det er et foreningshus og ikke et kulturhus.

 

Ved Økonomiudvalgets behandling af sagen den 22. januar 2018 blev det anbefalet, at ”kulturelle aktiviteter på Fredtoften” fortsat nævnes under Kulturudvalget.

 

Plan-, Miljø- og Klimaudvalget har fået overført budgettet vedrørende den indvendige vedligeholdelse af bygninger på Børne- og Skoleudvalgets og Fritids- og Idrætsudvalgets område, hvilket foreslås præciseret under Plan-, Miljø- og Klimaudvalget.

 

Endelig foreslås det, at det beskrives lidt mere detaljeret under Fritids- og Idrætsudvalget og under Infrastruktur- og Teknikudvalget, hvilke opgaver, der er overdraget til Nordsjællands Park og Vej i henhold til aftalegrundlaget for Nordsjællands Park og Vej.

 

Fra den 1. behandling af sagen i januar 2018 er vedhæftet:

”Udkast til styrelsesvedtægt 2018 – 2021”

”Bilag vedr. kommunale institutioner m.v.”

”Faser i bygge- og anlægsarbejder”

 

Til 2. behandlingen i februar 2018 er yderligere vedhæftet følgende bilag, hvor de ovennævnte foreslåede ændringer er indarbejdet:

”Revideret udkast til styrelsesvedtægt 2018 – 2021”

”Revideret bilag vedr. kommunale institutioner m.v.”

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Den kommunale styrelseslovs § 2.

 

Udkast til styrelsesvedtægt skal undergives 2 behandlinger i Byrådet, hvorfor sagen behandles af byrådet både den 29. januar 2018 og den 26. februar 2018.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Når styrelsesvedtægten er vedtaget ved 2. behandlingen skal kommunen sende styrelsesvedtægten til Ankestyrelsen (det kommunale tilsyn), ligesom styrelsesvedtægten skal fremgå af kommunens hjemmeside.

Indstilling

At styrelsesvedtægten med bilag godkendes og oversendes til 2. behandling i Byrådet i februar 2018.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 22-01-2018


Den administrative indstilling anbefales byrådet. Styrelsesvedtægten udtrykker opgavefordelingen mellem de politiske udvalg.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 29-01-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Økonomiudvalget anbefaler administrationens indstilling med en præcisering af, at kunstfonden er en del af kulturudvalgets portefølje.


Hanne Berg (F), Ulla Hardy Hansen (C) og Liste B stemte imod spørgsmålet om placering af mobildækning og infrastruktur i Udvalget for Infrastruktur og Teknik.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Byrådet stemte om Økonomiudvalgets indstilling:

For: 22

Thomas Lykke Pedersen (A), Per Frost Henriksen (A), Hans Nissen (A), Frederik Ingemann (A), Ergin Øzer (A), Carsten Nielsen (A), Cømert Sonsuz (A), Rasmus Østrup Møller (A), Bo Hilsted (A), Louise Mehnke (A), Flemming Rømer (O), Freja Brabæk Kristensen (O), Charlotte Bie (I), Ulla Hardy-Hansen (C), Thomas Von Jessen (C), Carsten Bo Nielsen (V), Lars Egedal (V), Mie Stattau (V), Lars Søndergaard (V), Carsten Wulff (V), Tinne Borch Jacobsen (V), Thomas Elgaard (V)

 

Imod: 4

Kristian Heegaard (B), Lars Simonsen (B), Betina Bové (B), Bjørn Svensson (Ø)

 

Undlader: 1

Hanne Berg (F)

Nr.24 - Forslag til revideret forretningsorden, spørgetidsreglement og regler for foretræde for fagudvalg

Sagsnr.: 18/2770

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til en revideret forretningsorden for Fredensborg Byråd, et revideret reglement for foretræde for de stående udvalg og et revideret reglement for Byrådets spørgetid.

Sagsfremstilling og økonomi

Vedrørende Byrådets forretningsorden:

Forretningsordenen indeholder først og fremmest de processuelle regler om Byrådets virksomhed: indkaldelse til møde, vedtagelse af dagsorden, afstemninger i Byrådet m.v.

 

Den nuværende forretningsorden blev vedtaget af Byrådet den 27. januar 2014. Forretningsordenen ligger indholdsmæssigt og sprogligt ret tæt op af Økonomi- og Indenrigsministeriets vejledende normalforretningsorden.

 

I det foreliggende udkast til en revideret forretningsorden er der kun foreslået nogle enkelte redaktionelle ændringer.

 

 

Vedrørende reglement for foretræde for de stående udvalg (”Mød de politiske udvalg”) 

De nuværende træffetidsregler blev vedtaget af Byrådet den 27. oktober 2014, hvor man blandt andet besluttede, at de 3 måneders spærretid op til et kommunalvalg kun skal gælde for spørgetid i Byrådet, jf. nedenfor, og ikke for foretræde for fagudvalgene.

 

I det foreliggende udkast til reviderede regler for foretræde er der kun foreslået nogle enkelte redaktionelle ændringer.

 

 

Vedrørende Byrådets spørgetidsreglement

Det nuværende spørgetidsreglement blev vedtaget af Byrådet den 31. maj 2010.

 

Spørgetiden er ikke en del af et byrådsmøde, men spørgetiden afholdes af praktiske grunde i forbindelse med Byrådets møder. Byrådets medlemmer har ikke formelt mødepligt til spørgetiden.

 

Der vedlægges et udkast til et spørgetidsreglement uden forslag om indholdsmæssige ændringer.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige knosekvenser.

Retsgrundlag

Den kommunale styrelseslovs § 2, stk.4.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

De nye regler vil efter Byrådets godkendelse fremgå af kommunens hjemmeside.

Indstilling

At Byrådet godkender forslagene til ændring af Byrådets forretningsorden, spørgetidsreglement og regler for foretræde for fagudvalgene.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling. Økonomiudvalget anbefaler, at der indføres træffetid  på 1 time i udvalgene en gang i kvartalet som en forsøgsperiode på et år. Administrationen anmodes om at udarbejde forslag hertil.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.25 - Principper for god økonomistyring, del 2

Sagsnr.: 17/20020

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

At byrådet godkender den reviderede udgave af ”Håndbog om Økonomistyring” som følge af ”Principper for god Økonomistyring, fase 1” og tager afrapportering af projektet ”Principper for god økonomistyring, del 2” til efterretning.

Sagsfremstilling og økonomi

I marts 2017 behandlede Økonomiudvalget og Byråd, første fase af ”Principper for god økonomistyring”. Første fase af ”Principper for god økonomistyring” omhandlede roller og ansvar i økonomistyringen samt tilretning af økonomistyringsregler til at kunne håndtere aktuelle økonomistyringsudfordringer.

