Nr.48 - Kommunikationsindsats skoler og dagtilbud

Sagsnr.: 18/10462

 
Tinne Borch Jacobsen (V), Per Frost Henriksen (A)

Beslutningstema

Børne- og Skoleudvalget præsenteres for administrationens fremadrettede kommunikationsarbejde på dagtilbud og skoleområdet. Herunder orienteres udvalget om, hvordan borgernes kendskab til Karleboafdelingen af Fredensborg Skole kan styrkes via kommunens kommunikationskanaler.

Udvalget skal derudover beslutte, om administrationen skal indgå samarbejde med firmaet JS Danmark og udgive en annoncebetalt brochure, hvor kommunens dagtilbud og skoler præsenteres for både tilflyttere og borgere, der står overfor at skulle vælge dagtilbud eller skole til deres børn.

Sagsfremstilling og økonomi

Fredensborg Kommune har rammerne for et godt børneliv med attraktive dagtilbud og skoler. Det er en fortløbende opgave at sikre kendskab til kommunens mange tilbud. Det gøres på forskellig vis både lokalt af de enkelte skoler og dagtilbud via forældreintra/Famly, egne hjemmesider og centralt via kommunens hjemmeside og facebook-sider m.m.

Nedenfor skitseres to særlige initiativer i 2018 der iværksættes for at styrke kommunikationsindsatsen. Der tages bl.a. afsæt i Børne- og Skoleudvalgets beslutning i januar 2018 om, at alle afdelinger på de enkelte skoler, herunder Karlebo Skole, bliver beskrevet i kommunens materiale om skoleindskrivning.

 

Hvorfor en styrket kommunikationsindsats?

Som en del af det løbende arbejde med at profilere Fredensborg Kommune som en attraktiv kommune for børnefamilier, anbefaler administrationen, at der for dagtilbud og skoleområdet 2018 centralt arbejdes med en to-delt kommunikationsindsats, hvor formålet samlet set er:

  • At profilere kommunens dagtilbud og folkeskoler overfor både nye og eksisterende borgere
  • At understøtte arbejdet med at sikre at kommunens skoler er det naturlige førstevalg for forældre i kommunen
  • At skabe en samlet fortælling om børnelivet i dagtilbud og skoler i Fredensborg Kommune

 

Indskrivningsmateriale om alle matrikler - skolestartere

Forud for indskrivningsperioden udarbejder administrationen hvert år informationsmateriale til forældre med skolestartere. Information om indskrivning formidles i folderen ’Velkommen i skole’, som udsendes til alle kommende forældre, via skolerne og kommunens hjemmeside.

For at sikre kendskab til alle afdelinger og hvilke muligheder for skolevalg, der findes på tværs af kommunens folkeskoler, supplerer administrationen forud for indskrivning i 2019 dette materiale med fakta-information om alle skoler og afdelinger. Præsentationen af skoler og afdelinger vil desuden kunne findes på kommunens hjemmeside, hvor der også linkes til de relevante hjemmesider, der drives af skolerne eller forældreforeninger. 

Målgruppe: Målgruppen for folderen ’Velkommen i skole’ er forældre med børn der skal starte i skole. Materialet, der gengives på hjemmesiden, vil være tilgængeligt for alle kommunens borgere, og ligge under et menupunkt på hjemmesiden, der knytter sig til indskrivning.  

Tidsplan: Det er politisk besluttet, at der er tidlig indskrivning til Nivå og Kokkedal Skole, hvilket betyder, at indskrivningsperioden er fra september – november 2018. For de øvrige skoler gælder det, at indskrivningsperioden strækker sig fra november – januar 2018/19.

Det opdaterede materiale vil være klar fra august 2018 forud for den første del af indskrivningsperioden.    

 

Reklamefolder om skoler og dagtilbud

Som en del af det løbende arbejde med at profilere Fredensborg Kommune som en attraktiv bosætningskommune med ambitiøse mål for folkeskolerne, anbefaler administrationen at udarbejde en brochure, der præsenterer både dagtilbud og folkeskoler i kommunen. Administrationen anbefaler, at afsenderen af brochuren er formand for Børn- og Skoleudvalget og direktør for børn- og skoleområdet.

