Nr.28 - Orientering om samarbejdsplatformen Aula

Sagsnr.: 16/18123

 
Thomas von Jessen (C)

Beslutningstema

Orientering om implementering af samarbejdsplatformen Aula, der skal implementeres på alle landets kommunale skoler samt i dagtilbud i Fredensborg Kommune og 92 andre kommuner.

 

Udvalget orienteres om Fredensborg Kommunes håndtering af implementeringsopgaven.

Sagsfremstilling og økonomi

Som en udløber af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og skolereformen, er der udarbejdet en fælleskommunal strategi for det digitale systemlandskab omkring skolerne, det såkaldte Brugerportalsinitiativ.

 

Formålet med brugerportalsinitiativet er at styrke digitaliseringen i folkeskolen med henblik på at øge elevernes læring. Tanken er, at bedre systemer og bedre sammenhæng mellem systemerne i skolerne vil understøtte dette.

 

Som et led i Brugerportalsinitiativet skal der indføres en samarbejdsplatform, og KOMBIT styrer på vegne af KL og kommunerne processen omkring Aula, der udvikles af et konsortium med virksomheden Netcompany i spidsen.

 

Det nye Aula skal bruges både i skoler og i dagtilbud og skal afløse SkoleIntra på skoleområdet og Famly på dagtilbudsområdet.

 

Aula skal sikre, at lærere, elever, forældre, pædagogisk personale og andre relevante brugere kan kommunikere og har adgang til relevante informationer omkring en elevs skolegang. Med Aula kan forældrene benytte den samme digitale løsning i forhold til deres børn i institution og skole.

 

Udviklingen og implementeringen af Aula er et af de største offentlige IT-projekter, hvor omkring 2 mio. mennesker vil blive berørt af det nye system på landsplan. I Fredensborg Kommune vil det med både børn/elever, medarbejdere, forældre og samarbejdsparter være i nærheden af 17.000 mennesker, der bliver berørt.

 

 

Formål

 

Aula skal styrke samarbejdet mellem de fagprofessionelle, forældre og børn ved at understøtte bedre indsigt og kommunikation omkring børnenes læring, trivsel og udvikling. Aula vil især bidrage med noget nyt i forhold til:

Sammenhæng – en genkendelig løsning på tværs af institutioner og kommuner, som styrker muligheden for tværgående samarbejde

Tilgængelighed. Brugervenlighed. Systemet er udviklet i tæt samarbejde med – og løbende afprøvet af – brugerne, både medarbejdere, forældre og elever

Overblik – nem adgang til et samlet overblik. For forældre: overblik over alt, der har med deres børn at gøre. For medarbejdere: overblik over funktionalitet i Aula, men også vinduer, der viser centrale data fra andre systemer, fx læringsplatformen.

Sikkerhed. Aula lever op til datasikkerhedskrav bl.a. for opbevaring af personfølsomme og personhenførbare data

  

Tidsplan

Aula skal sættes i drift på alle landets skoler og sfo/fritidshjem i august 2019. Dagtilbud 0-6 år kommer på i løbet af foråret 2020.

 

I Fredensborg Kommune bliver Aula rullet ud på skolerne i perioden januar-april 2019. Udrulningen indbefatter en central og lokal opsætning af systemet med integrationer til andre relevante kommunale systemer og tjenester. Herefter kan personalet på skolerne tage systemet i brug, blive fortrolige med det og forberede det kommende skoleår med systemet.

 

Der uddannes superbrugere på alle skoler. De uddannes i systemet som grundlag for sidemandsoplæring af deres kolleger på skolerne.

 

KOMBIT og leverandøren leverer igennem hele processen materialer, som f.eks. implementeringshåndbog, udrulningsplan, vejlednings- og undervisningsmaterialer mv.

 

Forud for udrulningen vil der være en række opgaver, som kommunen skal løse, dels centralt og dels på den enkelte skole/dagtilbud.

 

Projektet gennemføres i et samarbejde på tværs af organisationen.

 

Der vil løbende blive gjort meget ud af informationen til de medarbejdere, der skal arbejde med systemet og til forældre og elever, der skal bruge systemet.

 

Udgifterne til implementering og drift af Aula forventes afholdt indenfor rammen.

Kompetence

Børne- og Skoleudvalget.

Kommunikation

Projektgruppen er i øjeblikket på rundtur til skolernes lokaludvalg, hvor system og implementeringsproces bliver præsenteret og drøftet.

Elektroniske bilag

Video på 1½ minut, der giver en kort beskrivelse af Aula:

https://www.youtube.com/watch?v=WYqmrvTUpA0.

 

Hvis man har lyst til at orientere sig yderligere er der meget god og opdateret information på http://aula.dk.

Indstilling

At orienteringen tages til efterretning.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget (18-21) den 12-03-2018

Orienteringen blev taget til efterretning.