 

I første fase af ”Principper for god økonomistyring” blev varslet, at anden del af”Principper for god økonomistyring” ville blive forelagt Økonomiudvalg og Byråd ultimo 2017, og at denne del ville omhandle:

Revision af ”Håndbog om økonomistyring”

Skabelon og udformning af regnskab

Eftersyn af prognoser

Ledelsesinformation

 

Håndbog om økonomistyring

I anden del af ”Principper for god økonomistyring” fremlægges til godkendelse den reviderede udgave af ”Håndbog om Økonomistyring”.

Tilretningen af ”Håndbog om økonomistyring” er sket som en konsekvens af beslutningerne truffet i første fase i forhold til:

Bevillingsreglerne forenkles

Overførselsreglerne ændres

Udskillelse af aktivitetsbestemt medfinansiering til selvstændigt politikområde

Tidsmæssig ændring af budgetrevisioner og politisk inddragelse

Tilpasning i anlægsstyringen

 

Herudover er beløbsgrænsen for direktionens underskriftskompetence hævet fra 1 til 1,5 mio. kr., dog med undtagelse af kontrakter som kan give kommunen en væsentlig øget risiko jf. kapitel 7.

 

Som noget nyt er der udarbejdet en Pixi-version af Håndbogen til Byrådet, hvor kommunens regler og retningslinjer er beskrevet. Pixi-versionen vil ligge på Byrådsportalen, og i denne er der links til mere detaljerede beskrivelser af vejledninger, forretningsgange mv. som er beskrevet i den fulde udgave af håndbogen.

 

Tilretning af regnskabsskabeloner

Skabelonen til Regnskab 2016 havde i højere grad end tidligere fokus på fagudvalgenes rolle i økonomistyringen. Dette fokus fastholdes fremadrettet, og er i tråd med de øvrige tilpasninger i økonomistyringen som blev behandlet i første fase af ”Principper for god økonomistyring”. Yderligere tilpasning af regnskabsskabelonen sker først til Regnskab 2018, hvor de øvrige tilpasninger i kommunens økonomistyringsregler er slået igennem, herunder ændrede politikområder, bevillingsniveau mv.

 

Eftersyn af prognoser

I 2016/foråret 2017 har administrationen sammen med BDO udviklet en ny likviditetsprognose til Fredensborg Kommune. Prognosemodellen består af tre grundlæggende dele: et scenarieværktøj, et periodiseringsværktøj og en opgørelse af den faktiske historiske kassebeholdning. Hovedformålet med revisionen af prognosen har været at få gennemset og opdateret periodiseringsværktøjet og forbedret - særligt brugervenligheden i - scenarieværktøjet. Der arbejdes fortsat med hvordan disponerede midler i kassebeholdningen kan præsenteres.

 

Herudover vil et eftersyn af demografimodellerne blive igangsat. Forslag til ændringer af demografimodeller indgik i tidsplanen for  Budget 2019-2022 som er forelagt Økonomiudvalget i januar.

 

Ledelsesinformation (LIS)

Der er i administrationen igangsat et større arbejde i forhold til at sammentænke og udvikle kommunens ledelsesinformation til såvel politisk som administrativt brug. I efteråret 2017 blev FLIS- præsentationslaget erstattet af et nyt ledelsesinformationssystem, som giver bedre muligheder for anvendelse og præsentation af data. Det nye præsentationslag (FLIS i KMD OPUS LIS) er baseret på KMD’s Business Objects. Dette er samme platform som også anvendes til ledelsesinformationssystemet ”Koncernrapportering”, som er det ledelsesinformationssystem som i dag anvendes til opfølgning på økonomi og personale såvel til politisk som administrativt niveau. Herudover anvendes samme platform til budgetmodellen på handicapområdet. Ved at data samles ét sted er der flere muligheder end tidligere både i forhold til integration af data og automatiserede grafiske præsentationer. 

 

Indstilling

At Økonomiudvalg og Byrådet godkender den reviderede udgave af ”Håndbog om økonomistyring”.

At Økonomiudvalg og Byrådet tager afrapportering af ”Principper for god Økonomistyring, del 2” til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler administrationens indstillinger. Økonomiudvalget anmoder administrationen om at udarbejde forslag til modeller til økonomiopfølgning inden sommerferien.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.26 - Evaluering af kommunal- og regionsvalget

Sagsnr.: 16/15359

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Evaluering af kommunal- og regionsvalget den 21. november 2017 til drøftelse.

Sagsfremstilling og økonomi

Overordnet

Kommunalvalget forløb overordnet godt i kommunen.

 

Der var 31.421 vælgere og heraf valgte 22.990 at stemme.

Valgdeltagelsen var 73,16 % i vores kommune, hvor den på landsplan var 70,8.

 

Det var et lille fald fra sidste kommunalvalg, hvor den var rekordhøj med 74,6%. (Landsplan sidst 71,9).

 

 

Initiativer for at fastholde eller højne valgdeltagelsen

Der blev iværksat en række initiativer for at fastholde eller gerne højne valgdeltagelsen herunder:

Personligt brev til samtlige vælgere med opfordring til at stemme samt fakta om valget

SMS til særlige boligområder i Nivå og Kokkedal på valgdagen med opfordring til at afgive stemme

Uddeling af pjece på 11 forskellige sprog i særlige boligområder

Informationsmøder for borgere i samarbejde med de boligsociale indsatser ”Kokkedal på Vej” og ”Nivå Nu”

Vælgerarrangement på Nivå Bibliotek

TV2 Lorry arrangement på Humlebæk Bibliotek

Vælgermøde i Rådhuskælderen

Brev til samtlige boligforeninger og grundejerforeninger m.fl.

KL-kampagne suppleret med kommunens egen sofavælger-kampagne

Ungevalg i folkeskolen

Gratis kørsel af vælgerne på valgdagen

Gratis kaffe og kage til vælgerne på valgdagen

Valgcafe på plejecentrene ved brevstemmeafgivningen

Annoncering i lokalpressen, på kommunens hjemmeside, kommunens facebooksider, pjecer, plakater m.m.

Udvidet åbningstid for brevstemmeafgivning på bibliotekerne og Borgerservice

 

Kommunen deltager i et forskningsprojekt omkring kortlægning af valgdeltagelsen i kommunen. Analysen kan give os et overblik over hvilke boligområder, hvilke aldersgrupper m.m. som har en lav valgdeltagelse og dermed hjælpe os til hvilke initiativer vi kan sætte ind ved kommende valg.

 

Vi forventer at modtage analysen til sommer, hvor den vil blive forelagt byrådet.

 

 

Kandidatmøder for ud for valget

Der blev afholdt tre møder for kandidaterne. Det ene af møderne blev afholdt i juni måned. Det kan overvejes om møderne først skal afholdes efter sommerferien, og om hvorvidt der bør være to eller tre møder.