For at holde omkostningerne nede anbefaler administrationen, at indgå samarbejde med det private firma JS Danmark, der producerer annoncefinansierede brochurer for både private og offentlige kunder. JS Danmark har tre gange tidligere produceret brochurer for Fredensborg Kommune, og har produceret tilsvarende for en lang række andre danske kommuner. For Fredensborg Kommune har de produceret annoncefinansierede brochurer på erhvervsområdet og ældreområdet.

Da brochuren er annoncefinansieret, vil det som udgangspunkt være omkostningsfrit for Fredensborg Kommune at få den produceret. JS Danmark står for at rejse finansiering blandt lokale erhvervsdrivende i kommunen. Virksomheder i Fredensborg Kommune får på denne måde mulighed for at sponsorere produktet og via annoncer i kommunens folder nå en stor målgruppe af potentielle kunder, der måske ellers ikke ville se netop deres annoncer. Herudover står JS Danmark for at skrive tekst, tage billeder og trykke den endelige brochure. Indhold og layout udarbejdes i tæt samarbejde med Fredensborg Kommune. I tilfælde af, at Fredensborg Kommune ønsker flere sider, end der kan finansieres via annoncer, er det muligt at tilkøbe flere sider, så produktet lever op til kommunens behov. 

JS Danmark har mulighed for at udgive brochuren i et interaktivt format, hvilket understøtter Fredensborg Kommunes ambition om at udnytte nye digitale muligheder. Det er et nyudviklet koncept, som giver Fredensborg Kommune mulighed for at blive en af de første kommuner i Danmark, der får produceret en interaktiv brochure. Brochuren trykkes og kan bruges som en velkendt brochure med tekst og billeder. Det interaktive aspekt kan aktiveres via app’en ’Go See’, der er gratis tilgængeligt og ikke kræver registrering af brugerne. Ved hjælp af app’en bliver indholdet i brochuren ’levende’ og det er blandt andet muligt at se film og 360 grader billeder af eksempelvis skolerne på sin smartphone. Også i onlineversion af brochuren, der typisk kan ligge på hjemmesiden eller på facebook, er der mulighed for at vise indholdet på nye måder. Eksempelvis ved at billederne automatisk skifter, er levende, eller vises i panoramaformat.

Målgruppe: Målgruppen for brochuren er primært forældre med børn i kommunen der skal starte i enten dagtilbud eller skole. Den kan dog i vid udstrækning også bruges som en del af den generelle præsentation af kommunen til borgere, der overvejer / er på vej til at flytte til Fredensborg Kommune. Hvorfor det vil være oplagt, den også bliver tilgængelig hos kommunens ejendomsmæglere.   

Tidsplan: Brochuren kan udarbejdes, så den er klar til distribution både fysisk og online ultimo 2018.

Samlet procesplan for central kommunikationsindsats 2018:

Kommunikationsindsatser 2018

Finansiering af reklamefolder

- Virksomheder inviteres til deltagelse

- Indgåelse af aftaler med virksomheder

Maj – juli

Udarbejdelse af opdateret indskrivningsmateriale – tryk og online

Maj – juli

Udsendelse af opdateret indskrivningsfolder til forældre

August

Design af reklamefolder

- Billeder og input til tekst

- Layout og tilretning af indhold

- Digital opsætning

August – November

Reklamefolder distribueres via skoler, ejendomsmæglere, biblioteker samt online via hjemmeside og facebook

Dec -

 

Bevilling

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Andre virkninger (handicap, integration, ligestilling, miljø, sundhed)

 

Kompetence

Børne- og Skoleudvalget

Indstilling

  1. At orienteringen om udarbejdelse af kommunikationsmateriale med introduktion til alle skoler og matrikler tages til efterretning.
  2. At udvalget godkender, at administrationen indgår aftale med JS Danmark og udarbejder en annoncebetalt brochure, hvor både dagtilbud og skoler præsenteres, som del af det løbende arbejde med at profilere Fredensborg Kommune.

Beslutning i Børne- og Skoleudvalget (18-21) den 14-05-2018

  1. Orienteringen taget til efterretning.
  2. Administrationens indstilling godkendt.