Nedenstående retningslinjer gælder for individuelle besøg, som kommunale politikere (byrådsmedlemmer og byrådskandidater) og eksterne politikere (medlemmer af Folketinget, Regionsrådet, EU-Parlamentet og andre byråd, samt kandidater til Folketinget, Regionsrådet, EU-Parlamentet og andre byråd) ønsker at foretage på institutioner, skoler, plejecentre m.v. i Fredensborg Kommune.

Formålet med retningslinjerne er at vise imødekommenhed over for besøg på kommunens institutioner, skoler m.v., at indpasse besøg under hensyn til den enkelte institutions brugere, medarbejdere og daglige arbejdsgang og at hindre at besøg indgår som en del af en valgkampagne. 

Besøg kan ikke finde sted i den sidste måned før et valg.

Henvendelse om besøg på en af kommunens institutioner m.v. skal rettes til borgmesteren, kommunaldirektøren eller en fagdirektør. Henvendelsen skal oplyse formål, arrangør og deltagerliste.

Henvendelse skal ske mindst 4 uger før det tidspunkt, hvor et besøg ønskes gennemført.  

 

Hvis en kandidat til kommunalvalget retter henvendelse om besøg, beslutter borgmesteren i samråd med direktøren for området og institutionens leder, om henvendelsen kan imødekommes.

Ved vurderingen af om besøget kan afvikles indgår bl.a. formålet med besøget, deltagere, hensynet til den daglige drift på institu-tionen og hensynet til både brugere og medarbejdere, herunder hensynet til brugen af personaleressourcer.

Ved gennemførelse af et besøg
-    fastsættes de nærmere rammer for besøget efter aftale med lederen af institutionen m.v. under hensyn til den daglige arbejdsgang det pågældende sted  
-    Lederen, direktøren eller anden medarbejder fra administra-tionen deltager efter nærmere aftale
-    Der må ikke ske foto-, video- eller lydoptagelser under besøget uden forudgående aftale
-    Optagelser må ikke ske med det formål, at de skal indgå i den pågældende kandidats valgkampagne eller – materiale
-    Hvis stedets brugere, borgere eller personale ikke ønsker at blive fotograferet med kandidaten, skal dette respekteres
-    Kandidaten må ikke udføre valgagitation under besøget
-    Der må ikke i forbindelse md besøget ophænges plakater eller uddeles/efterlades valgmateriale

Et byrådsmedlem, der ønsker at besøge en kommunal institution m.v., skal ligeledes rette henvendelse til borgmesteren eller direktøren, så besøget kan tilrettelægges. 

Det nærmere tidspunkt og rammerne for besøget fastsættes efter aftale med lederen under hensyn til den daglige arbejdsgang på stedet.

Lederen og direktøren eller anden medarbejder fra administrationen deltager efter nærmere aftale, og vedkommende udvalgsformand orienteres om besøget.

Hvis eksterne politikere retter henvendelse om besøg beslutter borgmesteren i samråd med direktøren for området og institu-tionens leder, om henvendelsen kan imødekommes.

Ved vurderingen af om besøget kan afvikles indgår bl.a. formålet med besøget, deltagere, hensynet til den daglige drift på institu-tionen og hensynet til både brugere og medarbejdere, herunder hensynet til brugen af personaleressourcer.

Ved gennemførelse af et besøg
-    Fastsættes de nærmere rammer for besøget efter aftale med lederen af institutionen m.v. under hensyn til den daglige arbejdsgang det pågældende sted  
-    Under besøget deltager lederen, direktøren eller anden medarbejder fra administrationen efter nærmere aftale, og eventuelt borgmesteren og/eller udvalgsformanden
-    Der må ikke ske foto-, video- eller lydoptagelser under besøget uden forudgående aftale
-    Optagelser må ikke ske med det formål, at de skal indgå i den pågældendes valgkampagne eller – materiale
-    Hvis stedets brugere, borgere eller personale ikke ønsker at blive fotograferet med politikeren, skal dette respekteres
-    Politikeren må ikke udføre valgagitation under besøget
-    Der må ikke i forbindelse med besøget ophænges plakater eller uddeles/efterlades valgmateriale

Disse retningslinjer afløser retningslinjer for besøg på institutioner af kandidater til valg, vedtaget på Byrådets møde den 26. maj 2015.