 

 

Valgstederne og bemanding

Kommunen har 8 valgsteder. Antallet af valgstyrere og tilforordnede ser ud til at være passende ud fra evalueringerne fra valgstederne.

Den nye åbningstid kl. 8 på valgstederne har gjort at valgdagen er meget lang. Det kan derfor overvejes ved kommende valg at nogle af de tilforordnede indkaldes fra f.eks. kl. 7.15-15.00 og andre først møder ind kl. 15.00.

 

På kommunens største valgsted i Kokkedal, ønskes der fremover 4 valgborde på spidsbelastningstidspunkterne, hvilket vil blive etableret.

 

Fra flere valgsteder viser evalueringerne at der skal ske nogle justeringer med hensyn til bordopstillinger både på valgdagen og ved optællingen om aftenen. Der vil blive taget højde for dette ved kommende valg.

 

Stemmesedlerne

Stemmesedlerne til regionsvalget var igen meget store og uhåndterlige.

Det tog lang tid for vælgerne at sætte deres kryds og selvom samtlige stemmebokse blev sat op, blev der kø på valgstederne sidst på dagen.

 

Det kan overvejes om der skal indkøbes flere stemmebokse, eller om man kan acceptere, at vælgerne må stå i kø på visse tidspunkter af valgdagen. Tendensen er, at stadig flere vælger at brevstemme, hvilket kan tale for at vi afventer at indkøbe flere stemmebokse.

 

Der var indkøbt pap-stemmeurner til supplement for de almindelige stemmeurner og de vil blive benyttet igen ved fremtidige valg. Pinde til at presse stemmesedlerne ned i urnerne vil være på valgstederne fra start fremover.

 

Det har været en hjælp at krydset bliver sat med rød skrift ved optællingen, hvorfor at røde penne vil blive benyttet fremover.

 

 

Det store vælgermøde

Kommunens store vælgermøde i Rådhuskælderen var yderst velbesøgt.

Der var en god stemning og en god debat.

Det anbefales at konceptet for vælgermødet ved næste kommunalvalg bliver i lighed med dette.

 

 

Brevstemmeafgivning

1.966 vælgere har valgt at brevstemme ved dette valg. Ved sidste kommunalvalg var der 1.337 som brevstemte. Tendensen har i gennem en årrække været at antallet af brevstemmer stiger væsentligt ved hvert valg.

 

Ca. 200 af brevstemmerne er fra borgere som har valgt at stemme i eget hjem.

 

Det er fortsat mange vælgerne som benytter muligheden for at brevstemme på bibliotekerne.

 

En modtaget evaluering, påpeger at der mangler information og vejledning omkring brevstemmeafgivning, med hensyn til hvor man kan brevstemme, reglerne for brevstemme m.m. Det overvejes til næste valg, hvordan informationerne om brevstemme kan gøres endnu tydeligere.

 

 

Seniorrådsvalg

Som noget nyt blev valget til Seniorrådet gennemført ved digitalt valg med mulighed for at afgive digital stemme på kommunal- og regionrådsvalgdagen. Personer fritaget fra digital post fik valgmateriale samt stemmeseddel fremsendt per post.

 

Ønsket om en højere valgdeltagelse viste sig desværre ikke, selvom der både var mulighed for at stemme digitalt hjemmefra i en periode og digitalt på de enkelte valgsteder ved kommunal- og regionsvalget den 21. november 2017. Ca. 500 vælgere benyttede sig af denne mulighed.

 

Det nye Seniorråd vil allerede nu begynde at arbejde med at blive mere synlige i kommunen.

 

2017

Antal stemmeberettigede vælgere: 11.772

Borgere fritaget fra digital post: 1853

Borgere tilmeldt digital post: 9919

Antal modtagne stemmer: 3979

Antal ugyldige stemmer: 138 Heraf blanke stemmer: 137

Stemmeprocent: 33,8 %

 

2013

Antal stemmeberettigede vælgere: 10.637

Antal modtagne stemmer: 4614

Antal ugyldige stemmer: 39 Heraf blanke stemmer: 9

Stemmeprocent: 43,37 %

 

Prisen for gennemførslen valget kunne holdes indenfor det budgetterede, da det blev kr. 164.205,-. 

 

Administrationens anbefaling

Der har været afholdt et evalueringsmøde med repræsentanter fra Seniorrådet og den fælles anbefaling er, at et kommende valg til Seniorrådet anbefales afviklet på tilsvarende måde med de nye muligheder der findes om 4 år og hvor de gode kommentarer der er indgået bliver taget med i planlægningen.

 

Øvrige bemærkninger

Lovændringerne i forhold til frister for indlevering af kandidatlister, samt fritagelse for stillere m.m. blev positivt modtaget og var en forbedring i forhold til tidligere lovgivning på området.

 

Ændring af åbningstiden til kl. 8 på valgdagen, gjorde en lang valgdag endnu længere og umiddelbart kan vi ikke se om det har haft en effekt på en øget valgdeltagelse. Som nævnt tidligere skal det overvejes om vi skal indføre to-holdsskift for de tilforordnede.

 

Fintællingen foregik denne gang på Rådhuset, hvor det tidligere har været i Egedalshallen. Egedalshallen er bedre egnet til fintællingen, så der arbejdes på en løsning, så Egedalshallen fremover både kan være et valgsted på valgdagen og efterfølgende kan gøres klar til fintælling næste morgen.

Bevilling

De samlede udgifter til valget har kunne afholdes indenfor det afsatte budget på 1.618.000 kr.  

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At evalueringen tages til efterretning suppleret med Økonomiudvalgets eventuelle bemærkninger.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling med de faldne bemærkninger.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.27 - Udpegning af medarbejderrepræsentant til Beredskabskommisionen

Sagsnr.: 15/38338

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Udpegning af medarbejderrepræsentant til Beredskabskommissionen.

Sagsfremstilling og økonomi

I § 4 i samordningsaftalen for Nordsjællands Brandvæsen er der fastsat bestemmelser om sammensætningen af den fælles beredskabskommission.

 

Det følger således af § 4, stk. 1, at den fælles beredskabskommission bl.a. består af en medarbejderrepræsentant, som vælges af de deltagende kommunalbestyrelser efter indstilling fra medarbejderne.

 

Der har blandt medarbejderne i Nordsjællands Brandvæsen været gennemført en demokratisk proces med opstilling af kandidater i oktober 2017 og afholdelse af hemmelig afstemning i november/december 2017.

 

6 medarbejdere anmeldte deres kandidatur og blandt disse opnåede Preben Merrild flest stemmer, idet han fik 37 stemmer af samlet 127 afgivne gyldige stemmer.

