Derimod er der et krav om, at man skal angive den sag eller det dokument, man ønsker at blive gjort bekendt med. Ønsker du at søge om aktindsigt, må du derfor have et vist kendskab til sagen eller dokumentets eksistens, men der er ikke krav om, at du skal kende journalnummeret. Din anmodning skal blot indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at kommunen kan finde den pågældende sag eller dokument. Der er heller ingen særlige formkrav til din anmodning, men den enkleste måde er at sende en e-mail til kommunen, hvor du emnefeltet skriver anmodning om aktindsigt og i selve mailen skriver, hvilke dokumenter eller hvilken sag, du ønsker aktindsigt i.
Undtagelser
Der er dog visse typer af dokumenter som ikke er dækket af retten til aktindsigt.
Der gives således ikke aktindsigt i:
-Straffesager
-Sager om ansættelse og forfremmelse
-Personalesager
-Interne arbejdsdokumenter, som interne breve
Desuden er aktindsigten begrænset af det offentliges tavshedspligt vedrørende personlige oplysninger. Derudover kan aktindsigten begrænses, hvis det vurderes, at der er væsentlige offentlige forhold at tage hensyn til som:
-Statens sikkerhed og forsvar
-Statens politiske og økonomiske interesser
-Opklaring af lovovertrædelser
-Udførelsen af kontrolopgaver
Partsaktindsigt
Hvis du er part i en sag, har du en udvidet adgang til aktindsigt i den konkrete sag. Her kan du få oplysninger om dig selv, som andre ikke har adgang til jf. tavshedspligten. Du kan godt bemyndige en anden til at søge om aktindsigt på dine vegne.
Søger du om aktindsigt skal Fredensborg Kommune besvare din henvendelse inden for 10 dage. Enten ved at du får tilsendt akterne eller modtager afslag.
I særlige tilfælde kan fristen forlænges, men så har du krav på at modtage besked herom inden for 10-dages fristen, hvor kommunen skal angive, hvornår din sag senest er behandlet.