 

Preben Merrild indstilles således af Nordsjælland Brandvæsens medarbejdere som medlem af den fælles beredskabskommission.

 

Den fælles beredskabskommission indstiller på sit møde 14. december 2017, at de deltagende kommunalbestyrelser udpeger Preben Merrild til medlem af den fælles beredskabskommission.

 

Der forelægges identiske sager i de øvrige deltagerkommuner Allerød, Hørsholm og Rudersdal.

 

Udpegningen har virkning for den kommunale valgperiode.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Samordningsaftalen § 4, stk. 1 og beredskabsloven § 10, stk. 2.

Kompetence

Byrådet.

Kommunikation

Nordsjællands Brandvæsen orienteres om Byrådets beslutning.

Indstilling

At Byrådet udpeger en medarbejderrepræsentant til den fælles beredskabskommission i overensstemmelse med medarbejdernes og beredskabskommissionens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.28 - Generel tilladelse til at foretage vielser i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 14/26324

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Byrådet træffer beslutning om, at andre kommuner kan foretage vielse i Fredensborg Kommune uden at skulle søge særskilt tilladelse hertil.

Sagsfremstilling og økonomi

Ifølge en ændring af ægteskabsloven pr. 1. juli 2014 kan Byrådet beslutte at give tilladelse, at andre kommuners borgmestre og giftefogeder må foretage vielser i Fredensborg Kommune.

 

Hvis andre kommuner ønsker at foretage vielse i Fredensborg Kommune kan der gives tilsagn fra sag til sag, eller der kan gives en generel godkendelse således, at en eller alle kommuner kan få lov at foretage vielse i Fredensborg Kommune.

 

Ønsker kommunen ikke, at andre kommuner foretager vielser i kommunen, kan anmodning afslås sag for sag, eller ved at det generelt meddeles alle landets kommuner, at Fredensborg Kommune ikke vil godkende at der bliver foretaget vielser i kommunen af andre.

 

Et flertal af kommuner vælger at give en generel tilladelse.

 

Det indstilles, at der gives en generel tilladelse til, at alle kommuner uden forudgående ansøgning kan foretage vielser i Fredensborg Kommune. Så kan en giftefoged fra en anden kommune vie et par i Fredensborg Kommune uden først at indhente tilladelse fra vielsesmyndigheden i Fredensborg Kommune.

 

Den generelle tilladelse gælder for borgerlige vielser, der foretages i naturen, i private haver, privatadresser og lignende i kommunen, forudsat at eventuelle regler, der gælder for ophold i området, overholdes og at eventuelle nødvendige tilladelser er indhentet. Tilladelsen gælder ikke for borgerlige vielser på Fredensborg Rådhus og i øvrige administrationsbygninger.

 

Siden lovændringen i 2014 har kommunen givet tilladelse fra sag til sag.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Ægteskabslovens § 18, stk. 3.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At andre kommuner kan foretage vielser i Fredensborg Kommune uden at skulle søge særskilt tilladelse hertil.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.29 - Venskabsbyforum - nye vedtægter

Sagsnr.: 18/1502

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Stillingtagen til forslag til nye vedtægter for venskabsbysamarbejdet. Venskabsbykomitéen ændrer navn til Venskabsbyforum, og antallet af byrådsmedlemmer reduceres.

Sagsfremstilling og økonomi

De deltagende partier i konstitueringsaftalen enedes om at ændre Venskabsbykomitéens navn til Venskabsbyforum.

 

Samtidig var man enige om at ændre på antallet af byrådsmedlemmer i det ny Venskabsbyforum, således at der i stedet for at være ét byrådsmedlem fra hvert af partierne i Byrådet fremover skal være 6 byrådsmedlemmer i Venskabsbyforum.

 

Der er efter valget i november 2017 8 partier repræsenteret i Byrådet.

 

Byrådet udpegede på sit konstituerende møde 6 byrådsmedlemmer til Venskabsbyforum i overensstemmelse med konstitueringsaftalen.

 

På foranledning af konstitueringsaftalen har administrationen udarbejdet forslag til nye vedtægter, jf. vedlagte bilag, hvor forslaget præsenteres i forhold til de gældende vedtægter.

 

I forbindelse med redaktionen af vedtægterne har administrationen desuden indarbejdet følgende ændringer:

 

at der ikke længere skal vælges stedfortrædere til de foreningsvalgte medlemmer af venskabsbyforum, jf. § 2.

at det præciseres, at formanden for Venskabsbyforum skal være et byrådsmedlem, jf. § 4.

at det præciseres, at der ”kun” afholdes 2 årlige, ordinære møder i Venskabsbyforum, jf. § 5.

at det præciseres, at de nye vedtægter træder i kraft umiddelbart efter Byrådets vedtagelse, jf. § 12.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At det anbefales overfor Byrådet, at forslag til nye vedtægter for Venskabsbyforum godkendes.

Beslutning i Kulturudvalget den 31-01-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler Kulturudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.30 - Sammenlægning af tilbud på Ungecenter/Møllevejens Skole

Sagsnr.: 16/27913

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

På Børne- og Skoleudvalgsmødet d. 14. august 2017 samt på Byrådsmødet d. 4. september 2017 blev det besluttet, at der skulle etableres en ny dagbehandlingsskole. Men Byrådet besluttede, at der skulle findes en anden placering end på afdeling Karlebo, Fredensborg Skole.

Som følge af ændringer i Styrelsesvedtægten er det nu Social- og Seniorudvalget, der skal tage stilling i sagen om placering af skolen.

Sagsfremstilling og økonomi

Administrationen foreslår at samle en række indsatstilbud på Ungecenter på Møllevej i Nivå under navnet Indsatshuset. Indsatshuset samler alle kommunens indsatser for udsatte børn og unge, og det vil bestå af: 

 

  • En ny dagbehandlingsskole, kaldet Møllevejens Skole (nuværende Møllevejens Skole og Kejserdal)
  • Pædagogisk Forebyggelsesteam (primært på 0-6årsområdet)
  • Psykologer, herunder PPR og behandlingstilbud
  • Netværkskonsulenter – tidlige forebyggende familieindsatser

 

Tilsammen udgøres disse enheder af i alt 61 medarbejdere.

Udover ovenstående tilbud vil en stor del af Ungdomsskolens fritidstilbud fortsat finde sted i Ungecenter, således at bygningerne udnyttes optimalt i så mange timer som muligt syv dage om ugen.

 

Etableringen af Indsatshuset på Møllevej vil betyde, at tre medarbejdere flytter fra Rådhuset til Ungecenter på Møllevej.

 

Etablering af Indsatshuset

Baggrunden for at etablere et Indsatshus er, at der ses et behov for, dels at øge koordineringen og fleksibiliteten i de kommunale dagbehandlingsskoletilbud, dels at sikre, at den økonomiske stigning på området bremses.

 

Visionen med Indsatshuset er, at flere børn og unge med socioemotionelle udfordringer tilbydes én samlet indsats med skræddersyede, velkoordinerede og intensive skole- og behandlingsforløb i tæt samarbejde med almenområdet. Den nye skole, som får navnet Møllevejens Skole, skal medvirke til, at eleverne på sigt trives og udvikles i det almene miljø med den nødvendige behovsafstemte støtte. En sekundær gevinst heraf er, at udgiftsudviklingen til dagbehandling bremses ved at mindske behov for køb af pladser uden for kommunen.

 

Center for Børn og Familie har i dag to interne specialskoletilbud. Kejserdal, kommunens dagbehandlingsskole til børn fra 6 til 18 år og Møllevejens Skole, som er et særligt tilrettelagt skoletilbud for skoletrætte unge fra 8.-10. klasse.

 

Under Indsatshuset bliver der etableret en ny dagbehandlingsskole med navnet Møllevejens Skole, som skal varetage dele af den interne specialundervisning, dagbehandlingstilbud, samt fritidstilbud. Skolen bliver et fleksibelt tilbud, som kan tilrettelægges for en kortere eller længere periode og sammensættes med Indsatshusets øvrige indsatser efter behov.

 

Det er administrationens ønske, at Indsatshusets fire enheder samles på én adresse for at sikre en velkoordineret og let tilgængelig indsats imellem disse funktioner.

 

Indsatsskolens tilbud skal bestå af følgende komponenter:        

  • Skræddersyede undervisnings- og behandlingstilbud til kommunens mest udsatte elever
  • Udgående funktioner som støtte til  børn og unge med særlige behov i de almene miljøer
  • Afklarings- og udredningsforløb af børn og unge med særlige behov

 

 

Budgetmæssige konsekvenser

Der er et stigende antal børn og unge i Fredensborg kommune, som har behov for at få et dagbehandlingsskoletilbud. Dagbehandlingsskolerne varetager specialundervisning og specialpædagogiske behandlingsforløb for børn, der har adfærdsmæssige vanskeligheder. Et øget behov for dagbehandlingsskolepladser skyldes især en stigning i antallet af børn med socioemotionelle vanskeligheder, som ikke kan få deres lærings- og trivselsbehov dækket i den almene skole.

De efterspurgte dagbehandlingsskolepladser er oftest eksterne. De eksterne tilbud er dyrere end de interne og de er ofte placeret langt fra kommunen, heraf er flere placeret i København, hvilket medfører store udgifter til transport. Med denne efterspørgsel udfordres den økonomiske ramme for specialundervisning, og der er blandt andet derfor opstået et behov for at reorganisere området på en måde, som kan tilvejebringe bedre interne tilbud om dagbehandling uden at ændre den økonomiske ramme og uden at gå på kompromis med kvaliteten af dagbehandlingen.

 

Målet er at mindske behovet for eksterne køb ved at øge kvaliteten af de forebyggende kommunale indsatser, herunder PPR-funktionen samt det interne dagbehandlingsskoletilbud. Kvaliteten øges ved at intensivere indsatserne, styrke koordineringen og ved tættere samarbejde mellem  de fagprofessionelle.
 

Ligeledes er det et mål i løbet af få år at reducere det nuværende merforbrug på såvel budget for specialundervisning som budget for dagbehandling. Der har i perioden 2015-17 været en stigning fra 22 til 32 helårspersoner – altså 10 pladser. På budgettet for udsatte børn og unge har dette betydet en stigning på ca. 3 - 4 mio. kr. En del af tilgangen har været børn/unge, der har haft et behandlingsbehov udover gennemsnittet og derfor haft en højere enhedspris end gennemsnittet. Hertil kommer en tilsvarende stigning på specialundervisningsbudgettet, hvilket betyder en samlet stigning på i alt 6-8 mio. kr.
 

Etablering af et tilbud i kommunen skal medvirke til at bremse op for denne udvikling.

 

Forslag om placering

På det tidligere Børne- og Skoleudvalgsmøde den 14.8.2017 og senere på Byrådsmødet den 4.9.2017 blev forslaget om placering af dagbehandlingsskolen på Fredensborg Skole afdeling Karlebo ikke anbefalet.  Administrationen blev derfor bedt om at vende tilbage med et andet forslag til placering. Administrationen anbefaler derfor nu en placering af Indsatshuset samt dagbehandlingsskolen på det nuværende Ungecenter på adressen Møllevej 9 S, 2990 Nivå.


På Kejserdal, der allerede i dag er fysisk presset, er der ikke et tilstrækkeligt stort areal til at rumme elevantallet. 

 

 

Følgende omstændigheder ligger til grund for anbefaling til placering:

 

Ungecenter, som Møllevejens Skole i dag er placeret på, er stor nok til at rumme eleverne. Der skal dog tilbygges og bygges om i huset for at tilvejebringe det nødvendige antal klasseværelser

Skolen rummer mange af de ønskede skolefaciliteter, f.eks. en idrætshal, to store haller, et træværksted og et storkøkken

Adressen er centralt placeret i kommunen, og der er gode transportmuligheder til og fra skolen

En placering af Indsatshuset i Ungecenter vil optimere udnyttelsen af det store hus og de mange kvm

Der er en løbende dialog med relevante parter om de planmæssige og miljømæssige forhold.

 

Administrationen er ligeledes i dialog med ejeren af den eksisterende bygning på Møllevej om muligheden for at udvide og ombygge lokaler på adressen samt om etablering af udendørsfaciliteter såsom legeplads.  I denne dialog indgår naturligvis også en afklaring af de økonomiske konsekvenser af udvidelse og ombygning. 

 

Lejemålet på Møllevej er i dag på i alt 2.540 kvm. De 2.105 kvm udgør det oprindelige lejemål, indgået på en 20-årig uopsigelig lejeaftale i 2004. De sidste 435 kvm blev i 2007 tilføjet som resultat af en samarbejdsaftale med Hørsholm Kommune. For disse 435 kvm er der indgået en separat lejeaftale. Denne kan opsiges fra lejers side med 3 måneders varsel. Fra udlejers side er aftalen uopsigelig frem til 2027.

 

Fredensborg Kommunes samlede udgifter til husleje og vedligeholdelse er 2,428 mio. kr. pr. år.

 

Hertil kommer årlige forbrugsudgifter på ca. 0,160 mio.kr.

 

For at tilvejebringe de nødvendige antal kvm til den nye skole skal der ændres såvel i stueetagen som på 1. sal. I stueplan skal der bygges om, så en større del af det samlede areal kan bruges til undervisningslokaler. Dette sker primært ved at udnytte diverse gangarealer og inddrage disse som undervisningsarealer. På 1. sal skal i første omgang ombygges og nyindrettes ca. 400 kvm.

 

Ejeren har indsendt ansøgning om dispensation fra lokalplanen til Fredensborg Kommune, bygningsmyndigheden. Der forventes svar og afklaring på dispensationen primo/medio februar.

 

Det er primært ændringerne på 1. sal, der kræver dispensation fra lokalplanen.

 

De beregninger, der ligger til grund for nedenstående forslag til finansiering af projektet, er derfor foreløbige, idet ejers ønsker til udbygningens detaljer skal godkendes af byggemyndigheden. Først når denne godkendelse ligger hos ejeren, kan de endelige omkostninger ved ombygninger og tilbygninger laves.

 

Overblik over de foreløbige udgifter til ombygning mv.:

 

 

 

Ombygninger og indretning af lokaler, stueplan

400.000 kr.

Ombygninger og indretning af lokaler, 1. sal

1.600.000 kr.

Etablering af legeplads mv. udendørs

200.000 kr.

Flytteudgifter

200.000 kr.

Udgifter afsat til reetablering af græsplæne mv.

100.000 kr.

I alt

2.500.000 kr.

Finansiering af projektet

 

Ejeren af Ungecenter har tilbudt, at Fredensborg Kommune kan vælge én af nedenstående to betalingsmodeller for ombygninger og tilbygninger.

A. Fredensborg Kommune betaler de faktiske udgifter ved ombygningerne. Dette betyder, at huslejen efterfølgende kan fastholdes. Der kan evt. blive tale om en mindre justering af udgifterne til vedligeholdelse, ligesom forbrugsudgifterne vil stige. Dette modsvares af reducerede udgifter til drift og vedligeholdelse på de bygninger, der foreslås solgt.
Som det ses af ovenstående foreløbige beregninger forventes de samlede faktiske udgifter at være ca. 2,5 mio. kr.

B. Ombygningen betales delvis ved et engangsbeløb, delvis ved en 10-årig uopsigelig huslejeforhøjelse. Der skal gøres opmærksom på, at der i politikområdets budget ikke er afsat penge til dette, hvilket betyder, at der skal søges om en tillægsbevilling.

 

Administrationen anbefaler en finansiering efter model A, således at udgiften på de 2,5 mio. kr. afholdes som en anlægsinvestering i år. Administrationen anbefaler, at finansieringen søges tilvejebragt i forbindelse med overførselssagen fra mindreforbrug på det samlede kommunale område i 2017.

 

Tidsplan for det videre arbejde

 

Forventet modtagelse af dispensation for lokalplan

Medio februar

Endelige beregninger af omkostninger ved ombygninger

1.3.2018

Udformning og underskrivelse af kontrakt

1.4.2018

Byggeperiode

15.4. – 30.6.

Flytning af Kejserdal til Møllevej

15.6. – 15.7.

Skolestart

1.8.2018

 

Inddragelse

Der har hidtil i forløbet været og vil i det fortsatte forløb være fokus på inddragelse af alle parter i projektet.
 

  • Under analyse af dagbehandlingsområdet i efteråret 2016 og frem til foråret 2017 er alle relevante i både eget og andre centre fagpersoner inddraget i afdækning af området.
  • Under udviklingen af Indsatshuset i 2017 er alle relevante fagpersoner og alle skoleledere inddraget og orienteret undervejs i processen, med skærpet fokus på de enheder, som udgør medarbejdere i det kommende Indsatshus.
  • Sagen har været drøftet på Lokal MED og på Område MED i 2017 og alle parter har udvist opbakning til projektet.
  • I december 2017 blev der afholdt det første møde med relevante tillidsrepræsentanter og fagforeninger, som erklærede sig enige i etablering af et Indsatshus og en tilhørende Indsatsskole.
  • Når der er truffet beslutning om placering af Indsatshuset, vil de kommende medarbejdere i Indsatshuset, deres tillidsrepræsentanter og tilhørende fagforeninger indgå i et tæt samarbejde med administrationen omkring at få en fælles aftale om arbejdsvilkårene for medarbejderne på plads. 
  • Efter der er truffet beslutning om placering af Indsatsskolen, vil der sideløbende foregå en inddragelsesproces af forældre til børn, der vurderes at have behov for et Indsatshus- eller Indsatsskoleforløb. De elever, der går på henholdsvis Kejserdal og Møllevejens Skole, og som ikke har afsluttet deres skoleforløb, er garanteret en plads på Indsatsskolen, såfremt de takker ja til tilbuddet

Bevilling

Sagens bevillingsmæssige konsekvenser medtages i overførselssagen, hvor den samlede anlægsudgift i 2018 på 2,5 mio. kr. søges finansieret gennem mindreforbrug i 2017.

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At Byrådet træffer beslutning om placering af Indsatsskolen på Ungecenter, Møllevej 9 S, 2990 Nivå. Skolens navn bliver Møllevejens Skole

At finansieringen af nødvendige ombygninger til en udgift på 2,5 mio. kr. medtages i overførselssagen, der skal godkendes i Byrådet i marts.



Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 05-02-2018

Udvalget indstiller at:


  1. At Byrådet træffer beslutning om placering af Indsatsskolen på Ungecenter, Møllevej 9 S, 2990 Nivå. Skolens navn bliver Møllevejens Skole

  1. At finansieringen af nødvendige ombygninger medtages i overførselssagen, der skal godkendes i Byrådet i marts. Udvalget indstiller model A.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler Social – og Seniorudvalgets indstillinger.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.31 - Godkendelse af anlægsregnskab - Kapacitetsudvidelse plejecenter Lystholm

Sagsnr.: 10/6964

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Fremlæggelse af anlægsregnskab – Kapacitetsudvidelse Plejecenter Lystholm

Sagsfremstilling og økonomi

Regnskab for anlægsprojektet XA-0060303001 – Kapacitetsudvidelse Plejecenter Lystholm fremgår af tabellen herunder.
 

 

Brutto

Netto

Udgift

Indtægt

 

Rådighedsbeløb i alt

12.754.810

-1.270.000

11.484.810

Afholdte udgifter i alt

12.665.660

-1.280.000

11.385.660

Regnskab (+ mindreforbrug - Merforbrug)

89.151

10.000

99.151

 

Som det fremgår af tabellen udviser anlægsprojektet et mindre forbrug på
99.151 kr.

 

Projektet har omfattet en udvidelse i en ny bygning med 24 plejeboliger. Derudover er to af de nuværende små enheder udvidet fra 8 til 12 boliger, for at sikre en mere optimal daglig drift. Fire af de nye boliger er blevet indrettet til ægteparboliger.

I det hidtidige byggeri var der ikke fysisk sammenhæng mellem bygningerne, hvilket betød at man skal skulle bevæge sig over terræn for at komme til den anden bygning. Dette skabte ikke sammenhæng for beboere og var uhensigtsmæssigt for personalet specielt i aften og nattetimerne.

Nu er der etableret forbindelsesgange mellem alle bygninger.

Derudover er der foretaget en udvidelse af caféarealet, således at der er plads til at rumme de 64 beboere og personale til fællesarrangementer.

Der er blevet etableret omklædnings- og badefaciliteter i  kælderplan.

Byggeriet blev igangsat i 2012 og hovedparten færdiggjort i 2013. Der har udestået en række mindre arbejder, hvilket er baggrunden for at det endelig byggeregnskab først foreligger nu.

Mindreforbruget tilføres kassen.

Bevilling

De bevillingsmæssige konsekvenser gennemføres med overførselssagen 2017 til 2018

Retsgrundlag

Kommunens håndbog for økonomistyring

Kompetence

Byrådet.

Indstilling

At regnskabet godkendes

At de bevillingsmæssige konsekvenser gennemføres med overførselssagen 2017 til 2018

Beslutning i Social- og Seniorudvalget (18-21) den 05-02-2018

Den administrative indstilling anbefales byrådet.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler Social– og Seniorudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.32 - Godkendelse af forskrift for brug af fastbrændselsovne i Fredensborg Kommune

Sagsnr.: 18/1458

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Godkendelse af Forskrift for brug af fastbrændselsovne i Fredensborg Kommune

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune modtager hvert år flere klager og henvendelser fra borgere, som føler sig generet af røg fra fastbrændselsovne, typisk brændeovne. Røggener opstår ofte, fordi brugeren af brændeovnen ikke er bekendt med reglerne på området, og derfor kommer til at fyre forkert. Eksempelvis med brænde, der ikke er tørt nok. Dette kan skabe unødige gener for omgivelserne.

 

Formålet med denne forskrift er, at få præsenteret reglerne for korrekt brug af fastbrændselsovne og således at forebygge og afhjælpe røggener til de omkringboende og omgivelserne og dermed mindske antallet af klagesager.

 

Ved korrekt brug af fastbrændselsovne mindskes desuden risikoen for udledning af sundhedsskadelige partikler, til gavn for både indeklima og omgivelserne.

 

Samtidig giver forskriften mulighed for en hurtigere sagsbehandling i de klagesager, som kommunen skal behandle.

 

Hidtil har kommunens handlemuligheder i klagesager været, at give påbud om at nedbringe genen efter Miljøbeskyttelseslovens § 42, hvis der er konstateret en væsentlig gene fra en fastbrændselsovn. Før der kan gives påbud, skal dette varsles. Typisk varsles modtageren af påbuddet 14 dage før det endelige påbud gives. Hvis et påbud ikke overholdes, gives der i første omgang en indskærpelse.   

 

En lokal forskrift skaber en retstilstand, som umiddelbart kan håndhæves. Det betyder, at kommunen umiddelbart kan give en indskærpelse, hvis en eller flere paragraffer i forskriften overtrædes. Der skal således ikke først udarbejdes og meddeles påbud. 

 

Forskriften fratager dog ikke kommunen muligheden for stadig at give påbud efter miljøbeskyttelsesloven, hvis det skønnes nødvendigt.

 

Kommunens afgørelser efter forskriften kan ikke påklages, og overtrædelser kan straffes med bøde.

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Retsgrundlag

Bekendtgørelse nr.1461 af 7. december 2015 om regulering af luftforurening fra fyringsanlæg til fast brændsel under 1 MW (Brændeovnsbekendtgørelsen).

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Ikrafttrædelsen af forskriften offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Indstilling

At Forskrift for brug af fastbrændselsovne i Fredensborg Kommune godkendes.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 06-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.33 - Forslag til Lokalplan F117 for Fredensborg bymidte

Sagsnr.: 17/9686

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

Offentliggørelse af forslag til lokalplan F117 for Fredensborg bymidte samt tillæg nr. 1 til Kommuneplan 2017.

Sagsfremstilling og økonomi

Baggrund

Plan-, Miljø-, og Klimaudvalget besluttede den 30. maj 2017, at igangsætte udarbejdelse af Forslag til lokalplan F117 for Fredensborg bymidte. Lokalplanforslaget er foranlediget af den strategiske helhedsplan for Fredensborg bymidte, Den Grønne Slotsby. Realiseringen af helhedsplanen kræver et opdateret plangrundlag.

 

I august 2017 igangsatte Plan-, Miljø- og Klimaudvalget en borgerinddragelsesproces omhandlende tre delprojekter i helhedsplanen for Den Grønne Slotsby. Resultatet og beslutningsnotatet fra denne proces forlægges i en særskilt sag.

 

Gennem workshops med arbejdsgrupperne er der kommet bemærkninger og ønsker til funktioner, aktiviteter og udseende til delprojekternes konkretisering. Arbejdet med lokalplanen har fulgt borgerinddragelsesprocessen, da den nye lokalplan for bymidten netop skal muligøre og understøtte de forskellige indsatser og delprojekter i helhedsplanen for Den Grønne Slotsby.

 

Principper for lokalplan

Principperne for lokalplanen, som udvalget godkendte i maj 2017 er:

at den strategiske helhedsplan Den Grønne Slotsby realiseres gennem de planlagte delprojekter.

at der skabes en stærk sammenhæng mellem slottets besøgende og bymidtens tilbud.

at bymidtens unikke kulturhistoriske værdier bevares.

at bylandskabets karakter med forskellige bebyggelsesmønstre bakkede landskab, vekslende gadestruktur og skala bevares.

at der kan etableres  udendørs og indendørs uformelle mødesteder med mulighed for aktiviteter og liv. Både i de grønne og blå rekreative arealer samt på bymidtens pladser i synergi med detailhandel og andre tilbud.

at der skabes et naturligt trafik- og bevægelsesflow fra Fredensborg Slot op mod bymidten detailhandelsområde for alle trafikanter.

at sikre, at lokalplanområdets bygninger og arealer disponeres og udformes med vægt på bæredygtighed, tilgængelighed, social kontakt og arkitektonisk kvalitet.

 

Lokalplankategori

Lokalplanområdet omfatter den centrale del af Fredensborg by og udpeger en række bygninger som bevaringsværdige. Derudover rummer lokalplanen et §3 naturområde og lokalplanen følges af et tillæg til Kommuneplan 2017.

Med udgangspunkt i ovenstående vurderes lokalplanen til kategori A, med 8 ugers høring.

 

 

Geografisk afgrænsning

Lokalplanområdets afgrænsning og opdeling i delområdet afspejler helhedsplanens indsatsområder og de tre arbejdsgruppers fokusområder på hhv. 1. Bymidten, 2. Jernbanegade og pladserne, 3. det grønne strøg med flere forskellige karakteristika. I lokalplanen er de tre fokusområder inddelt i 10 delområder som fremgår nedenfor.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lokalplanens formål og indhold

Det overordnede formål med lokalplanen er at skabe et opdateret plangrundlag der muliggør og understøtter Helhedsplanen for Den Grønne Slotsby. I Helhedsplanen for den Grønne Slotsby er der fokus på bymidtens grønne områder samt vejarealer, men der har i de ovenfor nævnte arbejdsgrupper også været et fokus på, hvordan stueetagerne i bymidten kan sættes bedre i spil, ved at åbne op for andre funktioner end detailhandel i stueetagerne langs Jernbanegade.

 

Forslag til lokalplan samt kommuneplantillæg er vedlagt.

 

Øvrige forhold af betydning for lokalplanforslaget

 

Udlæg af grønt friareal

Lokalplanens bestemmelser for matrikel 66c (Vaffelhuset), betyder at ejer af ejendommen kan forlange at Fredensborg Kommune overtager arealet mod erstatning.

 

Lokalplan F1 og F30

Lokalplan F1 og F30 aflyses for de matrikler, der er omfattet for den nye lokalplan F117 for Fredensborg bymidte.

 

Kommuneplantillæg nr. 1

Til lokalplanforslaget medfølger to kommuneplantillæg til kommuneplanrammerne:

 

Langedammen: FR01, Anvendelse: Rekreativt grønt område.

Kommuneplantillægget muligøre, at der kan opføres en pavillon til udendørs servering på maksimalt 37 kvm. inden for området.

 

Jernbanegade: FC01, Anvendelse Bycenter.

Kommuneplantillægget muligøre, at der kan opføres forhuse i op til 3 etager og baghuse i op til 2 etager.

 

Kulturmiljø

Lokalplanens område er i Kommuneplan 2017 omfattet af kulturmiljøet Slotsbyen. Kulturmiljøet er væsentligt for at forstå den kulturhistoriske sammenhæng og kontekst som lokalplanen indskriver sig i.

 

I Kommuneplan 2017 er de gældende retningslinjer for beskyttelse af kulturhistoriske værdier i lokalplanområdet som følger:

Ifølge kommuneplan 2017, 6.1.2 Kulturmiljøer, må der inden for kulturmiljøerne ikke ske ændringer, som forringer områdernes værdi eller mulighed for at styrke og genoprette værdien af kulturmiljøet. Ændringerne inden for afgrænsningen af et kulturmiljø skal altid ske under hensyn til det enkelte kulturmiljøs værdi og sårbarhed.

 

Bevaringsværdige bygninger

Med lokalplanen udpeges 24 bygninger som bevaringsværdige. Lokalplanen fastlægger bestemmelser med det formål at bevare og værne om disse bygninger.

 

§3 natur

Inden for lokalplanens delområde 3, Det grønne strøg er der registreret §3 natur i de tre damme: Bagerdammen, Langedammen og Slotsforvalterdammen.

 

Der er ved en besigtigelse i 2012 fundet grøn frø i dammene i Delområde 3, Det grønne strøg. Grøn frø er fredet i Danmark og må derfor ikke samles ind eller slås ihjel. Dette skal man være opmærksom på ved landskabsbearbejdelse samt udvidelse af eksisterende søer samt ved evt. etablering af nye søer i delområde 3.

 

Dialog, borgerinddragelse og fremadrettet proces

Som nævnt oven for har der været afholdt 3 workshops med borgere inddelt i 3 arbejdsgrupper. Arbejdet i disse grupper har bl.a. bidraget til lokalplanens indhold, da et af lokalplanens formål netop er at muligøre delprojekterne i helhedsplanen for Den Grønne Slotsby.

 

I marts afholdes den fjerde workshop for arbejdsgrupperne i forbindelse med helhedsplanen for Den Grønne Slotsby. Her præsenteres lokalplanforslaget samtidig med planer og tegninger for den endelige konkrete udformning af de 3 delprojekter i helhedsplanen for Den Grønne Slotsby.

 

Efter endt høring af lokalplanforslaget forelægges den endelige lokalplan med eventuelle ændringsforslag for Plan-, Miljø-, og Klimaudvalget, Økonomiudvalget samt Byrådet. Med udgangspunkt i en foreløbig tidsplan, forventes dette i juni 2018.

 

Miljøvurdering

Der er foretaget en screening af lokalplanforslaget efter Lov om miljøvurdering af planer og programmer. Det er vurderet, at det i henhold til lovens § 8, stk. 2 ikke er nødvendigt at foretage en egentlig miljøvurdering af lokalplanforslaget, idet planforslaget fortrinsvis er en bevarende lokalplan som kun muligører begrænset byggeri og det antages ikke at kunne få væsentlig indvirkning på miljøet. 

Derudover er der i lokalplanforslaget fastsat bestemmelser som begrænser de miljømæssige konsekvenser af planen, som følge af miljøscreeningen.

 

Fredensborg Kommunes afgørelse om ikke at udarbejde en miljøvurdering offentliggøres samtidig med den offentlige hørringsperiode for lokalplanforslaget for lokalplan F117, med klagevejledning til Natur- og Miljøklagenævnet /Planklagenævnet.

Bevilling

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Retsgrundlag

Planloven

Kompetence

Byrådet

Kommunikation

Lokalplanforslaget offentliggøres og udsendes til berørte ejere og brugere.

Indstilling

At forsag til lokalplan F117 for Fredensborg bymidte samt tillæg nr. 1 til Kommuneplan 2017 fremlægges i offentlig høring i 8 uger.

At der ikke udarbejdes en egentlig miljøvurdering af lokalplanforslaget.

Beslutning i Plan-, Miljø- og Klimaudvalget (18-21) den 06-02-2018

Anbefaler administrationens indstilling.

Beslutning i Økonomiudvalget (18-21) den 19-02-2018

Anbefaler Plan-, Miljø- og Klimaudvalgets indstilling.

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

Nr.34 - Orientering

Sagsnr.: 18/2918

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Nr.35 - Sager behandlet på lukket møde

Sagsnr.: 18/2924

 
Charlotte Sander (A), Pia Bødtker (A)

Beslutningstema

36. Godkendelse af dagsorden - Lukket

37. Justering i direktørreferencer og centerstruktur - Lukket

38. Orientering - Lukket

Beslutning i Byrådet (18-21) den 26-02-2018

36. Godkendelse af dagsorden – Lukket

Dagsordenen blev godkendt

37. Justering i direktørreferencer og centerstruktur – Lukket

Godkender Økonomiudvalgets indstilling

38. Orientering - Lukket